開始推動採用Microsoft Syntex

Microsoft Syntex是雲端式服務，可將人工智慧 (AI) 套用至自動化內容處理和知識擷取。 它可協助您將內容轉換成可輕鬆搜尋、分析及重複使用的結構化資料。

Microsoft Syntex提供一系列的使用案例，以增強企業內的內容管理。 以下是如何套用它的一些範例：

• 自動產生例行檔 — 採用內容元件，為需要定期產生的檔案建立新式範本，例如例行維護報告。

• 大量產生檔 — 利用內容元件來產生大量的類似檔，例如合約更新。

• 處理內送檔— 使用Microsoft Syntex來管理和處理連入的商務檔，例如保險表單、商務驗證和租用合約。

• 讓資訊更容易找到— 使用Microsoft Syntex來增強文件庫中商務檔和員工資訊的可探索性和可用性，例如原則和程式。

• 尋找內容詳細資料— 使用Microsoft Syntex集中化、組織及擷取內容，讓特定詳細資料更容易探索，例如專利資訊。

• 檔合規性— 利用Microsoft Syntex來協助符合商務檔的保留和敏感度需求，包括活動或會議檔案。

識別商務案例

若要準備在組織中使用Microsoft Syntex，您必須先瞭解其實用的案例。 「原因」有助於判斷哪些功能最有説明，以及是否需要檔處理，則需要哪種模型類型。 為了符合業務成果，結合多個Microsoft Syntex功能可能會很有用。 使用范例案例和使用案例，提示您如何在組織中使用Microsoft Syntex。

內容是組織的生命週期。 貴組織中的許多業務單位都負責處理資料，而且現在可能混合了牽涉到多個步驟的手動或半自動化程式。 使用Microsoft Syntex功能可協助您改善組織的內容管理做法，包括：

• 提供進階搜尋和篩選，以改善搜尋可尋找性和擷取能力。

• 設定條件式格式設定以輕鬆檢視和篩選檔。

• 使用擷取的中繼資料產生單鍵 Power BI 報表。

• 透過 Power Automate 在文件庫或商務工作流程內建立規則。

• 透過套用保留和敏感度標籤來確保合規性。

請考慮您的內容生命週期

思考建立和重新建立內容的一般內容生命週期，到內容瞭解、處理和內容探索和搜尋，Microsoft Syntex內有許多功能可協助您的業務。

內容建立和重複使用

在內容的生命週期內，可能會有自動化內容建立的使用案例，特別是交易式或標準化的內容，而且 內容元件 對此很有用。 內容元件可以自動產生標準的重複商業檔，例如合約、工作聲明、服務合約、同意書、銷售宣傳和通訊。

識別重複的檔案類型之後，您會想要識別可用來作為檔來源的資料來源。 擁有清單或資料來源來填入檔，可讓您建立新式範本並使用這些範本來產生檔，以更快速、更一致的方式執行此作業，並減少錯誤。 若要使用此功能，必須在設定的Microsoft Syntex內設定Azure 訂用帳戶。

內容共同作業

Microsoft Syntex中的注釋功能可用來為您自己或與他人共同作業，將附注和批註新增至文件庫中的內容。 批註功能可在不修改原始檔案的情況下使用，因此會保留原始記錄。

批註工具目前包含手寫筆和螢光筆，您可以在其中選取色彩以及用來移除筆墨筆劃和先前批註的橡皮擦。 一旦您在租使用者中設定適用于 Microsoft Syntex 的 Azure 訂用帳戶，就會為您的使用者啟用此功能。 您可能想要考慮提供功能的詳細資料給終端使用者，特別是可能大量標記或註釋檔的商務群組。

內容瞭解和處理

使用Microsoft Syntex使用檔處理和分類標記或影像標記功能，將內容的分類和資料擷取自動化，可節省時間和金錢，同時將輸入或遺漏資訊的風險降至最低。

Microsoft Syntex可以跨您的內容執行不同類型的工作，包括分類、擷取和關鍵字。 下表顯示這些工作和相關功能。

工作	描述	Microsoft Syntex功能
分類	識別檔案所代表的內容類型 (例如，報表、發票或表單)	非結構化檔處理
提取	根據檔內的實體識別資訊	結構化檔處理 手繪多邊形檔處理 預先建置的檔處理 光學字元辨識
關鍵字標記	使用關鍵字根據 檔的屬性或決策建議資訊	分類標記 影像標記

內容合規性

檔處理模型也可用來新增合規性，方法是讓它們將 敏感度標籤 和 保留標籤 套用至已設定模型的文件庫中新增的內容。

在文件庫中提供內容類型和中繼資料之後，商務使用者就可以對資料執行許多動作，包括建立內容的新檢視、建置報表、根據使用規則存在的特定資訊移動內容，以及建立商務程式工作流程以供核准、將資料新增至其他系統、產生工作訂單，以及可能已手動完成的許多其他工作。

內容可探索性

在Microsoft Syntex中使用檔處理功能可以改善搜尋體驗，因為從內容擷取的每個中繼資料現在都可以搜尋。 內容查詢功能可讓您在 SharePoint 文件庫上執行特定的中繼資料型查詢。 您可以根據特定的中繼資料欄值，而不只是搜尋關鍵字，以進行更快速、更精確的查詢。

