工作管理

發行項
04/30/2024

任務管理讓您建立必須完成錄用 (到職)、終止 (離職) 和轉調 (過渡) 員工的任務。任務管理使用核對清單的概念。核對清單是到職、離職或過渡任務清單。任務管理使用核對清單將任務分成一組，並指派給個人或群組。到職、離職和轉調的核對清單功能類似。

核對清單概觀

核對清單是一組任務。核對清單給您一種靈活分組任務的方式，可以重複使用 (例如，當您追加錄用員工時)。您可以如您所需建立核對清單，指派相同任務給多份核對清單。

範例

下列範例顯示到職流程使用核對清單的方式。不過，因為到職、離職和轉換的核對清單功能類似，資訊也適用離職和轉換流程。

作為到職流程的其中環節，人力資源 (HR) 專業人員可以建立任務追蹤新進員工和最近錄用員工的到職進度。因為到職流程可能互異，您可以依照員工的職位或地理位置建立多份到職核對清單，適應不同的招募情況。

範例 1

美國境內每位錄用員工必須完成諸如填寫預扣稅表單等任務。不過，諸如指派公司汽車之類的任務可能只適用行政級職員。此時可以建立兩份到職核對清單：美國境內員工和限行政人員。於是，當美國境內錄用中階經理時，即選取美國境內員工核對清單。不過，當美國境內錄用行政人員時會選取兩份核對清單，確保完成所有必要的到職任務。

範例 2

公司編列季節性員工和正式的全職員工。儘管某些任務 (例如驗證新員工的到達時間) 適用兩種類型的員工，但某些附加任務只適用正式的全職員工。此時您可以建立兩份核對清單。兩份核對清單包括適用季節性和正式全職員工的工作，但只有一份核對清單包括特定於正式全職員工的工作。

任務管理工作區

任務管理工作區列出到職、離職和過渡流程中指派給個人的所有任務。若要檢視流程的任務，選取左上角的適當索引標籤：到職、離職或過渡。預設只有 HR 專業人員可以存取任務管理工作區。

到職索引標籤包含即將開始清單顯示新進員工，而最近錄用員工顯示最近錄用的員工清表。您只能在兩份清單中選取一名員工。當您選取員工時，與該員工到職有關的所有任務都會顯示在頁面右側。到職索引標籤也包含所有任務清單顯示所有新進或最近錄用員工的所有任務清單。最後，它包含過期任務清單和指派給目前使用者的任務清單。

離職索引標籤包含正離開公司的員工清單和已經離開公司的員工清單。您只能在兩份清單中選取一名員工。當您選取員工時，與該員工離職有關的所有任務都會顯示。離職索引標籤也包含所有任務清單顯示所有正在離開或已離開員工的所有任務。最後，它包含過期任務清單和指派給目前使用者的任務清單。

過渡索引標籤包含所有任務清單，顯示所有將要更換職位或最近已更換職位員工的所有任務。也有過期任務清單和指派給目前使用者的任務清單。

三個索引標籤上的人力資源助理和經理都可以完成下列活動：

套用核對清單到員工
更新工作的狀態
重新指派工作
更新工作的截止日期

附註

到職索引標籤預設會顯示過去七天內錄用的員工。若要更改此設定，請在人力資源參數頁面的一般索引標籤上，最近錄用欄位中，輸入時間範圍。 最近錄用清單裡的資訊可以顯示特定天數、月數或年數。例如，若要檢視過去 14 天錄用的員工清單，請將期間欄位設定為 14 和單位欄位設定為天。您也可以在人力資源參數頁面上更新顯示在離職索引標籤上的正要離開和已離開員工清單的時間範圍。這些設定也會套用到人事管理工作區。

設定任務

您可以個別建立任務，然後在多份核對清單中重複使用它們。若要建立任務，請在到職設定頁面上的任務索引標籤，選取新增。

您可以將已建立的工作指派給多個核對清單，方法是選取該工作，然後選取功能表上的套用至核對清單 。

或者，您可以直接新增任務到核對清單。若要新增任務到核對清單，請在到職設定頁面上的核對清單索引標籤，建立新核對清單新增任務，或新增任務到既有的核對清單。

若要在庫中編輯工作，請在工作庫選單上選取編輯。如果工作與任何核對清單有關，這些核對清單將顯示在編輯工作頁面上。如果您希望任何核對清單中的工作透過編輯進行更新，請在套用到核對清單部分選取這些核對清單。

