群組、小組和 Viva Engage的生命週期結束選項

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Microsoft 365 群組和 Microsoft Teams 可搭配多個連結的服務使用。 删除群組或團隊時，已連線服務中的大部分資訊也會被删除。 本文說明在刪除前將資訊移出群組或小組來保留信息的選項。

對於不再需要的群組或小組，常見做法是將檔案移出小組，並將其封存在其他位置，例如 SharePoint 文檔庫。 此作法是以舊版的工作樣式為基礎，其中的資訊會儲存在檔案和資料夾中，而通訊是透過電子郵件進行。

下表概述與群組和小組相關聯的服務，以及每個群組和小組中找到的重要內容類型：

服務 內容類型
Teams 頻道交談，通道中的檔案
表單 問卷結構和結果
OneNote 筆記本
Outlook 郵件和行事曆
Planner 項目狀態和工作資訊
Power Automate 工作流程
Power BI 數據、報表和儀錶板
Project 網頁版 項目計劃
藍圖 藍圖
SharePoint 檔案、清單、Teams 頻道 Wiki 數據
Stream 影片
Viva Engage 交談

刪除群組或小組時，也會刪除大部分相關聯的資源。 例外狀況包括：

  • Stream 中的影片會保留並由上傳/錄製影片的人員擁有
  • Power Automate 中的流程會保留並由建立流程的人員擁有。
  • Project 網頁版中的專案和藍圖數據會保留在 CDS 中，而且可以個別還原。

群組和小組會維持在虛刪除狀態 30 天，而且可以隨時還原。 不過，在 30 天后，它們和任何相關聯的資源，例如服務和內容，都會從 Microsoft 365 環境中清除。 任何受保留原則保護的內容仍可透過電子文件探索搜尋保留。

群組聯機服務的生命週期結束考慮

刪除群組或小組時，小組和群組擁有者和IT系統管理員需要考慮三個主要領域。

內容

小組不再存在之後，是否需要保留內容？ 是否足以依賴 Microsoft 365 的保留功能，或者應用程式和服務中的某些內容並未提供保留？ 內容是否需要保留以供記錄管理、封存或未來使用和參考之用？

若要避免任何潛在的數據遺失，在封存或刪除任何小組之前，必須先詢問這些問題。

服務

內容是否需要保持在目前的工作表單中？ 例如，Power BI 報表是否需要繼續存取？ [表單] 結果是否需要在視覺摘要檢視中提供？ SharePoint 中的清單連結到或內嵌在任何地方嗎？

必須先詢問這些問題，才能刪除基礎群組，因為導出內容可能不足。

來賓

當來賓受邀加入團隊時，會在主機組織的 Microsoft Entra ID 中建立來賓帳戶，然後再將他們新增至小組。 刪除小組時，不會從 Microsoft Entra ID 中移除來賓。 雖然來賓無法存取尚未與他們共用的群組、網站、小組或內容，但仍可能使用 Microsoft Teams 內的功能，例如啟動聊天、語音和視訊通話，以及使用應用程式。

小組或群組擁有者可以將來自組織外部的人員新增至小組，以邀請他們成為 Microsoft Entra ID 中的來賓。 不過，小組擁有者無法從 Microsoft Entra ID 中移除來賓。 刪除帳戶只能由全域管理員或用戶系統管理員執行。

請務必執行來賓檢閱，並瞭解是否需要在小組刪除時從 Microsoft Entra ID 移除來賓。 來賓可能會有有效的案例保留在目錄中，例如成為其他小組的成員，或使用其他 Microsoft 365 或 Azure 服務。

Teams

Teams 特定的內容主要是交談的形式。

頻道中的交談無法使用原生 Microsoft Teams 功能來複製或移動。 不過，您可以使用 圖形 API 匯出它們。

此外，如果保留原則套用至 Teams，交談會保留並透過電子檔探索搜尋取得。 使用 eDiscovery (Premium) 您可以 重新建構 Teams 聊天交談。

封存小組

封存 小組 的好處是，它會提供小組的完整存取權。 即使使用者不在使用中，他們仍然可以流覽頻道交談並開啟檔案。 此外，如果需要繼續處理小組，則可以取消架構 (例如，如果專案已擴充) 。

當擁有者封存小組時，對於小組內的內容和已選取相關聯的 SharePoint 網站的成員，其會設定為只讀。 此動作的目的是要確保通道中的交談會保留在其現有的狀態，以及以 SharePoint 為基礎的內容，例如檔案和 Wiki。

在 SharePoint 網站中，沒有可見的變更。 不過，無法變更任何檔案或列表，因為 Microsoft 365 群組的 SharePoint 許可權設定為 網站訪客。 這包括小組的 OneNote 筆記本，該筆記本會儲存在 SharePoint 網站內的網站資產文檔庫中。

