在 eDiscovery (Premium) 案例中管理監管人

  • 發行項

Microsoft Purview 電子文件探索 (Premium) 案例中的 [數據源] 索引標籤包含已新增至案例的所有監管人清單。 將監管人新增至案例之後，系統會自動從 Microsoft Entra ID 收集每個監管人的詳細數據，並可在 eDiscovery (Premium) 中檢視。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

檢視監管人詳細數據

您可以依 [來源名稱]、[來源類型] (監管人/數據位置) 、[位置]、[來源狀態]、[索引狀態]、[保留狀態] 和 [索引日期] 來篩選 [數據源] 列表檢視。 清單檢視也可以依 [數據源]、[ 來源類型]、[ 來源狀態]、[ 保留狀態] 和 [ 索引狀態] 分組。

若要檢視監管人的詳細數據，請從 [ 數據源 ] 索引卷標上的清單中選取監管人。飛出視窗頁面會顯示下列索引標籤和資訊：

  • [摘要] 索引標籤
    • 員工資訊
    • 狀態
  • [位置] 索引標籤
  • 匯入錯誤

此外，監管人飛出視窗頁面的命令行可為監管人啟用下列動作：

  • 編輯來源：開啟 [編輯監管人 ] 頁面，您可以在其中新增或移除與監管人相關聯的數據源。
  • 更新索引：匯報 監管人數據源的索引。 當您想要重新編製監管人數據源的索引，以處理部分索引的專案時，這個動作會很有用。
  • Release：釋放案例中的監管人。 此動作會釋放監管人數據源上的任何保留。 在其他情況下，任何放在監管人數據源上的保留仍適用。
  • 檢視活動：開啟 [ 檢視活動 ] 頁面，您可以在其中搜尋 稽核記錄中監管人的特定活動。
  • 重試保留動作：重試所選取監管人和位置的保留。

[摘要] 索引標籤

[ 摘要] 索引 標籤會顯示下列有關監管人的區段和資訊：

員工資訊

  • 標題：監管人的職稱。
  • 用戶主體名稱：監管人 (UPN) 的用戶主體名稱。 例如，user1@contoso.onmicrosoft.com。
  • 管理員：監管人的經理。 指定的管理員會收到此監管人的任何呈報通訊。
  • 信箱：監管人的主要信箱。
  • 位置。​​ 監管人所在位置中的辦公室位置。
  • 城市：監管人運作所在的城市。
  • 狀態：監管人的運作狀態。
  • 國家/地區：監管人運作所在的國家/地區。
  • 部門：監管人工作的部門名稱。

重要事項

如果監管人的UPN在監管人新增至案例之後變更，則不會保留監管人資訊 (標題、管理員、位置等 ) ，而且會在監管人摘要窗格中顯示為 [沒有要顯示的數據]。

狀態

  • 保留狀態：新增至監管人之位置的保留狀態。 保留狀態包括：

    • 保留：指出監管人和相關聯的位置已成功保留。

    • 未保留：指出監管人和相關聯的數據位置未保留或已成功從保留中釋放。

    • 套用保留：表示保存套用至監管人，且相關聯的數據位置正在進行中。 等候保留作業完成，並確認保留已成功放置。

    • 釋放保留：表示監管人和相關聯數據位置的保留版本正在進行中。 等候保留作業完成，並確認保留是否已成功釋放。

    • 部分保留：指出某些與監管人相關聯的位置無法保留的錯誤。

    • 已釋放部分保留：指出與監管人相關聯的某些位置並未從保留釋放。

    • 保留失敗：表示無法將保留放在監管人和任何相關聯的位置。

    • 發行失敗：表示無法從監管人和任何相關聯的位置釋放保留。

      如果無法成功放置或放開保留，則具有相關錯誤類別的失敗位置總數及其解決方式會顯示在 [ 摘要] 索 引標籤中。選 取 [顯示位置 ] 以檢視失敗位置的完整清單，或選取 [ 匯出清單 ] 以依錯誤類型下載失敗位置的清單。 如需數據源錯誤的詳細資訊，請 參閱管理保留狀態和錯誤。

      注意事項

      改良的保留錯誤詳細數據和解決方式僅適用於新加入的監管人。 針對先前失敗的舊版監管位置顯示一般錯誤訊息 ia。 用戶可以選取 [重試保留動作]，以取得這些監管人改良的錯誤訊息和解決資訊。 這會重試保留，並在錯誤持續發生時產生改良的錯誤訊息和解決方式。

  • 編製索引狀態：指出編製索引的狀態，包括上次更新的日期和時間 (UTC) 。

[位置] 索引標籤

此索引標籤會顯示信箱、網站和 Teams) (數據源的計數和類型，以及與監管人相關聯且屬於案例一部分之每個位置的保留狀態。

  • 每個數據位置都會顯示其保留狀態。
  • 如果您沒有看到數據源的保留狀態，請檢查案例的 [保留] 索引標籤上所列的監管人 保留 狀態。 監管人保留會識別保留的特定數據源。

[匯入錯誤] 索引標籤

此索引標籤會顯示與監管人相關聯的位置計數和清單，該監管人在匯入監管人程式期間發生錯誤，並允許使用者從來源移除無效的位置。

編輯監管人

隨著您的案例進行，您可能會發現可能有與特定監管人和案例相關的其他數據源。 在其他案例中，您可能想要移除已檢閱並視為不相關的特定數據源。

若要更新與監管人相關聯的數據源：

  1. 移至 eDiscovery > eDiscovery (Premium) 並開啟案例。

  2. 選取 [ 數據源] 索引標籤 。

  3. 從清單中選取監管人，然後選取飛出視窗頁面命令行上的 [ 編輯來源 ]。

  4. 若要新增或移除監管人的主要信箱和 OneDrive 帳戶：

    • 展開監管人，以檢視先前與監管人相關聯的主要數據位置。
    • 選取 [信箱] 或 [OneDrive] 旁的 [編輯]，以新增監管人的信箱或 OneDrive 位置。
    • 選取 [信箱] 或 [OneDrive] 旁的 [清除]，以移除監管人的信箱或 OneDrive 帳戶，以作為此監管人的數據位置。

