使用 Power Automate 和 Common Data Service 建立核准迴圈

注意

2020 年 11 月生效:

  • Common Data Service 已重新命名為 Microsoft Dataverse。 深入了解
  • Microsoft Dataverse 中的部分術語已更新。 例如,實體 現在是 資料表,而 欄位 則是 資料行深入了解

本文章即將更新,以反映最新的術語。

Dataverse 可供建置流程,將資訊儲存在雲端流程之外的資料庫中。 最好的範例就是核准。 若您將核准狀態儲存在實體中,您的流程就可以在其上運作。

在此範例中,您將建立核准程序,而此程序會在使用者將檔案新增到 Dropbox 時開始執行。 當檔案新增之後,檔案的相關資訊會出現在應用程式中,讓審查者可以在其中核准或拒絕該項變更。 當審查者核准或拒絕變更之後,會傳送電子郵件通知,而被拒絕的檔案將會從 Dropbox 中刪除。

執行本節所述的步驟,您可以建置︰

  • 自訂實體,其中包含新增到 Dropbox 之各個檔案的相關資訊,以及檔案的狀態為已核准、已拒絕或待決。
  • 流程,可在檔案新增到 Dropbox 時,將資訊新增到自訂實體;在檔案核准或被拒時傳送電子郵件;以及刪除被拒的檔案。 下列步驟示範如何從頭建置這類雲端流程;您也可以從範本建立類似的流程。
  • 應用程式,審查者可在其中核准或拒絕新增到 Dropbox 的檔案。 您將使用 Power Apps 依據自訂實體中的欄位,自動產生此應用程式。

先決條件

建置實體

  1. 登入 powerapps.com

  2. 若預設不會顯示左導覽列,可按一下或點選左上角三條橫線的圖示。

    開啟左瀏覽列

  3. 在左導覽列中,按一下或點選 管理,然後按一下或點選 實體

    管理實體

  4. 出現提示時,按一下或點選 建立我的資料庫

    建立資料庫

  5. 在右上角附近,按一下或點選 新增實體

    建立實體

    如果您的瀏覽器視窗未最大化,此按鈕可能會出現在不同的位置。

  6. 實體名稱 中指定名稱,但名稱中不得包含空格,且不得與資料庫中的其他實體名稱重複。

    若要完全依照此範例執行動作,請指定 ReviewDropboxFiles

    指定實體名稱

  7. 顯示名稱 底下,指定自訂名稱。

    指定顯示名稱

  8. 按一下或點選 下一步

    下一個按鈕

將欄位新增至實體

  1. 在右上角附近,按一下或點選 新增欄位

    加入欄位

  2. 在出現在欄位清單底部的空白列上,設定 核准者 欄位的屬性。 (當您設定這些屬性時,可以按 Tab 鍵切換到下一欄)。

    • 顯示名稱 欄中輸入 核准者

    • 名稱 欄中輸入 核准者電子郵件

    • 類型 欄中,按一下或點選 電子郵件 選項。

    • 必要 欄中選取此核取方塊。

      [核准者] 欄位

  3. 在下一列中,設定 狀態 欄位的屬性:

    • 顯示名稱 欄中輸入 狀態

    • 名稱 欄中輸入 狀態

    • 類型 欄中,按一下或點選 文字 選項。

    • 屬性 欄中保留預設值。

    • 必要 欄中選取此核取方塊。

      欄位狀態

  4. 在下一列中,設定 檔案識別碼 欄位的屬性:

    • 顯示名稱 欄中輸入 檔案識別碼

    • 名稱 欄中輸入 檔案識別碼

    • 類型 欄中,按一下或點選 文字 選項。

    • 屬性 欄中保留預設值。

    • 唯一 欄中選取此核取方塊。

    • 必要 欄中選取此核取方塊。

      [檔案識別碼] 欄位

  5. 按一下或點選 檔案識別碼 欄位最右側附近的省略符號 (...),然後按一下或點選 設定為標題 欄位。

    [設定為標題] 欄位

  6. 在左下角附近,按一下或點選 建立

    建立實體

  7. (選擇性) 當實體清單再次出現時,若還未最大化您的瀏覽器視窗,請加以最大化,然後按一下或點選 類型 欄標題。 此清單會排序自訂實體,例如您剛建立的實體會出現在最上方。

