訂購單總覽

  • 發行項

本文提供有關訂購單 (PO) 的一般資訊，以及與訂購單所經歷的各個階段相關的其他文章連結。

訂購單 (PO) 是代表與供應商協議購買商品或服務的文件。 該文件也有助於追蹤依據訂單的產品收據，以及後續供應商向訂單開立帳單之供應商發票的會計處理。

訂購單頁面包含可用訂單的總覽，同時允許您修改這些訂單。 打開訂購單時，您可以選擇標題檢視模式，其中包含只為每個訂購單指定一次的資訊，例如供應商詳細資料。 或者，您可以選擇明細檢視模式，您可以在其中修改訂單明細。 一般來說，修改訂購單時，您會在這兩個檢視模式之間切換。 費用未直接列在訂購單頁面，但可透過訂單標題和明細上的選單存取。

您可以在許多報告中查看訂購單、產品收據和供應商發票的相關資訊。 這些報告可以在採購和開源和應付帳款模組中找到。

訂購單準備和訂購單收據與跟進工作區可讓您檢視處於不同狀態的訂購單清單。 此外，還提供必須採取的行動摘要。 訂購單準備工作區主要用於訂購單建立及審核、透過核准處理訂單以及與供應商確認。 訂購單收據與跟進工作區專注於根據訂購單處理貨物或服務的接收。 其中包含清單，可以深入了解逾期或即將由供應商交付的收據。 這些工作區不用於執行在倉庫中完成的相關收貨活動。 這些活動是透過使用庫存管理和倉庫管理模組中的頁面執行。 供應商發票的處理應使用供應商發票輸入工作區；付款則應使用供應商付款工作區。

以下文章概述了訂購單所經歷的各個階段：

訂購單類型

訂購單有三種類型。 建立訂購單時，您必須指定類型。 您可以在採購和開源參數頁面上為新訂購單訂定預設訂單類型。

訂購單類型 描述
日記帳 使用此類型來建立草稿訂單。 此類型不會影響庫存數量或產生庫存交易。 訂購單日記帳明細不包含在總排程中。
訂購單 當與供應商確認訂單時，以及在向供應商付款之前透過收貨和開票處理訂單時，請使用此類型建立訂購單。 這種類型的 PO 是最常見的。
退回訂單 將貨物退回給供應商時，請使用此類型。 這種類型的訂單要求您指定供應商提供給您的退貨授權 (RMA) 編號。 您在訂購單的一般索引標籤上指定 RMA 編號。 訂單明細的數量必須為負。

訂購單狀態

PO 包括幾個表示訂單進度的狀態欄位。 所有這些欄位會顯示在標題訂單視圖，部分欄位也可以在所有訂單的網格總覽中看見。 訂購單狀態欄位顯示訂單數量的狀態。 以下是可供使用的值:

  • 開啟訂單 – 已建立訂單，數量在訂單上。
  • 已收到 – 已收到訂單上的全部數量，但尚未開立其發票。
  • 已請款 – 訂單上的全部數量已開立發票。 如果訂單已收到部分數量或已部分開立發票，則不適用已收到狀態或已請款狀態的訂單。 因此，訂單的狀態仍為開啟訂單。
  • 已取消 – 訂單已確認但後來遭到取消。 因此，此狀態標示訂單中不再有任何未結數量。

文件狀態欄位協助您快速查看已處理文件方面的訂單進度。 此欄位顯示已為訂單完成之最新文件的狀態。 以下是可供使用的值：

  • 沒有 – 尚未處理該訂單的任何文件。
  • 採購查詢 – 已產生採購查詢，訂單正在等待供應商的回應。
  • 訂購單 – 已對訂單進行確認。
  • 產品收據 – 已在訂單上處理產品收據。
  • 發票 – 發票已與訂單一起核算。

當訂購單透過審核流程或工作流程時，便會使用核准狀態欄位。 以下是可供使用的值：

  • 草稿、審查中和已拒絕 – 只在為訂購單使用核准工作流程時，才會使用這些狀態。
  • 已核准 – 此狀態已指派給已完成工作流程核准的訂單。 未使用核准工作流程建立的訂單，會立即收到已核准狀態。
  • 在外部審查中 – 此狀態用於向供應商傳送採購查詢的情況，以便供應商確認訂購單條款。 此狀態也會用於由確認要求動作啟動的過程。 對於此過程，會要求供應商透過連接到您的系統，並登記是否確認或拒絕訂單來確認訂購單條款。
  • 已確認 – 此狀態在訂單確認後指派。 通常，此狀態是指派給訂單的最後一個核准狀態。

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