OneDrive 保留與刪除

本文說明當您刪除組織的使用者 Microsoft 365 帳戶時,如何管理使用者的 OneDrive,以及會自動進行的步驟。

從 Microsoft 365 系統管理中心中刪除使用者

當您從 Microsoft 365 系統管理中心中的 [作用中使用者] 頁面中刪除使用者時,您可以選擇要對使用者的產品授權、電子郵件和 OneDrive 進行的處理方式。 如需詳細資訊,請參閱<刪除貴組織中的使用者>(部分機器翻譯)。

用於從 Microsoft 365 系統管理中心中刪除使用者的面板

如果您授與另一位使用者存取 OneDrive,該位使用者依預設有 30 天的時間可以存取和下載他們想要保留的檔案。 (若要變更保留時間,請參閱<針對已刪除使用者設定 OneDrive 保留>(部分機器翻譯)。) 他們將會收到內含連結的電子郵件,指示他們存取已刪除使用者的 OneDrive:從另一位使用者的 OneDrive 複製檔案

設定自動存取委派

根據預設,當使用者被刪除時,系統會自動將使用者的管理員授予使用者的 OneDrive 的存取權。 請遵循下列步驟,確認已為您的組織啟用此自動存取委派,並設定第二個擁有者,以防使用者沒有指定的管理員。 如果已停用存取委派,或是未為使用者設定管理員或次要擁有者,當使用者遭刪除時,任何人都不會有自動存取權,或警告您會刪除 OneDrive。

  1. 移至新 SharePoint 系統管理中心的 [更多功能] 頁面,並使用具有組織系統管理員權限的帳戶登入。

    注意

    如果您使用 Office 365 Germany,請登入 Microsoft 365 系統管理中心,然後瀏覽至 SharePoint 系統管理中心,並開啟 [更多功能] 頁面。
    如果您使用由 21Vianet (中國) 提供的 Office 365,請登入 Microsoft 365 系統管理中心,然後瀏覽至 SharePoint 系統管理中心,並開啟 [更多功能] 頁面。

  2. 在 [ 使用者設定檔] 下,選取 [ 開啟]。

  3. 在 [我的網站設定] 之下,選取 [設定「我的網站」]。

  4. 在 [我的網站清除] 旁,確認已選取 [啟用存取委派]。

  5. 我們建議您也在 [我的網站清除] 中指定第二擁有人帳戶。 如果 Azure AD 中沒有設定使用者的管理員,那麼這個帳戶會被任命為 OneDrive 的擁有人。 填寫第二擁有人帳戶的值時,系統會傳送電子郵件通知給第二擁有人帳戶。

  6. 選取 [確定]。

OneDrive 刪除程序

  1. 您可以在 Microsoft 365 系統管理中心刪除使用者,或是透過 Active Directory 同步處理來移除使用者。

  2. 移除帳戶會同步處理至 SharePoint。

  3. 系統會執行 OneDrive 清除工作,並將 OneDrive 標示為刪除。 已刪除使用者會在 Microsoft 365 系統管理中心顯示 30 天。 OneDrive 的預設保留期間也是30天,但是您可以在 SharePoint 系統管理中心變更此設定 (請參閱為已刪除的使用者設定 OneDrive 保留) 或使用 PowerShell Cmdlet SetSPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32> 。 如需使用此 Cmdlet 的詳細資訊,請參閱 Set-SPOTenant

  4. 如果為已刪除的使用者指定管理員,系統管理員會收到一封電子郵件告訴他們他們可以存取 OneDrive,而且在保留期間結束時會刪除 OneDrive。 如需在 Azure Active Directory 系統管理中心中指定使用者管理員的詳細資訊,請參閱新增或更新使用者的設定檔資訊

    如果使用者帳戶沒有指定管理員,但是有在 SharePoint 系統管理中心輸入第二擁有人,則第二擁有人會收到電子郵件,通知他們可以存取 OneDrive 以及 OneDrive 會在保留期間結束後刪除。

  5. 保留期間到期前七天,第二封電子郵件會傳送給管理員或第二擁有人,提醒他們七天後將會刪除 OneDrive。

  6. 七天后,已刪除之使用者的 OneDrive 會移至網站集合的回收站,它會在93天內保留。 使用者在這段期間將無法存取 OneDrive 中任何共用的內容。 若要還原 OneDrive,您必須使用 PowerShell。 如需資訊,請參閱<還原已刪除的 OneDrive> (部分機器翻譯)。

    注意

    資源回收筒未編製索引,因此搜尋無法在此處找到內容。 也就是說,為了保留內容,電子文件探索保留無法在資源回收筒中找到任何內容。

    OneDrive 刪除的 OneDrive 時程表

注意

保留原則一律優先於標準的 OneDrive 刪除程序,因此包含在原則中的內容可能會在 30 天之前就刪除,或是保留超過 OneDrive 保留的時間。 如需資訊,請參閱<保留原則概觀>。 同樣地,如果 OneDrive 成為電子文件探索案例的一部分而進入保留狀態,系統會傳送電子郵件給管理員和第二擁有人,通知他們刪除已擱置,而且直到保留狀態移除前都不會刪除 OneDrive。
當使用者帳戶從 Azure Active Directory 刪除時,OneDrive 清除的保留期間便會開始。 任何其他動作都會導致清除程式發生,包括封鎖使用者登入或移除使用者的授權。 如需移除使用者授權的相關資訊,請參閱在商務用 Microsoft 365 中移除使用者的授權