自訂保留期間結束時會發生什麼事
當您設定 保留標籤 以保留特定期間的專案時，您可以指定要在該保留期間結束時採取的動作。 您可以從內建動作中選擇永久刪除專案、重新標記專案、停用標籤，以及開始處置檢閱。
不過，如果您選擇執行 Power Automate 流程的選項，此標籤設定支援自定義動作，例如：
- 將電子郵件通知傳送給記錄管理員，或傳送給建立或上次修改文件的人員
- 將文件項目移至集中儲存記錄的 SharePoint 位置
您也可以選擇重新標記專案或永久刪除專案的 Microsoft 365 合規性標籤標特定動作：
例如，流程可以移動專案、重新標記專案，然後傳送電子郵件通知。
注意事項
當您選取此動作，但未指定取代標籤時，您也可以使用重新標記動作移除現有的保留標籤標 (將標籤標名稱保留空白) 。 如果現有的保留標籤將項目標示為記錄，則必須 鎖定 記錄才能移除標籤。
這些動作也允許與其他應用程式和服務整合。 例如，您有另一個解決方案，可在收到電子郵件通知時啟動您自己的自定義處置檢閱程式，或您的流程在數據表中新增專案，而這項變更會自動啟動現有的記錄管理程式。
本文不在本文的範圍內，可記錄您可以設定流程並與其他解決方案整合的所有方式。 不過，若要深入瞭解 Microsoft Power Automate，請 參閱開始使用 Power Automate 和 雲端流程概觀。 在本文中，我們將討論：
提示
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搭配 Power Automate 流程使用保留標籤的概觀
下列程序顯示保留標籤如何搭配Power Automate流程運作的高階概觀：
在 Power Automate 中，您會從空白建立自動化雲端流程，以使用觸發程式 當專案到達其保留期間結束時。 然後，新增一或多個步驟，並指定執行您所選動作的作業。
接下來，在 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，使用下列設定建立新的保留標籤：
- 保留專案一段指定的時間
- 在保留期間結束時，執行您剛才建立的流程
使用下列其中一種方法來套用標籤：
當保留期間到期時，您設定的流程會執行。
注意事項
在 Power Automate 流程中，您也可以選取 [在專案上套用 保留卷標] 動作。 此動作與在保留期間結束時套用動作的案例無關。 相反地，這相當於手動套用保留標籤。 標籤會立即套用。
為您的流程新增復原能力
雖然是選擇性的，但是如果在保留期結束時重新標記專案並刪除保留期結束時的專案之前找不到項目，建議您一律新增觸發流程的新實例動作。
在觸發流程實例但您指定的合規性動作尚未完成之後，已移動或重新命名的檔案需要這個額外的動作。 如果沒有，重新命名或移動的檔案會導致流程失敗，因為它找不到檔案。
雖然在觸發流程實例之後重新命名和移動檔案是不尋常的情況，但新增此建議動作可改善後續合規性動作的可靠性，因為目前的路徑和檔案名稱會在選取的動作執行之前自動擷取。
此案例的限制
您必須建立新的保留標籤，才能在保留期間結束時執行流程。 您無法編輯此設定的現有保留標籤。
根據預設，建立 Power Automate 流程的帳戶必須是建立保留標籤的相同帳戶。 如果您在Power Automate 中共用流程，您共用流程的人員也可以在建立保留標籤時選取流程。
如果您在流程中選取重新標記動作，您選取作為取代專案的保留標籤將無法設定 為將項目標示為法規記錄。 它可以設定為將項目標示為記錄，或不將項目標示為記錄。
如果您選擇的流程使用 預設以外的環境類型，您必須使用 PowerShell 來建立保留標籤，並使用 FlowId 參數。
Power Automate 相依性
Power Automate 是一項工作流程服務，可將應用程式和服務之間的動作自動化。 特定於保留期間結束時執行 Power Automate 流程：
- 您必須擁有包含進階連接器 的Power Automate方案 ，與您的 Microsoft 365 合規性計劃分開。
- Power Automate 流程必須是從空白建立的自動化雲端流程，並設定為在 專案到達其保留期間結束時使用觸發程式。
如需如何使用和設定相依自動化雲端流程的詳細資訊，請參閱 Microsoft Power Automate 檔。
如何設定保留標籤以執行Power Automate流程
在 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，使用您慣用的名稱和設定建立新的保留標籤。 如需詳細資訊，請 參閱使用檔案計劃來建立和管理保留標籤。
此案例的特定功能：
在 [ 定義標籤設定 ] 頁面上，選取 [ 無限期保留專案]，或針對特定期間 選取 [保留專案]，然後指定保留期間。
在 [ 選擇保留期間之後會發生什麼事 ] 頁面上，選取 [ 執行 Power Automate 流程]，然後 選取 [選取流程]：
從 [ 選取 Power Automate 流程 ] 飛出視窗窗格中，您會看到您建立的任何自動化雲端流程， (或有人已與您共用) ，且具有 [當專案到達其保留期間結束時 ] 觸發程式。
選取您想要的流程，並完成設定以建立保留標籤。
保留標籤只能針對一個 Power Automate 流程進行設定，但多個保留標籤可以使用相同的流程。
觸發流程時
就像自動套用保留標籤或顯示標籤最多可能需要 7 天，以便套用它一樣，因此，在觸發 Power Automate 流程之前，您最多應該會在到期期間到期後允許 7 天。 然後，啟動流程可能需要數小時的時間。
針對刪除和重新標記的 Microsoft 365 合規性動作，最多允許 7 天讓這些動作完成。 針對 Exchange 和 Microsoft 365 合規性動作的刪除，最多允許 14 天。
流程本身和流程中的 Microsoft 365 合規性動作都會排入佇列，如此一來，如果有任何網路或服務延遲，流程和動作就會自動重試。
保留原則仍然適用於設定為在保留期間結束時執行流程的保留卷標，因為如果與一或多個保留原則發生衝突，專案一律會保留最長期間。 不過，流程一律會在標籤的保留期間結束時觸發。
後續步驟
若要協助您使用此設定來追蹤保留標籤：
若要確認流程沒有任何失敗或錯誤，請移至 Power Automate 儀表板，選取 [ 我的流程]，然後選取您的流程以檢閱 28 天的執行歷程記錄。
意見反應
即將登場：在 2024 年，我們將逐步淘汰 GitHub 問題作為內容的意見反應機制，並將它取代為新的意見反應系統。 如需詳細資訊，請參閱：https://aka.ms/ContentUserFeedback。
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