記錄我的成功計畫

本文概述正確記錄雲端語音部署的需求。 在規劃雲端語音部署時,定義並記錄所有決策點和下一個步驟,以確保所有專案關係人與專案小組成員都一致,以取得成功的結果。

執行規劃

定義在組織中如何使用通話方案解決方案電話系統音訊會議或通話方案之後,您需要規劃執行執行專案。

如果貴組織只有一或兩個網站,您可能不需要完成本文提供的所有詳細資料,但您應該閱讀本文以引導您的方法。

部署模型

就像任何改變組織人員工作方式的技術實現一樣,選擇適當的部署方式將會大幅影響您的雲端語音實現的成功。

可能的部署模型包括下列專案:

  • 每個網站: 此模型適用于貴組織地理位置分散且分公司員工人數相當多的情況。 不過,此部署模型可能會中斷部門員工分散在數個位置的部門內通訊。

  • 每個部門:此模型通常是中型公司更好的選項,並確保參與的部門擁有相同的體驗。

  • 一次全公司: 此模型通常是小型企業的最佳選項,所有員工從部署的第一天起,都獲得相同的體驗。

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決策點
  • 決定Teams適用于貴組織的部署執行模型。
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後續步驟
  • 記錄Teams部署執行模型,並包含商務及技術理由。

RACI 模型

若要確保您清楚瞭解誰負責專案中的工作,請使用責任分派矩陣 (也稱為 RACI—負責、負責、諮詢及知情的矩陣) 。 列出負責及負責每項工作的人或群組,以及決策程式需要諮詢的利害關係人,以及專案關係人,以在整個專案執行期間瞭解每個決策和行動。

以下是雲端語音實現之 RACI 矩陣的範例。

活動/角色 Project導致 共同合作主管/架構 顧問 變更管理/採用專家 業務單位代表
程式簡報啟動通話 R, A C
設定通話品質儀表板 如有定義,此命令會判斷兩位使用者是否可以登入系統,如果可以,則可以交換立即訊息。 C R, A
在啟動通話期間共用探索問卷 如有定義,此命令會判斷兩位使用者是否可以登入系統,如果可以,則可以交換立即訊息。 C R, A
構想階段啟動 R, A C
商務使用案例研討會 A R C
查看探索問卷 R, A C
架構研討會 如有定義,此命令會判斷兩位使用者是否可以登入系統,如果可以,則可以交換立即訊息。 R, A C
採用使用者案例構想階段研討會 C 如有定義,此命令會判斷兩位使用者是否可以登入系統,如果可以,則可以交換立即訊息。 A R
採用成功研討會 R, A C
用戶端與裝置就緒研討會 如有定義,此命令會判斷兩位使用者是否可以登入系統,如果可以,則可以交換立即訊息。 R, A C
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決策點
  • 決定與雲端語音實現專案相關的活動/角色。
  • 決定要指派給任務分派矩陣的團隊或人員, (RACI 矩陣) 雲端語音專案。
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後續步驟
  • 記錄 RACI 矩陣。

每季執行計畫

若要在可管理的工作區塊中執行雲端語音部署,建議您根據目標關鍵結果 (OKRs) 、您所選擇的部署模型,以及貴組織的專案執行能力,建立每季執行計畫。

如此一來,您可以每季追蹤進度、必要時修改計畫,以及根據貴組織的執行能力部署雲端語音功能。

如果貴組織只有一或兩個網站,您可能不需要每季執行計畫,因為您預期會在短時間內完全部署。

以下是雲端語音實現之構想階段每季執行計畫的範例。

網站/部門 員工人數 音訊會議 電話系統 要執行的季度
美國:紐約 2000 具有通話方案的電話系統 CY2018 年第 1 季度
愛爾蘭:愛爾蘭 300 具有通話方案的電話系統 CY2018 年第 1 季度
奧地利:維納 500 電話系統直接路由 CY2018 年第 2 季度
義大利:義大利 200 不適用 CY2018 年第 2 季度
南美洲:巴西 1500 電話系統直接路由 CY2018 年第 2 季度
印度:印度 7000 不適用 CY2018 年第 3 季度
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決策點
  • 決定每季執行計畫,以在 OKRs (達成) 。
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後續步驟
  • 記錄每季執行計畫。

