通訊記錄管理入門

 

上次修改主題的時間： 2011-06-21

通訊記錄管理 (MRM) 是 Microsoft Exchange Server 2007 Enterprise Edition 中的一項記錄管理技術，可協助組織降低與電子郵件和其他通訊相關的法律風險。MRM 可讓使用者能夠保留遵循公司原則、政府法令或法律規定所需的郵件，並移除不具法律或商業價值的內容。這是透過使用「受管理的資料夾」來完成，這種資料夾就是套用「受管理的資料夾信箱原則」的信箱資料夾。系統管理員或使用者可將這些受管理的資料夾放在使用者的信箱中，再讓使用者根據其需求與其組織的郵件保留原則，將郵件分門別類放入受管理的資料夾中。然後，Exchange 即會定期按照受管理的資料夾信箱原則處理放在受管理的資料夾中的郵件。當某封郵件達到保留限制時，即會封存、刪除或加上標幟要使用者留意，或者僅記錄事件。

Exchange 2007 中的其他新功能可協助組織更有效率地遵循法律蒐證命令並監視使用者是否遵守組織的記錄管理原則。

本文描述 MRM 的運作方式，列出規劃和執行記錄管理解決方案時要考量的一些事項，並提供如何設定簡單 MRM 實作的逐步說明。

MRM 如何運作？

MRM 的核心是「受管理的資料夾助理員」，這是依據您建立的 MRM 組態設定使用者信箱及處理信箱內容的 Microsoft Exchange 信箱助理員。

例如，若要建立非常簡單的測試 MRM 設定，您可使用 Exchange 管理主控台或 Exchange 管理命令介面來：

1. 建立受管理的資料夾，設定指示受管理的資料夾助理員記錄 (封存) 新增至資料夾的任何新項目。

2. 建立第二個受管理的資料夾，設定指示受管理的資料夾助理員刪除資料夾中任何超過 30 天的項目。

3. 建立受管理的資料夾信箱原則，指示受管理的資料夾助理員在下次執行時，將兩個新的受管理的資料夾新增至每個使用者的信箱。

4. 排程執行受管理的資料夾助理員，使其可將受管理的資料夾新增至使用者的信箱。

5. 指示使用者依據需求與組織的郵件傳遞原則，將單一項目或整個資料夾移至新的受管理的資料夾。

6. 排程執行受管理的資料夾助理員，使其可根據資料夾設定，記錄第一個受管理的資料夾的內容並刪除第二個資料夾的內容。

如需相關資訊，請參閱下列內容：

• 如需設定程序的逐步說明，請參閱本主題稍後的＜如何設定 MRM？＞。

• 如需 MRM 設定與組態的詳細資料，請參閱管理通訊記錄管理。

• 如需 MRM 的概觀，請參閱了解通訊記錄管理。

從何處開始？

執行 MRM 解決方案前有許多要考量的事項，這些事項不全然與技術有關。以下是您會想要考量的一些事項。

沙盒

設定「沙盒」安裝來了解安裝、設定和維護 MRM 是不錯的開始。熟悉在測試環境中安裝和設定 MRM 之詳細資料的 Exchange 系統管理員，較適合擔任顧問，向組織其他成員提出技術需求的建議，以獲得良好的 MRM 解決方案。

原則與計劃

成立隨機應變的團隊來建立或更新組織的記錄管理原則，是執行 MRM 解決方案時要考量的另一個重要的早期步驟。要考慮將其加入原則建立或檢閱程序的人有：

• 記錄管理專家

• 法律顧問

• 人力資源

• 訓練

• 高階主管

• 資訊技術 (IT) 管理人員

• 顧問

這個團隊的工作是建立記錄管理原則，原則的範圍要夠大，以便應付組織目前與未來的需求，但也要夠清楚詳細，以便讓 Exchange 系統管理員將原則當作 MRM 解決方案來執行。開發這個原則的過程可能會相當長：每個團隊成員需要針對其他成員的工作成果進行考量、建議及修訂，平衡法律要求、預算、複雜度與行政和人性考量，以制定出具有可行性的 MRM 實作原則。

