使用 Microsoft 365 合規性中心的 DSR 案例工具來管理 GDPR 資料主體要求

歐盟一般資料保護規定 (GDPR) 專為保護和賦予歐盟 (EU) 內部個人隱私權而設計。 GDPR 賦予歐盟的個人 (稱為資料主體) 存取、擷取、更正、清除及限制其個人資料處理的權利。 根據 GDPR,個人資料意指與已識別或可識別自然人相關的任何資訊。 由個人向其組織提出以對其個人資料採取動作的正式要求,稱為資料主體要求或 DSR。 如需有關回應 Office 365 中資料的 DSR 的詳細資訊,請參閱 Office 365 資料主體要求指南

若要管理調查以回應貴組織中人員提交的 DSR,您可以使用合規性中心的 DSR 案例工具以尋找儲存在下列位置的內容:

  • 組織中的任何使用者信箱。 這包括 Microsoft Teams 中的商務用 Skype 交談和一對一聊天

  • 與 Microsoft 365 群組相關聯的所有信箱,以及 Microsoft Teams 中的所有小組信箱

  • 貴組織中所有的 SharePoint Online 網站和商務用 OneDrive 帳戶

  • 貴組織中所有的 Teams 網站和 Microsoft 365 群組網站

  • Exchange Online 中的所有公用資料夾

使用 DSR 案例工具,您可以:

  • 針對每一個 DSR 調查建立個別案例。

  • 藉由將人員新增為案例成員,控制可以存取此案例的人員;只有成員才能存取此案例,而且僅可在合規性中心內的 [DSR 案例] 頁面上之案例清單上查看自己的案例。 此外,您也可以將不同的權限指派給相同案例的不同成員。 例如,您可以允許某些成員只能檢視案例和搜尋結果,而允許其他成員建立搜尋並匯出搜尋結果。

  • 使用內建搜尋搜尋特定資料主體建立或更新的所有內容。

  • 選擇性地修改內建搜尋查詢,然後重新執行搜尋以縮小搜尋結果範圍。

  • 新增與 DSR 案例相關聯的其他內容搜尋。 這包括建立可從 Office 漫遊服務傳回部分編製索引的項目和系統產生的記錄的搜尋。

  • 匯出資料以回應 DSR 存取或匯出要求。

  • DSR 調查程序完成時,請刪除案例。這會移除與案例相關聯的所有搜尋和匯出工作。

以下是使用 DSR 案例工具管理 DSR 調查的高層級程序:

步驟 1:將電子文件探索權限指派給潛在的案例成員

步驟 2:建立 DSR 案例並新增成員

步驟 3:執行搜尋查詢

步驟 4:匯出資料

(選擇性) 步驟 5:修改內建搜尋查詢

關於使用 DSR 案例工具的詳細資訊

重要

我們的工具可讓系統管理員利用 DSR 案例工具中找到的內建搜尋和匯出功能,協助他們執行 DSR 存取或匯出要求。 此工具有助於採用最佳方法,匯出與資料主體所提交之 DSR 要求相關的資料。 但是請注意,搜尋結果可能會因為資料主體或系統管理動作而異,這可能會基於匯出用途,影響是否將項目視為「個人資料」。 例如,如果資料主體是檔案建立者以外的最後一個檔案修改者,則可能不會在搜尋結果中傳回該檔案。 同樣地,系統管理員可以匯出資料,但不包含部分編製索引的項目或所有版本的 SharePoint 文件。 因此,提供的工具有助於存取和匯出資料要求,不過,結果會受特定系統管理員和資料主體使用案例所限制。

步驟 1:將電子文件探索權限指派給潛在的案例成員

根據預設,全域系統管理員可以在 Microsoft 365 合規性中心內存取 DSR 案例工具。 根據設計,其他使用者 (例如資料隱私權主管、人力資源經理或涉及 DSR 調查的其他人員) 無法存取 DSR 案例工具,而且必須獲指派適當的權限,才能存取此工具。 若要指派權限,最簡單的方法是前往合規性中心內的 [權限] 頁面,然後將使用者新增到 [電子文件探索管理員] 角色群組。 您還必須指派這些權限,才能將其新增為步驟 2 中建立之 DSR 案例的成員。