當小組封存時，如果設定) ，基礎 Microsoft 365 群組仍受限於到期原則 (，因此擁有者必須繼續更新小組。

雖然小組的通道交談和 SharePoint 網站內容設定為唯讀，但相同的不會套用至其他相關聯的服務：

  • 規劃工具貯體和工作仍然可以建立、修改和刪除。
  • 表單仍然可以接收提交。
  • Outlook 信箱仍然可以接收電子郵件。
  • Power BI 儀錶板、報表和數據仍然可以修改。
  • 您仍然可以在 Project 網頁版中編輯專案和藍圖。
  • 影片仍然可以在 Stream 中上傳、修改和刪除。
  • Power Automate 中的流程仍然可以建立、修改、刪除，並繼續執行。 (如果需要將訊息張貼至封存小組的通道，則會失敗。)

表單

雖然窗體可以從個別帳戶移至群組，但無法從一個群組移動或複製到另一個群組。 刪除小組時，表單有三個可用的選項。

複製表單

表單可以 共用為範本，讓其他使用者將其複製到自己的帳戶或群組。 這不會保留來自結果提交的數據;僅限表單結構，例如問題和設定。

將結果匯出至電子錶格

如果需要保留表單回應的數據，可以將 結果匯出至 Excel 電子表格來達成此目的。 這隻會將問題和其回應匯出為資料， 不包含表單所建立的圖形。

刪除表單

雖然刪除群組也會導致刪除任何相關聯的窗體，但群組成員可以 直接刪除這些 窗體，而不需成為群組的擁有者。 不過，這是手動步驟，不提供任何額外的好處。

OneNote

群組中包含的 OneNote 筆記本會儲存在相關聯 SharePoint 網站內的網站資產文檔庫中。 雖然筆記本檔案有時可以分散到多個個別檔案，但無法獨立複製和開啟。 相反地，OneNote 筆記本的內容必須使用 OneNote 桌面用戶端來移動或匯出。

將頁面和區段移至另一個筆記本

將頁面或區段個別移至另一個筆記本 ，可讓擁有者有機會清除其數據，並只取得需要保留的內容。

將整個筆記本導出為套件

如果整個筆記本需要以其現有的結構保留，則可以 匯出為 OneNote 套 件檔案，然後匯入至新的位置。 相反地，這可以用來做為將內容保留在單一檔案中的方法，而不是現有的多檔案結構。

列印為 PDF

在筆記本的某些內容只需要保留供參考或記錄的情況下，個別頁面可以 列印到 PDF 並儲存在其他地方。

信箱和行事曆

使用群組相關聯的信箱並不常見，即使小組頻道中可能已進行許多交談。 信箱只會儲存直接傳送電子郵件給信箱的電子郵件，不包含直接傳送至通道的電子郵件。

在某些情況下，儲存在信箱內的電子郵件可能是會議通知、規劃工具工作更新，以及其他應用程式或系統產生的訊息。 請務必檢閱信箱的內容，以判斷是否應該保留或刪除內容。

如果在 Exchange 中套用保留原則，則會保留電子郵件和行事歷專案，並透過電子檔探索搜尋取得。

匯出郵件和行事曆

小組或群組成員可以將 信箱和行事曆的內容導出至 Outlook 數據/個人記憶體 (PST) 檔案。 此檔案接著可以儲存在其他地方，或是將內容匯入不同的信箱。 不建議使用前者，因為在 Outlook 中開啟 PST 檔案的內容無法搜尋，而且檔案本身可能會隨著時間損毀。

IT 執行的內容移轉

系統管理員可以使用第三方工具，在信箱之間移轉電子郵件和行事曆內容，而不需要使用者介入。 其中一個可能的儲存位置可能是純粹為了做為群組信箱內容「封存」而建立的共用信箱。

Planner

每個群組或小組都可以有多個方案。 請務必在離線程式期間，確保每個方案的保留需求都已解決。 就像其他服務一樣，Planner 中有幾種方法可讓內容脫機。

將計劃導出至電子錶格

如果只需要保留計劃複本以供記錄保存之用，最簡單的方法就是將 計劃導出至 Excel 電子表格。 這是單向動作 - 沒有從電子表格匯入方案的選項。

重要事項

將方案匯出至 Excel 會取得計劃內的大部分資訊，但不會包含批注、鏈接或檔案。

將工作複製並移至另一個計劃

雖然將工作複製或移動到另一個計劃看起來像是解決方案，但個別工作只能在相同群組內的計劃 之間複製或移動 。 如果正在刪除與計劃相關聯的群組，這不會備份數據。

複製整個計劃

您也可以 複製整個計劃。 無法複製到現有的群組。 複製計劃將會建立新的群組。 此外，複製整個計劃不會包含批注、指派、連結、附件或日期。

Power Automate

在Power Automate 中建立並與群組或小組相關聯的流程不屬於群組。 它們由建立者所擁有，僅與其他使用者和群組共用。 因此，如果群組或團隊遭到删除，它們不會受到影響。