使用者對 MRM 解決方案的顧慮與可能的抗拒，以及如何監視和執行組織的通訊原則，是團隊亟需考量的重要事項，尤其是在電子郵件文化發展程度相當高的組織中。

將郵件放置於可接受管理的位置

為了管理郵件，受管理的資料夾助理員必須能夠存取郵件。這表示郵件必須儲存於 Exchange 伺服器上，才能進行有效的通訊記錄管理。如此會有兩個後果：

• 必須經常增加使用者信箱的大小以便存放更多項目。

• 應限制或消除使用者電腦上個人資料夾 (.pst) 檔案的存取。

增加信箱大小

將所有使用者郵件保留在伺服器上的信箱中，通常意謂著增加使用者信箱的大小，而且很可能會增加到 1 GB 以上。Exchange 2007 效能較高，有助於管理更大的信箱。

限制 .pst 檔案的存取

您可建立防止新項目新增至現有 .pst 檔案的群組原則，開始讓使用者脫離使用 .pst 檔案的習慣。將 .pst 檔案設為唯讀，可讓使用者存取其已有的 .pst 檔案，同時促使使用者將他們要保留的郵件保留在 Exchange 信箱中。最後，您可能會想要建立一個群組原則，來完全移除 .pst 檔案的存取權。

限制 .pst 檔案的存取權可能會打亂某些使用者的工作習慣，但這也有一些好處。

將使用者郵件保留在伺服器上並限制 .pst 檔案的存取可：

• 將郵件保留於可接受管理和監視的位置，大幅增加通訊記錄管理的有效性。

• 降低重要資料儲存於個別硬碟，不儲存於定期備份之伺服器而遺失的風險。

• 協助減少廠商、實習人員與員工離開組織時發生的組織智慧財產損失。

• 將所有的使用者郵件都保留在其信箱中，以改善使用者的資料存取。

• 使 Microsoft Outlook Web Access 更有效，因為任何地方只要有 Web 連線，即可使用所有使用者郵件。

• 降低訴訟期間之法律蒐證的成本。擷取和搜查 .pst 檔案中儲存之資訊的過程耗力且昂貴，因為必須先在使用者電腦上找到 .pst 檔案，接著必須由法務人員處理內容。

將使用者的系統設定為不使用 Microsoft Office Outlook 2007 中的 .pst 檔案

1. 建立群組原則，將下列登錄子機碼值設為 1。此設定可防止使用者新增任何項目到 .pst 檔案中。使用者仍可建立新的 .pst 檔案，但無法新增任何項目到這些檔案中。此設定只會封鎖 Microsoft Outlook .pst 檔案。它允許 Microsoft SharePoint .pst 檔案在使用者的 Outlook 設定檔中連接和更新。類似的登錄機碼可用來停用 Outlook 2003 中 .pst 檔案的寫入。

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. 建立群組原則，將下列登錄子機碼值設為 0。這些設定會停用 Outlook 中的 [自動封存] 功能表，並移除使用者依序按一下 [工具]、[選項] 與 [其他] 索引標籤後顯示的 [自動封存] 選項。

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. 建立群組原則，將下列登錄子機碼值設為 5575。此設定會移除 Outlook 中的 [Outlook 資料檔案] 選項，此選項是在使用者按一下 [檔案] 再指向 [新增] 時顯示。

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

引導

從引導實作開始可幫助您微調 MRM 解決方案，在對整個組織推行前讓使用者能夠滿意。例如，您可能會發現使用者認為 6 個月的收件匣保留期間太短，而對 1 年的限制較為滿意。或者，您可能發現，若要進行額外的日誌記錄，您會需要升級封存解決方案。

您可從 MRM 規劃團隊成員中選出 MRM 引導的首批成員。其他成員可從 IT 人員和有關的管理人員中徵選。當引導運作穩定後，您可徵選組織的其他成員加入。承諾提供較大的信箱、自動電子郵件管理 (包括將例行通知與郵件放到保留時間短的資料夾中進行自動刪除) 與處理任何問題或關切的訓練，有時可減輕使用者對試行受管理之通訊的不情願。

