檢閱並接受對已確認訂購單的變更

發行項
02/08/2024

在採購計劃期間，對已確認訂購單進行的任何變更都可能對下游程序 (例如計劃生產、服務工作或銷售訂單) 產生重大影響。新的已確認的訂購單有變更工作區可讓您快速輕鬆地識別和重新確認對下游影響風險較低的變更。因此，採購經理可以專注於高影響變更，以評估下游訂單影響並直接與廠商溝通。

前提條件

預設啟用 已確認的更改採購訂單 工作區。然而，其人工智慧驅動和副駕駛功能必須單獨啟用。如果您還想利用 Copilot 功能，請參閱啟用 Copilot 支援以管理已確認採購訂單的變更，以了解系統需求以及如何設定它們的資訊。

[已確認的訂購單有變更] 工作區

若要開啟工作區，請移至採購和委外 > 工作區 > 已確認的訂購單有變更。

工作區列出了所有先前確認的供應採購訂單，這些採購訂單自確認以來已發生變更。它可以在審核過程中幫助識別對需求的潛在影響，例如生產工作、服務工作訂單和銷售訂單。

供應採購訂單和需求之間的關係可以源自不同的來源，例如與主平移、庫存標記以及為專案中的需求建立的採購訂單掛鉤。

在工作區頂部，三個圖塊總結了已確認採購訂單的變更群組以及對下游需求的相關影響：

低影響變化 - 此圖塊突顯對下游需求沒有已知影響的採購訂單變化。如果數量或交貨日期的變化不影響需求中的這些要求，則假設沒有已知的影響。這些變更的範例包括增加數量或提前日期。產生的變更摘要，可協助您檢閱和驗證訂購單。
高影響變化 –此圖塊突顯已知對下游需求影響的採購訂單。這些變化與檢測到的需求影響一起匯總，以幫助您進一步調查並決定採取什麼行動。
受影響的下游訂單 - 此圖塊以每種訂單類型的總數總結了對不同類型下游需求訂單的影響。這些資訊可協助您查看對需求的潛在影響並識別每個原始變更。

每個圖塊提供一個顯示連結。當您選擇此連結時，下面的視圖將根據圖塊的分類和篩選器顯示供應採購訂單的變更以及受影響的需求。

檢閱對已確認訂購單的變更

購買者使用工作區來檢閱並接受對已確認訂購單的變更。他們通常遵循下列步驟。

研究所有對已確認訂購單的變更以及其下游影響。
重點關注下游影響風險較低的變更。
審查下游影響風險較高的變更。
檢視對下游需求訂單的剩餘影響。

下列小節更詳細說明這些步驟。

步驟 1：研究所有對已確認訂購單的變更以及其下游影響

購買者先開啟已確認的訂購單有變更工作區，並研究所有已透過訂購單變更管理程序提交的變更。廠商可以透過數個管道提交這些變更。

先前已確認的訂購單發生變更時，該訂購單會移回已核准狀態。此工作區顯示所有在確認後已變更的訂購單。

工作區顯示兩個清單：一個用於訂購單，另一個用於訂購單明細。

訂購單清單顯示訂購單標題中的訂購單編號、廠商和要求收貨日期。若要檢視相關記錄，請選取清單中的訂購單或廠商連結。

訂購單明細清單顯示有關每項含有已提議變更的明細的資訊。此資訊包含品項編號、產品名稱、原始數量、新數量、原始確認收貨日期和新確認收貨日期。此工作區還會提供任何下游影響的階層檢視。參考欄位指示下游影響的類型，例如生產訂單、銷售訂單或維護工單的計畫看板。

步驟 2：重點關注下游影響風險較低的變更

為了有效且有效率地採取行動，您通常先將重點放在低影響變更。根據目前計劃，這些變更沒有已知的下游影響。

工作區頂端的低影響變更圖標提供 AI 為這些有低風險影響的變更產生的自然語言摘要。選取顯示連結以開啟對應的篩選後檢視。

購買者審視變更，然後可以選取個別購買者或多個購買者，再選取清單上方工具列中的確認訂購單來接受這些變更。確認變更的程序與初次確認訂購單的程序相同，並且支援批次處理。此外，還會執行任何已註冊進行訂購單確認的擴充功能。

重新確認選取的訂購單後，這些訂購單轉回已確認狀態。

步驟 3：審查下游影響風險較高的變更

購買者會花費更多時間在對下游影響風險較高的變更上。這些變更導致將下游訂單配置給他們，而且下游影響也已識別。

工作區頂端的高影響變更圖標提供 AI 為這些有高風險影響的變更產生的自然語言摘要。選取顯示連結以開啟篩選後檢視，您可在其中關注這些影響並採取動作。

附註

僅對直接下游影響進行考量。間接下游影響 (例如取決於其他生產工作的產品工作)，目前不予考慮。

從此檢視中，您可以使用電子郵件聯繫廠商或 Microsoft Teams。系統使用廠商連絡人的連絡方式，產生建議的訊息文字，並將其新增至新的電子郵件或 Microsoft Teams 聊天。您可以接著複查、更新和傳送訊息。

與廠商溝通後，您可以進一步更新訂單，然後將其傳送回廠商進行確認。或者，也可以取消訂單並規劃替代供應。

第四步：審查對下游需求訂單的剩餘影響

處理大部分訂單變更後，購買者可以審查剩餘未結訂單變更對下游的整體影響。

受影響的下游訂單圖標提供下游影響的摘要。選取顯示連結以開啟篩選後檢視，您可在其中關注這些影響並採取動作。

在此檢視中，您可以從下游影響的角度分析這些變更，並找出造成影響的訂購單變更。您可以接著對這些訂購單採取動作。

有一個關注最緊迫下游影響的好方法是，依影響日期 (下游訂單中要求的日期) 對清單進行排序和篩選。您可接著與下游利害關係人進行溝通，以便採取動作。這些利害關係人可能會反過來連絡受影響的客戶，並重新規劃下游訂單。

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