  5. 若要新增或移除其他信箱、網站、Teams 或 Viva Engage 群組給特定監管人，請選取服務旁邊的 [編輯] 以新增數據位置。

    • Exchange：用來建立其他信箱與監管人的關聯。 在搜尋方塊中輸入使用者信箱或通訊群組的名稱或別名 (至少三個字元)。 選取要指派給監管人的信箱，然後選取 [新增]。
    • SharePoint：用來建立 SharePoint 網站與監管人的關聯。 在清單中選取網站，或在搜尋方塊中輸入 URL 來搜尋網站。 選取要指派給監管人的網站，然後選取 [新增]。
    • Teams：用來指派監管人目前所屬的 Microsoft Teams。 選取要指派給監管人的團隊，然後選取 [新增]。 新增小組之後，系統會自動識別並找出與該小組相關聯的 SharePoint 網站和群組信箱，並將它們指派給監管人。
    • Viva Engage：用來指派監管人目前所屬的 Viva Engage 群組。 選取要指派給監管人的群組，然後選取 [新增]。 新增小組之後，系統會自動識別並找出與該群組相關聯的 SharePoint 網站和群組信箱，並將它們指派給監管人。

    注意事項

    您可以使用 Exchange 和 SharePoint 位置選擇器，將組織中的任何信箱或網站，包括監管人不是其成員的小組或 Viva Engage 群組，與監管人建立關聯。 若要這樣做，您必須新增與每個小組或 Viva Engage 群組相關聯的信箱和網站。

  6. 編輯監管人的數據位置之後，選取 [ 下一步 ] 以移至 [保留設定 ] 頁面。

  7. 在 [ 保留設定] 頁面上，更新監管人的保留設定。 選取 [下一步]。

  8. 在 [ 檢閱] 頁面上檢閱變更，然後選取 [ 提交 ] 以儲存變更。

重新編製監管人資料索引。

在大部分的法律調查電子檔探索工作流程中，監管人的數據子集會在監管人新增至法律案例之後搜尋。 由於檔案大小較大或數據可能損毀，與監管人相關聯之數據源中的某些專案可能會部分編製索引。 在 eDiscovery (Premium) 中使用進階索引功能，大部分部分編製索引的專案都可以自動補救，方法是視需要重新編製這些專案。

將監管人新增至案例時，進階編製索引程式) 會自動重新編製索引 (位於與監管人相關聯之數據源中的數據。 這表示您可以將數據保留在原處，而不需要下載並修復數據，然後脫機搜尋數據。 不過，在法律案例的生命週期期間，新的數據源可能會與監管人相關聯。 在此情況下，您可以重新執行進階編製索引程式來補救任何部分編製索引的專案，並更新監管人數據的索引，以重新編製監管人數據的索引。

若要觸發重新編製索引程式以處理部分編製索引的專案：

  1. 移至 eDiscovery > eDiscovery (Premium) 並開啟案例。
  2. 選取 [ 數據源] 索引 標籤。
  3. 在 [ 數據源] 頁面上，選取必須重新編製數據索引的監管人。
  4. 在飛出視窗頁面上，選取 [更新索引]。顯示對話框以確認索引更新，請選取 [ 是 ] 繼續。

重新編製監管人數據是長時間執行的程式;建立的對應作業名為 重新編製監管人數據的索引。 您可以在 [ 作業 ] 索引標籤或 [ 監管人 ] 索引標籤上追蹤進度，方法是監視 [索 引作業狀態 ] 資料行中的狀態。

如需詳細資訊，請參閱：

從案例釋放監管人

監管人會在案例關閉、監管人不再承擔保留案例內容的義務，或監管人被視為不再與案例相關的情況下發行。

如果您在發佈保留通知之後釋放監管人，則會將發行通知傳送給監管人。 此外，會移除放置在與監管人相關聯之數據源上的任何保留。 如果監管人被置於 無訊息保留狀態，而未發出任何法務保存通知，則不會傳送發行通知，但會移除與該監管人相關聯之數據源上的任何保留。

若要釋放監管人：

  1. 移至 eDiscovery > eDiscovery (Premium) 並開啟案例。

  2. 選取 [ 數據源] 索引 標籤。

  3. 在 [ 數據源] 頁面上，然後選取要從案例中釋放的監管人。

  4. 在飛出視窗頁面上，選取 [ 發行]。

    隨即會顯示警告頁面，說明如果保留放在與監管人相關聯的數據源上，則會移除保留，而且與其他電子檔探索相關聯的任何其他保留 (Premium) 案例仍然適用。 這包括其他類型的保留和保留功能 (例如 Microsoft 365 保留原則) 。

  5. 選取 [是 ] 以確認您想要釋放監管人。

    此使用者在 [ 監管人 ] 索引標籤上的狀態會設定為 [ 已發行 ]，而且飛出視窗頁面上的 [保留狀態 ] 會變更為 [False]。

注意事項

監管人可能同時涉及數個法律案例。 當監管人從特定案例釋放時，其他案例中的保留和通知將不會受到影響。