如何推行 MRM？

到了能夠在整個組織中執行 MRM 解決方案時，您可能會想要考慮分階段推行，讓組織中的人員與 Exchange 系統可適應必要的改變。

MRM 推行時的人性考量

以逐步的方式對使用者推行 MRM 可提供使用者時間來適應其工作習慣的必要改變。可行的計劃是：

1. 執行引導計劃來消除解決方案中的問題並改善細節。

2. 邀請其他使用者加入引導計劃。更大的信箱可當作參加的誘因。

3. 當您準備好要向整個組織推行 MRM 時，請先提供 MRM 與相關組織通訊原則的訓練。

4. 增加使用者信箱的大小。

5. 新增受管理的資料夾到使用者信箱，但將保留期限關閉。鼓勵使用者熟悉 MRM，並將信箱的內容根據需求與組織的郵件保留原則分類，放進適當的受管理的資料夾。

6. 使用者取得受管理的資料夾三週後，啟用 MRM 並將 .pst 檔案設為唯讀。

7. 在 MRM 實作開始時，準備好為使用者提供高水準的支援 (推行前的訓練可減少使用者的問題與顧慮)。

8. 監視系統效能。

9. 監視使用者符合性。

MRM 推行時的系統考量

您的 Exchange 系統也需要適應 MRM。受管理的資料夾助理員第一次執行時，通常會處理大量的項目。對信箱伺服器及網路而言，這是相當耗費資源的程序。這也會導致 Outlook 用戶端在將信箱內容與伺服器進行同步處理時，耗費大量的時間及網路資源。您應謹慎規劃，以避免資源超載。在伺服器上的負載較輕時執行受管理的資料夾助理員，逐漸新增使用者而非一次全部新增，有助於確保轉換平順。

訓練與人性因素

即使電子郵件不是個人郵件，人們還是會將電子郵件視為個人的東西。 若面臨組織通訊原則的驟變，使用者可能會覺得惱怒或困惑，尤其是當新原則涉及自動刪除郵件時。變更習慣已久的做事方式 (例如從不清空收件匣或將所有資料儲存到 .pst 檔案) 可能會對某些使用者造成困擾。為了確保推行 MRM 解決方案時能夠盡量不造成困擾和傷感情，請考量下列事項。

分階段推行

逐步推行 MRM，而非一次全部推行。

訓練

訓練使用者有助於事先處理顧慮，使推行更順利。要考量的一些訓練科目包括：

• 組織之通訊原則的介紹。

• 現今職場上通訊記錄管理的必要性，包括欠缺記錄管理可能引發之法律責任的概觀，以及此責任會如何造成組織的財務損失，危及工作。

• 自動刪除電子郵件如何能夠自動消除經常累積、令人煩惱的過時內容而節省時間。

• 更大的信箱如何提供更大的郵件儲存空間。

• 伺服器端儲存如何能增加資料的行動存取。

• 使用者做事方式會有如何無可避免的改變 (例如無法新增郵件到 .pst 檔案)，以及更加注意郵件分類和處理的必要性。

• MRM 如何有助於保存組織的 IT 資源。

事先通知

事先通知使用者即將進行改變，告知執行 MRM 的確切日期，並提醒將發生的改變細節。

使用者支援

推行早期提供極佳的使用者支援，可使 MRM 的推行過程順利。部署時發生的問題通常比預期的技術性低，而比較傾向「怎麼做？」的性質。準備一組人員回答這類問題，可獲得重大的成效。

相容性、監視與執行

MRM 是一項功能強大的工具，但它並非毫無弱點。使用者能夠避開 MRM 的方式有：

• 將郵件儲存到 .pst 檔案 (如果群組原則未停用 .pst 檔案)。

• 將郵件轉寄到其他位置 (例如 Microsoft Hotmail® 帳戶)。

• 將郵件儲存為電腦上的檔案。

• 將郵件傳送至 Microsoft OneNote (使用 Outlook 2007)。

• 列印郵件。

• 將所有信箱資料夾放置於保留設定最長的受管理的資料夾中。

教育使用者，使其了解組織的通訊原則有助於確保符合性，但可能需要進行監視，以確保 MRM 解決方案有效。執行通訊原則可能需要高階主管的參與和帶領。

使用 Get-MailboxFolderStatistics 指令程式取得使用者符合性資訊

您可在 Exchange 管理命令介面中使用 Get-MailboxFolderStatistics 指令程式，擷取特定信箱中的資料夾相關資訊，包括資料夾中的項目數量及大小、資料夾名稱與識別碼，以及其他資訊。這是監視使用者是否未遵循通訊原則 (例如將其所有信箱項目移至保留原則最寬鬆的資料夾 ) 的有效方法。

在此範例中，Get-MailboxFolderStatistics 指令程式用來監視使用者 John Peoples 之受管理的資料夾內容的分佈狀況。

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• 您可使用 -FolderScope 參數來縮小此命令傳回的資訊範圍。在此範例中，只要求 John 之受管理的資料夾內容的相關統計資料。

• 在此命令中，結果會以管線傳輸至 Format-List 命令，可取得比單獨使用 Get-MailboxFolderStatistics 命令更多的資訊，且其格式更有用。

