瞭解和疑難排解 Office (OOF) 回復

外出 (OOF) 回復可能有點謎。 它們的運作方式為何? 為什麼有時候不會將他們傳遞給其他使用者,以及如果不是這麼做呢? 本文將討論從 Exchange Online 設定的觀點來看,OOF 回復的位和片段。 不過,這項討論中的大部分也適用于內部部署設定。

(如果您曾經知道為何「外出」縮寫為 "OOF" (而不是 "OOO"),請參閱 此博客文章) 。

什麼是不在辦公室回復?

OOF (或自動)回復是由用戶端在使用者的信箱中設定的收件匣規則。 OOF 規則是伺服器端規則。 因此,不論用戶端是否正在執行,都將觸發它們。

您可以設定自動回復,如下所示:

系統管理員可以代表使用者設定來自 M365 系統管理員入口網站的 OOF 回復。

如果啟用自動回復,則即使收件者收到來自寄件者的多封郵件,也只會傳送一個回復給每個寄件者。

除了在用戶端中使用內建的 OOF 功能之外,使用者有時候會 使用規則來建立不在辦公室的郵件

根據設計,Exchange Online Protection 使用 高風險傳遞集 區 (HRDP) 傳送 OOF 回復。 這是因為 OOF 回復是低優先順序的郵件。

OOF 規則類型

OOF 規則有三種類型:

  • 內部
  • 外部
  • 已知寄件者 (連絡人清單)

這些規則是在使用者的信箱中個別設定。 每個規則都有相關聯的郵件類別和名稱。 規則名稱儲存在 PR_RULE_MSG_NAME 屬性中。 下表列出與每個 OOF 規則相關聯的郵件類別和名稱。

類型 訊息類別 PR_RULE_MSG_NAME
內部 Ipm。Version2 郵件 KnownExternalSenders 中的通用
外部 Ipm。Version2 郵件 AllExternalSenders 中的通用
已知寄件者 Ipm。ExtendedRule 郵件 KnownExternalSenders 中的通用

注意

除了 OOF 規則之外,其他規則 (例如垃圾郵件規則) 也會包含 IPM。ExtendedRule 消息類別。 MSG_NAME變數會決定規則的使用方式。

OOF 規則詳細資料

您可以使用 MFCMapi 工具來查看所有收件匣規則,如下所示:

  1. 登入工具。
  2. 選取與具有 OOF 規則之信箱相關聯的設定檔
  3. 在資訊存放區頂端,選取 [ 收件匣],然後以滑鼠右鍵按一下 [ 開啟關聯的內容] 表格

MFCMapi 中的 OOF 規則:

MFCMapi 中 OOF 規則的螢幕擷取畫面。

OOF 規則範本 MFCMapi:

在 MFCMapi 中的 OOF 規則範本的螢幕擷取畫面1。

OOF 回應記錄

每個收件者會傳送一次 OOF 回應。 OOF 回應所傳送的收件者清單會儲存在 OOF 記錄中,當您 (啟用或停) 用 OOF 狀態變更時,或是在修改 OOF 規則時,就會將其清除。 OOF 記錄會儲存在使用者的信箱中,並可使用 MFCMapi 工具,網址為: Freebusy Data > PR_DELEGATED_BY_RULE

在 MFCMapi 中的 OOF 規則範本的螢幕擷取畫面2。

注意

如果您想要將回應傳送給寄件者每次而不只是一次,您可以套用「使用特定郵件的伺服器回復」信箱伺服器端規則,而不是使用 OOF 規則。 此替代規則會在每次收到郵件時傳送回應。

疑難排解 OOF 問題

下列各節將討論 OOF 回復未傳送給寄件者的某些案例。 它們包含可能的修正程式,以及您可能會遇到的一些更常看到的 OOF 設定問題。

如果您未針對承租人中的所有使用者傳送 OOF 回復,則通常會出現傳輸規則。 使用 本文的步驟2,檢查所有可能套用至受影響信箱的傳輸規則。

如果您懷疑傳遞問題,請從 Office 365 租使用者執行 郵件追蹤 。 如果是 OOF 郵件,則原始郵件的寄件者會在追蹤時變成收件者。 您應該能夠判斷是否已觸發 OOF 回復,並將其傳送給外部或內部收件者。 郵件追蹤會明確指出傳輸規則是否要封鎖 OOF 回應。

有一種案例值得強調,以封鎖 OOF 回復的傳輸規則。 假設您已將 MX 記錄移至協力廠商反垃圾郵件計畫。 您已建立傳輸規則,拒絕任何來自協力廠商反垃圾郵件計畫以外的 IP 位址傳送的電子郵件。

