使用工作流程管理員工資訊

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重要

本文章中提到的功能目前可在獨立版 Dynamics 365 Human Resources 以及合併後的 Finance 基礎結構中使用。 我們進行更新時，導覽可能與提到的內容有所不同。 如果您需要尋找特定頁面，可以使用 [搜尋]。

適用於這些 Dynamics 365 應用程式:
Human Resources

本文介紹如何使用人力資源的工作流程功能來管理員工資訊。 例如，您可以產生工作流程與職位的關聯性，並且配置員工更改記錄時，啟動的核准工作流程。

人力資源工作流程功能提供許多用來管理人力資源活動的工作流程。 此外，也開放許多選項讓您修改特定的工作流程，並產生它們與報表階層結構的關聯。 開放工作流程幫助管理對幾種員工資訊類型的更改。 您可以產生工作流程與職位的關聯。 接著，如果員工更改他們的員工記錄，會啟動要求儲存新資訊之前先取得核准的工作流程。 工作流程會針對下列類型的資訊預先定義，以便幫助您有效地管理更改並保持員工資料的精確度：

  • 身份證號碼
  • 課程
  • 學歷
  • 影像
  • 已借項目
  • 專業經驗
  • 專案經驗
  • 技能
  • 受到信任的職位
  • 人力資源動作
  • 課程註冊

當員工被雇用、調動或終止時，工作流程會包括審查流程。 文件可利用這個方式修訂，或者動作條款可定義為工作流程的一部分。 完成審核流程後，文件或動作即宣告完成，工作流程遂移往最終核准步驟。

產生工作流程與職位階層結構的關聯

您可以將工作流程與您配置的任何職位層級結構關聯。 工作流程路由使用兩種層次結構類型： 管理 和 可設定。

  • 管理 層次結構代表公司或組織的報告結構。 有關此層次結構類型的詳細信息，請參閱 報告職位。
  • 可設定 層次結構表示矩陣或自訂層次結構。 有關此層次結構類型的詳細信息，請參閱 關係。

管理層級範例

您可以設定一個工作流程，以便當員工提交新電腦的購買請求時，該請求將被路由到該員工的經理和越級經理。 設定工作流程步驟時，將 指派類型 欄位設定為 層次結構。 然後， 層次結構類型 選項卡將變成可用。 對於本範例，選擇 管理 層次結構。

可配置的層次結構範例

如果職位與矩陣報告層級結構關聯，您可以配置一個工作流程，將特定專案的費用發送給專案負責人而不是員工的經理。 在本例中，請將 分配類型 欄位設定為 層次結構。 然後，在 層次結構類型 標籤上，選擇 可設定 層次結構。 工作流程設定完畢後，在 工作流程設定 頁面上選擇 關聯 層次結構，以選擇應關聯的層次結構。用於工作流程路由。

重要

當提交文件、交易或主記錄以供工作流程審批時，提交者的主要職位將用於確定文件接下來應發送給誰。

工作流程參數中的層次結構設置

  1. 在 工作流程參數 頁面上，前往 層次結構路由。
  2. 預設情況下， 使用職位層級結構 選項設定為 否。 在這種情況下，工作流程在導覽層次結構時將使用工作人員的主要位置。 將此選項設為 是 以使工作流程在導航層級結構時使用該職位的父級。

附加範例

員工 Grace Sturman 有兩個職位：顧問和培訓師。 格蕾絲的主要職位是教練。 當她不培訓新員工時，她就可以從事諮詢工作。 格蕾絲（Grace）透過其主要職位向人力資源總監克萊爾（Claire）報告。 克萊爾向查理報告。 對於她的顧問職位，格蕾絲有多種虛線關係，具體取決於專案。

Grace 的公司創建基於 可設定 層次結構（基於矩陣/專案的層次結構）的工作流程路由規則。 這個等級制度使用了格蕾絲的顧問職位。 如果 使用職位層級結構 選項設定為 否，當文件傳送給 Grace 供其核准時，工作流程將查看她的主要職位（培訓師），以確定文件下一步應發送到何處。 在這種情況下，它將首先路由到 Claire，然後路由到 Charlie。 如果該選項設定為 是，且工作流程使用 可設定 層級結構，則工作流程將檢視 Grace 的顧問職位和報告關係，以確定文件下一步應發送到何處。

配置多個審核人

如果工作流程需要多個使用者的批准，則可以將單獨的批准流程合併為具有多個步驟的單一批准流程。 完成策略可以設定為 所有審核者 或 單一審核者。

例如，審批流程的完成策略設定為 單一審核者。 員工 Sam 提交了需要直線經理 Brian 和人力資源經理 Christine 批准的工作流程。 如果 Brian 是第一個回應的人，則他的操作將應用於該文件。 如果 Brian 拒絕該文檔，則會將其返回給 Sam，且狀態為 已拒絕。 如果 Brian 批准該文件，則會將其轉發給 Christine 進行審查。

有關詳細信息，請參閱 在工作流程中配置審批步驟。

若要設定工作流程，請執行下列步驟。

  1. 建立具有多個步驟的單一審批流程。
  2. 建立審批流程步驟。 對於前面描述的範例，審批流程有兩個步驟：第一步是直線經理審批，另一步是人力資源經理審批。
  3. 將 完成策略 欄位設定為 所有審核者 或 單一審核者.

配置人力資源工作流程

若要配置員工要求個人身份更改時啟動的基本工作流程，請按照下列步驟。

  1. 在 人力資源工作流程 頁上，選擇 新建。

  2. 在可用工作流程清單中，選擇 識別號碼。

  3. 選擇 執行 開啟工作流程設計器，然後輸入您的使用者名稱和密碼。

  4. 將 批准識別號碼 元素從工作流程元素清單移至設計器畫布。

  5. 將審批元素連接到 開始 和 完成。

  6. 雙擊（或雙擊） 批准元素，選擇並按住（或右鍵單擊），然後選擇 屬性。

  7. 按照下列步驟新增工作項目指示：

    1. 選擇 作業，然後在作業類型下選擇 層次結構 。
    2. 在 層次結構 選項下，選擇 可設定層次結構。
    3. 新增停止條件並關閉頁面。

  8. 完成任何附加說明。

  9. 請選取儲存並關閉。 對話方塊開啟時啟動新工作流程，然後選擇 啟動。

  10. 前往 人力資源>職位>職位層級結構類型。

  11. 選擇 矩陣。

  12. 將 工作人員識別號碼 工作流程加入清單。

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