如需 Get-MailboxFolderStatistics 指令程式的相關資訊，請參閱 get-MailboxFolderStatistics。

遵循法律蒐證命令

Exchange 管理命令介面中的 Export-Mailbox 指令程式可讓您將特定信箱的內容複製到其他信箱中的資料夾，使遵循針對信箱內容的法律蒐證命令變得更容易。例如，您可使用下列命令，將使用者 John Peoples 信箱的內容複製到特別建立，名稱為 DiscoveryOrderMailboxes 信箱中的資料夾。

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• -TargetMailbox 參數可指定將 John 之信箱的內容複製到的信箱。

• -TargetFolder 參數可指定將 John 之信箱的內容複製到目標信箱中的資料夾。

如需相關資訊，請參閱export-Mailbox。

如何設定 MRM？

要設定成功的 MRM 解決方案需要做許多規劃，但基本設定主要是五個步驟的程序。

MRM 程序

藉由建立受管理的資料夾並將其新增至使用者的信箱，逐步完成執行簡單 MRM 解決方案的步驟。您可使用 Exchange 管理主控台中的圖形化使用者介面，從 [組織組態] 下的 [信箱] 節點開始，完成整個程序。不過，在此範例中，我們將使用新的 Exchange 管理命令介面。

簡單的範例：Retain One Month 資料夾

在此範例中，您會建立新的受管理自訂資料夾，名稱為 Retain One Month。保留時間極短的受管理的資料夾相當受使用者歡迎，這些資料夾可用來儲存需要留意的時間短暫，會使信箱變雜亂的例行性、自動通知與其他郵件。將這類郵件路由傳送至保留時間短的受管理的資料夾，即可自動清理信箱的雜亂資料。

您可在管理通訊記錄管理主題中找到關於如何設定更複雜之 MRM 解決方案的詳細指示。

如需如何使用 Exchange 管理命令介面的相關資訊，請參閱使用 Exchange 管理命令介面。

步驟 1：建立受管理的資料夾

您可建立新的受管理的資料夾 (如同此處的作法) 作為 MRM 解決方案的開始，或者也可以設定現有的受管理的資料夾 (如收件匣) (如果您想要的話，甚至可使用不同的設定建立收件匣的新執行個體)。如需詳細資訊，請參閱如何建立受管理的資料夾。

因為許多使用者會依據保留時間分類郵件，所以將保留限制 (若有的話) 加入受管理的資料夾的名稱中 (例如「長期 (5 年)」或「個人用 (無時間限制)」) 可使這些資料夾更容易使用。

您亦可新增註解至受管理的資料夾。當使用者在 Outlook 或 Outlook Web Access 中選取該資料夾時，即可看見註解 (下列程式碼範例為圖例)。

以下是我們將在 Exchange 管理命令介面中執行的命令，此命令會建立新的受管理的資料夾。

New-ManagedFolder -FolderName "Retain One Month" -Name "ShortRetentionFolder" -Comment "Items in this folder are deleted after one month."

• -FolderName 參數可指定使用者在信箱中所見的資料夾名稱。

• -Name 參數可指定只有系統管理員能在 Exchange 管理命令介面與 Exchange 管理主控台中看見的不同名稱。

• -Comment 參數可用來指派使用者可在 Microsoft Outlook 或 Outlook Web Access 中看見的註解。

如需 New-ManagedFolder 指令程式的相關資訊，請參閱 New-ManagedFolder。

步驟 2：建立受管理的資料夾的受管理內容設定

現在我們已經建立受管理的資料夾，接著要使用下列命令建立「受管理的內容設定」，此設定會指示受管理的資料夾助理員將資料夾中超過 30 天的任何項目移至 [刪除的郵件] 資料夾。

以下是我們將在 Exchange 管理命令介面中執行的命令，此命令會建立受管理的內容設定。

New-ManagedContentSettings -FolderName "ShortRetentionFolder" -Name "Short Retention Setting" -MessageClass AllMailboxContent -AgeLimitForRetention "30" -RetentionAction MoveToDeletedItems -RetentionEnabled $true 

• -FolderName 參數可指定要套用內容設定的資料夾。

  重要事項：
  在 New-ManagedContentSettings 命令中，-FolderName 參數會參照以步驟 1 中 New-ManagedFolder 指令程式之 -Name 參數指定的設定。

