商務程序流程概觀

您可以建立商務程序流程,協助確保每次處理客戶時,人員一致地輸入資料並遵循相同步驟。 例如,您希望建立商務程序流程,讓每個人以相同方式處理客戶服務要求,或是需要人員在送出訂單前獲得發票許可時。 商務程序流程使用與其他程序相同的基礎技術,但是提供的功能與使用程序的其他功能非常不同。 若要了解如何建立或編輯商務程序流程,請參閱建立商務程序流程

觀看有關商務程序流程的短片 (4:49)。

為何使用商務程序流程?

商務程序流程為人員提供完成工作的指南。 這些流程提供流暢的使用者經驗,引導人員完成其組織為進一步達成某種結論所需之互動而定義的程序。 這個使用者經驗可以視狀況修改,讓不同資訊安全角色的人員獲得最適合其執行工作的體驗。

使用商務程序流程定義一組步驟,讓人員可以遵循來達到預期的結果。 這些步驟提供視覺指標,告知人員他們在商務程序中的位置。 商務程序流程降低訓練的需要,因為新使用者不必費心注意應該使用哪一個實體。 只要讓程序來引導即可。 您可以設定商務程序流程來支援可協助銷售群組達成更佳成果的一般銷售方法。 對於服務群組,商務程序流程可協助新人員更快進入狀況,避免可能造成客戶不滿意的錯誤。

商務程序流程可以做什麼?

您可以透過商務程序流程,定義一組之後會顯示於表單頂端控制項中的「階段」(Stage) 和「步驟」(Step)。

含階段的商務程序

每個階段都包含步驟的群組。 每個步驟都代表可輸入資料的欄位。 人員使用 下一個階段 按鈕,即會前移至下一個階段。 您可以將步驟設定為 必要,這樣人員必須為相對應的欄位輸入資料,才能繼續下一個階段。 這通常稱為「階段門控」。 在整合介面中,商務程序流程階段可以在階段彈出式視窗中使用,也可以固定至側窗格。 商務程序流程不支援在行動裝置上將階段彈出式視窗展開為的側面窗格。

與其他類型的程序比較,商務程序流程因為不會逾越提供流暢資料輸入經驗與控制階段進入的宗旨,來提供任何條件式商務邏輯或自動化,而相對顯得簡單。 然而,只要與其他程序及自訂相結合,即可在節省人員時間、降低訓練成本和提高使用者接受度上扮演重要角色。

注意

如果任何階段 (包括目前階段) 上有任何必要欄位,您必須在儲存表單或移至新階段 之前,先填入這些階段上的欄位。

商務程序流程與其他自訂整合

您或您的使用者使用商務程序流程輸入資料時,資料變更會套用至表單欄位,讓商務規則或表單指令碼提供的任何自動化都能立即套用。 您可以新增步驟來設定不存在於表單之欄位的值,而這些欄位將會加入至用於表單指令碼的 Xrm.Page 物件模型。 當儲存表單中的資料時,將會套用商務程序流程所包含之欄位變更啟始的所有工作流程。 如果即時工作流程套用自動化,當表單中的資料在儲存記錄之後重新整理時,變更就會立即顯示給使用者。

雖然表單中的商務程序流程控制項不提供任何直接的用戶端可程式性,但是商務規則或表單指令碼所套用的變更仍會自動套用至商務程序流程控制項。 如果您隱藏表單中的欄位,則該欄位也會在商務程序流程控制項中隱藏。 如果您使用商務規則或表單指令碼來設定值,則會在商務程序流程中設定該值。

並行程序流程

並行的商務程序流程讓自訂員設定多個商務程序,並與相同的開始記錄關聯。 使用者可在多個同時執行的商務程序之間切換,並回到原本在程序中的階段繼續工作。

系統商務程序流程

包含下列商務程序流程。 若要了解商務程序流程的運作方式,請檢閱下列系統商務程序流程:

  • 潛在客戶變商機銷售程序

  • 商機銷售程序

  • 電話變案例程序

商務程序流程中的多個實體

您可以針對單一實體或跨多個實體使用一個商務程序流程。 例如,您可以使用從商機開始的程序,接著繼續處理報價、訂單然後發票,最後回頭來關閉商機。

您可以設計可將多達五個不同實體的記錄繫結成單一程序的商務程序流程,讓使用應用程式的人員可以專注在其程序的流程,而不在其工作所處理的實體。 他們可以更輕鬆地在相關的實體記錄之間巡覽。

