設定表格的資料保留原則

發行項
03/14/2024

本文解釋如何設定 Microsoft Dataverse 表格的資料保留原則。

先決條件

您必須先完成這些先決條件，才能設定表格的長期資料保留：

啟用表格的長期保留
判斷原則準則的 Dataverse 檢視表

啟用表格的長期保留

在您設定保留原則前，請先啟用上層 (根) 表格的長期保留。

注意

當上層 (根) 表格啟用長期保留時，所有相關的子表格會自動啟用。當上層表格已啟用保留功能時，您無法停用子表格的保留。例如，假設自訂表格和備註表格為案例表格的子表格。當上層案例表格啟用保留時，就無法停用這些子表格的保留。製作者始終可以停用上層表格的長期保留，並單獨啟用子表格的保留。

登入 Power Apps，並移至表格，然後打開您要的表格。如果此項目不在側邊面板窗格中，請選取 ...其他，然後選取您想要的項目。
在命令列上選取屬性，展開進階選項，然後選取啟用長期保留。
選取儲存。

在您儲存表格後的大約 15-30 分鐘，上層根表格和任何子表格就可進行原則設定。子表格的數目越大，完成程序要花費的時間就越長。

判斷原則準則的 Dataverse 檢視表

Dataverse 檢視表會用來判斷哪些表格列 (記錄) 要標示出來，使用長期保留原則保留。在設定資料保留原則之前，您必須先將 Dataverse 檢視表設定為保留的準則。

在擁有用於特定長期保留原則的 Dataverse 檢視表後，您應該測試檢視表結果。使用 TOP N 陳述式來修改檢視表查詢並進行測試會是個好方法，以確保傳回的結果集如預期。當列數較大時，尤其建議一定要這樣做。

例如，請試想一個建立用來選取所有 2015 年結案案例的 Dataverse 檢視表。案例數目可能非常大。因此，您必須將 TOP N (例如 TOP 10) 新增至檢視表，並測試它以確認所檢索案例的範例集。

當資料保留原則執行時，會包含上層表格和所有子表中的列，進行長期資料保留。上層案例可能會有子表格的相關列，如備註、工作和自訂表格等。保留原則可確保案例記錄和所有與其相關的子列都已標示並長期保留在 Dataverse 中。此外，案例表格中的查找值，舉例來說，會用識別碼和名稱值去標準化，成為保留資料的一部份。這讓單一查詢可在許多案例中，檢索相關的保留資料。

重要

我們建議您建立專門用來識別您要保留之列的 Dataverse 檢視表。然後，先建立和執行具有此檢視表的應用程式來驗證，再將它用為您原則中的準則。如需如何建立表格檢視表的資訊，請移至建立及編輯公用或系統檢視表。

設定保留原則

Power Platform 系統管理員會設定保留原則。

重要

資料一旦保留為長期 (非使用中) 資料後，就無法再將它移回即時資料存放區。
保留原則執行時，程序會在 Microsoft Power Platform 中發出 API 要求。這些要求會計入與您的計畫一起使用的現有 API 要求。其他資訊：要求限制與分配
您必須具備 Power Platform 系統管理員角色，才能完成此工作。

啟用表格的長期保留。
登入 Power Apps，然後在左瀏覽窗格中，選取保留原則。如果此項目不在側邊面板窗格中，請選取 ...其他，然後選取您想要的項目。
在命令列中，選取新的保留原則。
完成保留原則的下列屬性：
- 資料表。選取將用來設定原則的上層根表格，以在長期存放區中保留歷史的冷資料。
- 名稱：輸入保留原則的名稱。
- 準則。從清單選取檢視表。必須先建立及測試該檢視表，才能確定選取了正確的歷史資料。判斷原則準則的 Dataverse 檢視表
- 排程 - 開始日期。輸入您要讓原則第一次執行的日期。原則會在您環境區域的下班時間執行。
- 頻率。可用的選擇包括一次、每天、每週、每月和每年。
選取儲存。

現在您可以查看和管理原則。其他資訊：管理資料保留原則

重要

已啟用管理模式的環境，不會啟動保留原則。
當您在上層表格上設定原則時，所有父級與相關的子級活動、電子郵件和附件都會保留為一組。這類似於大量刪除原則。例如，無法為活動指標、活動方和附件表設定明確保留原則。無法為那些不支援大量刪除的表格設定長期保留原則。
上層表格和上層表格中所有來自子表格的相關列，都將會標示並儲存在 Dataverse 長期存放區中。
在原則執行期間，將始終執行與任何表格 (上層表格與子表格) 的現有刪除動作相關的邏輯。
不論資料量是多少，原則執行將會需要 72-96 小時。平臺給予資料保留原則的優先性為低度優先。 Dataverse 將永遠在背景執行保留程序，以避免對其他平臺服務 (例如應用程式和流程) 造成影響。
請試想在一個情況，當中兩個原則 (Policy1 和 Policy2) 在具有共同子表格的不同上層表格上執行。 Policy1 開始執行的時間會早於 Policy2。如果 Policy1 的狀態尚未進行至擱置的協調，則 Policy2 狀態將一直處於擱置的刪除狀態，直到 Policy1 從擱置的協調進行到擱置的刪除 為止。發生此行為的原因是為了避免從兩個原則中的共同表格上，刪除任何共同記錄。

已知問題

如果上層表格有許多子表格，且上層表格或子表格的大小很大，您則有可能會遇到超時。例如，當級聯關係鏈中的表格數目很大，例如二十五或以上時。若要減輕此危害，請先單獨啟用一些子表格。接著返回並啟用上層表格。

後續步驟

管理資料保留原則
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 適用於開發人員：長期資料保留

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