三向比對原則

  • 發行項

本文提供三向比對的範例。

示例：項目的三向比對

摘要： Ken 是 Fabrikam 法律實體公司總部的管理者。 Ken 決定所有基於訂購單的廠商發票都應與訂購單行匹配 (雙向比對)。 對於將用作固定資產的項目的採購，發票應與訂購單行和產品收據行匹配 (三向比對)。

Fabrikam 與世界各地的多個法律實體和員工合作。 隨著交易量增加，收據和發票之間的差異也在增加。 這導致資產被註銷。 正在支付來自廠商的發票，但當收到的商品少於訂購的商品或根本未收到商品時，該程序不包括識別差異。 支出也增加了，因為員工仍然需要工具和其他材料來完成工作。 Ken 希望確保廠商正在運送訂購的產品，且 Fabrikam 的員工正在接收這些品項。 因此，Ken 要求組織中的所有法律實體進行雙向和三向比對。 發票比對有助於確保可以追蹤和解決與已消失或未收到的品項有關的問題。

此示例中的發票比對原則可幫助以下角色的人員達成這些目標：

  • Ken 是 Fabrikam 企業的管理者。 Ken 可以幫助組織中的人員識別和糾正從廠商處訂購、接收和支付項目 (商品和服務) 的問題。
  • Phyllis 和 April 是 Fabrikam 美國分部應付帳款部門的會計經理。 她們可以執行公司原則，並確保僅在發票與訂購單以及商品和服務收據 (如適用) 匹配後才支付發票。
  • Tony 是 Fabrikam 美國分部的生產部門經理。 Tony 和其他生產部門人員可以確保收到從廠商那裡訂購的物品，並對其進行核算，以便人員擁有完成工作的必備事物。

先決條件

  • Ken 將法律實體級別的比對原則設為三向比對。

  • Ken 將位在法律實體的自動更新標題比對狀態切換設為是。

  • Ken 將法律實體的比對總價欄位設為百分比，並輸入 15% 作為容錯百分比。

  • Ken 在項目級別為項目 1500–CNC Milicron 機器將比對原則設為三向比對。 此項目是用於 Fabrikam 生產的資產項目。 此項目的發票與訂購單行的價格和產品收據的數量相比對。

  • Tony 申請購買五台 CNC Milicron 機器。 Alicia 是 Fabrikam 的訂購單職員，她向名為 Contoso 的法律實體發出訂購單以供應這些品項。

    項目編號 數量 單價 淨額 收費代碼 費用值
    1500–CNC Milicron 機器 5 8,000.00 40,000.00 運送和處理 3,000.00

  • Contoso 的應收帳款職員 Arnie 審查了本週的出貨情況。 Arnie 選擇裝運交易為 Fabrikam 開具發票，以交付 CNC Milicron 機器。 Arnie 開具的費用包含運費和手續費。 Fabrikam 會將費用視為資產成本的一部分。

案例

  1. Sammy 是 Fabrikam 收貨部門的一名工人，他收到了從 Contoso 出貨的機器總數。 Sammy 在產品收據上輸入數量為5。 由於已全部收到訂購單的品項，因此訂購單的狀態更改為已收到。
  2. Fabrikam 的應付帳款協調員 April 輸入並驗證 Contoso 提交的發票，以及驗證以下資訊：
    • 對於需要三向比對的項目，發票行上的數量與收到的數量相匹配。 產品收據上的已收到數量與發票相匹配。
    • 對於需要雙向或三向比對的項目，發票明細上的價格在 Microsoft Dynamics 365 Finance 中定義的容錯範圍內。 這包括以下類型的價格比對：
      • 淨單價比對–發票行上的淨單價與訂購單行上的淨單價匹配，在容錯百分比內。 在本例中，淨單價容錯為 +8%。
      • 總價比對–發票行上的淨額與訂購單行上的淨額匹配，在容錯百分比、金額、百分比與金額內。 在本例中，總價比對容錯為 +15%。

Contoso 的紙本發票包含以下資訊。

項目 數量 單價 淨額
1500–CNC Milicron 機器 5 8,100.00 40,500.00
運送和處理 4,000.00
稅金 0.00
總計 44,500.00

發票行包括以下資訊。

項目編號 數量 單價 行淨額 比對原則 產品收貨數量比對 價格比對 總價比對
1500–CNC Milicron 機器 5 8,100.00 40,500.00 三向比對 通過 通過 通過

