了解 Exchange 的保留

  • 發行項

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

本文中的資訊可補充 了解保留原則，因為其包含 Exchange 專用的資訊。 若為其他工作負載，請參閱：

提示

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保留與刪除包含的內容

使用保留原則和保留標籤可以保留和删除下列來自使用者信箱和共用信箱的 Exchange 項目：帶有任何附件的郵件 (包括已接收的郵件、草稿、已傳送的郵件)、具有結束日期的工作和附註。

保留原則支援具有結束日期的行事曆項，但保留標籤不支援。

保留原則支援公用資料夾，但不支援保留標籤。

不支援沒有結束日期的連絡人、任何工作和行事曆項目。

信箱中儲存的其他項目 (如 Skype 和 Teams 訊息) 不包含在 Exchange 的保留原則或標籤中。 這些項目有各自的保留原則。

信箱必須至少有 10 MB 的資料，保留設定才會套用至這些資料，並且可以將保留標籤發佈給它們。

Exchange 保留功能的運作方式

信箱和公用資料夾都是使用 [可復原的項目] 資料夾來保留項目。 已獲指派電子文件探索權限的人員可以檢視其他使用者的 [可復原的項目] 資料夾中的項目。

當使用者刪除 [刪除的郵件] 資料夾以外的資料夾中的訊息時，訊息預設會移至 [刪除的郵件] 資料夾。 不過，使用者可以將任何資料夾中的項目虛刪除 (Shift+Delete)，這會略過 [刪除的郵件] 資料夾，並將項目移至 [可復原的項目] 資料夾中。

將保留原則設定至 Exchange 資料時，計時器工作會定期評估 [可復原的項目] 資料夾中的項目。 如果項目不符合至少一個保留原則或保留標籤的規則，而無法保留項目，則會永久刪除 [可復原的項目] 資料夾中的項目 (也就是「實刪除」)。 設定進行 處置檢閱 的專案在確認處置之前，永遠不會從 [可復原的專案] 資料夾中永久刪除。

注意事項

有鑑於保留的首要原則，若因為另一個保留原則或保留標籤而必須保留同一個項目，或因為法律或調查理由，而該項目在 eDiscovery 保留之下，則一律會暫停永久刪除。

計時器工作最多可能需要七天才能執行，且 Exchange 位置必須包含至少 10 MB。

當使用者嘗試變更信箱項目的內容時 (例如主旨、內文、附件、寄件者和收件者，或是傳送或接收郵件的日期)，在認可變更之前，會先將原始項目的複本儲存至 [可復原的項目] 資料夾。 後續每次變更都會執行此動作。 在保留期間結束時，系統會永久刪除 [可復原的項目] 資料夾中的複本。

將保留設定套用至 Exchange 內容後，內容的路徑會取決於保留設定為保留和刪除、僅保留或僅刪除。

當保留設定為保留和刪除時：

電子郵件和公用資料夾中的保留流程圖。

  1. 如果使用者在保留期間修改或永久刪除項目 (按 SHIFT+DELETE 或從 [刪除的郵件] 刪除)：系統會將項目移動 (或複製 - 在編輯的情況下) 到 [可復原的項目] 資料夾。 計時器工作會在此處定期執行，並識別保留期間已過期的項目，而且會在保留期間結束的 14 天內永久刪除這些項目。 請注意，14 天是預設的設定，但最多可設定為 30 天。

  2. 如果未在保留期間修改或刪除項目：系統會在信箱中的所有資料夾上定期執行相同程序，找到保留期間已過期的項目，並在保留期間結束的 14 天內永久刪除這些項目。 請注意，14 天是預設的設定，但最多可設定為 30 天。

當保留設定為僅保留或僅刪除時，內容路徑為保留和刪除的變化：

僅保留保留設定的內容路徑

  1. 在保留期間，如果項目遭修改或刪除：則會在 [可復原的項目] 資料夾中建立原始項目的複本，並保留到保留期間結束時，然後在該項目到期後 14 天內永久刪除 [可復原的項目] 資料夾中的複本。

  2. 在保留期間，如果未修改或刪除項目：保留期間前後沒有任何變化；項目仍會保留在其原始位置。

僅刪除保留設定的內容路徑

  1. 如果未在保留期間刪除項目：在保留原則中設定的期間結束時，系統會將項目移至 [可復原的項目] 資料夾。

  2. 如果在保留期間刪除項目：系統會立即將項目移至 [可復原的項目] 資料夾。 如果使用者從該處刪除項目或清空 [可復原的項目] 資料夾，就會永久刪除項目。 否則，系統會在項目在 [可復原的項目] 資料夾中保留 14 天後永久刪除。

到期日的使用者通知

Exchange 的保留原則與其他 Microsoft 365 工作負載的保留原則不同，具有使用者目前狀態：透過在每個電子郵件訊息的頂端顯示保留原則名稱 (其中具有該項目的最短到期日，以及計算到期日)。 如果保留原則未刪除項目 (僅保留)，使用者便不會看到此通知。

如果保留標籤已套用至電子郵件訊息，則一律顯示該標籤的名稱和對應的到期日，並且會從任何已套用至信箱的保留原則取代名稱和日期。

請記住，在此內容中，電子郵件遭到刪除的到期日是使用者可以預期電子郵件訊息會自動移至 [可復原的項目資料夾] 的時間 (如果尚未移至該資料夾)。 在 [可復原的項目] 資料夾中的電子郵件不會遭到永久刪除，而是因為合規性目的而保留在該資料夾中 (如果受到任何保留設定而遭到保留的規範)，或因法律或調查理由而處於電子文件探索保留狀態。

當使用者離開組織時

如果組織中的使用者離職，且其信箱包含在保留原則中，當使用者的 Microsoft 365 帳戶遭到刪除後，此信箱就會變成非作用中的信箱。 在變成非作用的狀態之前，非作用中信箱的內容仍受限於信箱上所設之任何保留原則，且內容可供電子文件探索搜尋。 如需詳細資訊，請參閱 Exchange Online 中的非作用中信箱。

當資料遭到永久刪除或保留期間已過期而不再適用保留設定時，Exchange 系統管理員可以立即 刪除非使用中的信箱。 在此案例中，非作用中信箱不會遭到自動刪除。

配置指導方針

如果您才剛開始在 Microsoft 365 中設定資料保留，請參閱 開始使用資料生命週期管理。

如果您已準備好設定 Exchange 的保留原則或保留標籤，請參閱下列指示: