建立變更管理策略Microsoft Teams

針對使用者認知度及採用新技術而制定變更管理策略,對於在組織中成功推出任何新技術至關重要。 成功完成這項工作,可確保使用者採用並滿意新體驗。 您可以根據貴組織的大小來變更下列步驟,但確保與專案關係人、支援者、IT 系統管理員和使用者保持持續溝通,是成功進行變更的關鍵。

適用于您變更管理的最佳Teams:

  1. 識別您的主要專案關係人、支援者及使用者設定檔

  2. 識別&選取您的商務案例

  3. 進行包含商務使用者、冠軍和 IT 專業人員的試驗。

  4. 設計、啟動及管理您的採用行銷活動。 下載我們的 客戶成功套件 做為起點。 良好的採用行銷活動包括:

    a. 內部宣傳資料,例如海報、數位標誌和事件

    b. 單一位置的自助與訓練資訊

    C。 已定義的意見回饋機制

    D。 預先定義的成功措施 (採用解決方案、重要資料的意見、出席課程)

  5. 在服務部署旁邊建立支援計畫

  6. 提供標準的意見回饋方法

  7. 衡量&分享成功

  8. 根據意見回饋調整您的訊息與方法,重複上述步驟。

識別重要的專案關係人、支援者及使用者設定檔

成功採用的第一個規則是建立由重要專案關係人與正確的人員所組成的動態團隊,以推動並影響其他人的變更。 成功的採用策略是從代表您組織交叉部門之承諾的個人團隊開始。 重要的專案關係人角色包括執行贊助者、服務擁有者、IT 專業人員和冠軍。

圖示 描述
執行贊助者圖示。 主管贊助 者是組織內的重要領導者,他們的參與對於推動員工採用至關重要。 他們對於公司文化的影響最大,而且能主動傳達新技術和方式的價值與優點。
服務擁有者圖示。 服務擁有者 負責確保人員使用服務,並取得服務的價值。 在貴組織內設定服務擁有者對於確保為公司或企業Microsoft 365企業Office 365目標非常重要。
冠軍圖示。 向整個組織的每一個使用者取得購買是一項挑戰。 支援 者可協助減輕這項挑戰,在採用或Microsoft 365 Office 365。 他們知識豐富,致力於進一步開發自己的專長,並願意提供同儕指導和協助。 它們可協助Microsoft 365或Office 365部門或小組的實境。

我們建議您定期召開這些專案關係人會議,讓他們隨時取得計畫進度。 根據您的公司文化,啟動「共同合作委員會」以徵求意見和討論可能是一項實用的工具。

提示

在這類部署中,那些可能是變更的最大障礙之人員,會成為您最好的關係人。 我們鼓勵您儘早與貴組織的這些成員互動,並經常聽取他們的疑慮和問題。 他們通常會提供寶貴的意見,讓行銷活動更成功。

使用者設定檔

瞭解您環境中的使用者類型也相當重要。 您是否有主要為行動使用者的使用者? 有些人經常開會或進行簡報? 您是否知道哪些使用者對現有共同合作解決方案最困難? 使用者社群區段可協助您找到最開放變更的群組。 它們通常是您早期商務試驗的最佳目標,他們的意見回饋非常寶貴。

瞭解使用者一生的日子,可協助您將業務成果排定優先順序、設計適合您部署的採用目標,並持續使用一段時間。

冠軍

識別可以成為共同合作領軍者的個人,可為您提供一個擴充的支援小組,支援您的執行工作。 為社群提供您計畫早期深入見解和意見回饋,以建立社群。 您在這個社群中進行的任何投資,無論是時間、注意力或獎勵,都會透過他們的支援與傳道來回到您的執行中。

支援者可以採取的動作圖表。

若要瞭解建立冠軍計畫,請取得 建立冠軍計畫

識別並選取您的商務案例

一旦找出重要的專案關係人及使用者區段後,識別您的商務案例會更容易。 以下是商務成果的一些範例:

  • 簡化銷售程式

  • 快速解決客戶問題

  • 提高員工參與度

  • 縮短產品開發週期

您的銷售人員是否無法協調以提供出色的體驗? 在提供產品或服務時,您是否需要更協調一些? 人力資源與人力資源 (人力資源) 員工的相關體驗呢? 每個組織都會找到自己的優先順序。 我們建議您在初始試驗中選取不超過三個位址,並包含來自這些特定組織的使用者和商務專業人員。

考慮這些案例內嵌的使用者也是明智的做法。 它們是否開啟以變更? 他們是行動使用者,或位於您的設施內嗎? 它們與支援他們的執行贊助者與贊助者中心有多接近,他們是否有任何現有的社群和通訊方法,您可以使用來傳訊這項變更?

