主要案例

以下是可以將 Power Automate 與表單結合使用的主要案例:

  • 當有新的表單回應時,傳送電子郵件。
  • 在使用者提交回應之後,將電子郵件傳送給表單回應者。
  • 使用表單的內容傳送核准。
  • 將 Microsoft Forms 回應上傳至 Excel。
  • 從表單取得附件,並使用附件傳送電子郵件。

當有新的表單回應時,傳送電子郵件

雖然您可以在 Microsoft Forms 設定中,針對每個回應啟用「取得電子郵件通知」的通知,但是您可以使用 Power Automate 建立自訂電子郵件通知。

首先,新增提交回應時觸發程序。

如果您的表單只適用於組織中的人員,則表示表單會自動錄製回應者的電子郵件,而您需要使用 [套用至每個] 控制項。 本示範將示範此案例,並要求您選擇「回覆通知回覆識別碼清單」。 不過,如果您的表單是公用的,且具有連結的任何人都能回應,您將需要將電子郵件要求為表單中的回應,而且您不需要新增 [套用至每個] 控制項。

設定畫面

然後新增取得回應詳細資料動作。 按一下 [回覆識別碼] 文字欄位以查看動態內容。 選取 [回覆識別碼] 選項,這表示您將取得造成該觸發之回應的回應詳細資料。 在此之後,選擇傳送電子郵件 (V2) 動作。 在動作卡片中,按一下 [新增動態內容],這樣就可以在電子郵件中使用表單回應。

在使用者提交回應之後,將電子郵件傳送給表單回應者

雖然您可以在 Microsoft Forms 設定中,針對每個回應啟用傳送電子郵件收據給回應者通知,但是您可以使用 Power Automate 建立自訂電子郵件通知。 這類似於主要案例 1,不同之處在於傳送電子郵件 (V2) 動作現在會傳送給回覆者。

使用表單的內容傳送核准

使用表單的動態內容建立核准。 在此範例中,內容將是「我們如何改善我們的產品?」問題的意見反應。

新增 Microsoft Forms 觸發程序和動作之後,第三步是新增開始和等待核准動作。

開始和等待核准流程畫面

您可以在文件中查看核准的更多範例。

將 Microsoft Forms 回應上傳至 Excel

建立新的 Excel Online 工作表,並將表格新增至工作表。 深入了解 Excel 文件中的表格。

Excel 畫面

Excel 流程畫面

您也可以新增核准,在它進入 Excel 工作表之前核准回應。 核准 Microsoft Forms 回應以將列新增至 Excel 試算表範本,可協助您做到這一點!

從表單取得附件,並在電子郵件訊息中傳送附件

請確認您已在表單中新增區段,讓回應者上傳檔案。

表單上傳區段

新增 Forms 觸發程序和動作之後,新增剖析 JSON 動作。 我們建議您在新增此動作之前,先執行流程,以從範例產生 JSON 結構描述。

剖析 JSON 動作

在您貼上完整範例之後,您可以從 OneDrive 使用路徑取得檔案內容,並尋找您的 Microsoft Forms。 然後,新增 ‘/’ 後面接下列運算式:first(body('Parse_JSON'))?['id']。 這會解壓縮回應者將上載的一個檔案。

建立共用連結

最後,您可以使用 Office 365 Outlook 中的傳送電子郵件 (V2) 動作卡,將該上傳透過電子郵件傳送。 加入運算式 first(body('Parse_JSON'))?['id']

您可以透過瀏覽此處的部落格文章,結合從表單取得附件和建立核准流程的案例。

注意

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言? 請填寫問卷。 (請注意,本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。