從 Excel 大量加入或修改工作項目

  • 發行項

當您有許多工作項目要加入或修改時，使用 Excel 可以節省時間。 使用一般清單，同時大量加入或修改數個工作項目類型，例如待處理項目 (Backlog)、工作、Bug 或問題。 使用樹狀清單，大量加入或修改工作項目及其父子式連結。

您也可以使用 Microsoft Project，大量加入和修改工作項目。

使用一般清單加入工作項目

  1. 如果您沒有 Microsoft Excel 2007 或更新版本，請安裝它 (英文)。

  2. 如果您尚未安裝 Visual Studio 或 Team Explorer，則需要安裝其中一個版本，才能將 Team Foundation 增益集安裝至 Excel。

  3. 在 Excel 中，從空白工作表開始作業。 如果您沒有看見 [小組] 功能區 (如果使用 Excel 2007，則為 [小組] 功能表)，請參閱步驟 2。

    在 Excel 和 TFS 之間建立清單連接

    提示

    如果不再顯示 [小組] 功能區，您可能需要重新啟用它。

  4. 連接至 TFS 和您想要加入工作項目的 Team 專案。 如果您無法連接，請加入成為小組成員。

    Connect to Team Foundation Server dialog box

    如果這是您第一次從 Excel 連接至 TFS，您可能必須將 TFS 加入至已辨識之伺服器的清單。

    Servers button on the Connect to Team Foundation Server dialog box. Add button on the Add/Remove TFS. Name of server in the Add TFS dialog box. OK button.

  5. 您的工作表目前已繫結至 Team 專案做為一般清單。 這就表示您可以從工作表將工作項目加入至 Team 專案，或從 Team 專案將工作項目加入至工作表。

    已連接到 Team 專案的空白一般清單

  6. 指定要加入之工作項目的標題及其工作項目類型。

    將工作項目加入至 Excel

    注意 [狀態] 和 [原因] 欄位如何自動填入預設值。

  7. 發行您的工作表。

    從 Excel 將工作項目發行至 TFS

    確定您的游標位在含有資料的儲存格中。 否則，[發行] 按鈕可能會顯示為已停用。

    注意 ID 現在如何指派給您的工作項目。

    已發行的工作項目 ID 在 Excel 中顯示

  8. 此外，請注意如何在 Team Web Access 中開啟工作項目以加入更多資訊。

    從 Excel 的 TWA 中開啟工作項目

    Team Web Access 中顯示的工作項目

您可以在 Excel、Project、Team Web Access 或 Visual Studio Team Explorer 中對工作項目進行變更。

依照下列提示讓工作保持同步：

  • 當您第一次開啟儲存的工作表時，請使用 Excel 中 [小組] 功能區上的重新整理圖示 ([重新整理])，從 TFS 下載最新資料。

  • 藉由使用 Excel 中 [小組] 功能區上的選擇欄圖示 [選擇欄] 將欄加入至工作表的方式，輸入其他欄位的資料。

  • 若要避免發生資料衝突，請經常發行您所進行的加入和修改。

  • 在發行或重新整理之前，若要防止資料遺失，請定期儲存活頁簿。

使用樹狀清單加入待處理項目 (Backlog) 和工作及其父子式連結

您可以大量加入工作項目巢狀清單，例如工作細分結構或使用者劇本與客戶經驗的階層式集合。 例如，您可以加入工作、子任務和 Bug 的巢狀清單 (如下圖所示)，或是將連結的工作加入至產品待處理項目 (Backlog) (如下列步驟所述)。

示範資料行配置如何顯示父子式連結的樹狀清單

Microsoft Excel 工作項目樹狀清單

  1. 遵循上一個程序中的步驟 1 至 6。

  2. 加入樹狀層級以將一般清單轉換為樹狀清單。

    將一般清單轉換為樹狀清單

    注意清單類型現在如何標記為 [樹狀]，以及有額外的 [標題 2] 資料行已插入。

    已連接到 TFS 的空白樹狀清單

  3. 在 [標題 1] 下輸入待處理項目 (Backlog) 的標題，並在 [標題 2] 下輸入工作的標題。 此外，選取個別對應的工作項目類型。

    要發行的工作項目樹狀清單

  4. 發行您的工作表。

    發行工作項目樹狀清單

    TFS 會指派 ID 給每個工作項目，並為待處理項目 (Backlog) 底下列出的每個工作建立父子式連結。

    已發行的工作項目樹狀清單

使用樹狀清單時的實用秘訣：

  • TFS 會解譯 [標題] 資料行中的資料，以判斷工作項目之間的連結模式。 當您發行變更時，下列任何一個狀況都會造成錯誤、無效連結，或者在不正確的工作項目之間建立樹狀連結：

    • 父和子工作項目之間的資料列為空白。

    • 工作項目的 [標題] 位在錯誤的資料行中。 確定您已輸入每個子工作項目的標題。

    • 在資料列中，有多個 [標題] 資料行包含資料。 只在每個資料列的其中一個標題資料行中輸入文字。

    • 清單已排序。 不要排序樹狀清單。 排序樹狀清單可能變更階層式連結關聯性。 如果您真的將樹狀清單排序，可以立即重新整理來復原這個作業。

    若要解決錯誤，請參閱解決 Excel 樹狀清單中無效的連結。

  • 您可以使用 樹狀結構中的項目 或 樹狀結構中的凸排項目，將樹狀階層內的工作項目降級或升級。 確認父工作項目標題左邊或右邊的資料行是 [標題] 資料行。 資料行頂端的標題應該顯示為 [標題 <number>]，否則請加入樹狀層級。