如需逐步指示,請參閱 指派電子文件探索權限

注意

根據預設,全域系統管理員 (或合規性中心內的 [組織管理] 角色群組的其他成員) 沒有所需的權限以匯出內容搜尋結果 (請參閱本文中的步驟 4)。 若要解決這個問題,系統管理員可以將自己新增為 [電子郵件探索管理員] 角色群組的成員。

步驟 2:建立 DSR 案例並新增成員

下一個步驟是建立 DSR 案例。 建立案例時,您可以選擇啟動內建搜尋,也可以建立案例但不啟動搜尋。 下列程序會指示您建立案例但不啟動搜尋,然後示範如何將成員新增到案例。

  1. 前往 https://compliance.microsoft.com,並使用您的公司或學校帳戶登入。

  2. 在 Microsoft 365 合規性中心的左側窗格中,按一下 [資料主體要求]

  3. [資料主體要求] 頁面上,按一下 [建立案例]

  4. [新增 DSR 案例] 精靈頁面上,為案例命名、輸入選擇性描述,然後按一下 [下一步]。 案例名稱在組織中必須是唯一的。

    提示

    請考慮在新案例的名稱和/或描述中,新增提交您調查之 DSR 要求之人員的名稱。 請注意,只有此案例的成員 (以及電子文件探索系統管理員) 才能在 [資料主體要求] 頁面的案例清單中看到此案例。

  5. [要求詳細資料] 頁面的 [資料主體 (提出此要求的人員)] 下,選取要尋找並匯出資料的人員,然後按一下 [下一步]

  6. [確認您的案例設定] 頁面上,您可以變更案例名稱和描述,以及選取不同的資料主體。 否則,按一下 [儲存]

    系統會顯示一個頁面,確認已建立新的 DSR 案例。

    開始搜尋或關閉 [新增 DSR 案例] 頁面。

    此時,您可以執行下列其中一項操作:

    a. 按一下 [顯示搜尋結果] 開始搜尋。 這是預設選項。 您選取此選項時所執行的內建搜尋以及所傳回的結果將會在步驟 3 討論。

    b. 按一下 [完成] 關閉新的 DSR 案例,而不啟動內建搜尋。 當您選取此選項時,新的 DSR 案例會顯示在 [資料主體要求] 頁面上。

  7. 按一下 [完成],讓您可以進入新的 DSR 案例,並在其中新增成員。

  8. [資料主體要求] 頁面上,按一下您所建立之 DSR 案例的名稱。

  9. [管理此案例] 飛出視窗頁面的 [管理成員] 下,按一下 [新增]

    [使用者] 下,會顯示獲指派適當電子文件探索權限的人員的清單。 您在步驟 1 中為其指派電子文件探索權限的人員將會顯示在此清單中。

  10. 選取要新增為 DSR 案例成員的人員、按一下 [新增],然後儲存您的變更。

    您也可以按一下 [管理角色群組] 底下的 [新增],將角色群組新增為 DSR 案例的成員。

步驟 3:執行搜尋查詢

建立 DSR 案例並新增成員之後,下一步是執行與案例相關聯的內建搜尋。此預設搜尋查詢會執行下列操作:

  • 搜尋貴組織中的所有信箱,以尋找資料主體所傳送或接收的所有電子郵件項目。 您可以使用 [參與者] 電子郵件屬性,在電子郵件訊息的所有人員欄位中搜尋資料主體,以完成此操作。 此屬性會傳回資料主體位於 [寄件者][收件者][副本][密件副本] 欄位中的項目。 系統也會搜尋 Exchange Online 的公用資料夾中,資料主體所傳送或接收的郵件。

