在 Power Automate 中使用「套用到每個」動作,以定期處理項目清單

許多觸發程序可以根據事件立即開始雲端流程,例如收件匣中收到新電子郵件時。 這些觸發程序很好用,但有時您想要執行下列雲端流程:在預先定義的排程上查詢資料來源,或是在資料來源中根據項目的屬性採取特定動作。 若要這樣做,您可以依一個排程 (例如每日一次) 開始流程,並使用迴圈動作 (例如,套用到每個) 來處理項目清單。 例如,您可以使用 套用到每個 來更新資料庫的記錄或 Microsoft SharePoint 的項目清單。

在此逐步解說中,我們會建立每 15 分鐘執行一次的雲端流程,並執行下列流程:

  1. 取得 Office 365 Outlook 收件匣中最後 10 個未讀取的郵件。
  2. 檢查這 10 個每一封郵件,以確認主旨中是否包含 立即開會
  3. 檢查電子郵件的寄件者是否為您的主管或是以高重要性傳送。
  4. 傳送推播通知,並將寄件者為您的主管或以高重要性傳送,且其主旨包含 立即開會 的任何電子郵件標記為已讀。

下圖顯示我們將建立的流程詳細資料︰

正在建置的流程概觀

先決條件

以下是在此逐步解說中,順利執行步驟的要求:

  • 已註冊使用 Power Automate 的帳戶。
  • Office 365 Outlook 帳戶。
  • 適用於 AndroidiOSWindows Phone 的 Power Automate 行動應用程式。
  • 與 Office 365 Outlook 的連線以及推播通知服務。

提示

有關將 SharePoint 與 Power Automate 一起使用的詳細資訊,請參閱 SharePoint 文件

建立雲端流程

  1. 登入 Power Automate

  2. 選取 我的流程 > 新增 > 立即 - 從頭開始

  3. 建置預定流程 畫面上的 流程名稱 中提供流程的名稱。

  4. 設定每 15 分鐘執行一次的排程。

  5. 選取 建立

    排程執行

  6. 選取 + 新增步驟,然後在搜尋方塊中鍵入 outlook,以尋找所有與 Microsoft Outlook 相關的連接器及動作。

  7. 選取 取得電子郵件 (V3) 動作:

  8. 取得電子郵件 (V3) 卡隨即開啟。 設定 取得電子郵件 (V3) 卡,以從收件匣資料夾中選取前 10 個未讀取電子郵件。 請勿包含附件,因為它們不會用於流程中︰

    設定電子郵件卡

    注意

    到目前為止,您已建立了從收件匣中取得某些電子郵件的簡單流程。 這些電子郵件將會以陣列傳回;套用到每個 動作需要陣列,因此這就是需要的內容。

新增動作和條件

  1. 選取 新增步驟 > 內建 > 套用到每個 動作。

  2. 代用文字插入至 套用到每個 卡上的 選取先前步驟中的輸出 方塊。 這會提取電子郵件的本文而用於 套用到每個 動作︰

    新增主旨代用文字

  3. 選取 新增步驟 > 控制 > 條件

  4. 設定 條件 卡,以在每封電子郵件的主旨中搜尋「立即開會」字詞:

    • 主旨 代用文字插入至 條件 卡的第一個欄位。

    • 選取運算子清單中的 包含

    • 在第三個欄位中輸入 立即開會

      設定條件

  5. 如果是 分支中選取 新增動作 > 條件。 這會開啟 條件 2 卡;設定該卡片如下︰

    • 重要性 代用文字插入第一個欄位中。

    • 選取運算子清單中的 等於

    • 在右側欄位中輸入

      新增條件

  6. 選取 如果是 區段下方的 新增動作
    這會開啟 選擇動作 卡,您可以在其中定義搜尋條件 (以高重要性傳送的 立即開會 電子郵件) 為 true 時會發生的事:

  7. 搜尋 通知,然後選取 傳送行動通知給我 動作:

    搜尋和選取通知

  8. 傳送行動通知給我 卡上,提供推播通知 (如果電子郵件主旨包含「立即開會」且 重要性 時,則傳送) 的詳細資訊。

    設定通知

  9. 返回 條件 2 卡,在 如果否 分支下:

    • 選取 新增動作,然後在搜尋方塊中輸入 取得管理員

    • 從搜尋結果清單中選取 取得管理員 (V2) 動作。

    • 取得管理員 (V2) 卡的 使用者 (UPN) 方塊中輸入 收件者 代用文字。

      新增和設定 [取得管理員] 動作

  10. 如果是 分支中,選取 新增動作

  11. 選擇動作 卡選取 條件。 這會開啟 條件 3 卡;設定卡來檢查電子郵件寄件者的電子郵件地址 (寄件者代用文字) 是否與您主管的電子郵件地址 (電子郵件代用文字) 相同︰

    • 寄件者 代用文字插入第一個方塊中。

    • 選取運算子清單中的 包含

    • 在最右邊的方塊中輸入 郵件 代用文字。

      設定搜尋條件

  12. 條件 3 卡的 如果是 區段下方,選取 新增動作

接下來,您可以在其中定義搜尋條件 (寄件者為您的主管) 為 true 時會發生的事:

  1. 搜尋 通知,然後選取 傳送行動通知給我 動作:

    搜尋通知動作

  2. 傳送行動通知給我 2 卡上,提供推播通知 (若電子郵件寄件者是您的主管即會傳送) 的詳細資訊,然後選取 新增動作

    設定通知卡

  3. 新增 標示為已讀取或未讀取 (V2) 動作。

  4. 新增 訊息識別碼 代用文字至 標示為已讀取或未讀取 (V2) 卡。 您可能需要選取 查看更多 以尋找 訊息識別碼 代用文字。 訊息識別碼 將會標示為已讀取。

  5. 標示為已讀取或未讀取 (V2) 卡上的 標示為 清單中選取 已讀取

    設定 [標示為已讀取] 動作

  6. 選取 儲存 以儲存流程。

執行流程

  1. 以高重要性傳送一封主旨包含 立即開會 的電子郵件給自己 (或者讓組織中的人員寄送有該主旨的電子郵件給您)。

  2. 確認收件匣中的電子郵件且為未讀取。

  3. 登入 Power Automate,並選取 我的流程

    流程的清單隨即顯示。

  4. 選取您剛建立的流程,然後選取 執行

    立即執行

  5. 選取 流程執行頁面,然後選取您有興趣檢視結果的流程執行。

    執行結果

檢視執行的結果

既然您已順利執行流程,您應該會在行動裝置上收到推播通知。

注意

如果您沒有收到推播通知,請確認您的行動裝置有正常運作的資料連線。