若要從庫中刪除工作，請選取刪除選項。如果工作與任何核對清單有關，則此動作不會從該核對清單中刪除工作。必須透過單獨的動作從核對清單中刪除該工作。

附註

如果您直接新增任務到核對清單，您不能在其他核對清單重複使用。

下表說明當您借助任何一種方法建立任務時，開放使用的欄位。

欄位	描述
任務	輸入任務名稱。
描述	輸入任務說明
選擇性	指明任務是否為選擇性且僅供參考。
任務連結	輸入外部網頁的 URL 或者在應用程式中，使用者應該完成任務的特定頁面。更多資訊，請參閱任務連結章節。
指派類型	任務可以指派給特定背景工作角色、職位或一組職位、受影響員工的經理 (亦即，到職、離職或轉換流程的員工) 或受影響的員工。選取指派類型。更多資訊，請參閱指派類型章節。
已指派至	選取要指派任務的特定背景工作角色、職位或一組職位。
連絡人	如果對任務有疑問，請指明應聯絡的人員。
到期日偏移	指明任務到期的到職、終止或轉換日期前後天數。更多資訊，請參閱任務到期日和到期日偏移欄位章節。
指示	輸入完成任務的指示更多資訊，請參閱指示章節。

任務連結

任務連結提供外部網頁連結或 Dynamics 365 應用程式頁面連結。如果指派給任務的人員應該前往 Dynamics 365 應用程式的特定網頁或特定頁面完成任務，您可以指明任務連結。建立任務連結時，您可以選取下列其中一個選項：

選單項目 – 如果您選取此選項，會顯示 Dynamics 365 應用程式中的所有頁面清單。請在清單中選取一頁。
URL – 若您選取此選項，請輸入您希望被指派工作的人員前往的網頁 URL。特定頁面可以是不屬於 Dynamics 365 應用程式的頁面。
工作人員細節 – 如果您選取此選項，請選取下列其中一個選項：
- 員工自助動作 – 此選項顯示員工自助動作中開放使用的頁面清單。如果指派給到職員工的任務必須在 Employee 自助服務中完成，就使用它。例如，如果您希望員工輸入他們的個人聯絡資訊，選取 Employee 自助服務動作，然後選取個人細節>個人資訊。
- 工作人員管理動作 – 此選項顯示與工作人員的記錄有關的頁面清單，但員工無法存取。例如，如果您希望任務所有人輸入特定於到職員工的資訊，例如薪酬資訊，選取背景工作角色管理動作，然後選取薪酬>固定薪酬。

指派類型

當員工被錄用、終止或轉調時，可以選取一份或多份核對清單。核對清單選取後，且招募、終止或轉調流程已完成，將建立任務並指派給使用者追蹤進度。

建立任務時，它會指派給特定使用者。被指派任務的使用者取決於為該任務選取的指派類型。 指派類型欄位開放使用下列數值：

工作人員 – 指派工作給特定工作人員。選取此值後，在指派對象欄位選取背景工作角色。
職位 – 指派工作給特定職位。選取此值後，在指派對象欄位選取職位。

例如，IT 工程師將始終負責為新員工準備筆記型電腦。此時，當您建立筆記型電腦配置任務時，將職位選取為指派類型，然後選取 IT 工程師作為職位。然後，當錄用員工和指派核對清單時，筆記型電腦配置任務會指派給輸入錄用動作時擔任 IT 工程師職位的任何背景工作角色。
群組 – 指派工作給一組職位 (指派群組)。選取此值後，在指派對象欄位選取群組。更多資訊，請參閱設定指派群組 (選擇性)章節。
經理 – 指派工作給正被錄用、終止或轉調的員工所屬經理。

重要

當套用核對清單時，如果目前沒有職位指派給被錄用、終止或轉調的員工，無法判定經理。此時，任務會指派給核對清單所有人。更多資訊，請參閱設定核對清單章節。
員工 – 指派正被錄用、終止或轉調的員工。

任務到期日和到期日偏移欄位

任務到期日以僱用開始日期、終止日期或轉換日期為主。一些任務必須在員工的開始日期之前完成，而其他任務則可以在之後完成。當您定義任務時，設定到期日偏移欄位指明相對於開始日期、終止日期或轉換日期的到期日。例如，IT 工程師必須在新員工到職前兩天為該名員工準備一台筆記型電腦。此時，當您建立筆記型電腦配置任務時，請設定到期日偏移欄位為-2。然後，如果員工的開始日期是五月 5 日，則任務將在五月 3 日到期。

附註

任務建立後可以調整到期日。

到期日是根據核對清單關聯行事曆計算。更多資訊，請參閱設定核對清單章節。

指示

複雜任務可能需要多道步驟，或者執行任務的人可能得提供額外資訊。您可以在指示欄位，輸入指示或額外資訊，幫助被指派任務的人員完成。

設定核對清單

核對清單是一組任務。您可以如您所需建立核對清單，指派相同任務給多份核對清單。

若要在核對清單中建立新工作，請在工作功能表列上選取新。當您建立新工作時，您可以選取以將該工作新增至工作庫，讓它可以在多個核對清單之間共用。只有在將工作套用至庫選項設為是時，您才可以將工作新增至庫。如果您將工作新增至工作庫，您也可以同時將它新增至其他核對清單，方法是在套用到核對清單部分選取這些清單。如果您不將工作新增至庫，則它將僅存在於您建立它的核對清單中。