每個實體有多個商務程序流程可用

並非組織中的所有使用者都會遵循相同的程序,而不同的條件可能需要套用不同的程序。 每個實體最多可以有 10 個使用中商務程序流程,為不同的情況提供適當的程序。

控制要套用哪一個商務程序流程

您可以將商務程序流程與資訊安全角色產生關聯,讓這些資訊安全角色的人員可以看見或使用這些流程。 您也可以設定商務程序流程的順序,以便控制哪個商務程序流程要根據預設來設定。 這與定義實體多個表單的運作方式相同。

有人建立新的實體記錄時,可用的使用中商務程序定義清單會依照使用者的資訊安全角色進行篩選。 依照程序順序清單適用於使用者資訊安全角色的第一個啟用的商務程序定義,即是預設會套用的商務程序定義。 如果有多個使用中商務程序定義可用,使用者可以從 [切換程序] 對話方塊中載入另一個。 每當切換程序時,目前呈現的程序會移至背景並由選取的程序取代,但保留其狀態,而且可再切換回來。 每個記錄都可以有多個相關聯的程序執行個體 (各自針對不同的商務程序流程定義,執行個體總數最多為 10 個)。 表單載入時,只會呈現一個商務程序流程。 有任何使用者套用不同的程序時,該程序預設只會為那個特定使用者載入。

為了確保預設會針對所有使用者載入商務程序 (相當於「釘選」程序的行為),可以在表單載入時加入自訂用戶端 API 指令碼 (Web 資源),這個指令碼會根據商務程序定義識別碼明確載入現有的商務程序執行個體。

商務程序流程考量

您可以只針對那些會支援的實體定義商務程序流程。 您也需要知道可以新增程序、階段和步驟的數目限制。

呼叫工作流程的商務程序流程

您可以從商務程序流程內部呼叫指定工作流程。 您可以設定此功能,從新的商務程序流程設計工具中拖曳工作流程元件至程序階段或 [全域工作流程] 區段。 如需有關在商務程序流程中使用工作流程的詳細資訊,請參閱 部落格:Dynamics 365 中的商務程序流程自動化

當您在商務程序流程中包含要在階段的階段結束時觸發的工作流程,而該階段是流程中的最後一個階段,設計工具會看似工作流程將在該階段完成時觸發。 不過,工作流程將不會觸發,因為階段轉換並未發生。 您不會收到警告或錯誤,而使您無法將工作流程包含在階段內。 當使用者與商務程序流程互動時,完成或放棄程序並不會導致階段轉換,因此不會觸發工作流程。 請參考下列範例:

  • 您建立包含兩個階段的商務程序流程,S1 會連接至 S2,階段 S2 有工作流程,並設定處發程序為 階段結束

  • 您建立包含三個階段的商務程序流程,S1 會連接至 S2,然後 S2 分支至 S3。 您在 S2 中包含工作流程,並將觸發程序設為 階段結束

上面任一個案例都不會觸發工作流程。 若要解決此問題,您可以新增全域工作流程,並將您要觸發的工作流程新增至其中,如此就會針對商務程序觸發工作流程,而不是針對程序的階段。 您可以將全域工作流程的觸發程序設為 [程序已放棄] 或 [程序已完成],以便在使用者放棄或完成商務程序時觸發工作流程。

可以使用商務程序流程的實體

所有自訂實體都可以使用商務程序流程。 下列標準實體也可以使用商務程序流程:

  • 客戶
  • 約會​​
  • 行銷活動
  • 行銷活動方式
  • 行銷活動回覆
  • 競爭對手
  • 連絡人
  • 電子郵件
  • 權利
  • 傳真
  • 案例
  • 發票
  • 潛在客戶​​
  • 信件
  • 行銷名單
  • 商機​​
  • 通話​​
  • 產品
  • 價目表項目
  • 報價
  • 週期性約會
  • 銷售文宣
  • 社交活動
  • 順序
  • 使用者
  • 工作​​
  • 團隊

