步驟 4 - 將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工,或轉換成共用信箱

在此步驟中,您會將離職員工的電子郵件地址指派給另一位員工,或將使用者的信箱轉換成共用信箱。

將離職員工的信箱轉換成共用信箱

當您將使用者的信箱轉換成共用信箱時,會保留所有現有的電子郵件和行事曆。 現在,它位於一個共用信箱中,其中有幾個人可以存取它,而不是一個人。 您可以視需要將共用信箱轉換回使用者, (私人) 信箱。

  • 建立共用信箱的成本較低,因為 只要信箱小於 50 GB,您就不需要支付授權費用。 如果超過 50 GB,您必須指派授權給它。
  • 假如您將信箱轉換成共用信箱,也能取得所有舊的電子郵件。這可能佔用大量空間。
  • 如果您設定電子郵件轉寄,則只會將傳送給離職員工 的新 電子郵件傳送給目前的員工。

請遵循下列步驟 ,將使用者的信箱轉換成共用信箱

將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工

重要

如果您要設定電子郵件轉寄或共用信箱,最後請勿刪除離職員工的帳戶。 該帳戶必須存在以做為電子郵件轉寄或共用信箱功能的錨點。

  1. 在系統管理中心中,移至 [使用者] > [作用中使用者] 頁面。
  2. 選取您要封鎖的員工名稱,然後選取 [ 郵件] 索引卷 標。
  3. [電子郵件轉寄] 底 下,選 取 [管理電子郵件轉寄]
  4. 開啟 [ 轉寄傳送至此信箱的所有電子郵件]。 在 [ 轉寄位址 ] 方塊中,輸入即將取得電子郵件之目前員工的電子郵件地址。
  5. 選取 [儲存]。
  6. 請記住,不要刪除離職員工的帳戶。

取消Outlook會議

請務必取消先前使用者在其行事曆上的所有會議。 這可讓使用者移除先前使用者所建立的會議。

如果人員有預約設備或會議室的會議,則在取消這些會議之前,將無法預約會議。 如需步驟,請參閱 刪除約會或會議

在 Outlook 中開啟及使用共用信箱

存取另一個人員的信箱

Exchange Online中的 Exchange 系統管理中心

管理員另一個人的郵件和行事曆專案