建立共用信箱

  • 發行項

注意事項

如果您的組織使用混合式 Exchange 環境，您應使用內部部署 Exchange 系統管理中心 來建立及管理共用信箱。 請參閱在 Exchange 系統管理中心建立共用信箱

如果您不確定應該建立共用信箱或者 Outlook​​ 的 Microsoft 365 群組，請參閱比較群組以取得指導。 無法將共用信箱移轉至 Microsoft 365 群組。

建立共用信箱，讓一組人員可以監視和傳送來自常見電子郵件地址的電子郵件，例如 info@contoso.com。 當這組人員中有人回覆傳送到共用信箱的郵件時，電子郵件會顯示為由共用信箱寄出，而不是由個別使用者寄出。

共用信箱中也包含了共用行事曆。 您的小組可以使用共用行事歷作為每個人輸入約會的位置。 例如，如果您有 3 個人進行客戶造訪，則都可以使用共用行事歷來輸入客戶造訪資訊。

建立共用信箱前，請務必閱讀關於共用信箱，以取得詳細資訊。

提示

如果您需要本主題中步驟的協助，請考慮與 Microsoft 小型企業專家合作。 有了 [商務小幫手]，您和員工會隨著業務成長，從上線到日常使用，取得小型企業專家的全天候存取權。

建立共用信箱和新增成員

  1. 使用全域系統管理員帳戶或 Exchange 系統管理員帳戶登入。 如果您收到 [您沒有存取這個頁面或執行這個動作的權限] 訊息，則代表您不是系統管理員。
  1. 在系統管理中心，移至 Teams & 群組>共用信箱 頁面。
  1. 在 系統管理中心，移至 [Teams & 群組>共用信箱] 頁面。

  1. 在 [共用信箱] 頁面上，選取 [+ 新增共用信箱]。 輸入共用信箱的名稱。 這會選擇電子郵件地址，但您可視需要進行編輯。

  2. 選取 [儲存變更]。 您可能需要等待幾分鐘之後才能開始新增成員。

  3. 在 [後續步驟] 底下選取 [將成員新增到此信箱]。 成員是指能檢視此共用信箱的內送郵件以及外寄回覆的人員。

  4. 選取 [ 新增成員] 按鈕。 選取您想要使用此共用信箱的人員，然後選取 [ 新增]。 然後 關閉。

您已經擁有共用信箱，且其中包含了共用行事曆。 請繼續進行下一個步驟：封鎖登入共用信箱帳戶。

應該使用哪些權限？

以下是可與共用信箱搭配使用的權限：

  • 完整存取：「完整存取」權限可讓使用者開啟共用信箱，並做為該信箱的擁有者。 在存取登入共用信箱後，使用者可以建立行事曆項目，讀取、檢視、刪除和變更電子郵件，以及建立工作和行事曆連絡人。 不過，除非具有「完整存取權」權限的使用者也有「傳送為」或「代理傳送者」權限，否則無法從共用信箱傳送電子郵件。

  • 傳送為：「傳送為」權限可讓使用者在傳送郵件時模擬共用信箱。 例如，如果 Katerina 登入共用信箱 Marketing Department 並傳送一封電子郵件，看起來就像是 Marketing Department 傳送該電子郵件。

  • 代理傳送者：「代理傳送者」權限可讓使用者代表共用信箱傳送電子郵件。 例如，如果 John 登入共用信箱 Reception Building 32 並傳送一封電子郵件，該電子郵件看起來就像由「John 代表 Reception Building 32」傳送。 您不能使用 EAC 來授與「代理傳送者」權限，而必須使用 Set-Mailbox Cmdlet 搭配 GrantSendonBehalf 參數。

注意事項

[傳送為] 和 [代理傳送者] 權限無法在 Outlook 電腦版用戶端的 HiddenFromAddressListsEnabled 參數於信箱中設為 True 時使用，因為它們需要信箱能透過全域通訊清單顯示在 Outlook 中。

使用 EAC 來編輯共用信箱委派

  1. 在 Exchange 系統管理中心，移至 [收件者>信箱]。 選取共用信箱，然後選取 [編輯]圖示。

  2. 在 [信箱權限] 下，選取 [管理信箱委派]。

  3. 若要授與或移除 [完整存取] 和 [傳送身分] 許可權，請選取 [新增圖示]， 或選取 [移除移除] 圖示 ，然後選取您要授與許可權的使用者。

    注意事項

    [完整存取] 權限可讓使用者開啟信箱，以及在信箱中建立與修改項目。 [以下列傳送 ] 權限可讓任何人 (信箱擁有者除外) 從該共用信箱傳送電子郵件。 這兩者是成功共用信箱作業的必要權限。

  4. 選取 [儲存] 以儲存變更。

封鎖登入共用信箱帳戶

每個共用信箱都有對應的使用者帳戶。 注意到當您建立共用信箱時，系統如何要求您提供密碼嗎？ 帳戶有密碼，但它是系統產生的密碼 (未知)。 您不應使用該帳戶登入共用信箱。

但是如果系統管理員重設共用信箱使用者帳戶的密碼，該怎麼辦？ 或者如果攻擊者能夠存取共用信箱帳號憑證，該怎麼辦？ 這可讓使用者帳戶登入共用信箱，並傳送電子郵件。 若要避免發生此情況，您需要封鎖與共用信箱相關聯的帳戶登入。

  1. 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。
  1. 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。

  1. 在使用者帳戶清單中，找出共用信箱的帳戶 (例如，將篩選變更為 [未授權的使用者])。

  2. 選取使用者以開啟其屬性窗格，然後選取 [ 封鎖登入]。

    注意事項

    如果該帳戶已封鎖，[封鎖登入] 將會顯示在頂端，且圖示上會顯示 [解除封鎖此使用者]。

  3. 在 [ 封鎖登入 ] 頁面上，選取 [ 封鎖使用者登入]，然後選取 [ 儲存變更]。

如需如何使用 Microsoft Graph PowerShell (同時包含許多帳戶) 封鎖帳戶登入的指示，請參閱 使用 PowerShell 封鎖 Microsoft 365 用戶帳戶。

將共用信箱新增至 Outlook

如果您在貴公司啟用了自動對應功能 (根據預設，大多數人都會這麼做)，當使用者關閉並重新啟動 Outlook 後，共用信箱就會自動顯示在使用者的 Outlook 應用程式中。

自動對應是在使用者的信箱中設定，而非共用信箱。 也就是說，如果您嘗試使用安全性群組來管理哪些人員可以存取共用信箱，自動對應將無法運作。 因此，若要使用自動對應，您就必須明確地指派權限。 根據預設會啟用自動對應。 若要瞭解如何將它關閉，請參閱移除共用信箱的自動對應。

若要深入了解 Outlook 中的共用信箱，請參閱：

在行動裝置上使用共用信箱 (手機或平板電腦)

有兩種方式可以行動裝置上存取共用信箱：

注意事項

您只能將共用信箱新增至 iOS 版 Outlook 應用程式或 Android 版 Outlook 行動裝置應用程式

使用共用行事曆

當您建立共用信箱時，系統會自動建立共用的行事曆。 相較於 SharePoint 行事曆，我們比較喜歡使用共用信箱行事曆來追蹤約會與人員的所在位置。 共用行事曆已與 Outlook 整合，因此使用性更勝 SharePoint 行事曆。

  1. 在 Outlook 應用程式中，移至行事曆檢視並選取共用信箱。

  2. 當您輸入會議或約會時，身為共用信箱成員的每個人都可以看到這些會議或約會。

  3. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 身為共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

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從共用信箱移除授權 (文章)