定義專案範圍

升級歷程圖,強調定義Project階段。

本文是升級Project定義階段中的一部分,您建立贊助同盟後完成的活動,以及您識別之專案關係人的專案小組,是專案成功的關鍵。 繼續進行之前,請確認您已完成下列活動:

花時間定義您的專案願景、範圍、目標及管理,有助於確保所有專案專案關係人都保持一致,並努力達成相同的結果。 這特別重要,因為技術準備小組和使用者準備小組將會獨立合作,將各自的部分放在一起。 完成本節之後,請參照整個專案,以確保您能夠達到所需的結束狀態。 使用下列您識別的目標,根據結果進行量值,並根據需要減輕風險。

   
描述決策點的圖示。
決策點
  • 換句話說,您用這個專案 (完成什麼,為什麼) ?
  • 成功看起來像什麼?
  • 哪些風險,以及您減輕這些風險的計畫是什麼?
描述下一個步驟的圖示。
後續步驟
  • 與您的專案小組和贊助者討論下列各節。
  • 記錄您此專案的構想、範圍、目標及風險。
  • 重新檢查您的專案小組,以驗證您是否已與正確的小組合作。

Project視力

您的願景是回答「為什麼我們要執行這個專案?」 的「全域」或最終結束狀態。 如下列範例所示,理想的願景可解決貴組織的商務推動者及使用者增值觀點:

  • 組織商務推動 者:Microsoft Teams標準化,符合我們的數位工作場所轉型,並讓我們提升營運效率、消除重複的解決方案,並節省 500 萬美元。
  • 使用者價值增加:Microsoft Teams (1) 專案筆記、檔、小組成員、交談和會議提供單一位置Office節省時間; (2) 使用集中式連絡人清單和持續聊天追蹤來快速存取交談,簡化通訊; (3) 可減輕在單一位置儲存及存取檔案以尋找遺失的電子郵件附件的挫折感。

請考慮下列討論點,協助調整您的願景:

  • 目前商務程式的描述

  • 現有商務程式的挑戰

  • 科技如何協助克服這些挑戰

  • 如果挑戰已解決,預期且可衡量的商業結果

提示

識別使用案例和角色,進一步調整您的專案願景。

Project範圍

您的視力可能只會經過一段時間,透過不同的階段而實現。 專案範圍會定義您目前專案的焦點,並讓您的專案小組專注于目前的工作,以便實現您的長期願景。 例如,您的範圍可能會要求您執行試驗、部署特定工作負載 ,例如語音或會議,或在規劃一段時間升級時Teams 商務用 Skype同時啟用 商務用 Skype。 在專案範圍中,您應該評估:

  • 各種共存模式,最適合貴組織使用。
  • 在移至商務用 Skype Teams前,Teams。
  • 您是否應該進行試驗 以驗證貴組織的技術和使用者準備狀態。

Project目標

您的目標會定義您想要的結果,並能夠衡量專案的成功。 目標可定義為目標與關鍵結果 ( OKRs) ,而專案成功的度量可以定義為 KSIs (關鍵) 。 您必須讓專案專案關係人全面參與定義 OKRs 和 KSIs,協助確保他們具有擁有權感,並調整這些成功量值與已定義專案工作。 目標應包含技術與以使用者為焦點的成功組合。

  • OKRs 包含您于專案開始時設定的目標,以及您根據已定義的步 (例如每月或每季) 。 您可以檢查重要結果,確保您的專案交付專案已排程,或找出並減輕問題,讓專案回到正軌。OKRs 通常分類為「已達」或「未達」。
  • KSIs 會測量關鍵結果的品質和成功,並詳述良好和/或不佳的結果,以補充 OKRs 的二進位性質。 定義 KSIs 時,建議您在 SMART 準則中,使用「特定、可測量、可指派、實際、 (時間) 準則:
    • 特定:針對特定領域進行改進
    • 可測量:量化或至少建議進度的指示器
    • 可指派:指定誰將執行此工作
    • 實事求是:說明在提供可用資源時,可以實際取得哪些結果
    • 時間相關:指定何時可以取得結果

