Microsoft 365 中的資料保留、刪除及銷毀

Microsoft 有一個用於 Microsoft 365 的資料處理標準原則,用以指定客戶資料在刪除之後保留多久。 一般來說,客戶資料遭到刪除的情況有兩種:

  • 使用中 刪除:承租人具有使用中的訂閱,且使用者或系統管理員刪除資料,或系統管理員刪除使用者。
  • 被動式刪除:承租人訂閱已結束。

資料保留

在每個刪除案例中,下表會根據資料類別和分類,顯示資料保留期間上限:

資料類別 資料分類 描述 範例 保留期間
客戶資料 客戶內容 管理員和使用者直接提供或建立的內容

在使用 Microsoft 365 中的服務時,包含在 Microsoft 資料中心內建立及儲存的所有文字、聲音、影片、圖像檔案及軟體
Microsoft 365 應用程式中最常使用的範例,可讓使用者製作資料包含 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 及 OneNote

客戶內容也包含由客戶擁有/提供的機密 (密碼、憑證、加密金鑰、儲存金鑰)
主動刪除案例: 最多30天

被動刪除案例: 最多180天
客戶資料 (EUII 的使用者身分識別資訊) 識別或可用來識別 Microsoft 服務使用者的資料。 EUII 不含客戶內容 使用者名稱或顯示名稱 (網域 \ 使用者名稱)

(name@domain 的使用者主要名稱)

使用者特有的 IP 位址
使用中 刪除案例: 最多180天 (僅限租使用者系統管理員的動作)

被動刪除案例: 最多180天
個人資料
(不包含在客戶資料) 中的資料
最終使用者 Pseudonymous 識別碼 (EUPI) Microsoft 所建立的識別碼,會與 Microsoft 服務的使用者關聯。 結合其他資訊(例如對應表格)時,EUPI 會識別使用者

EUPI 不包含客戶上傳或建立的資訊
使用者 Guid、PUIDs 或 Sid

會話 IDs
主動刪除案例: 最多30天

被動刪除案例: 最多180天

訂閱保留

在使用中訂閱的期限內,訂戶可以存取、解壓縮或刪除儲存在 Microsoft 365 中的客戶資料。 如果付費訂閱結束或終止,Microsoft 會將儲存在有限功能帳戶中 Microsoft 365 的客戶資料,保留90天,讓訂戶能夠解壓縮資料。 在90日保留期間結束後,Microsoft 會停用帳戶並刪除客戶資料。 在 Microsoft 365 訂閱到期或終止後的 180 天內,Microsoft 會停用帳戶並刪除此帳戶中的所有客戶資料。 一旦任何資料的最大保留期間超過時,資料會遭到商務性轉譯且無法恢復。

在您的免費試用版中,您的帳戶會在大部分的國家和地區中,移至30天的寬限狀態。 在此寬限期期間,您可以購買 Microsoft 365。 如果您決定不購買 Microsoft 365,您可以取消您的試用版或讓寬限期過期,並刪除您的試用版帳戶資訊和資料。

加急刪除

對於任何訂閱,訂閱者可以聯絡 Microsoft 支援服務並要求解除佈建訂閱。 在此程序中,所有的使用者資料會在系統管理員輸入 Microsoft 提供的鎖定代碼三天後遭到刪除。 這包括位於 SharePoint Online 和 Exchange Online 中的資料,在非使用中信箱處於保留狀態或儲存的資料。

如需加速取消布建的詳細資訊,請參閱 取消您的訂閱