  • 搜尋貴組織的所有網站,尋找資料主體建立或上傳的文件和項目。 您可以使用下列網站屬性,完成此操作:

    • Author 屬性會傳回資料主體列在 Office 文件的作者欄位中的項目。 即使文件是由其他人複製和上傳,此值仍然存在。

    • CreatedBy 屬性會傳回資料主體所建立或上傳的項目。

以下是在您建立 DSR 案例時自動建立之內建搜尋的關鍵字查詢外觀。

participants:"<email address>" OR author:"<display name>" OR createdby:"<display name>"

例如,如果資料主體的名稱是 Ina Leonte,關鍵字查詢看起來會像這樣:

participants:"ina@contoso.com" OR author:"Ina Leonte" OR createdby:"Ina Leonte"

若要執行 DSR 案例的內建搜尋:

  1. 在 Microsoft 365 合規性中心內,按一下 [資料隱私權],選取您在步驟 2 中建立的案例,然後按一下 [開啟案例]

  2. 選取頁面頂端的 [搜尋] 索引標籤,然後按一下您在建立 DSR 案例時所建立之內建搜尋旁的核取方塊。 此搜尋擁有與 DSR 案例名稱相同的名稱。

  3. 在搜尋飛出頁面中,按一下 重新執行 以啟動搜尋。

  4. 搜尋完成後,按一下 [預覽結果] 可預覽搜尋結果。 如需詳細資訊,請參閱預覽搜尋結果

    提示

    您也可以檢視搜尋查詢統計資料,以查看搜尋所傳回的信箱和網站項目數目,以及包含符合搜尋查詢之項目的熱門內容位置。 如需詳細資訊,請參閱檢視有關搜尋的資訊和統計資料

您可以編輯內建搜尋查詢、變更搜尋的內容位置,然後重新執行搜尋。 如需詳細資訊,請參閱步驟 5

步驟 4:匯出資料

執行內建搜尋之後,您可以匯出搜尋結果。 或者,在匯出資料之前,您可能會想要修改查詢以減少搜尋結果的數量。 如需有關縮小搜尋結果範圍的詳細資訊,請參閱步驟 5。

當您匯出搜尋結果時,可以將信箱項目下載為 PST 檔案或個別郵件。 從 SharePoint 和 OneDrive 帳戶匯出內容時,會匯出原生 Office 文件和其他文件的副本。 包含每個匯出項目相關資訊的結果檔案會包含在搜尋結果中。 如需有關匯出的詳細資訊,請參閱匯出內容搜尋結果

注意

根據預設,全域系統管理員 (或合規性中心內之 [組織管理] 角色群組的其他成員) 沒有所需的權限以匯出內容搜尋結果。 若要解決這個問題,系統管理員可以將自己新增為 [電子郵件探索管理員] 角色群組的成員。

您用來匯出內容的電腦必須符合下列系統需求︰

  • Windows 7 和更新版本的 32 為原或 64 位元版本

  • Microsoft .NET Framework 4.7

  • 支援的瀏覽器:

    • Microsoft Edge

      或者

    • Microsoft Internet Explorer 10 和更新版本

      注意

      Microsoft 不會為 ClickOnce 應用程式製作協力廠商擴充功能或附加元件。 不支援使用具有協力廠商擴充功能或附加元件的不支援瀏覽器匯出資料。

若要從 DSR 案例中的內建搜尋匯出資料:

  1. 在 Microsoft 365 合規性中心內,按一下 [資料隱私權],選取您在步驟 2 中建立的案例,然後按一下 [開啟案例]

  2. 選取頁面頂端的 [搜尋] 索引標籤,然後按一下您在建立 DSR 案例時所建立之內建搜尋旁的核取方塊。

  3. 在搜尋的飛出視窗頁面上,按一下 [匯出結果]

