使用 Outlook 類別追蹤約會和電子郵件

伺服器端同步處理允許使用特殊類別已追蹤到 Dynamics 365，在 Outlook 中追蹤電子郵件、約會和工作。 指派此類別給電子郵件、約定行程或 Outlook 中的工作會將項目同步處理到客戶參與應用程式 (Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing 和 Dynamics 365 Project Service Automation)。 同樣地，從追蹤的電子郵件、約定行程或工作移除此類別會將其從客戶參與應用程式中取消追蹤。

您也可以選取多項並指派 已追蹤到 Dynamics 365 的 Outlook 類別給它們，藉此將所有項目追蹤到客戶參與應用程式。 觀察此類別是否在收件匣及其他資料夾中出現，以快速識別追蹤的項目。

透過 OrgDBOrgSetting 設定以類別為依據的追蹤

從 9.1.0.4039 版或更新版本開始，預設會開啟類別追蹤。

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若要判斷您的版本，請登入 Customer Engagement 應用程式，然後在畫面右上角選取設定按鈕>關於。

使用類別來追蹤 Outlook 項目

一旦 Outlook 中有提供已追蹤到 Dynamics 365 類別，您就可以使用此類別來追蹤下列 Outlook 項目。

電子郵件

藉由指派已追蹤到 Dynamics 365 類別，追蹤電子郵件 類別指派立即可以在 Outlook 中看到。 此時會標記電子郵件以進行追蹤。 伺服器端同步處理將根據電子郵件同步處理設定，在 15 分鐘內將電子郵件同步處理到客戶參與應用程式。

如果電子郵件已受追蹤且分類為已追蹤到 Dynamics，則移除類別將會取消追蹤電子郵件。 但是不會刪除對應的電子郵件活動記錄。

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您可以在 Outlook 中設定規則，或移除類別。 請參閱使用規則管理電子郵件訊息。

Note

如果要處理的電子郵件已由相同電子郵件的其他使用者或佇列收件者自動追蹤到 Dynamics 中，則伺服器端同步處理會將電子郵件分類至 Dynamics 365 收件者信箱中。

啟用系統設定將 Dynamics 365 使用者之間傳送的電子郵件作為兩個活動追蹤時，只有與 Dynamics 365 方向碼相符的電子郵件才會自動分類。

例如，從 Outlook 追蹤並傳送到其他 Dynamics 365 使用者的電子郵件將不會在 Outlook 收件人郵箱中顯示為分類，因為它們代表電子郵件的「已接收」複本。 這是為了允許 Dynamics 365 收件者根據上述系統設定來追蹤電子郵件的接收複本。

預約

您可以藉由指派已追蹤到 Dynamics 365 類別來追蹤約會。 約定行程將根據伺服器端同步處理規則追蹤和同步處理到客戶參與應用程式。

如果約會已受追蹤且分類為已追蹤到 Dynamics，則移除類別將會取消追蹤約會。 但是不會刪除對應的 Dynamics 365 應用程式約會活動記錄。

工作

Note

工作指派給 Outlook 擷取的人員將不同步處理到客戶參與應用程式。

搭配 Outlook 相關應用程式使用類別型追蹤

如果您擁有 Dynamics 365 App for Outlook，您可以將類別型追蹤搭配 App for Outlook 使用。

下表列出的不同的追蹤案例。

動作	結果
將已追蹤到 Dynamics 365 類別指派給電子郵件/約會	伺服器端同步處理都會在 15 分鐘內同步處理電子郵件/約會。 在該項目上載入 Outlook 相關應用程式，將會顯示追蹤狀態。
使用 Outlook 相關應用程式追蹤電子郵件/約會	已追蹤電子郵件/約會。 立即指派已追蹤到 Dynamics 365 類別。
移除電子郵件/約會上的已追蹤到 Dynamics 365 類別	伺服器端同步處理會在 15 分鐘內取消追蹤項目。 在該電子郵件上載入 Outlook 相關應用程式，將會顯示追蹤狀態。 活動記錄不會從客戶參與應用程式刪除。
使用 Outlook 相關應用程式取消追蹤電子郵件/約會	取消追蹤電子郵件/約會，並移除已追蹤到 Dynamics 365 類別

代理人使用者

如果您提供代理人存取以允許他人管理您的電子郵件和行事曆，當代理人有編輯器權限時，此代理人就可以存取您在 Outlook 中的類別。

如果您的信箱有已追蹤到 Dynamics 365 類別，則代理人可以藉由指派已追蹤到 Dynamics 365 類別，追蹤您的電子郵件和約會。

搭配 Dynamics 365 for Outlook 的類別型追蹤

不支援搭配 Dynamics 365 for Outlook 使用類別型追蹤。 我們建議您不要在設定為使用 Dynamics 365 for Outlook 的 Dynamics 365 模型導向應用程式組織上啟用 OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems。

停用類別型追蹤

您可以藉由停用 OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems，停用 Dynamics 365 應用程式組織的類型型追蹤。

Note

如果您停用 OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems，將會對已追蹤到 Dynamics 365 類別進行虛刪除，並將類別指派保留在 Outlook 中。 如果您從主要清單刪除類別，就會將其永久刪除。

常見問題集

是否可以藉由指派 [已追蹤到 Dynamics 365] 類別來追蹤我的 Outlook 連絡人？
否，Outlook 連絡人不支援類別型追蹤。

如果我重新命名 [已追蹤到 Dynamics 365] 類別，會發生什麼情況？
如果您重新命名類別，伺服器端同步處理仍會繼續依據其識別碼識別類別，而此類別會用來追蹤和取消追蹤 Outlook 項目。

Note

對於代理人案例，不支援代理人和主要信箱擁有者之間不同的類別名稱，並且可能會導致意外行為。 建議比對代理人和主要信箱擁有者的類別名稱。

如果我刪除 [已追蹤到 Dynamics 365] 類別，會發生什麼情況？
如果您刪除類別，伺服器端同步處理約在 15 分鐘後就會在 Exchange Server 上重新建立此類別。

當我第一次開啟 OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems 時，是否會將 [已追蹤到 Dynamics 365] 類別指派給我先前追蹤的項目？
否，伺服器端同步處理不回到過去的時間來為已經追蹤的項目指派類別。

如果我將 [已追蹤到 Dynamics 365] 類別指派給 Outlook 交談對話，會發生什麼情況？
如果您將交談對話分類為已追蹤到 Dynamics 365，則該對話中的所有電子郵件都會獲指派此類別，因而受到追蹤。

是否可以將 [已追蹤到 Dynamics 365] 類別指派給週期性約會？
如果您將？分類為已追蹤到 Dynamics 365，則該約會所有的個別環境都會獲指派此類別，因而受到追蹤。

追蹤電子郵件失敗時會發生什麼狀況？
根據預設，會在新的同步處理週期 (約每隔 15 分鐘) 中重試失敗的自動追蹤的電子郵件。 重試最多 5 分鐘完成。 如果重試在 5 次嘗試之後失敗，將會指派已追蹤到 Dynamics 365 (無法傳遞) 類別給電子郵件，不再進行其他重試。 因下列錯誤而失敗的自動追蹤的電子郵件會進行重試：

• 電子郵件升階因客戶環境中設定的外掛程式而失敗。
• 電子郵件升階因客戶參與應用程式或 Microsoft Exchange 的逾時而失敗。
• 電子郵件因為 InvalidSender 或一些不明決定而遭退回。
• 如果佇列的負責人未指派正確的資訊安全角色，則電子郵件就會失敗且無法傳送。 若沒有正確的資訊安全角色，負責人將無法擁有佇列追蹤的電子郵件記錄。

在 5 次重試後失敗，如果電子郵件升階失敗是由於發生外掛程式錯誤，請嘗試修正外掛程式。 然後，指派 追蹤到 Dynamics 365 類別給手動追蹤無法傳遞的電子郵件，以便在客戶參與應用程式中追蹤這些電子郵件。

如何透過 OrgDBOrgSetting 移除類別型追蹤？
若要停用特殊已追蹤到 Dynamics 365 Outlook 類別，您必須在組織中啟用 OrgDBOrgSetting。 客戶參與應用程式提供 OrgDBOrgSettings 工具讓系統管理員有能力實施先前為登錄實作保留的特定更新。

1. 遵循本文章中的指示執行將工具解壓縮的步驟。
2. 將工具解壓縮之後，停用 OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems。
3. 停用 OrgDBOrgSetting 將會在組織的所有 Exchange 信箱上移除已追蹤到 Dynamics 365 類別，這些信箱會在 15 分鐘後啟用伺服器端同步處理。

您也可以使用這個工具編輯 OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems。