查找並修復作為企業管理員的 Office 365 電子郵件傳遞問題

只要有使用者回報未收到電子郵件的情況,通常都很難判斷問題肇因。 您可能會在心裡想到數個疑難排解案例。 是 Outlook 有問題? 還是 Office 365 服務關閉? 郵件流程或垃圾郵件篩選設定有問題? 或是您無法掌控的問題 (例如寄件者在全域封鎖清單上)? 別擔心,只要使用 Office 365 提供的功能強大的自動化工具,即可找出並修正各種問題。

首先,檢查 Outlook 或其他電子郵件應用程式是否有問題

如果只有一位使用者回報無法接收電子郵件,那可能是因為電子郵件帳戶或電子郵件應用程式有問題。 在您進行系統管理特定工作之前,受影響的使用者可以先嘗試下列解決方法。

使用 Outlook 網頁版查找丟失的訊息 - 5 分鐘

如果使用者是在 Outlook 網頁版信箱中收到電子郵件,而非在其裝置上安裝的電子郵件應用程式中收到電子郵件,表示問題可能出在使用者的裝置或電子郵件應用程式。 我們可能會要求使用者找出問題所在,登入 Outlook 網頁版以確認他們的 Office 365 電子郵件帳戶是否正常運作。

說明:登入商務用 Outlook 網頁版

執行 Microsoft 支援及修復小幫手以修復 Outlook 問題或帳戶問題 - 10 分鐘

如果貴組織中的單一使用者無法接收電子郵件,可能是因為授權問題、設定檔問題、Outlook 版本錯誤,或混雜其他的問題。 還好支援及修復小幫手能找出問題,並協助您修正大多數 Outlook 或 Office 365 的問題。 作為解決 Office 365 業務電子郵件傳遞問題的第一步,我們建議您在受影響的電腦上下載並運行 Microsoft 支援及修復小幫手。 請注意,如果您的 Mac 版 Outlook 或行動裝置存取功能有問題,可以使用應用程式檢查您的帳戶設定,不過必須先在電腦上安裝該應用程式。 登入受影響的帳戶之後,應用程式會檢查是什麼樣的問題。 通常使用者可以下載並執行支援及修復小幫手解決問題,不需要 Office 365 系統管理員的協助。

開始 讓我們修復您的問題 下載並執行 Microsoft 支援及修復小幫手

如果支援及修復小幫手應用程式未解決電子郵件傳遞問題,請嘗試這些管理工具

身為商務用 Office 365 系統管理員,您可以使用數種工具調查使用者無法收到電子郵件的原因。 以下為可用工具簡要概觀的影片。

下列工具列出以最快速度查看問題到深入分析問題的選項功能。

檢查 Office 365 服務執行狀況以排解 Exchange Online 問題 - 5 分鐘

服務健康狀況頁面會列出 Office 365 服務的狀態,並指出最近是否有任何服務事件。 您可以按照下列步驟查看服務健康狀況。

  1. 使用工作或學校帳戶登入商務用 Office 365

  2. 選擇左上角的應用程式啟動器圖示,然後選擇 [管理員] ****。

    提示

    ****[管理員] 只顯示給 Office 365 管理員。

    Can't find the app you're looking for? From the app launcher, select All apps to see an alphabetical list of the Office 365 apps available to you. From there, you can search for a specific app.

  3. 在 [服務健康情況] 下****,轉到 [檢視服務健康情況]****。

    顯示在管理中心中選擇的 [檢視服務健康情況] 選項的螢幕擷取畫面

如果有跡象表明 ExchangeOnline 服務效能降級,則您的組織的電子郵件傳遞可能會延遲,並且 CompanyName 服務工程師正在努力恢復服務。 檢查服務健康情況頁以獲取進度更新。 在這種情況下,您不需要開啟服務請求,因為 CompanyName 正在努力解決此問題。

使用訊息跟蹤進行深入的電子郵件傳遞疑難排解 - 15 分鐘

有時候電子郵件會在傳送的過程中遺失,或是比預期花費更長的時間傳送,您的使用者會想知道發生了什麼事。 而郵件追蹤功能可讓您透過 Exchange Online 服務追蹤郵件。 取得有關特定郵件的詳細資訊,讓您能有效回答使用者的問題、疑難排解郵件流程問題、驗證原則變更,而且無需連絡技術支援即可取得協助。

開啟訊息追蹤工具

使用公司或學校帳戶Where to sign in to Office 365 for business。 選取左上角的應用程式啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理]。

  1. 找不到您要的 App 嗎?請從應用程式啟動器選取 [所有 App] 以查看依字母順序排序的可用 Office 365 App 清單。您可從該處搜尋特定的 App。

  2. 選擇左上角的應用程式啟動器圖示,然後選擇 [管理員] ****。

    提示

    ****[管理員] 只顯示給 Office 365 管理員。

    Can't find the app you're looking for? From the app launcher, select All apps to see an alphabetical list of the Office 365 apps available to you. From there, you can search for a specific app.