因為此行通過了發票比對程序，所以可以過帳發票。

示例：項目和廠商組合的三向比對

摘要：Ken 是名為 Fabrikam 法律實體公司總部的管理者。 Ken 決定所有基於訂購單的發票都應與訂購單行匹配 (雙向比對)。 Cassie 是 Fabrikam 馬來西亞分部的簿記員。 Cassie 指定從馬來西亞某些廠商訂購的選定項目應與訂購單明細和產品收據明細比對 (三向比對)。 Cassie 還可以針對特定訂購單將比對原則覆寫為更高等級的比對。

數量和金額都很小，且馬來西亞部分廠商交貨出現問題。 出於這些原因，Cassie 將在馬來西亞採購的特定項目和廠商組合的控制級別設為三向比對。

此示例中的發票比對原則可幫助以下角色的人員達成這些目標：

  • Ken 是 Fabrikam 企業的管理者。 Ken 可以幫助組織中的人員識別和糾正從廠商處訂購、接收和支付項目 (商品和服務) 的問題。
  • Cassie 是 Fabrikam 馬來西亞分部的簿記員。 Cassie 可以執行公司原則，並確保僅在發票與訂購單明細以及表示收到商品和服務的產品收據 (如適用) 匹配後才支付發票。 Cassie 還可以針對特定項目將控制級別提高至三向比對，以控制營運成本。

先決條件

  • Ken 將法律實體級別的比對原則設為雙向比對。

  • Ken 將法律實體的比對總價欄位設為百分比，並輸入10% 作為容錯百分比。

  • Ken 將所有項目的單價容錯設為 2%。

  • Cassie 為項目 PH2500 – 電腦和廠商 Contoso 將項目和廠商組合級別的比對原則設為三向比對。

  • Fabrikam 馬來西亞分部的訂購單職員 Alicia 向 Contoso 發出訂購單以供應三件品項，如下表所示。 當 Alicia 建立訂購單時，她會覆寫比對原則，讓無線滑鼠改為三向比對，而不是雙向比對。

    項目編號 數量 單價 淨額 比對原則 (預設條目) 比對原則 (訂購單行上)
    PH2500 –電腦 2 2,500.00 5,000.00 三向比對 三向比對
    MM01–無線滑鼠 2 40.00 80.00 雙向比對 三向比對
    USB 隨身碟 200 10.00 2,000.00 雙向比對 雙向比對

案例

  1. 物品到達。 Sammy 是 Fabrikam 馬來西亞分部收貨部門的一名工人，工作被打斷，沒有立即發布產品收據。
  2. Fabrikam 的應付帳款協調員 April 輸入並驗證 Contoso 提交的發票，以及驗證以下資訊：
    • 對於需要三向比對的項目，發票行上的數量與收到的數量相匹配。 產品收據上的已收到數量與發票相匹配。
    • 對於需要雙向或三向比對的項目，發票行上的價格在應用程式定義的容錯範圍內。 這包括以下類型的價格比對：
      • 淨單價比對–發票行上的淨單價與訂購單行上的淨單價匹配，在容錯百分比內。 在本例中，淨單價容錯為 +2%。
      • 總價比對–發票行上的淨額與訂購單行上的淨額匹配，在容錯百分比、金額、百分比與金額內。 在本例中，總價比對容錯為 +10%。

Contoso 的紙本發票包含以下資訊。

項目 數量 單價 淨額
PH2500 –電腦 2 2,500.00 5,000.00
MM01–無線滑鼠 2 41.00 82.00
USB 隨身碟 200 10.05 2,010.00
發票總計 7,092.00

發票行包括以下資訊。

項目編號 數量 單價 行淨額 比對原則 產品收貨數量比對 價格比對 總價比對
PH2500 –電腦 2 2,500.00 5,000.00 三向比對 未通過 通過 通過
MM01–無線滑鼠 2 41.00 82.00 三向比對 未通過 未通過 通過
USB 隨身碟 200 10.05 2010.00 雙向比對 通過 通過

請注意以下項目：

  • 對於 PH2500–計算機行，產品收據數量匹配列有一個警告圖示，因為發票行與產品收據不匹配。
  • 對於 MM01–無線滑鼠行，產品收據數量匹配列有一個警告圖示，因為發票行與產品收據不匹配。 單價匹配列有一個警告圖示，因為超過了 2% 的淨單價容錯。
  • 對於 USB 隨身碟行，產品收貨數量匹配列為空白，因為雙向比對不匹配發票行和產品收據行數量。

如果要過帳具有發票比對差異的發票需要批准，則必須先選擇發票比對詳情頁面上的批准具有比對差異的過帳切換，才能過帳具有價格比對錯誤和數量比對錯誤的發票。 如果不需要批准，如果沒有其他過帳錯誤，可以繼續進行發票處理。

如需更多資訊，請參閱應付帳款發票比對概覽。