在電子檔探索 (Premium) 中標記檢閱集中的檔

  • 發行項

在電子檔探索程式中完成各種工作流程，在檢閱集中組織內容非常重要。 此工作流程包括：

  • 消除不必要的內容
  • 識別相關內容
  • 識別必須由專家或律師檢閱的內容

專家、律師或其他使用者在檢閱檢閱集內的內容時，可以使用標籤來擷取他們對於該內容的意見。 例如，如果目的是要揀選不必要的內容，使用者可以使用「沒有回應」之類的標籤來標記文件。 檢閱並標記內容之後，即可建立檢閱集搜尋，以排除任何標記為「沒有回應」的內容。 此程式會從電子檔探索工作流程的後續步驟中排除沒有回應的內容。

您可以使用 標籤板 來定義標籤，並檢閱組織中所有案例和檢閱集的工作流程。 這個方法是重新建議的方法，有助於提供標記的結構和標準化，以確保搜尋能識別整個組織中的類似內容。 當卷標範本不符合您的需求時，您也可以使用個別檢閱集中的標記面板，針對每個案例自定義標籤，但此處建立的標籤特別適用於個別案例和檢閱集。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

標籤類型

eDiscovery (Premium) 提供兩種類型的標記：

  • 單一選取標籤：限制檢閱者選取標籤的單一標記。 這些類型的標記有助於確保檢閱者不會選取衝突的標籤，例如「回應式」和「沒有回應」。 單一選擇標籤會顯示為單選按鈕。
  • 多重選取標籤：允許檢閱在標記群組內選取多個標籤。 這些類型的標記會顯示為複選框。

標記群組

除了標記類型之外，標籤標記群組的組織方式結構也可用來讓標記檔更具直覺性。 標籤標會組織在標記群組中。 檢閱集搜尋支援依卷標和標籤群組進行搜尋的功能。 這表示您可以建立檢閱集搜尋，以擷取以群組或群組本身中任何標記標記的檔。

例如，如果您需要識別及標記特殊許可權內容，可以使用群組來清楚檢閱者可以將文件 標記為 [ 特殊許可權] (標籤群組) ，然後選取 [ 律師工作產品 (特定標籤) 作為標籤的許可權類型。

卷標區段內的巢狀標記。

(預覽) 的標記範本

卷標範本可用來定義和標準化標籤，以及組織中所有案例和檢閱集的檢閱工作流程。 每個卷標範本都包含標籤群組，您可以在其中建立個別標籤的群組結構。 您可以在電子檔案探索的 [卷標 範本 ] 區段中建立標籤 (進階) 設定。

建立卷標範本

若要建立新的標籤板，請完成下列步驟：

  1. 在 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，選取 [電子檔探索>進階]，然後選取 [電子檔探索 (進階) 設定]。
  2. 選取 [標記範本]。
  3. 在 [ 管理卷標範本] 頁面上，選取 [ 建立]。
  4. 在 [ 新增卷標範本 ] 頁面上，輸入標籤的名稱和描述。
  5. 在初始標記群組中，輸入標記組名，並使用下拉式清單來定義這是 多重選取 或 單 選標記群組。
  6. 在標記群組中輸入至少一個標籤名稱。 選 取 [新增標籤 ] 以將其他標籤新增至標記群組。
  7. 如有需要，請選取 [新增卷標群組 ]，將其他標籤群組和標籤新增至卷標範本。
  8. 在 [新增卷標範本] 頁面右側的 [預覽 ] 窗格中預覽卷 標範本 群組和標籤結構。
  9. 完成時，選取 [ 儲存]。

卷標範本現在可用於組織中的所有案例和檢閱集。

管理標籤

建立標籤之後，您可以編輯或刪除它。 您也可以檢視卷標範本的相關信息，包括建立或上次修改的日期。

若要編輯標籤範本，請在 [管理卷標範本] 頁面上選取標籤 名稱 ，然後選取 [ 編輯]。 在 [ 編輯卷標範本 ] 頁面上，您可以編輯標籤名稱、描述，以及標記群組和標籤標。 完成後，選取 [儲存]。