傳輸規則會類似如下:

描述:

如果郵件:從組織外部接收
採取下列動作:拒絕郵件,並包含您不 > 允許略過 MX 記錄! ' 的說明。 狀態碼為: ' 5.7.1 '
除非郵件:寄件者 ip 位址屬於下列其中一個範圍: ' 1xx. 1xx '
ManuallyModified: False
SenderAddressLocation:信封

因為 OOF 規則具有空白的 ( # A2) 傳回路徑,OOF 規則意外符合傳輸規則,且 OOF 回應遭到封鎖。

若要修正此問題,請將「符合郵件中的寄件者位址」的「傳輸規則」屬性變更為「標頭或信封」,這樣就能針對 來自 (也稱為「標頭來源」 ) 、 寄件者回復至 ] 欄位進行檢查。 如需郵件流程規則條件的詳細資訊,請參閱 本文的「寄件者」一節。

在 MFCMapi 中,OOF 規則範本的螢幕擷取畫面3。

"JournalingReportNdrTo" 信箱設定

如果受影響的信箱是在 JournalingReportNdrTo 設定下設定的信箱,將不會為該信箱傳送 OOF 回復。 此外,日誌記錄電子郵件可能也會受到影響。 建議的做法是為 JournalingReportNdrTo 設定建立專用的信箱。 或者,您也可以將專用信箱設定為外部地址。

如需如何解決此問題的詳細資訊,請參閱 本文

信箱上已啟用轉送 SMTP 位址

如果受影響的使用者信箱已啟用 SMTP 轉寄,將不會產生 OOF 回復。 這可在下列任一位置中檢查:

  • 在用戶端的使用者信箱設定中 (例如 OWA) :

    轉發 SMTP 位址的螢幕擷取畫面。

  • 在 PowerShell:

    Get-Mailbox -Identity Daniel | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingSmtpAddress, ForwardingAddress
    

    使用 PowerShell 檢查轉送 SMTP 位址的螢幕擷取畫面。

  • 在 M365 入口網站的 [使用者屬性] 中:

    使用入口網站檢查轉發 SMTP 位址的螢幕擷取畫面。

如需如何解決此問題的相關資訊,請參閱 本文

在遠端網域上設定的 OOF 回復類型

您必須注意在 遠端網域 上設定哪一種 OOF 回復類型,因為這會影響 oof 回復。 如果 OOF 回復類型的設定不正確,根本不會產生 OOF 回復。

有四種 OOF 回復類型:

  • 外部
  • ExternalLegacy
  • InternalLegacy

如需這些 OOF 類型的詳細資訊,請參閱Set-RemoteDomain的「參數」一節中的AllowedOOFType專案。

您可以從Exchange 系統管理中心的 > 郵件流程 > 遠端網域檢查 OOF 回復類型。

使用入口網站檢查 OOF 回復類型的螢幕擷取畫面。

或者,您也可以執行下列 PowerShell Cmdlet:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AllowedOOFType

使用 PowerShell 檢查 OOF 回復的螢幕擷取畫面。

舉例來說,假設您有一個混合式組織,其中包含 Exchange 內部部署和 Exchange Online 中主控的信箱。 根據設計,如果 AllowedOOFType 設為 [ 外部],只有此案例中的外部郵件會傳送至 Exchange 內部部署。 若要將內部 OOF 郵件傳送至混合式環境中的 Exchange 內部部署,您必須將 AllowedOOFType 設定為 InternalLegacy

您也可以在信箱設定層級上使用此選項 (ExternalAudience:已知) 只會將外部 OOF 回復傳送給列出為連絡人的人員。 檢查設定的命令如下:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration daniel | fl ExternalAudience

使用 PowerShell 檢查 OOF 回復設定的螢幕擷取畫面。

遠端網域封鎖 OOF 回復

遠端網域上的另一個設定是您用來允許或防止在組織中的用戶端電子郵件程式自動回復的郵件。

這可以在 Exchange 系統管理中心的 > 郵件流程 > 遠端網域中找到。

使用入口網站檢查 OOF 回復封鎖的螢幕擷取畫面。

或者,您也可以執行下列 PowerShell Cmdlet:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AutoReplyEnabled

使用 PowerShell 檢查 OOF 回復封鎖的螢幕擷取畫面。

注意

如果設定值為 false,則不會將自動回復傳送給該網域中的使用者。 此設定優先順序高於在信箱層級或 OOF 類型 (所設定的自動回復,如前文所述) 所述。 請記住, false 是您建立之新遠端網域的預設值,也是 Exchange Online 中名為 "default" 的內建遠端網域的預設值。

