探索 Viva Topics 的最佳做法

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使用這個七步驟的最佳做法檢查清單來啟動 Viva Topics、找出改進領域，以及找出障礙。

  1. 評估您目前的控管模型。
  2. 執行權限規劃。
  3. 開發策略擁有權與預算。
  4. 評估您的內容整備程度和主題類別。
  5. 檢查您的 SharePoint 使用情況報告。
  6. 檢閱搜尋連接器和搜尋改進。
  7. 請考量試驗主題管理或內容處理功能。

啟動 Viva Topics 之前，有幾個重要問題需要考慮：

  • 是否有特定網站具有敏感數據，您不希望從所有網站或具有敏感數據的網站以外的所有網站探索 Topics？
  • 是否有敏感性資料需要敏感度標籤以確保其不被探索？
  • 誰能夠看到主題深入解析？
  • 誰將在需要的地方管理及建立主題？
  • 您想要作為主題中心的 URL？ 您必須提供 SharePoint 位址。

步驟 1：評估您目前的控管模型

藉由查看下列項目，了解並定義商務問題與目標，以發表您的知識策略：

  • 什麼是知識文化、使用者如何共用和共同作業，創新在哪裡發生？
  • 貴組織目前擁有哪些知識？以及知識目前位於何處？ 組織部門、地理位置、應用程式和存放庫的差距和重疊在哪裡？ 這應該包含隱性和明確知識、結構化和非結構化內容。
  • 您已實作哪些解決方案、採用哪些解決方案、其中的重疊和落差，以及如何 Viva Topics 協助簡化知識並讓人員成為知識的中心？
  • 不同的常見主題類型是什麼？ 部分選項包括專案名稱、客戶和產品。

步驟 2：執行權限規劃

Viva Topics 遵守您在 Microsoft 365 中為內容設定的許可權。 除了標準小組或網站權限之外，請使用敏感度標籤或資料外洩防護來限制內容的存取。 此外，定期檢閱使用者對敏感性資訊的存取權。 使用這些工具以確保在組織內部適當地設定您的內容權限。 然後主題體驗可以提供實用且適當的資訊。

必須正確地管理並保護整個目前內容的內容庫存和使用者存取權。 例如，具有公司投資相關資訊之專案的新產品應該只有授權人員可以存取此產品。 如果將 SharePoint 上的內容和權限設定為更廣泛的人員群組，敏感性資訊可能會意外地在應為列為機密時進行共用。

使用安全性與隱私權的最佳做法

我們建議您使用這些工具以確保在組織內部適當地設定您的內容權限。 然後主題體驗可以為您的使用者提供實用且適當的資訊。

如果您想要從主題體驗中完全排除某些主題，您也可以：

  • 從主題探索中排除敏感性 SharePoint 網站。 這些網站中的內容不會出現在主題體驗中。
  • 根據名稱排除主題。 明確排除的主題不會出現在主題體驗中。
  • 請知識管理員移除主題中心中的主題。

我們建議這些安全性和隱私權最佳做法：

  • 從組織的不同區域招募具有各種專業知識的知識管理員，並存取 AI 使用的基礎內容。 這可協助您為使用者策劃最實用的知識，並移除敏感性資訊 (如果找到的話)。
  • 設定要求變更的工作流程。 知識管理員或者小組或網站擁有者應該擁有一個要求排除主題或網站的流程，因為貴組織內已啟動新專案，或者在他們發現內容具有不適當的權限設定時。
  • 建立主題描述時，請注意對象和資訊的敏感性。 沒有主題來源內容權限的使用者可能會看到這些描述。 雖然您可以變更個別主題頁面上的權限，以縮小特定使用者群組的存取權，但是因為需要高度的系統管理工作，所以我們不建議這個方法。

步驟 3：開發策略擁有權與預算

如需 Viva Topics 一般最佳做法，請開發與操作技術相關聯的策略性擁有權和預算，以獲得領導階層核准。 問問自己：

  • 我們是否應該從有限的試驗或有限的推出開始？
  • 如何繼續購買 Viva Topics？
  • Viva Topics 需要哪些授權考慮？
  • 取得這項工作資源的程序是什麼？
  • 決定適當價值和 ROI 時要著重的適用商業使用案例是什麼？ 

步驟 4：評估您的內容整備程度和主題類別

執行目前環境的分析。 這項分析稱為內容盤點，可清楚了解您所有的內容，指出您擁有的內容,及突顯遺漏的內容。 藉由新增主題定義、編輯關連和主題類別，以改善網路。

步驟 5：檢查您的 SharePoint 使用情況報告

提取 SharePoint 使用情況報告來分析 SharePoint 使用情況。 這些報告會提供特定區域或部門如何從 SharePoint 伺服器使用 SharePoint 和 Office 365 以與小組共用的深入解析。 ​
分析處理元件會產生兩種以使用事件類型為基礎的報告：

  • 「常用性趨勢」會顯示網站集合、網站，或是程式庫或清單中個別項目的使用事件統計資料。
  • 「最常用項目」會顯示程式庫或清單中所有項目的使用事件統計資料。

這些報告會針對每個使用事件類型加以細分。 預設的使用事件類型如下：

  • 檢視：單一項目、頁面或文件的檢視次數。
  • 顯示的建議：項目、頁面或文件顯示為建議的次數。
  • 點閱的建議：單一項目、頁面或文件顯示為建議時的點閱次數。

步驟 6：檢閱搜尋連接器和搜尋改進

Viva Topics 會使用 Microsoft 和合作夥伴生態系統中的 Graph 內容連接器，將專案連線並推送至 Microsoft 搜尋 索引。 基本程序包含下列步驟：

  1. 在 Microsoft 365 系統管理中心新增 Graph 內容連接器。
  2. 為連線命名。
  3. 設定連線設定。
  4. 管理搜尋權限。
  5. 指派屬性標籤。
  6. 管理結構描述。
  7. 重新整理設定。
  8. 檢閱連線。

請在此課程模組結尾檢視資源清單，以取得如何設定 Graph 內容連接器* 的詳細資訊。

步驟 7：考量試驗主題管理或內容處理功能

在向整個組織推出 Viva Topics 之前，請考慮使用試驗群組的用戶來測試其主題管理或內容處理功能。 設定明確的目標、決定試驗期間長度、選擇您的風雲人物，以及開發上線和通訊計劃。