識別使用 Viva Topics 將標準工作自動化的機會
您想要如何使用 Viva Topics 會影響組織中的角色。 Viva Topics 可協助自動化各種案例，例如上線、訓練和知識共用，特別是與遠端工作的人員一樣。 Viva Topics 可協助員工透過人員卡片與專家聯繫。
組織中不同的角色在使用主題時，將體驗到不同的檢視、存取、互動和案例。
- 案例1：角色上線和訓練
了解新組織的術語、重要專案及文化是上線的重要步驟。 輕鬆探索主題可協助新員工在新的工作、角色或專案中快速上手。 - 案例2：尋找專長和資訊共用
將主題加以管理和共用之後，組織中的人員可以更輕鬆找到資訊和專家來協助工作。 - 案例3：擴大決策和加速上市時間。只要能輕鬆找到資訊和專家，就能更輕鬆做出決策，並縮短專案時間。
Viva Topics 可以將各種案例自動化，以提升生產力並降低成本。
案例 1：角色上線和訓練
人力資源經理需要提供資訊給新員工，協助他們在公司及小組中快速上線。 經理應該提供正確的資源、文件和小組成員，幫助新員工快速有效率地上線。 這可讓新員工快速找到所需的資訊，而不需要搜尋多個存放庫，或放棄他們已在使用的應用程式。
例如，Jordan 擔任新的角色或剛被雇用，才剛起步。 Jordan 想儘快融入來展現生產力，但需要有人幫忙找到起點。 在 Jordan 之前，Kim 擔任的角色是建立主題頁面，協助新員工和任何其他人尋找該資訊。
案例 2：尋找專長和資訊共用
Viva Topics 可讓您的人員尋找專家，並在工作流程中分享資訊，以提高生產力並改善工作滿意度。
例如，Kim 是一位 SME，有權查看未經確認的主題頁面。 未確認的主題頁面是絕佳起點，可查看 AI 已發現和建立的資料，Kim 能夠加以編輯來新增專家資源、定義，並釘選其他資源。
Jordan 在 SharePoint 上閱讀新文章時看到重點主題，就將滑鼠游標移到主題上來快速定義術語，還找到可提問的連絡人。 之前，Jordan 可能必須四處搜尋此資訊，並連絡同事來找人提問。 這讓 Jordan 感覺在新角色上更得心應手。
透過主題公開此資訊非常有用，因為雖然以前就有此資訊，但可能孤立某處，很難找到。 將此資訊帶進 Jordan 使用的應用程式，還找到這些專家，也能夠促進參與感和共同使命感。 這也有助於他們感覺在新角色上更得心應手。
在 Viva Topics 中自動化此案例，以確保：
- 新員工可以在正確專案上快速聯繫到適當人員。
- 新員工可以在工作流程內立即存取最新專案資訊。
- 大幅縮短搜尋時間。
- 大幅縮短上線時間。
案例 3：擴大決策和加速上市時間
Microsoft 在 2020 年「變動中世界的知識分享」報告中，以問卷調查混合式工作環境中的資訊存取、恢復能力和成本節省。 此問卷以各種產業的 IT、商務、高階決策者和知識分享工具使用者為對象。 此問卷的重點包括：
- 平均而言，如果員工不需要搜尋資訊，或花時間重新建立資訊，則每週可能節省 4 到 6 小時，每日生產力恢復 11% 到 14%。
- 52% 的資訊工作者表示，知識分享工具最吸引人的好處在於能夠更快速找到資訊，可以將更多時間花在更有意義的工作上。
- 就知識工作者而言，其他主要好處包括不太需要重新建立資訊，而且真相來源只有一個。
- 49% 的決策者希望能夠提高員工生產力以節省時間和金錢。
- 45% 的決策者在小組成員離開組織或更換新角色時，第一要務是保存從工作經驗中學到的知識。
您可以讓客戶服務快速尋找檔案和專家，以協助處理不尋常的問題，並快速記錄答案，讓其他人輕鬆存取 Viva Topics。
例如，支援代表需要快速尋找知識庫文章、文件和原則，以支援客戶。 他們希望適時找到正確的資訊，而不需要手動篩選數個資料庫、存放庫、應用程式，或匆忙結束通話。 這可讓他們保持在主要通話提示內，並存取原則、法規和指導方針，以快速回應問題並更新案例。
在 Viva Topics 中自動化此案例，以確保：
- 縮短支援通話時間。
- 減少呈報第二層和第三層支援。
- 減少特定案例的回電次數。
- 提高客戶滿意度。