若要啟用商務程序流程的自訂實體,請選取實體定義中的 商務程序流程 (將會建立欄位) 核取方塊。 請注意,您無法復原這個動作。

注意

如果您巡覽至包含 Social Activity 實體的商務程序流程階段,並按一下 下一個階段 按鈕,會看到 建立 選項。 選擇 建立 時,社交活動 表單隨即載入。 不過,因為 Social Activity 對應用程式使用者介面的 Create 並非有效,將無法儲存表單,您會看到錯誤訊息:「未預期的錯誤」。

程序、階段和步驟的數目上限。

為了確保效能可接受且使用者介面可供使用,當您計劃使用商務程序流程時,有一些您必須知道的限制:

  • 每個實體不可以有超過 10 個使用中商務程序流程。

  • 每個程序只能包含最多 30 個階段。

  • 多重實體程序只能包含最多五個實體。

商務程序流程實體自訂支援

Dynamics 365 (online) 9.0 版更新所引入的商務程序流程實體可能會在系統中出現,讓實體記錄資料可以在網格、檢視表、圖表和儀表板中提供使用。

將商務程序流程實體記錄用於網格、檢視表、圖表和儀表板

商務程序流程可做為實體使用之後,您現在已可使用以特定實體 (例如潛在客戶或商機) 的商務程序流程資料為來源的進階尋找、檢視表、圖表和儀表板。 系統管理員和自訂員可以建立自訂商務程序流程網格、檢視表、圖表及儀表板,類似於那些使用任何其他實體所建立的。

商務程序流程 (例如 潛在客戶變商機銷售處理) 會顯示成 [方案總管] 中的可自訂實體。

方案總管與「潛在客戶變商機」程序實體

若要存取預設商務程序流程檢視表,請開啟方案總管,展開 實體 > 展開您想要的程序 (例如 潛在客戶變商機銷售處理)、選取 檢視表,然後選取您想要的檢視表。

有數個可當做圖表來檢視的預設檢視表,例如 使用中商機銷售處理 檢視表。

使用中商機銷售處理檢視表

從工作流程與商務程序流程實體互動

您也可以從工作流程與商務程序流程實體互動。 例如,您可以為商務程序流程實體記錄建立工作流程,在商機實體記錄上的欄位更新之後變更使用中階段。 如需如何執行這項作業的詳細資訊,請參閱 Automate business process flow stages using workflows (使用工作流程自動化商務程序流程階段)。

離線執行商務程序流程

如果符合下列條件,您可以使用離線商務程序流程:

  • 商務程序流程是從 Power Apps 應用程式使用。
  • 已啟用 Power Apps 應用程式供離線使用。
  • 商務程序流程有單一實體。

明確地說,當 Power Apps 應用程式處於離線狀態時,商務程序流程可用的三個命令為:

  • 下一個階段
  • 上一個階段
  • 設定使用中階段

商務程序流程階段中的查詢欄位

最近的記錄會顯示在整合介面的查詢欄位中。 若要防止最近使用的項目顯示在查詢中,請執行下列步驟:

  1. 開啟 Power Apps 製作者入口網站,然後從畫面右上角選取正確的環境。

  2. 移至 資料 底下的 表格。 搜尋您的商務程序流程實體。

    商務程序流程實體表格的螢幕擷取畫面

  3. 選取 表單,然後選取 資訊 編輯器。

  4. 樹狀結構檢視 中選取您的查詢資料步驟,接著選取 停用最近使用的項目

    螢幕擷取畫面,圖上說明如何停用最近使用的專案

  5. 按一下儲存,然按一下發佈。

使用商務程序流程實體的限制

  • 您目前無法根據商務程序流程建立實體的自訂表單。
  • 如果解決方案包含商務程序流程實體,則必須以手動方式將商務程序流程實體新增至解決方案,才能將它匯出。 否則,商務程序流程實體將不會包含在方案套件中。 其他資訊:建立和編輯實體
  • 將程序實體新增至模型導向應用程式可能會導致功能受限。 深入了解建立及編輯商務程序流程

後續步驟

觀看有關商務程序流程的短片 (4:49)
建立商務程序流程
使用分支增強商務程序流程
白皮書:在 Dynamics 365 中啟用程序