當對人力變更管理需求只給予很少或沒有注意時,技術專案就會受到挑戰。 遵循這些建議,您將提升成功的機會!

設計、啟動及管理您的採用行銷活動

對於初始試驗和最終全公司的推出,您的內部通訊應優先處理。 它們包括:

  • 內部宣傳資料,例如海報、數位標誌和事件。

  • 將自助與訓練資訊合併到單一位置。

針對您的試驗階段,以下為成功的最低步驟:

  • 定期與專案專案關係人召開排定的會議,以進行更新。

  • 挑選意見回饋方法,從參與試驗的人收集資訊。 較小的組織可以在內部使用公用Teams允許使用者加入並提供意見回饋。 在較大的組織中,請考慮啟動Yammer社群以提供產品支援。

  • 提供自助檔,包括產品影片。

  • 與試驗使用者召開啟動會議,讓他們對參與感到興奮。 建立具有熱忱的社群感是不能被低估的。

一旦完成初始試驗階段之後,上述步驟就可以展開,以覆蓋整個組織。 視您的大小,這可能需要一些時間,並依地區、使用者設定檔或組織來逐步處理。 在這個較大規模的推出中,運用貴組織中通訊者的專業才能非常有説明。 我們建議您儘早參與這些人員,並經常使用可用的採用資料或自行設計。

如果您的公司有一個中央內部網路入口網站,提供新聞、資訊或支援,您可以利用這個入口網站作為此推出資訊中樞。提供廣泛可用的自助資訊、訓練和書面指引,可讓使用者快速上手至產品。 許多使用者只要在可用時跳入,我們鼓勵這樣做。 我們也知道每個人都會以不同方式學習,因此擁有中央資訊入口網站可支援貴組織內的所有學習方式。

就像在採用行銷活動&一樣,您一定會想要找出您的成功度量。 請考慮使用類似以下的度量:

  • 產品中的使用中使用者

  • 資訊網頁的視圖

  • 使用者社群中的問題

  • 訓練影片的觀看

  • 出席學習活動

衡量並分享成功

您的專案小組應該是貴組織的 IT 系統管理員。 這些人員將能存取 Microsoft 365 Office 365 Microsoft Teams體驗內建的使用方式Microsoft 365 系統管理中心報告。 這項資訊會顯示您Microsoft Teams的使用方式。 我們也建議您直接從使用者取得有關他們使用Teams和其他想法之體驗的意見。 在您自己的公司內分享這些實際範例,對於與使用者社群一起實現持續的變化來說,是非常寶貴的。

在這裡深入瞭解Microsoft Teams使用方式Microsoft 365 系統管理中心報告

提示

使用您的公開小組或Yammer收集使用方式深入資訊。 使用索引標記#TeamsStories共用,方便您進行取回。 每月#TeamsStory內部網路共用活動,以突顯採用這項變更的員工,以提升您環境的生產力和共同作業。

持續採用

推動組織變更是一項持續的活動,而非事件。 您的啟動會議只是授權人員更有效地共同合作的開始。 在此旅程中規劃時刻,強調您的成功、介紹新功能,並與整體的 Microsoft 365 或 Office 365 服務策略連系,這一點非常重要,IT 部門將會打造這項策略。 確保您的使用者參與而不是不知所措,將會減少他們的變更疲勞感,並支援他們放棄舊習慣 ,例如電子郵件附件,以接受新內容,例如將檔儲存于雲端。

在 Microsoft Technical Teams 網站Microsoft 365 Office 365採用社群中,分享您有關服務採用Community的問題。 我們一直希望聽取您的聲音,並説明您進行採用之旅。