登入並建立雲端流程

  1. 開啟 Power Automate 入口網站

  2. 如果尚未最大化您的瀏覽器視窗,請加以最大化,然後按一下或點選右上角附近的 登入

    Power Automate 的登入按鈕

  3. 在右上角的功能表中,選取在 powerapps.com 中建立資料庫的環境。

    注意︰如果您未選取相同的環境,則將不會看到您的實體。

  4. 在左上角附近,按一下或點選 我的流程

    [我的流程] 按鈕

  5. 在右上角附近,按一下或點選 建立新流程

    [建立新流程] 按鈕

新增檔案時啟動

  1. 在包含 搜尋更多觸發程序 的方塊中,輸入或貼上 Dropbox,然後按一下或點選 Dropbox - 建立檔案時

    建立觸發程序

  2. 資料夾 底下,按一下或點選資料夾圖示,然後瀏覽至檔案的新增位置。

    選擇資料夾

將資料新增至實體

  1. 按一下或點選 新增步驟,然後按一下或點選 新增動作

    新增動作

  2. 在包含 搜尋更多動作 的方塊中,輸入或貼上 Common Data Service,然後按一下或點選 Common Data Service - 建立物件

    在 Common Data Service 中建立物件

  3. 實體 底下,輸入或貼上 審查,然後按一下或點選 審查 Dropbox 檔案

    選擇實體

  4. 標題 底下, 按一下或點選方塊,然後按一下或點選參數代用文字清單中的 檔案名稱,將該代用文字新增至欄位。

    新增檔案名稱代用文字

  5. 核准者 中,輸入或貼上檔案審查者的電子郵件地址。

    注意:指定您自己的地址可讓流程測試更加順利。 您可以稍後在流程準備就緒可供實際使用時,再進行變更。

    新增核准者

  6. 狀態 底下,輸入或貼上 待決

    新增預設狀態

  7. 檔案識別碼 底下,按一下或點選方塊,然後按一下或點選參數代用文字清單中的 檔案識別碼,將該代用文字新增至欄位。

    新增檔案識別碼代用文字

檢查檔案是否已經過審查

  1. 建立物件 動作底下,依序按一下或點選 新增步驟更多新增執行期限

    新增執行期限

  2. 在左上角的 執行期限 動作底下,按一下或點選中包含 選擇值 的方塊。

    選擇值

    注意:如果您的瀏覽器視窗未最大化,請按一下或點選上方包含 選擇值 的方塊。

  3. 建立物件的輸出 底下,按一下或點選 狀態,將參數代用文字新增至欄位。

    新增狀態代用文字

  4. 開啟 執行期限 動作中央附近的清單,然後按一下或點選 不等於

    指定 [不等於]

  5. 執行期限 動作的右上角,在包含 選擇值 的方塊中輸入或貼上 待決

    指定要監看的狀態

    注意:如果您的瀏覽器視窗未最大化,請按一下或點選下方包含 選擇值 的方塊。

  6. 執行期限 動作底部附近,按一下或點選 新增動作

    在 [執行期限] 中新增動作

  7. 在包含 搜尋更多動作 的方塊中,輸入 Common,然後按一下或點選 Common Data Service - 取得物件

    取得物件

  8. 命名空間 底下,按一下或點選您的資料庫。

  9. 實體 底下,輸入或貼上 審查,然後按一下或點選 審查 Dropbox 檔案

    選擇實體

  10. 物件識別碼 底下,按一下或點選方塊,然後按一下或點選 檔案識別碼 參數代用文字,將該代用文字新增至欄位。

    新增物件識別碼

查看項目是否已核准

  1. 執行期限 動作底下,按一下或點選 新增步驟,然後按一下或點選 新增條件

    新增條件

  2. 在條件的左上角,按一下或點選包含 選擇值 的方塊。

    條件的左上角

    注意:如果您的瀏覽器視窗未最大化,請按一下或點選上方包含 選擇值 的方塊。

  3. 取得物件的輸出 底下,按一下或點選 狀態 參數代用文字,將該代用文字新增至欄位。

    將狀態新增至條件

  4. 在條件右上角包含 選擇值 的方塊中,輸入或貼上 已核准

    確認狀態是否已設定為 [已核准]