下表顯示升級專案初始階段的 OKRs 和 KSIs 商務用 Skype Teams範例。

目的 重要結果 執行
在Teams模式中商務用 Skype共同試驗 2019 年第 2 季度:已執行並已完成 500 個使用者試驗
  • 識別試驗使用者
  • 建立試驗測試計劃
  • 啟用試驗使用者Teams
  • 執行試驗
  • 執行試驗意見意見調查
  • 測量試驗成功
針對組織中所有使用者成功執行共同商務用 Skype
  • 60% 商務用 Skype使用者Teams推出後 30 天內使用
  • 使用者對於Teams滿意≥80%
  • 設計並執行廣泛的通訊和訓練計畫
  • 以共同Teams模式啟用所有使用者
  • 每月追蹤使用量
  • 收集使用者意見
  • 監控網路健康情況/品質
  • 根據需要減輕影響
類型 關鍵成功標記 測量方式 成功準則 測量
網路和品質 音訊通話品質不佳的百分比應該最小 通話品質儀表板 (CQD) <3% 的通話品質不佳,Teams 每週,再按月
使用與認知 聊天、會議和通話體驗等於或超過商務用 Skype 調查 80% 同意或強烈同意 每週試驗、推出後
使用與採用 使用者主動使用解決方案 Microsoft 365報表或 CQD 試驗使用者參與率達 90%,比目前的解決方案更好 每週,再按月
使用與訓練 我有足夠的訓練/協助資源,可以順利Teams 試驗後問卷 80% 同意或強烈同意 試驗後、推出後
使用者滿意度 我會建議Teams其他人使用 透過試驗後 (NPS) 淨推手分數 NPS > 0 試驗後、推出後
商務驅動程式 節省成本 應付帳款 $協力廠商解決方案中的 X00 萬成本支出 6 個月、1 年、5 年推出後

提示

若要協助確保您的專案持續進行,請考慮定義較小的短期里程碑,以及更大的長期目標。 這可能包括您將在使用者試驗中捕獲的量值。 考慮時程表時,如果您Microsoft 365尚未提供的功能,請使用 Teams。

風險與緩解

在任何專案中,都可能會出現不可預測的事件或其他因素,使專案無法如期進行。主動評估潛在風險並定義因應潛在問題的緩解計畫非常重要,這樣您的專案才能繼續達成您的目標。 風險 登記簿 是追蹤專案風險 ,以及風險的可能性及其潛在影響,以及捕獲您的緩解計畫之絕佳工具。 下表顯示範例風險註冊。

風險 可能性 影響 整體 緩解計畫
網路品質 中型 執行網路規劃練習。
低使用者採用率 在試驗和部署階段主動與使用者合作;執行目標目標認知與訓練活動,以建立心意。

時程表

當您設定升級旅程的範圍時,請務必設定重要里程碑的時程表 (例如,除了完成日期之外Teams為所有使用者商務用 Skype) 啟用) 。 已定義的時程表可協助您的專案小組朝一致的結束狀態方向努力,並告知正確的回程排程,協助確保您的專案保持進度。考慮一個時程表,當任務可能 (時,可能會忽略) 或太 (,而動力可能會遺失) 。 以下為理想的時程表帳戶:

  • 合規性和使用者 案例需求的產品準備狀態:請參閱產品藍圖 ,以判斷Teams何時可供貴組織使用。
  • 升級群組:決定是否要啟用Teams升級群組來升級使用者,這可能會影響整體升級歷程的時程表。
  • 組織因素,例如變更凍結、會計年度 結束、部署週期:討論及考慮可能會影響升級時程表的任何內部程式。
  • 同時或 大約同時發生的其他變更:請考慮將變更進行並聯或將變更間距縮小,以利於良好的使用者體驗,並盡可能降低對生產力的任何影響。
  • 資源: 與專案專案關係人確認資源配置,以確保您彙集的專案小組有足夠的頻寬來完成所有必要的工作。

做為參考點,我們會提供升級前、升級及升級後階段之範例時程表Pro我們鼓勵您根據組織的特定需求進行調整

完成上述活動之後,您應該為專案打下堅實的基礎。 繼續進行您的技術準備和組織準備規劃活動。

請記住:商務用 Skype將于 2021 年 7 月 31 日停用 Online。 之後,商務用 Skype線上服務將無法再使用或支援。 為了最大化效益的實現,並確保貴組織有適當的時間完成升級,我們鼓勵您立即開始Microsoft Teams旅程。