  • 父子式連結工作項目只能有一個父代。 您無法將相同的工作項目加入至兩個待處理項目 (Backlog)。 相反地，您需要定義不同的工作項目工作。

  • 如果您收到錯誤 TF208104，表示您對欄位所做的變更已發行，但是對連結階層進行的所有變更皆未發行。 至少有其中一個針對工作項目定義的連結關聯性已遭其他處理序鎖定，例如 Project Server 整合。 如需詳細資訊，請參閱Addressing Error TF208104: Hierarchical Link Relationship Is Locked。

  • 當您移動工作項目時，請確定您是選取整個資料表資料列。

問題與解答

問：我可以在使用網頁用戶端 (Team Web Access 或 Visual Studio Online) 時使用 Excel 嗎？

**答：**可以。 您不可以從網頁用戶端開啟查詢；不過，您可以從 Excel 開啟查詢。 若要使用 Excel，您必須取得 Team Foundation 增益集，而此增益集是在安裝 Visual Studio 或 Team Explorer 時安裝。 如果您未安裝其中一個版本，請立即安裝。 您可以免費安裝 Team Explorer。

安裝 Team Explorer 之後，請開啟 Excel，並尋找 [小組] 功能表或功能區。

問：我應該使用哪個清單類型？

答：使用下表來輔助您選取清單結構。

工作

清單結構

清單重新整理

建立和發行多個無關的工作項目

一般清單

輸入清單

對多個無關的工作項目執行大量編輯

一般清單

查詢清單或輸入清單

對多個工作項目和其相依或相關工作項目執行大量編輯

樹狀清單

查詢清單

執行由上而下的計劃並發行父子式連結工作項目

樹狀清單

輸入清單

檢視和修改多個工作項目的階層關聯性與父子式連結關聯性

樹狀清單

查詢清單

根據篩選過且會隨著時間變更的一組工作項目來檢閱報告

一般清單或樹狀清單

查詢清單

問：如何啟用命令的樹狀群組？

答：如果樹狀群組命令無法使用，會將工作表設定為一般清單。 您可以將一般清單轉換為樹狀清單，如使用樹狀清單加入待處理項目 (Backlog) 和工作及其父子式連結中的步驟 2 所述。

問：如何將樹狀清單轉換為一般清單？

答：首先，發行您所進行的任何變更。 然後，選擇 [小組] 功能區中的 [設定清單]，再選擇 [只重新整理工作項目]。 這會將樹狀結構壓平合併，並將查詢清單變更為輸入清單。

問：如何移除樹狀層級？

答：移除樹狀層級 [標題 number] 資料行 (編號最大的資料行) 下您要移除的任何輸入內容，然後 [重新整理] 工作表。

提示

務必在移除樹狀層級之前發行對工作項目所進行的變更。移除樹狀層級需要重新整理，這樣會覆寫工作項目清單中的資料。您沒有發行的任何資料都會遺失。

問：如何從輸入清單轉換為查詢清單？

答：在 [小組] 功能區中選擇 [設定清單]，然後選取您要使用的查詢。 工作表只會以查詢傳回的那些工作項目重新整理。 此外，如果您選取樹狀查詢，清單也會變成樹狀清單。

問：如何將現有的工作項目加入至我的清單？

答：如果您使用非查詢輸入清單，就可以從 [小組] 功能區選擇 取得工作項目圖示 來加入工作項目。

問：我可以使用 Excel 剪下和貼上功能嗎？

答：可以。 您可以使用許多 Excel 功能，例如剪下、貼上、自動填滿、格式、排序 (僅限一般清單)、篩選和加入公式。

您可以剪下並貼上資料行，以重新排序清單中的項目和變更工作項目之間的連結關聯性。

若要拖曳工作項目，請選取您要移動的工作項目或一組連續的工作項目，開啟內容功能表並選擇 [選取]、[資料表資料列]，指向選取範圍的框線，並在指標變成移動指標 移動指標 時將資料列拖曳至其他位置。

提示

當您重新整理工作項目清單時，可能無法保留部分格式。例如，TFS 會設定日期格式。對日期格式欄位進行的任何變更，都會以 TFS 使用的日期格式來覆寫。

問：如何快速更新特定的一組工作項目？

答： 選取 Team Explorer 的工作項目查詢所列出的工作項目，開啟其中一個所選工作項目的內容功能表，然後選擇 [在 Microsoft Excel 中開啟選取項目] 或選擇工具列的 Excel 圖示。

問：我可以在 Mac 使用 Excel 嗎？

答：不行。 您必須在已安裝 Visual Studio 或 Team Explorer 的那一部電腦上使用 Excel，才能取得 Team Foundation 增益集。 這些應用程式需要 Windows 作業系統。

問：如何解決發行錯誤？

答：請參閱相關主題以解決資料衝突、資料驗證錯誤或無效的連結。

問：如何停用 Team Foundation 增益集？

**答：**如果您想要停用此增益集，請參閱新增或移除增益集。

問：我可以使用哪些其他工具來大量修改工作項目？

答： 您可以使用 Team Web Access 或 Project。

問：想要一些使用 Excel 的秘訣嗎？

**答：**請參閱基本 Excel 工作。