    注意︰如果您的瀏覽器視窗未最大化,請在下方包含 選擇值 的方塊中輸入或貼上 已核准

傳送通知電子郵件

  1. 如果是,不執行任何動作 底下,按一下或點選 新增動作

    如果是,新增動作

  2. 在包含 搜尋更多動作 的方塊中,輸入或貼上 傳送郵件,然後按一下或點選 Office 365 Outlook - 傳送電子郵件

    如果是,傳送郵件

  3. 收件者 底下,輸入或貼上您要在項目接受時通知的人員地址。

    注意:指定您自己的地址可讓流程測試更加順利。 您可以在流程準備就緒可供實際使用時,再進行變更。

    核准收件者

  4. 主旨 底下,按一下或點選在方塊中,然後按一下或點選 檔案名稱 參數代用文字,將該代用文字新增至欄位。

    指定檔案名稱做為電子郵件主旨

  5. 主旨 底下, 輸入或貼上 已核准的項目

    核准郵件的本文

  6. 如果否,不執行任何動作 底下,除了指定 項目已被拒絕 做為電子郵件訊息本文以外,重複執行此程序的步驟 1-5。

    拒絕郵件的本文

刪除被拒絕的檔案

  1. 在拒絕郵件的欄位底下,按一下或點選 新增動作

    新增刪除動作

  2. 在包含 搜尋更多動作 的方塊中,輸入或貼上 Dropbox,然後按一下或點選 Dropbox - 刪除檔案

    從 Dropbox 刪除檔案

  3. 檔案 底下,按一下或點選方塊,然後按一下或點選 檔案識別碼 參數代用文字,將該代用文字新增至欄位。

    找出要刪除的檔案

儲存流程

  1. 在畫面頂端輸入或貼上您要建立的流程,然後按一下或點選 建立流程

    儲存流程

  2. 按一下或點選 關閉,然後按一下或點選 完成

  3. 在 Dropbox 中,將至少兩個檔案新增至您指定的資料夾中:一個用於測試核准,另一個用於測試拒絕。

建置應用程式

  1. 登入 powerapps.com,然後按一下或點選左瀏覽列底部附近的 新增應用程式

    在瀏覽器中建立應用程式

  2. 在出現的對話方塊中,按一下或點選可開啟 Windows 版 Power Apps Studio 或網路版 Power Apps Studio 的選項。

  3. 若是開啟 Windows 版 Power Apps Studio,請按一下或點選左瀏覽列中的 新增

  4. 從資料建立應用程式 底下,按一下或點選 Common Data Service 磚中的 手機配置

    建立應用程式

  5. 搜尋 方塊中,輸入或貼上 審查

    搜尋實體

  6. 選擇實體 底下,按一下或點選 審查 Dropbox 檔案

    選擇實體

  7. 在右下角附近,按一下或點選 連線

    [連線] 按鈕

  8. 如果出現簡介導覽的開啟畫面,請觀看導覽以熟悉 Power Apps (或按一下或點選 略過)。

    簡介導覽

    您稍後隨時可以按一下或點選左上角附近的問號圖示,然後按一下或點選 開始簡介導覽 以使用導覽。

  9. (選擇性) 拖曳畫面底部附近的滑桿,增加縮放比例使應用程式更便於查看。

    縮放控制項

自訂應用程式

  1. 在右瀏覽列中,按一下或點選包含標題及描述的版面配置。

    [連線] 按鈕

  2. 瀏覽畫面 中,按一下或點選搜尋列正下方,以選取較大的文字方塊控制項。

    選取標題

  3. 在右窗格中,按一下或點選窗格旁的向下箭頭,以開啟下方清單。

    開啟下拉式清單

  4. 在下方清單中,按一下或點選 標題,以顯示所新增檔案的檔案名稱。

    設定標題資料

  5. 在右窗格中,開啟上方清單,然後按一下或點選 狀態,以顯示每個檔案的狀態。

    設定本文資料

測試整體解決方案

  1. 按一下或點選 Power Apps 左上角附近的播放按鈕,以開啟預覽模式。

    開啟預覽模式

  2. 對清單中的第一個檔案按一下或點選箭號,以可顯示該檔案的詳細資料。

    開啟 [詳細資料] 畫面

  3. 在右上角,按一下或點選鉛筆圖示,以變更檔案的詳細資料。

    開啟 [編輯] 畫面

  4. 狀態 方塊中,輸入或貼上 已核准

    核准檔案

  5. 在右上角,按一下或點選核取記號圖示,以儲存變更並返回詳細資料畫面。

    儲存變更

    幾分鐘後,您會收到指示檔案已核准的電子郵件。

  6. 在右上角,按一下或點選返回按鈕,以返回瀏覽畫面。

    返回瀏覽畫面

  7. 對於清單中的其他檔案,按一下或點選箭號,以顯示該檔案的詳細資料。

    開啟 [詳細資料] 畫面

  8. 在右上角,按一下或點選鉛筆圖示,以變更檔案的詳細資料。

    開啟 [編輯] 畫面

  9. 狀態 方塊中,輸入或貼上 已拒絕,或是任何除了 已核准 (包含 已批准已許可) 以外的文字。

    拒絕檔案

  10. 在右上角,按一下或點選核取記號圖示,以儲存變更並返回詳細資料畫面。

    儲存變更

    幾分鐘後,您會收到電子郵件,指出檔案已被拒絕,而且檔案將會從 Dropbox 刪除。