通訊與管理計畫

若要讓專案專案關係人隨時瞭解部署進度,您需要建立一個計畫,說明核心專案小組成員與專案關係人之間如何進行通訊,以針對已建立的 KSIs 討論與專案狀態、關鍵里程碑、封鎖程式及專案的各種審查相關的事項, 營運量值和戰略目標。

以下是您可以在雲端語音實現專案中運用的通訊與管理計畫範例。

類型 目標 參與者 天/時間 位置 會議擁有者
Project支援通話 同步專案狀態、追蹤關鍵里程碑和封鎖者 TBA 星期一、星期二、星期三、星期四下午 5 點 PST 虛擬 TBA
每週指導委員會 審查雲端語音專案的狀態、向主管報告、提出需要主管協助才能解決問題的問題 TBA 每週五上午 11 點 PST 虛擬 TBA
每月專案業務/營運審查 與延伸專案關係人、主要連絡人及執行贊助人檢查項目狀態;檢查部署計畫、KSIs 及營運度量 TBA 每月第二個星期二 虛擬或個人 TBA
季度商務評論 (QBR) 檢查項目狀態,並針對戰略目標、KSIs 及營運度量檢閱進度;如有必要,請重新檢查計畫 TBA 每個季度的最後一個星期四 個人 TBA
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決策點
  • 決定通訊與管理計畫,包括定期狀態更新的頻率 (每日、每週、每月或每季) 、執行狀態更新會議的方法,以及每個會議的擁有者。
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後續步驟
  • 記錄通訊和監管計畫。

完成我的成功計畫

成功計畫是在構想階段建立的檔摘要。

成功計畫為專案小組提供足夠資訊 ,讓專案小組能夠加入 FastTrack 或部署合作夥伴,以使用通話方案服務執行音訊會議或電話系統,以達成貴組織的目標。

一般而言,成功計畫包含下列主要區段,許多章節會透過構想階段進行:

  • 商務案例

  • 服務整備

  • 服務決策

  • 執行計畫

  • 採用方案

  • 操作方案

商務案例

商務使用案例、專案關係人清單、OKRs 和 KSIs、風險登記簿和專案時程表一般都是商務案例所需的大部分資訊。 您應該將這些檔記錄為成功計畫的一部分。

服務整備

您的環境評估會提供判斷貴組織是否準備好使用通話方案進行音訊會議和/或電話系統所需的初始資訊。

此處包含您的服務整備狀況評定,以及解決您透過環境評定所發現之需要補救之地區的計畫。

服務決策

記錄您規劃音訊會議或電話系統通話方案服務技術實現。

執行計畫

記錄您規劃專案的執行方式,以在整個組織中執行解決方案。

採用方案

執行採用就緒性評定之後,專案小組必須針對啟動前、啟動和啟動後採用活動,提供一組完整的通訊計畫、訓練計畫及計畫。

找出支援採用活動的資源,例如傳單、歡迎電子郵件及訓練教材,以及任何您需要的自訂專案,以滿足貴組織的需求。

從客戶成功套件下載Microsoft Teams採用活動的範本

操作方案

執行操作角色的繪圖會建立角色與職責,以及指派給每個操作角色的團隊,這些團隊必須支援音訊會議的執行工作。

您必須完成這項作業,並納入營運計畫,做為成功計畫的一部分,以確保解決方案的營運準備狀態。

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決策點
  • 決定如何記錄您交付雲端語音工作負載的整個成功計畫。
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後續步驟
  • 確認成功計畫的所有元件已記錄。
  • 將成功計畫的個別元件匯總成單一摘要檔, (選擇性) 。