  3. 移至 Exchange

    已選取 Exchange 系統管理中心的螢幕擷取畫面。

  4. 在 [郵件流程]**** 下,移至 [郵件追蹤]****。

如果您是 Office 365 Small Business 系統管理員,請執行下列操作來尋找郵件追蹤:

  1. 移至 [系統管理]**** > [服務設定]**** > [電子郵件、行事曆和連絡人]****。

  2. 在 [電子郵件疑難排解]**** 下,按一下 [疑難排解郵件傳送]****。

執行訊息追蹤並查看上周傳送訊息的傳送詳細資訊

預設情況下,訊息追蹤設定為搜尋組織在過去 48 小時內發送或接收的所有郵件。 您可以選擇 **** 頁面底部的 [搜尋] 以生成此報告。 此報告可讓您大略了解貴組織的郵件流程運作情況。 不過,若要疑難排解特定使用者的郵件傳遞問題,需要限制對使用者信箱進行郵件追蹤的結果範圍以及預期接收郵件的時間範圍。

Screenshot showing the options available in message trace

  1. 從 [日期範圍] **** 功能表中,選擇最接近傳送缺失訊息的時間的日期範圍。

  2. 使用 [新增寄件者] 和 [新增收件者] 分別新增一個或多個寄件者和收件者。

  3. 按一下 [搜尋]**** 以執行訊息追蹤。

  4. **** [訊息追蹤結果] 頁顯示與所選條件匹配的所有郵件。 一般郵件在**** 狀態列下標記為 [已傳遞]。

    螢幕擷取畫面顯示了訊息追蹤的示例。

  5. 要查看有關訊息的詳細資訊,請選擇該訊息並選擇 [鉛筆圖示] (詳細資訊)。

  6. 詳細資訊將顯示,並說明郵件發生的情況。 要解決此問題,請按照 [如何修復]**** 部分中的說明進行操作。

    訊息追蹤詳細資訊頁面的螢幕擷取畫面,顯示訊息追蹤詳細資訊的外觀示例。

要搜尋其他訊息,可以按一下****[訊息追蹤] 頁上的 [清除] 按鈕****,然後指定新的搜尋條件。

查看大於 7 天的訊息追蹤結果

7 天前之項目的郵件追蹤只提供可下載的 .CSV 檔案。 由於較舊的郵件資料會儲存在不同的資料庫中,所以對較舊的郵件進行的郵件追蹤需要花費 1 小時的時間。 若要下載 .CSV 檔案,請執行下列其中一項操作。

  • 追蹤完成之後,按一下寄送之電子郵件通知內的連結。

  • 要查看為超過 7 天的訊息執行的追蹤清單,請按一下**** 郵件追蹤工具中的 [檢視擱置或已完成的追蹤]。

    Screenshot of the message trace tool with a cursor hovering over the "View pending or completed traces" link.

    在產生的 UI 中,追蹤清單是依照提交的日期和時間排序,第一個顯示的是最近提交的資料。

    當您選取特定的郵件追蹤,右窗格中會顯示其他資訊。 根據您指定的搜尋準則,這可能會包含如追蹤執行的日期範圍,以及郵件寄件者和預定收件者等詳細資料。

注意

包含 7 天以前資料的郵件追蹤會自動刪除。 您無法手動刪除。

有關郵件追蹤的常見問題

傳送郵件後,訊息追蹤需要多長時間才能擷取它?

訊息追蹤資料可以在傳送訊息後 10 分鐘出現,最多可能需要一小時。

為什麼執行訊息追蹤時出現逾時錯誤?

搜尋花費的時間可能太長。 請嘗試簡化您的搜尋準則。

為什麼我的訊息需要這麼長時間才能到達目的地?

可能原因包括下列各項:

  • 預定目的地無回應。 這是最可能的狀況。

  • 大型郵件要花費很長的時間處理。

  • 服務延遲是延遲的原因。

  • 篩選服務已封鎖此郵件。