若要刪除標籤板，請在 [管理卷標範本] 頁面上選取標籤 名稱 ，然後選取 [ 刪除]。 選取 [是 ] 以確認刪除，或選取 [否 ] 以取消刪除。

將卷標範本套用至案例和檢閱集

建立卷標範本之後，您可以將它套用至檢閱集。 當您建立新的檢閱集或編輯現有的檢閱集時，可以套用卷標範本。

若要將標籤板套用至新的檢閱集，請完成下列步驟：

  1. 在 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，選取 [電子檔探索進階>]。
  2. 選取 [ 案例] 索引標籤，然後選取案例。
  3. 在此情況下，請選取 [ 檢閱集]、選取檢閱集，然後選取 [ 開啟檢閱集]。
  4. 在檢閱集命令行上，選取 [ 管理>標籤]。
  5. 在 [ 管理標籤] 頁面上，刪除空白標記群組，然後選取 [ 匯入卷標範本]。
  6. 在 [ 匯入卷標範本 ] 飛出視窗頁面上，選取您要套用至檢閱集的卷標範本，然後選取 [ 匯入]。
  7. 如有需要，您可以編輯套用至案例和檢閱集的標籤。
  8. 選 取 [儲存 ] 將標籤套用至案例和檢閱集。

套用的標籤範本現在可用於案例和所有包含的檢閱集。

建立特定案例或檢閱集的標籤

如果您選擇不針對特定案例或檢閱集使用標籤板，您可以直接在檢閱集中建立標籤。 當您需要建立案例或檢閱集專屬的標籤時，這會很有用。 不過，這些標記對案例或檢閱集而言是唯一的，而且無法在其他案例或檢閱集使用。

將標籤套用至檢閱集中的專案之前，您必須建立標記結構。

  1. 開啟檢閱集，然後在檢閱集命令行上，選取 [管理>標籤]。
  2. 在 [ 管理標籤] 飛出視窗頁面上，輸入 標記組名 ，然後選取標籤 群組的 [多重選 取] 或 [單一選 取]。
  3. 在標記群組中輸入一或多個標籤。 選 取 [新增標籤 ] 以將其他標籤新增至標記群組。
  4. 如果需要更多標記群組和標籤，請選取 [新增卷標 群組 ]。
  5. 在 [新增卷標範本] 頁面右側的 [預覽 ] 窗格中預覽卷 標範本 群組和標籤結構。
  6. 選 取 [儲存 ] 將標籤群組和標籤套用至案例和檢閱集。

套用標籤

在標記範本或自定義標記的標記結構就緒后，檢閱者可以藉由設定標記設定，將標籤設定，將標籤的標記至檢閱集中的專案。

  1. 在檢閱集命令行中，選取 [ 標記檔案 ] 以顯示 [ 標記檔案] 飛出視窗頁面 (也稱為 標記面板) 。

  2. 在 [ 標記檔案] 飛出視窗頁面上，您可以設定下列選項來設定如何標記檢閱集中顯示的專案。 目前套用至檢閱集的篩選或篩選查詢會決定要顯示哪些專案，因此可以套用標籤的專案。 如需詳細資訊，請參閱 [查詢和篩選檢閱集中的內容]。

    • 選擇選取範圍。 選擇下列其中一個選項，以判斷要套用標籤的項目範圍。

      • 標記選取的專案：此選項會將標籤套用至您選取的專案。 您可以在啟動標記面板之前或之後選取專案。 此選項會即時顯示 () 已標記的選取項目數目。
      • 標記清單中的所有專案：此選項會將標籤套用至檢閱集中顯示的所有專案。 此選項會顯示標記的項目總數。