  4. [匯出結果] 頁面上,選取下列 DSR 匯出要求的建議選項。

    設定匯出設定。

    a. 在 [輸出選項] 下,選取第一個選項 ([所有項目,但不包含格式無法辨識的項目、已加密或因其他原因而未編製索引的項目]),以便僅匯出已編製索引的項目。 您不想從內建搜尋匯出部分編製索引的項目的原因是,也會匯出其他使用者部分編製索引的項目。 若要只匯出資料主體部分編製索引的項目,建議您建立個別的搜尋。 如需詳細資訊,請參閱「關於使用 DSR 案例工具的詳細資訊」一節中的匯出部分編製索引的項目

    b. 在 [將 Exchange 內容匯出為] 下,選取第三個選項,亦即 [一個包含單一資料夾中所有郵件的 PST 檔案]。 部分結果可能是針對源自另一個使用者信箱的項目,因此此選項只會列出單一資料夾中的項目,而不會指出實際信箱,而且將是您按照下一個項目中的建議,對結果進行重複資料刪除時的最佳選項。 此選項也可讓資料主體按時間順序 (項目會依傳送日期排序) 檢閱項目,而不需要瀏覽每個項目的原始信箱資料夾結構。

    c. 選取 [啟用重復資料刪除] 選項,以排除重複的電子郵件訊息。 建議您使用此選項,因為內建搜尋會搜尋您組織中的所有信箱。 因此,如果在搜尋的信箱中找到同一封郵件的多個複本,則此選項表示只會匯出一封郵件的一個複本。 此選項會一起匯出單一資料夾中一個 PST 檔案中的郵件,為 DSR 匯出要求提供最佳使用者體驗。 Results.csv 匯出報告會列出找到的重複郵件的所有位置。

    或者,您可以選取 [包含 SharePoint 文件版本] 選項,以匯出所有版本的 SharePoint 和 OneDrive 文件。 這需要開啟文件庫的版本設定。 此選項有助於確保匯出所有相關資料。

  5. 選擇匯出設定之後,按一下 [匯出]

    系統會準備要下載的搜尋結果,也就是說,這些搜尋結果會上傳至 Microsoft 雲端中您組織的 Azure 儲存體區域。 接下來的步驟會示範如何將此資料下載到您的本機電腦。

  6. 按一下 [匯出] 索引標籤以顯示您建立的匯出工作。 匯出工作的名稱與對應的搜尋相同,並在搜尋名稱的結尾附加 _Export

  7. 按一下您剛建立的匯出工作以顯示 [匯出] 飛出視窗頁面。 此頁面會顯示搜尋的相關資訊,例如,要匯出的項目的大小和總數,以及已轉移到 Azure 儲存體區域的項目的百分比。 按一下 [重新整理] 以更新上傳狀態資訊。

  8. [匯出金鑰] 下,按一下 [複製到剪貼簿]。 您要使用步驟 11 中的這個金鑰下載搜尋結果。

  9. 按一下 [匯出] 飛出視窗頁面頂端的 [匯出搜尋結果圖示]。 [下載結果]

  10. 在頁面底部的快顯視窗中,按一下 [開啟] 以開啟 [電子文件探索匯出工具]。 當您第一次下載搜尋結果時,將會安裝 [電子文件探索匯出工具]

  11. [電子文件探索匯出工具] 中,於適當的方塊中貼上您在步驟 8 中複製的匯出金鑰。

  12. 按一下 [瀏覽] 以指定搜尋結果檔案要下載到的位置。

    注意

    由於大量的磁碟活動 (讀取和寫入) 的緣故,您應該將搜尋結果下載至本機磁碟機。請勿將搜尋結果下載到對應的網路磁碟機或其他網路位置。

  13. 按一下 [開始] 將搜尋結果下載至您的電腦。

    [電子文件探索匯出工具] 會顯示匯出程序的相關狀態資訊,包括待下載剩餘項目的估計數目 (和大小)。 匯出程序完成後,您可以在下載位置存取這些檔案。 如需有關下載內容搜尋結果時包含之報告的詳細資訊,請參閱「匯出內容搜尋結果」中的詳細資訊一節。

