共用雲端流程

與組織中的其他人共用雲端流程,讓他們也能受益於您所建立的自動化。 共有三種主要方式可以在 Power Automate 中共用雲端流程:

  • 將負責人新增到雲端流程。
  • 使用僅限執行權限來共用雲端流程。
  • 共用雲端流程的複本。

先決條件

  • 您必須擁有付費 Power Automate 授權,才能共用雲端流程。
  • 您必須是建立者或擁有者,才能將擁有者從雲端流程中新增/移除。

關於內嵌和其他連接

在雲端流程中使用的連接可分成兩個類別︰

  • 內嵌:這些連接用於流程中。
  • 其他:已為雲端流程定義了這些連接,但不會用於流程中。

如果您在雲端流程中停止使用連接,該連接會出現在 其他連接 清單中,直到擁有者再次將其包含在雲端流程中為止。 若要對內嵌連接進行變更,請依照本文稍後所述修改連接中的步驟進行。

連接清單會顯示在雲端流程屬性的負責人清單中,如下圖中所示。

內嵌連線

將負責人新增到雲端流程

將負責人新增至雲端流程是分享雲端流程的最常用方式。 雲端流程的任何負責人都可以執行這些動作:

  • 檢視執行歷程記錄。
  • 管理流程的屬性 (例如,啟動或停止流程,新增擁有者或更新連接的認證)。
  • 編輯流程的定義 (例如,新增或移除動作或條件)。
  • 新增或移除其他擁有者 (但不是流程的建立者)。
  • 刪除流程。

如果您是某雲端流程的建立者或擁有者,將會發現該流程列於 Power Automate 的 小組流程 索引標籤上。

團隊流程索引標籤

注意

共用的連接 能在建立該連接的流程中使用。

擁有者可以在雲端流程中使用服務,但無法修改另一個擁有者建立的連接認證。

將更多負責人新增至雲端流程

  1. 登入 Power Automate,然後選取 我的流程

  2. 依序選取您要共用的流程、更多命令 更多命令,然後選取 分享

    從 [更多命令] 選取 [分享]

  3. 輸入要新增為擁有者之人員或群組的名稱、電子郵件地址或群組名稱。

    搜尋使用者或群組

    您選取的使用者或群組會變成流程的擁有者。

    新增擁有者

恭喜 — 您已建立團隊流程!

將清單新增為共同擁有者

您可將 SharePoint 清單新增為雲端流程的共同擁有者,讓每位對清單擁有編輯存取權的人員,皆可自動取得該流程的編輯存取權。 共用流程後,只需散發其連結即可。 其他資訊:訓練:建立和設定 SharePoint 清單

提示

在流程已連接至 SharePoint 時使用清單,並在所有其他情況下使用群組。

重要

SharePoint 使用者必須有 編輯 權限,或本身是 成員擁有者 群組的成員,才能在 SharePoint 中執行流程。

移除擁有者

重要

如果您移除的擁有者,其認證是用來存取 Power Automate 服務,您必須更新這些服務的認證,讓流程可以繼續正常執行。 其他資訊:修改連接

  1. 在流程詳細資料頁面的 擁有者 區段中,選取 編輯

    編輯擁有者

  2. 針對您想要移除的擁有者,選取 刪除 刪除按鈕

    刪除擁有者

  3. 在確認對話方塊中,選取 移除

恭喜 — 您所移除的使用者或群組,已不再列示為流程的擁有者。

選取連接

如果您移除現有的擁有者,或只想要使用不同的帳戶登入動作或觸發程序,則可能需要在雲端流程中變更連接的負責人。

  1. 移至您要修改的流程。

  2. 選取 編輯

    編輯雲端流程

  3. 在您要編輯連接的步驟中,選取 更多命令 (...)。

  4. 如果您已有連接,請選取此連接;如果沒有,請選取 新增連接 以建立新連接,然後選取 登入 即可建立新連接。

    新增連接

使用僅限執行權限來共用雲端流程

您可以使用僅限執行權限來共用即時流程 (也就是,使用按鈕或選取中項目等手動觸發程序的流程)。 任何新增為僅限執行使用者的使用者,無論如何都沒有權限可以編輯或修改流程;他們只有觸發流程的權限。

若要新增僅限執行使用者

  1. 在流程詳細資料頁面的 僅限執行使用者 區段中,選取 編輯

    編輯 [僅限執行使用者] 區段

  2. 管理僅限執行權限 面板中,指定您要提供僅限執行存取權的使用者和群組。

    新增僅限執行使用者

  3. 身為擁有者,您可以指定僅限執行使用者是否需要提供他們自己的連接,也可以選擇使用流程中已經定義的連接。

    管理連線

恭喜 — 使用者或群組現在有執行流程的存取權限。

若要移除僅限執行使用者

  1. 在流程詳細資料頁面的 僅限執行使用者 區段中,選取 編輯

  2. 管理僅限執行權限 面板中,選取您要移除其存取權的使用者旁邊的 刪除 刪除按鈕,然後選取 儲存

    移除僅限執行使用者

恭喜 — 使用者或群組不再有執行此流程的存取權限。

共用雲端流程的複本

您可以將雲端流程的複本與其他使用者共用,該使用者可以使用流程的定義做為範本。 它提供了一種好的方式,可讓您在共用雲端流程的一般結構時,不要共用任何連接,同時讓收件者可以獨立地修改自己的流程,使其符合他們的需求。

注意

共用複本會為收件者建立流程的單獨執行個體。 共用流程之後,您就無法撤銷該流程的存取權。

傳送雲端流程的複本

  1. 在流程詳細資料頁面命令列上,選取 傳送複本

    從命令列傳送複本

  2. 傳送複本 面板中,您可以編輯要共用之流程的名稱和描述,並指定您要與之共用流程的使用者。

    傳送複本詳細資料

  3. 收件者將會收到一封電子郵件,告知您已與他們共用雲端流程範本,然後他們可以建立自己的流程執行個體。

    接收複本

    注意

    身為收件者,您也可以選取左窗格中的 範本,再選取 與我共用 索引標籤來存取流程。

    與我共用

常見問題

如果建立共用流程的使用者離開組織,會發生什麼情況?

如果共用的流程仍有使用中擁有者,流程就會繼續執行。

注意

如果流程使用任何使用中或內嵌連接,但這些連接屬於已離開組織的使用者時,這些特定動作可能會失敗。 若要修正此問題,請依照本文前述修改連接中的步驟,更新認證。