    • 展開選取範圍：使用下列選項來標記與檢閱集中已標記專案相關的其他專案。 視案例設定中啟用的 [啟用群組] 選項而定，您會看到下列選項：

      停用 [在設定中開啟群組] ：

      • 無：此選項不會將標記套用至相關聯的系列專案或相關聯的交談專案。 它只會將標籤套用至選取的專案或檢閱集清單中的所有專案。
      • 包含系列群組：此選項會將相同的標籤套用至標記專案的相關聯系列專案。 系列專案 是共用相同 FamilyId 元資料屬性值的專案。 例如，附加至電子郵件訊息的檔會與電子郵件訊息共用相同的 FamilyId 。 因此，如果針對此範例選取此選項，則會標記電子郵件訊息和檔，即使檔可能未包含在檢閱集專案的清單中也一樣。
      • 包含交談群組：此選項會將相同的標籤套用至與標記專案相同的Teams或 Viva Engage交談中的所有專案。 交談專案 是共用相同 ConversationId 元數據屬性值的專案。 交談的所有訊息、貼文和對應的文字記錄檔都會共用相同的 ConversationId。 如果選取此選項，則會標記相同交談 (和文字記錄檔) 中的所有專案，即使其中某些交談專案可能不會包含在檢閱集專案的清單中也一樣。 如需對話專案的詳細資訊，請參閱 Microsoft Teams 中內容的電子檔探索 (進階) 工作流程中的一節。

      注意事項

      包含系列或交談群組並不會變更 [標記 選取 的專案] 或 [標記 清單中的所有專案 ] 選項中顯示的項目計數。 換句話說，不會顯示標記的群組項目數目。

      開啟 [啟用設定中的群組] 時：

      • 無：此選項不會將標記套用至系列群組專案或交談群組專案。 它只會將標籤套用至選取的專案或檢閱集清單中的所有專案。
      • 包含系列群組：此選項會將相同的標籤套用至標記專案的相關聯系列專案。 系列群組 項目是共用相同 GroupId 元資料屬性值的專案。 例如，附加至 PowerPoint 檔案的檔會與文件共用相同的 GroupId 。 因此，如果在此範例中選取此選項，則會同時標記檔和 PowerPoint 檔案。 這兩者會分組在檢閱集項目的清單中。
      • 包含交談群組：此選項會將相同的標籤套用至與標記專案相同的電子郵件、Teams 或 Viva Engage 交談中的所有專案。 交談群組 項目是共用相同 ThreadId 元數據屬性值的專案。 交談的所有訊息、貼文和對應的文字記錄檔都會共用相同的 ThreadId。 如果選取此選項，則會標記相同交談 (和文字記錄檔) 中的所有專案。 所有項目都會群組在檢閱集項目的清單中。

    • 指派標籤：本節會顯示標籤群組 (組織的標籤，) 您可以套用至檔。 這些是使用標籤標範本指派的標記群組和標籤標，或您為此案例建立的自定義標籤標群組和標籤。 每個標籤群組只能套用單選按鈕) (識別的單一選擇標籤。 不過，您可以套用複選框) (識別的多個多重選擇標籤。

  3. 選 取 [套用標籤] 以根據您的設定套用標籤。

    標記面板上的每個標記群組都會顯示 [套 用標籤] 狀態消息，以指出標記作業已啟動。 [ 指派 標籤] 區段中每個標籤群組的標籤會呈現灰色，直到作業完成為止。

提示

如果您正在設定標記面板上的設定，但想要重新開始，請選取 [重設標籤派 ] 以清除目前的設定。 此控制件不適用於已標記的專案，也不會變更或移除先前標記專案的標記。

監視標記作業

當您 (標記大量專案，或選取 [標記 清單中的所有專案) 選項時，就會建立 標記文件 作業。 在此情況下，您可以在 [ 作業 ] 索引標籤上檢視此作業的狀態。 此檢視可協助您追蹤可能需要很長的時間才能完成的大型標記作業。 在某些情況下，標記作業可能已完成，但標記面板中的 [套 用卷標 狀態] 訊息仍會顯示。 若要更新標記作業的狀態，請在檢閱集命令行中選取 [ 重新 整理]。

拿掉標籤

您可以從檢閱集中的項目移除標籤。 不過，您無法移除已套用至檢閱集專案的單一選擇標籤。 您只能將單一選擇標籤變更為相同標記群組內的另一個單一選擇標籤。

若要移除標記：

  1. 選取您要從中移除標記的專案。
  2. 選取 [標記檔案] 以顯示標記面板。
  3. 在 [ 指派標籤] 下，取消選取標記，然後選取 [ 套用標籤]。

您也可以使用先前的程式來變更套用至選取專案的標籤。 取消選取目前的標記之後，您可以選取不同的標籤。