如果電子郵件會標示為垃圾郵件,並傳送至垃圾郵件,則不會產生自動回復。

這會非常自我說明。

郵件追蹤顯示傳遞失敗

當您調查 OOF 回復問題時,您可能會在郵件追蹤中發現下列錯誤專案:

「550 5.7.750 服務無法使用。 已禁止用戶端從未註冊的網域傳送。

如果您發現此專案,您應該與 Microsoft 支援部門 聯繫,以瞭解為何強制取消註冊的域區塊。

其他 OOF 問題

當您建立、設定或管理 OOF 回復時,您也可能會遇到下列問題。

傳送舊的或重複的 OOF 郵件

如果傳送的是舊的或重複的 OOF 回復,請檢查重複的收件匣規則,並在找到一個時加以刪除。

如果沒有額外的收件匣規則,當 OOF 記錄達到其限制時,也可能會發生這個問題。 OOF 記錄的專案數目限制為10000個。 如果達到此臨界值,則無法將新使用者新增至 [歷程記錄] 清單。 在此情況下,OOF 回復將繼續傳送給尚未存在於清單中的收件者,並對收件者所傳送的每封郵件回復一次。 已在清單中的所有使用者將不會收到重複的 OOF 回復。

若要解決此問題,請使用下列其中一種方法。

方法 1

  1. 從信箱移除 OOF 規則和 OOF 規則範本。 若要尋找規則,請參閱 OOF 規則詳細資料 區段。
  2. 停用信箱的 OOF 功能,然後重新啟用。
  3. 再次檢查 OOF 功能是否如預期般運作,而且不會發生這些徵兆。

方法 2

如果方法1未解決問題,請移除 OOF 回應記錄。

  1. 停用 Outlook 中的自動回復(如果目前已啟用並結束 Outlook)。

  2. 登入MFCMapi工具,然後選取 [工具 > 選項]。

  3. 選取下列核取方塊:

    • 呼叫 OpenMsgStore 時使用 MDB_ONLINE 旗標
    • 呼叫 OpenEntry 時使用 MAPI_NO_CACH 旗標
  4. 選取 [會話 > 入]。

  5. 選取信箱的 Outlook 設定檔,然後按兩下加以開啟。

  6. 展開 [ 根容器 ],然後選取 [ Freebusy 資料]。

  7. 在 [其他名稱] 欄中,以滑鼠右鍵按一下具有0x3FE30102標記的PR_DELEGATED_BY_RULE屬性,指向 [編輯成資料流程],然後選取 [二進位]。

  8. 選取 [ **資料流程 (二進位) ** ] 方塊中的所有文字,然後加以刪除。

傳送兩個不同的 OOF 郵件

如果傳送兩個不同的 OOF 郵件,但您未找到額外的收件匣規則,則原因可能是 Outlook 用戶端中的 OOF 規則。 若要檢查和刪除這類規則,請遵循下列步驟:

  1. 在 Outlook 用戶端中,選取 [ > 自動回復 > 規則]。

  2. 選取 OOF 規則,然後選取 [ 刪除規則]。

    刪除自動回復規則

無法啟用自動回復,並收到錯誤訊息

當您嘗試從 Outlook 用戶端存取自動回復時,會收到下列錯誤訊息:

「無法顯示您的自動回復設定,因為伺服器目前無法使用。 請稍後再試一次。」

若要協助縮小此問題的範圍,請遵循下列步驟:

  • 確認已在信箱上啟用 EWS 通訊協定。 OOF 回復取決於此通訊協定。 (請注意,重新啟用通訊協定可能需要數小時。 )

  • 執行下列 Cmdlet 來啟用 OOF 功能:

    Set-MailboxAutoReplyConfiguration <identity> -AutoReplyState Enabled
    
  • 檢查 OOF 功能是否如預期的方式運作。

  • 如果問題仍然存在,請複查信箱上的規則配額:

    Get-mailbox -identity <mailbox> | fl RulesQuota
    

    檢查信箱身分識別的螢幕擷取畫面。

    根據預設,RulesQuota 參數的最大值為 256 KB (262144 bytes) 。 這取決於規則的大小,而不是規則數目。

  • 從信箱移除 OOF 規則和 OOF 規則範本。 若要尋找規則,請參閱 OOF 規則詳細資料 區段。 移除規則之後,您可以重新啟用 OOF 功能,然後重新進行測試。

即使已停用 OOF 也會傳送自動回復

在某些情況下,OOF 郵件仍會傳送,即使該功能已停用也是一樣。 這可能會發生在使用 [外出] 範本手動建立規則時。