若要編輯核對清單中的工作，請選取編輯。如果工作與任何核對清單有關，這些核對清單將顯示在編輯工作頁面上。如果您希望其他核對清單中的工作透過編輯進行更新，請在套用到核對清單部分選取這些核對清單。

若要從核對清單移除工作，請選取移除。此動作只會從核對清單移除工作。它不會將它們從工作庫刪除。若要從庫刪除工作，請開啟工作庫頁面，然後選取刪除。

建立核對清單時，您指明所有人和行事曆。

如果任務指派類型欄位設定為職位、經理或群組，但無法從指派類型衍生特定的個人，則任務將指派給核對清單所有人。以下是一些任務將指派給清單所有人的情況範例：

沒有職位指派給被錄用、終止的員工。因為員工未指派職位，因此無法判定所屬經理。
指派類型欄位設定為職位，但任務建立時沒有員工指派到職位。例如，設定筆記型電腦任務指派到職位編號 000876 (技術支援專家)。錄用員工時，沒有員工指派到職位 000876。因此，將針對核對清單所有人建立任務。
指派類型欄位設定為群組，但任務建立時沒有員工指派到群組裡的職位。

針對核對清單指明的行事曆用來計算屬於該核對清單的任務到期日。工作日和非工作日在行事曆設定中定義。計算任務到期日時會包括工作日，排除非工作日。非工作日包括週末和國定假日。

行事曆設定後，它與核對清單範本相關聯。如此一來，核對清單的每項任務到期日皆以相同方式計算。您可以設定多組行事曆，但每份核對清單只能與一個行事曆產生關聯。

設定指派群組 (選擇性)

偶爾由一組個人負責一項任務。例如，一組 IT 背景工作角色可能負責為新錄用員工準備筆記型電腦。

若要設定指派群組，請按照下列步驟。

請在群組指派 頁面上選取新增。
輸入名稱 (例如 IT 筆記型電腦) 和群組說明。
選取儲存。
請在成員 FastTab 上選取新增。
請在職位欄位，選取所有負責該項任務的職位。

指派群組建立後，開放建立任務時選取。若要選取任務專屬特定群組，您必須在指派類型中選取群組。接著，您建立的群組將開放指派對象欄位選取。

重要

如果任務指派給群組，此任務會在群組裡的一個人完成時，標記為已完成。任務是錄用、終止或轉換時建立。它們專為指派到納入群組職位的使用者建立。

設定任務群組 (選擇性)

到職、離職或轉換流程可以包括許多任務。為了更輕鬆指派所有必要任務給核對清單，您可以建立選擇性任務群組對相關任務分門別類。例如，HR、IT 和工資部門必須各自完成特定任務才能錄用新員工。因此，您建立的任務群組如下：人力資源、IT和工資。接著當您建立任務時，您可以與其中一項任務群組產生關聯。

當您希望新增任務到核對清單時，您可以按照預期任務指派目標的任務群組篩選任務清單。例如，當您建立核對清單範本時，您可以篩選清單，以便顯示僅指派給 IT 工作群組的 IT 工作。因此，您可以確保只選取相關 IT 任務。

使用核對清單

當背景工作角色被錄用、終止或轉調時，可以選取一份或多份核對清單。任務到期日和背景工作角色指派是在招募、終止或轉換流程完成後建立。例如，當您選取錄用或錄用並新增細節按鈕時，任務會根據指派類型為個人建立。

藉由從員工開始日期加減到期日偏移數的方式，指派每件任務到期日。更多資訊，請參閱任務到期日和到期日偏移欄位章節。

如果您正在使用人事動作，則選取完成按鈕或核對動作時，會建立任務。

您可以在任務管理工作區藉由在簡單清單頁面或細節頁面上選取員工，然後選取套用核對清單。 目標日期欄位值將用來計算任務的到期日。目標日期通常應該與員工的錄用、終止或轉換日期相符。

您也可以藉由打開員工的背景工作角色頁面和選取選單上的核對清單將核對清單套用在員工身上。

完成任務中

員工可以在 Employee 自助服務頁面上檢視指派給他們的所有任務。每項指派任務會顥示任務、說明、指示和聯絡人值。此外，員工可以在 Dynamics 365 應用程式打開關聯的外部網頁或關聯頁面查看每項任務。

工作也可以顯示在預設儀表板上。若要在預設儀表板上顯示工作：

請移至使用者選項 – 偏好 –工作管理
將在預設儀表板上顯示工作選取為開啟。

附註

工作管理功能必需在功能管理中開啟，才能在使用者選項中顯示選項。

任務可以標記為進行中、已取消或已完成。如果任務指派給某群組，當群組裡的一個人完成時，將標記為已完成。

任務也可以重新指派。

共用方式為