變更流程的擁有權

如果流程需要繼續運作，任何擁有者都可以將其他使用者或 Microsoft 365 群組新增為擁有者。

匯出流程

如果流程不需要繼續運作，但需要保留以供未來使用，則可以匯出 為檔案 ，稍後再匯入一次。

Power BI

Power BI 數據和工作區可以獨立於群組和小組中運作，就像其他工作負載一樣，提供不同的方式來脫機。 Power BI 中的傳統工作區與 Microsoft 365 群組相關聯，而新式工作區則不是 ，而且只能與群組共用其內容， (類似於流程) 。

將報表複製到另一個工作區

如果您在刪除群組或小組之後需要報表，可以 從現有的工作區將報表複製到 Power BI 內的另一個工作區。

從儀錶板或報表匯出數據

相反地，如果報表不再需要使用中，但需要保留數據，則可以將它 匯出至 Excel。

Project

在 Project 網頁版 中建立的專案和藍圖與 Microsoft 365 群組相關聯，並具有與 Power BI 類似的離線方法。

將專案指派給另一個群組

如果項目必須保留在群組或小組生命週期以外的功能狀態，則可以 指派給不同的 Microsoft 365 群組。 這可以使用 Dynamics 365 管理中心來完成。

從專案或藍圖匯出數據

使用 Dynamics 365 系統管理中心，即可將用戶數據從專案匯出至電子表格。 數據也可以匯出至 Project 檔案 (。使用 PowerShell 的 MPP) 和 XML 檔案格式。

SharePoint

小組頻道中的所有檔案都會儲存在相關聯群組的 SharePoint 網站中。 在某些情况下，SharePoint 中可能存在檔案以外的內容，例如清單或頁面。

檔案通常會儲存在 SharePoint 網站內的三個主要位置：

  • 頁面 - 網站頁面連結庫
  • 頁面中使用的影像 – 網站資產連結庫
  • 通道中的檔案 – 文檔庫
  • Wiki 頁面 – Teams Wiki 資料庫

如果網站有一或多個子網站，則必須針對每個子網站重複離線程式。 如果小組包含私人或共用頻道，則每個頻道會有個別的 SharePoint 網站。

從群組或小組移除檔案時，請務必考慮這些檔案可能會與非群組或小組成員的用戶共用。 您可能想要向他們傳達即將發生的變更。

下載檔案

儲存在上述其中一個連結庫中的 SharePoint 中的檔案可以 下載到本機電腦。

移動檔案

此外，檔案可以 移至 SharePoint 中的另一個位置，例如不同網站中的文檔庫。

匯出清單

儲存在 SharePoint 清單中的數據可以 匯出至 Excel 電子表格，並再次匯入至另一個網站中的清單。

或者，Power Automate 或第三方工具可用來在網站之間移轉清單，以保留函式、清單檢視、格式設定和其他屬性。

「匯出」Wiki 檔案

小組頻道內的Wiki內容會儲存在相關聯 SharePoint 網站專用文檔庫的 HTML 格式檔案中。 它們無法立即匯出並匯入至另一個通道Wiki，但可以轉換成HTML檔案，並以網頁開啟。

Microsoft Stream

如同Power Automate，與群組或小組相關聯之 Stream 中的影片實際上不是群組所擁有，而且在刪除群組時不會刪除。 Stream 中的影片是由上傳或建立影片的人員所擁有，即使他們將使用者或群組新增為擁有者也一樣。 Teams頻道中錄製的會議是由開始錄製的人員所擁有。

新增其他擁有者

因為刪除群組時，影片會保留在 Stream 中，所以原始擁有者可以 與其他使用者和群組共用影片，甚至將它們新增為擁有者。

下載影片

在影片不需要保留在 Stream 中，或需要儲存在記錄管理系統等替代位置的案例中，擁有者可以在本機 下載影片。

Viva Engage

不同於 Microsoft Teams 中的交談，Viva Engage 提供使用者和系統管理員移動或匯出交談的選項。

將交談移至另一個群組或社群

任何使用者都可以將交談移至另一個 Viva Engage 群組，而不只是擁有者或系統管理員。 這可以在傳統 Viva Engage 和新的 Viva Engage 介面中進行。

匯出網路數據

Viva Engage 網路管理員匯出網路數據。 不過，這樣做會導出整個網路的所有交談。 產生的匯出會列出群組標識碼。 您可以根據此識別碼篩選交談。

移除前任員工並保護資料