除了分類和擷取新增至 SharePoint 文件庫的內容中的資料之外，貴組織目前可能會將內容鎖定在難以找到的影像中。 Microsoft Syntex中 OCR) 服務 (光學字元辨識，可讓您從影像和檔擷取印刷或手寫文字。 影像範例包括海報、繪圖和產品標籤。 檔範例包括文章、報表、表單和發票。 文字通常會擷取為單字、文字行、段落或文字區塊，讓您能夠存取掃描文字的數位版本。 擷取的資訊會在搜尋中編制索引，並可用於合規性功能，例如 資料外泄防護 (DLP) 。

規劃使用者入門

開始使用Microsoft Syntex時，您會想要評估組織在內容管理、處理和分析方面的目前狀態和需求。 它可能有助於識別組織中群組所使用的特定重要內容存放庫，並與這些小組討論其目前的商務程式和案例。 他們目前是否正在手動管理可自動化的內容？ 這些可能包括處理標準表單或檔的接收情況，例如 HR 檔或採購單，以供處理，或是正在大規模產生重複的內容，例如供應專案信件或提案。 或者，他們透過手寫筆和紙張或協力廠商應用程式執行批註的區域，您現在可以在現有的 SharePoint 環境中執行此動作。

思考要考慮哪些商務案例時，請問自己下列問題：

• 它能解決真正的問題嗎？
• 其是否會廣泛使用或有廣泛的影響？
• 是否可取得？
• 您可以測量成功嗎？

Microsoft 365 評定工具中的Microsoft Syntex命令也有助於識別 SharePoint 環境中可能受益于Microsoft Syntex功能的區域。

如果您不確定要從何處開始，請考慮在您設定Microsoft Syntex並設定 Azure 訂用帳戶之後，簽出租使用者中可用的Microsoft Syntex網站範本。 這些範本可在所有小組網站上使用，且已預先建置、可供部署且可自訂。 使用這些範本來快速啟動專業網站，以使用多個Microsoft Syntex功能來管理、處理及追蹤組織中商務檔的狀態。 這些網站可說明這些功能如何為業務領域增加價值，例如合約管理和會計，協助您向商務小組示範功能，並快速開始為您的組織進行構想和案例開發。

識別角色與責任

判斷組織中誰必須參與您的Microsoft Syntex專案時，有助於對應所需的功能。 根據您選取要使用的功能，可能會涉及下表中的角色。

例如，如果您專注于檔處理，則 SharePoint 系統管理員角色將是建立和管理大規模管理模型所需的內容中心的關鍵。 如果您著重于 OCR 和合規性等功能，則需要 Purview 合規性系統管理員。 如果分類標記會受到追加，請務必瞭解您的公司字詞庫管理，或判斷您是否將使用內容中心。

系統管理員	需求	責任
Azure 訂用帳戶管理員	Microsoft Entra角色	設定 Azure 訂用帳戶設定，檢閱 Azure 資料中的 Microsoft 成本管理
Purview 合規性系統管理員	Microsoft Entra角色	規劃合規性設定，例如敏感度標籤和保留原則和 OCR 設定
SharePoint 系統管理員	Microsoft Entra角色	收集商務使用案例，判斷是否要在所有網站或選取的網站上啟用功能 管理內容中心和許可權 建立最佳做法並檢閱模型分析
Power Platform 系統管理員	Microsoft Entra角色	視需要為手繪多邊形和結構化模型設定 Dataverse 環境 ()
SharePoint 字詞庫管理員	由 SharePoint 系統管理員在 SharePoint 系統管理中心設定	管理企業字片語，判斷使用者是否可以修改特定字片語
使用內容元件) Microsoft Syntex商務使用者 (管理模型	在網站層級或內容中心管理的許可權 內容輸入編輯許可權 您想要發佈模型或使用內容元件功能的 SharePoint 管理清單權限	收集商務使用案例 建立、定型和套用模型

設定和組態考慮

規劃部署Microsoft Syntex牽涉到使用Microsoft Syntex成本計算機來判斷您將啟用和規劃成本的哪些功能，以協助預測Microsoft Syntex的成本，特別是隨用隨付服務出現時。 此工具可讓您進一步瞭解組織的使用模式和預估成本，以便做出更明智的決策。 它也有助於與 Microsoft 365 評定工具搭配使用，此工具會分析您的資訊架構，並醒目提示具有客戶內容類型和延伸資料行的程式庫，這些程式庫可受益于 Syntex 支援的自動化。

整備檢查清單

若要準備好實作Microsoft Syntex，您需要：

1. 規劃結束狀態

   • 規劃在下欄區域中運用Microsoft Syntex功能的價值：
     • 搜尋
     • 篩選和檢視格式設定
     • 合規性
     • 自動化

2. 找出

   • 瞭解現有的資訊架構和內容管理功能使用方式。
   • 是否有任何現有的內容類型適合模型？
   • 中繼資料會改善哪些現有的進程？
   • 您將處理多少內容？

3. Design

   • 設計資訊架構、Managed 中繼資料和內容類型的方法。
   • 設計定義、建立和管理的程式。