它們建立或編輯資料嗎？

了解此步驟中的工作，可協助您回答問題：解決方案是否需要擷取任何資料？ 如果是，需要擷取哪些資料？ 以下是針對該解決方案所擷取的每個資料元素所要考慮的一些事項。

是否有現有的表單？

現在是否有用來擷取資料的目前紙張表單或電子表單？ 這種表單可以做為很好的起點，當您想像畫面的配置和資料的擷取方式時。

另外，請仔細考慮表單：

• 是否應以不同的順序呈現資料元素，以更符合您的擷取方式？

• 可以將表單劃分為單獨的較小表單，以允許程序的各個部分並行進行，而不是一次一個？

擷取哪些資料？

所擷取的資料是什麼？ 這叫什麼？ 這是來自資料來源的真實名稱，或是在這部分業務中使用的公用名稱嗎？ 您可能需要將資料來源中的資料名稱對應至使用者所知道的「好記」名稱。

資料是否有階層？ 例如，每個費用報表可以有多個費用，而某些費用類型則需要其他資訊。

哪些資料是從公式或計算所建立？

是否已完成建立資料的計算？ 如果是，則必須儲存計算結果，或只是在使用應用程式時顯示它？ 可以隨時重新計算的資料（例如項目總計或計數），可能不需要儲存。

例如，我們要使用今天的日期和員工名稱來建立費用報表的唯一 ID。它必須儲存，如此永遠不會變更。 我們也會計算費用小計和總計，但是因為這些資料可以從報表中的其他資料重新計算，所以我們不需要分別儲存它們。

資料是否為必要？

在程序的這個步驟中，此資料是完成這項工作所必要的嗎？ 如為必要，為何是必要的？ 資料只有在特定情況下才必要嗎？

這是什麼類型的資料？

正在擷取什麼類型的資料？

• 自由格式文字： 是否有允許的設定長度？ 此欄位的輸入是否依存於另一個欄位（例如，其他的下拉式功能表選項之類的關聯欄位值）？ 是否有應該填入的預設輸入？ 文字是衍生自其他資料嗎？

• 數字： 是百分比嗎？ 是整數嗎？ 是否需要一定數量的小數位？ 此數字是否有設定的最小值或最大值？ 此數字是否依存於另一個數字（例如，它不能大於或小於另一個輸入）？ 是否有應提供的預設數字，或是否根據其他輸入計算而來的數字？

• 日期： 您應該使用哪種格式的日期？ 它是否應包括日期與時間？ 日期是否有規定（最小或最大，不能在今天之前）？ 它是計算的嗎（例如，「從今天起七天」）？ 是否有應該填入的預設日期？

• 選擇： 回覆限制為一組特定回覆嗎？ 哪些是有效回覆？ 回覆是否依存於另一個資料元素？ 是否有預設選擇，或是根據另一個資料元素的預設值？ 您只允許選取一個選擇，還是可以一次選取多個選擇？

• 影像或影片： 是否應該擷取影像或影片？ 影像或影片是從使用者裝置的相機所擷取的嗎？ 這是透過電子郵件進入的影像或影片嗎？ 是否應該在此影像上執行任何 AI（例如，偵測影像的元素）？

現在將資料放在哪裡？

當您解決今天的業務問題時，資料會在何處擷取？ 它會回到現有的系統嗎？ 它會移至試算表嗎？ 可以完全擷取嗎？

如果資料尚未以數位方式儲存，您將為其建立資料存放庫，這會在資料在哪裡？中進行討論。

要考慮的另一件事是，此資料對組織中的其他程序是否有價值。 如果這些資料可供其他程序使用，這些程序可以自動化嗎？

某人在此程序稍後是否要使用此資料？

在程序中稍後是否有步驟會使用此資料？ 它們如何使用這些資料？ 如果此資料在程序的早期可用，那麼下一個程序是否可以更早啟動或並存執行？

有時自動化程序有助於減少解決業務問題的總時間，因為資料可供日後使用，而處理問題的其他參與者可以更快地行動。 這可以為商務程序自動化提供業務價值。

在此程序之外，其他人是否可以受益此資料？

是否有其他團隊或程序可以使用此程序中擷取的資料？ （不是程序中的後續步驟，而是企業中其他地方可能會擷取到相同資訊或可使用此資訊的程序？）

商務使用者有時只會在其日常工作範圍內思考。 如果退後一步，您是否有機會將這些資料擴充至其他可以自動化的程序？ 很多時候，程序是手動的，因為另一個區域中的程序沒有取得資料的方法。 現在，此程序是自動進行的，是否有機會在此基礎上建構其他程序？

範例：費用報表資料建立

以下是工作表中用於費用報表擷取程序的部分資料元素。

資料層級	資料項目	項目類型	可編輯？	允許的格式	驗證	預設/計算
費用報表	費用報表號碼	文字	否		不可空白	"EXP" + Date (YYYYMMDD) + UserID
費用項目	費用日期	日期	是	MM-DD-YYYY	不能發生在未來
費用項目	費用類型	選擇	是	從清單中選取：旅遊、餐飲、旅館、交通、停車、用品	不可空白
費用項目	總數	號碼	是	###,###.##	不可空白，可以是負值
費用項目	收據	影像	是	JPG、PNG	若金額大於 $74.99 則為必要欄位
費用項目	補助	是/否	是	是/否		預設為否
費用詳細資料	客人姓名	文字	是	任何項目	超過 $75 的餐飲類型費用為必要

在此範例中，會擷取三個資料層級。 (在畫面設計和資料儲存設計中，這將會變得非常重要)。

• 費用報表：這些元素僅在總費用報表中擷取一次。

• 費用項目：對於此費用報表中報告的每個費用，都會擷取這些元素。 多個費用項目可以與相同的費用報表建立關聯。

• 費用詳細資料：這些項目與特定的費用項目餐飲和旅館相關聯，並協助細分這兩種費用類型。 如果費用項目為餐飲，則需要來賓姓名和來賓公司。 如果費用項目是旅館，則費用類型和金額為必要—以及其中每個項目的金額必須等於費用項目的金額。

將顯示在應用程式中但未儲存在任何地方的資料為即時計算：

• 將費用項目加總成費用報表總計

• 將費用詳細資料匯總為費用項目總計

• 計算費用報表中的項目數

• 判斷費用報表總計是否超過提交者經理的核准限制

在費用報表程序期間所擷取的資料，最終必須張貼至財務系統。 不過，費用報表本身目前並不會線上儲存，僅儲存在紙上。 因此，沒有現有的系統可以放入這些資料；我們必須建立一個。

如果我們以數位方式擷取，那麼擁有所有這些費用資料就有助於將來的分析。 例如，如果所有員工出差時都住在同一家旅館，那麼採購部門可以提取費用資料並有可能協商出更好的價格。 我們將在專案計劃中注意這一點。

下一步：什麼是商務規則？

注意

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言？ 請填寫問卷。 (請注意，本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。