資料匯出之後,搜尋結果和匯出報告會位於與 DSR 案例名稱相同的資料夾中。 包含信箱項目的 PST 檔案位於名為 Exchange 的子資料夾中。 來自網站的文件和其他項目位於名為 SharePoint 的子資料夾中。

(選擇性) 步驟 5:修改內建搜尋查詢

執行內建搜尋之後,您可以加以修改以縮小範圍,傳回更少的搜尋結果。 您可以將條件新增至查詢,以執行這項操作。 系統會使用 AND 運算子,將條件以邏輯方式連接至關鍵字查詢。 這表示若要在搜尋結果中傳回,項目必須同時滿足關鍵字查詢以及您新增的任何條件。 這是條件協助縮小搜尋結果範圍的方式。 如果您將兩個或多個的獨特條件新增至搜尋查詢 (指定不同屬性的條件),則會使用 AND 運算子,以邏輯方式連接這些條件。 這表示只會傳回滿足所有條件 (除了關鍵字查詢之外) 的項目。 如果您將多個值 (以逗號或分號分隔) 加入至單一條件,這些值會以 OR 運算子連接。 這表示如果項目在條件中包含任何指定的屬性值,則會傳回項目。

以下是一些您可以新增到 DSR 案例內建搜尋查詢的條件範例。 搜尋查詢中使用的實際屬性名稱會顯示在括號中。

  • 檔案類型 ( filetype) – 指定文件或檔案的副檔名。 使用此條件搜尋特定 Office 應用程式 (例如 Word、Excel 和 OneNote) 所建立的文件和檔案。

  • 郵件類型 ( kind) - 指定要搜尋的電子郵件項目的類型。 例如,您可以使用語法 kind:email OR kind:im,僅傳回 Microsoft Teams 中的電子郵件訊息和商務用 Skype 交談或一對一聊天。

  • 合規性標籤 (compliancetag) - 指定指派給電子郵件訊息或文件的標籤。 此條件會傳回以特定標籤分類的項目。 標籤是用來分類電子郵件和文件,以進行資料控管,並根據標籤定義的分類,強制執行保留規則。 這是對 DSR 調查很有用的條件,因為組織可能會使用標籤來分類與資料隱私權相關的內容,或含有個人資料或敏感性資訊的內容。 針對此條件的值,請使用完整的標籤名稱或標籤名稱的第一部分與萬用字元。 如需詳細資訊,請參閱 瞭解保留原則和保留標籤

如需 DSR 案例中可用的所有條件的清單和描述,請參閱「內容搜尋的關鍵字查詢和搜尋條件」一文中的搜尋條件

變更搜尋的內容位置

除了修改 DSR 案例的內建搜尋之外,您也可以變更搜尋的內容位置。 如先前所說明,內建搜尋會搜尋組織中的每個信箱和網站,以及任何 Exchange Online 公用資料夾。 例如,您可以縮小搜尋範圍,只搜尋資料主體的信箱和 OneDrive 帳戶,以及選取的 SharePoint 網站。 如果您選擇搜尋特定網站,您必須新增要搜尋的每個網站。

若要修改要搜尋的內容位置:

  1. 開啟您想要為其變更內容位置的內建搜尋。

  2. 在搜尋查詢的 [位置] 下,按一下 [特定位置] 旁的 [修改] 選項。

    按一下 [修改] 以變更內建搜尋查詢的內容位置。

    [修改位置] 飛出視窗頁面隨即顯示。 以下是內建搜尋中內容位置的描述,以及修改搜尋位置的一些相關資訊。

    修改位置飛出視窗頁面。

    a. 在飛出視窗頁面頂端的信箱區段中,選取 [全選] 底下的切換開關,這表示搜尋所有信箱。 若要縮小搜尋範圍,按一下切換開關以取消選取它,然後按一下 [選擇使用者、群組或小組],然後選擇要搜尋的特定信箱。

    b. 在飛出視窗頁面中間的網站區段中,選取 [全選] 底下的切換開關,這表示搜尋所有網站。 若要將搜尋範圍縮小到選取的網站,您可以取消選取切換開關,然後按一下 [選擇網站]。 您必須新增要搜尋的每個特定網站,包括資料主體的 OneDrive 帳戶。

    c. 選取 Exchange 公用資料夾區段中的切換開關,這表示搜尋所有 Exchange 公用資料夾。 您只能搜尋所有 Exchange 公用資料夾或完全不搜尋。 您無法選擇要搜尋的特定資料夾。

