概觀：移除離職員工並保護資料

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我們經常會遇到的問題是：「我該怎麼做來保護資料，並在員工離開我的組織時保護存取權？」本文系列說明如何封鎖對 Microsoft 365 的存取，讓這些使用者無法登入 Microsoft 365、您應該採取的步驟來保護組織資料，以及如何允許其他員工存取電子郵件和 OneDrive 資料。

開始之前

您必須是全域管理員，才能完成此解決方案中的步驟。

若要完成本系列中的步驟，請使用這些 Microsoft 365 功能和功能。

產品或元件	功能
Microsoft 365 系統管理中心	轉換信箱、轉寄電子郵件、撤銷存取權、移除使用者
Exchange 系統管理中心	封鎖使用者、封鎖電子郵件存取、抹除裝置
OneDrive 和 SharePoint	將存取權授與其他使用者
Outlook	匯入 pst 檔案，新增信箱
Active Directory	移除混合式環境中的使用者

解決方案：移除離職員工

重要事項

雖然我們已編號此解決方案中的步驟，而且您不需要使用確切的順序來完成解決方案，但建議您以這種方式執行步驟。

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步驟	這樣做的原因
步驟 1 - 防止離職員工登入並封鎖對 Microsoft 365 服務的存取	這會封鎖您的離職員工登入 Microsoft 365，並防止該人員存取 Microsoft 365 服務。
步驟 2 - 儲存離職員工信箱的內容	這對於即將接管員工工作的人員或有訴訟的人員很有用。
步驟 3 - 抹除並封鎖離職員工的行動裝置	從手機或平板電腦中移除您的業務資料。
步驟 4 - 將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工，或轉換成共用信箱	這讓離職員工的電子郵件地址也能繼續保持有效。 如果客戶或合作夥伴仍將電子郵件傳送到離職員工的地址，這樣做可讓他們與接掌工作的人員取得聯繫。
步驟 5 - 授與另一位員工 OneDrive 和 Outlook 資料的存取權	如果您只移除使用者的授權，但不刪除帳戶，則使用者 OneDrive 中的內容將會保留，即使超過 30 天後仍可存取。 刪除帳戶之前，您應該將其 OneDrive 和 Outlook 的存取權授與另一位使用者。 刪除員工的帳戶之後，其 OneDrive 和 Outlook 中的內容會保留 30 天。 不過，在這 30 天內，您可以還原使用者的帳戶，並取得其內容的存取權。 如果您還原使用者的帳戶，即使 30 天后，您仍可存取 OneDrive 和 Outlook 內容。
步驟 6 - 從離職員工中移除和刪除 Microsoft 365 授權	當您移除授權時，您可將授權指派給其他人員。 或者，您也可以刪除授權，這樣就不必在雇用另一位人員之前繼續付費。 當您移除或刪除授權時，使用者的舊電子郵件、連絡人和行事曆會保留 30 天，然後永久刪除。 如果您移除或刪除使用者的授權，但不刪除帳戶，則使用者 OneDrive 中的將會保留，即使超過 30 天後仍可存取。
步驟 7 - 刪除離職員工的使用者帳戶	這會從您的系統管理中心移除帳戶。 保持有條不紊。 不會收到前員工使用者帳戶的電子郵件。

觀看：刪除使用者概觀

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貴組織是否使用 Active Directory？

如果您的組織從本機 Active Directory 環境將使用者帳戶同步處理至 Microsoft 365，您必須在本機 Active Directory 服務中刪除並還原這些使用者帳戶。 您無法在 Microsoft 365 中刪除或還原它們。

若要瞭解如何在 Active Directory 中刪除和還原使用者帳戶，請參閱 刪除使用者帳戶。

如果您使用Microsoft Entra識別碼，請參閱Remove-MgUser PowerShell Cmdlet。

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