  3. 如果您在內建搜尋中修改內容位置,請按一下 [儲存 & 執行] 以重新開始搜尋。

注意

如果您搜尋所有信箱位置或只搜尋特定信箱,當您匯出搜尋的結果時,會包含來自其他 Office 365 應用程式且儲存到使用者信箱的資料。 此資料不會包含在估計的搜尋結果中,並且無法提供預覽。 但是當您匯出並下載搜尋結果時,該資料會包含在內。 如需有關將資料儲存在使用者信箱中的應用程式的詳細資訊,請參閱儲存在 Exchange Online 信箱中的內容

關於使用 DSR 案例工具的詳細資訊

以下幾節包含使用 DSR 案例工具回應 DSR 匯出要求的詳細資訊。

從 Office 漫遊服務匯出資料

匯出部分編製索引的項目

從 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 群組搜尋及匯出資料

搜尋 Exchange 公用資料夾

從 Office 漫遊服務匯出資料

您可以使用 DSR 案例工具搜尋及匯出 Office 漫遊服務所產生的使用狀況資料。 漫遊是一項服務,可儲存 Office 相關設定,例如 Office 佈景主題、自訂字典、語言設定、開發人員模式和自動校正。

Office 漫遊服務的資料會儲存在資料主體的信箱中,位於 Exchange Online 信箱個人往來之間郵件 (非 IPM) 樹狀子目錄中的隱藏資料夾中。 這表示當使用者使用 Outlook 或其他郵件用戶端存取其信箱時,使用者看不到該資料。 如需有關隱藏資料夾的詳細資訊,請參閱 MAPI 隱藏資料夾

您可以建立能夠在資料主體的信箱中傳回 Office 漫遊服務使用狀況資料的個別內容搜尋 (並將其與 DSR 案例建立關聯)。 此資料不包含在搜尋統計資料中,且無法預覽。 但您可以匯出資料,然後將其提供給資料主體,以回應 DSR 匯出要求。

當您從 Office 漫遊服務匯出資料時,資料會儲存到位於 ApplicationDataRoot 資料夾中的個別資料夾,該資料夾位於名稱為資料主體電子郵件地址的資料夾下。 此資料會匯出為 JSON 檔案,這是附加到電子郵件訊息的人類可讀取文字檔,類似 XML 或 TXT 檔案。 目前,此資料夾是以全域唯一識別碼 (GUID) 命名:1caee58f-eb14-4a6b-9339-1fe2ddf6692b。 在之後版本的 DSR 案例工具中,GUID 將會取代為實際應用程式的名稱。

若要搜尋及匯出 Office 漫遊服務資料

  1. 在 Microsoft 365 合規性中心內,按一下 [資料主體要求],之後按一下 DSR 案例旁的 [開啟案例],以取得您想要匯出使用情況資料的資料主體。

  2. 按一下頁面頂端的 [搜尋] 索引標籤,然後按一下 [新增圖示]。 [引導式搜尋]

  3. 按一下 [命名您的搜尋] 頁面上的 [取消]

  4. [搜尋查詢] 底下的 [類型] 條件中,選取 [Office 漫遊服務] 旁的核取方塊。

    選取 [Office 漫遊服務] 核取方塊以匯出使用狀況資料。

    [類型] 條件 (即電子郵件訊息類別) 應該是搜尋查詢中唯一的項目。 您可以刪除 [關鍵字] 方塊或將其留空。

  5. [位置] 下,確認已選取 [特定位置],然後按一下 [修改]

  6. [修改位置] 飛出視窗頁面的上半部 (信箱區段),按一下 [選擇使用者、群組或小組]

  7. [編輯位置] 頁面上,按一下 [選擇使用者、群組或小組]、選擇資料主體的信箱,然後儲存您的選取項目。

  8. 按一下 [儲存並執行],然後為搜尋命名並加以儲存。

    搜尋隨即開始。

若要匯出 Office 漫遊服務資料

  1. 完成您在上一個步驟中建立的搜尋後,按一下頁面頂端的 [搜尋] 索引標籤,然後按一下搜尋旁的核取方塊。 您可能需要先按一下 [重新整理][重新整理] 以顯示搜尋。

  2. 在搜尋的飛出視窗頁面上,按一下 [匯出結果]

  3. [匯出結果] 頁面上,選取匯出使用狀況資料的建議選項。

    匯出 Office 漫遊服務使用狀況資料時匯出選項。

    a. 在 [輸出選項] 下,選取第一個選項 ([所有項目,但不包含格式無法辨識的項目、已加密或因其他原因而未編製索引的項目]),以便僅匯出已編製索引的項目。

    b. 在 [將 Exchange 內容匯出為] 下,選取第二個選項,亦即 [一個包含所有郵件的 PST 檔案]

    c. 維持不選取其餘的匯出選項。

  4. 選擇匯出設定之後,按一下 [匯出]

    系統會準備要下載的搜尋結果,也就是說,這些搜尋結果會上傳至 Microsoft 雲端中您組織的 Azure 儲存體區域。 接下來的步驟會示範如何將此資料下載到您的本機電腦。

  5. 按一下 [匯出] 索引標籤以顯示您建立的匯出工作。 匯出工作的名稱與對應的搜尋相同,並在搜尋名稱的結尾附加 _Export

  6. 按一下您剛建立的匯出工作以顯示 [匯出] 飛出視窗頁面。

  7. [匯出金鑰] 下,按一下 [複製到剪貼簿]。 您要使用步驟 10 中的這個金鑰下載搜尋結果。

  8. 按一下 [匯出] 飛出視窗頁面頂端的 [匯出搜尋結果圖示]。 [下載結果]

  9. 在頁面底部的快顯視窗中,按一下 [開啟] 以開啟 [電子文件探索匯出工具]。 當您第一次下載搜尋結果時,將會安裝 [電子文件探索匯出工具]

  10. 在 [電子文件探索匯出工具] 中,於適當的方塊中貼上您在步驟 7 中所複製的匯出金鑰。

  11. 按一下 [瀏覽] 以指定搜尋結果檔案要下載到的位置。

    注意

    由於大量的磁碟活動 (讀取和寫入) 的緣故,您應該將搜尋結果下載至本機磁碟機。請勿將搜尋結果下載到對應的網路磁碟機或其他網路位置。

  12. 按一下 [開始] 將搜尋結果下載至您的電腦。

    [電子文件探索匯出工具] 會顯示匯出程序的相關狀態資訊,包括待下載剩餘項目的估計數目 (和大小)。 匯出程式完成後,您可以在 Outlook 中開啟 Exchange PST 檔案,然後前往 ApplicationDataRoot 資料夾,存取漫遊服務的子資料夾。

    如先前所說明,包含使用狀況資料的 JSON 檔案會附加到郵件。 若要檢視 JSON 檔案,請按一下該郵件,然後開啟附加的 JSON 檔案。

匯出部分編製索引的項目

建議您不要從建立 DSR 案例時所建立的內建搜尋中,匯出部分編製索引的項目 (也稱為未編製索引的項目)。 這是因為搜尋結果很可能會包含組織中其他使用者的部分編製索引的項目,而不只是資料主體的部分編製索引的項目。 但是,建議您建立與 DSR 案例相關聯的個別內容搜尋,其設計目的是只匯出與資料主體相關的部分編製索引的項目。

以下是匯出部分編製索引的項目之高層級程序。匯出之後,您可以檢視這些項目,以判斷項目是否已回應 DSR 存取或匯出要求。

  1. 開啟 DSR 案例,然後在 [搜尋] 頁面上建立搜尋。

  2. 使用下列準則設定搜尋查詢以及要搜尋的內容位置:

    • 使用空的/空白關鍵字查詢。如此會傳回已搜尋之內容位置中的所有項目。

    • 只搜尋資料主體的 Exchange Online 信箱及其 OneDrive 帳戶。

  3. 執行搜尋並完成之後,您可以匯出並下載搜尋結果 (如步驟 4 中所述)。 使用下列設定匯出部分編製索引的項目。

    • [輸出選項] 下,選取第三個選項 ([僅限格式無法辨識,已加密或因其他原因而未編製索引的項目]),以便僅匯出已編製索引的項目。

    • [將 Exchange 內容匯出為] 下,您可以根據您的喜好設定,選取任何選項。

    • 選取 [包含 SharePoint 文件版本] 選項會在部分編製索引版本時匯出文件的版本。

如需有關部分編製索引的項目的詳細資訊,請參閱:

從 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 群組搜尋及匯出資料

屬於 Microsoft Teams 中聊天清單的交談 (稱為 Team 聊天或一對一聊天) 會儲存在參與聊天的使用者的 Exchange Online 信箱中。 此外,人員在一對一聊天中分享的檔案會儲存在檔案共用者的 OneDrive 帳戶中。 內建搜尋會搜尋組織中的所有信箱和 OneDrive 帳戶,因此 DSR 案例中的內建搜尋會傳回在聊天工作階段 (建立或上傳的資料主體) 中共用的小組聊天和文件。

或者,屬於 Teams 頻道一部分的交談 (也稱為頻道訊息) 會儲存在與小組相關聯的信箱中。 內建搜尋也會傳回資料主體參與的這些交談類型,因為系統會搜尋與 Teams 相關聯的所有信箱。 此外,資料主體在 Teams 頻道中共用的檔案會儲存在小組的 SharePoint 網站上。 DSR 案例中的內建搜尋會傳回資料主體所建立或上傳的檔案,因為與 Teams 相關聯的網站會包含在搜尋中。

同樣地,內建搜尋中也會包含對應至 Microsoft 365 群組的信箱和 SharePoint 網站。 這表示系統會傳回資料主體所傳送或接收的電子郵件訊息,以及資料主體所建立或上傳的檔案。

如需有關如何使用內容搜尋來搜尋 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 群組中的項目的詳細資訊,或者要了解如何取得成員清單,請參閱 Microsoft 365 中的內容搜尋中的「搜尋 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 群組」一節。

搜尋 Exchange 公用資料夾

DSR 案例中的內建搜尋只會傳回資料主體傳送至已啟用郵件功能的公用資料夾的電子郵件訊息,或其他人傳送至公用資料夾,同時也複製資料主體的郵件。 它不會傳回資料主體張貼到公用資料夾的郵件。 若要搜尋資料主體張貼到公用資料夾的項目,您可以建立個別的內容搜尋,此內容搜尋可搜尋資料主體張貼至公用資料夾的任何項目。

以下是搜尋資料主體張貼到公用資料夾之項目的高層級程序。

  1. 開啟 DSR 案例,然後在 [搜尋] 頁面上建立搜尋。

  2. 使用下列準則設定搜尋查詢以及要搜尋的內容位置:

    • [關鍵字] 方塊中,使用下列搜尋查詢:

      itemclass:ipm.post AND "<email address of the data subject>"
      
    • 搜尋所有 Exchange 公用資料夾

    • 執行搜尋並完成之後,您可以匯出並下載搜尋結果 (如步驟 4 中所述)。 使用下列設定匯出部分編製索引的項目。