• -Name 參數可指定此內容設定的名稱：Short Retention Setting。

• -MessageClass 參數可指定要套用設定的郵件類型。

• -AgeLimitForRetention 參數告訴受管理的資料夾助理員資料夾中項目的期限，在此範例中為 30 天。

• -RetentionAction 參數可指定受管理的資料夾助理員應如何處理已達保留限制的項目。在此是將這些項目移至 [刪除的郵件] 資料夾。

• -RetentionEnabled 參數可開啟保留處理。若此參數設為 $false，受管理的資料夾助理員會忽略保留的內容設定。如果您以 -RetentionAction 參數指定值，就必須將 -RetentionEnabled 設為 $true。

如需建立受管理的內容設定的詳細資訊，請參閱如何建立受管理的內容設定。

如需 New-ManagedContentSettings 指令程式的相關資訊，請參閱 New-ManagedContentSettings。

步驟 3：建立受管理的資料夾信箱原則

接下來，我們將所建立的受管理的資料夾連結到「受管理的資料夾信箱原則」。受管理的資料夾信箱原則可用來建立受管理的資料夾的邏輯分組，這可使新增受管理的資料夾至使用者的信箱變得容易。

例如，在之前的圖例中，建立了名稱為 Research Staff 的原則，並將其連結至兩個受管理的資料夾：保留 180 天的收件匣以及名稱為「R&D 資料夾」的另一個受管理的資料夾。接著 Research Staff 原則會套用至加入研究團隊之所有新員工的信箱，並將兩個受管理的資料夾自動新增至其信箱。

使用受管理的資料夾信箱原則時，請謹記下列各點：

• 您可以視需要將受管理的資料夾新增至受管理的資料夾信箱原則 (不限數量)。

• 您可以視需要建立受管理的資料夾信箱原則 (不限數量)。

• 不過，每個使用者信箱只能有一個受管理的資料夾信箱原則。

• 從支援和維護的角度來看，支援多個受管理的資料夾信箱原則可能會相當困難，這是因為使用者在組織中的角色變更時，可能需要變更使用者設定。

以下是我們將在 Exchange 管理命令介面中執行的命令，此命令會建立受管理的資料夾信箱原則。

New-ManagedFolderMailboxPolicy -Name ShortRetentionPolicy -ManagedFolderLinks ShortRetentionFolder

• 我們使用 -Name 參數，將新原則命名為 ShortRetentionPolicy。

• -ManagedFolderLinks 參數可用來將步驟 1 中建立的 ShortRetentionFolder 資料夾連結到 ShortRetentionPolicy 原則。

如需建立受管理的資料夾信箱原則的詳細資訊，請參閱如何建立受管理的資料夾信箱原則。

如需 New-ManagedFolderMailboxPolicy 指令程式的相關資訊，請參閱 New-ManagedFolderMailboxPolicy。

步驟 4：將原則套用至信箱

下一個步驟是將建立的受管理的資料夾信箱原則套用至使用者的信箱。這會使受管理的資料夾助理員將連結至原則的資料夾新增至信箱。

以下是我們將在 Exchange 管理命令介面中執行的命令，此命令會將受管理的資料夾信箱原則套用至使用者的信箱。

Set-Mailbox -Identity jpeoples -ManagedFolderMailboxPolicy ShortRetentionPolicy

• 我們使用 John Peoples 的別名 jpeoples 指定其信箱，將新原則套用至其信箱。

如需如何將受管理的資料夾信箱原則套用至使用者信箱的詳細資訊，請參閱如何對使用者信箱套用受管理的資料夾信箱原則。

如需 Set-Mailbox 指令程式的相關資訊，請參閱 Set-Mailbox。

步驟 5：執行受管理的資料夾助理員

受管理的資料夾助理員執行時，才會執行 MRM。您建立的所有資料夾、設定與原則要在受管理的資料夾助理員開始處理信箱伺服器上的信箱時，才會生效。

因為執行受管理的資料夾助理員會是相當耗費資源的程序 (尤其是在第一次執行時)，所以最好在伺服器負載低時執行。(監視效能也是個好主意。如需詳細資訊，請參閱監視通訊記錄管理。)

排程受管理的資料夾助理員

以下是我們將在 Exchange 管理命令介面中執行的命令，此命令會排程受管理的資料夾助理員。

Set-MailboxServer -Identity MyMailboxServer -ManagedFolderAssistantSchedule "Sun.02:00-Sun.06:00"

• -Identity 參數可指定您要在其上執行受管理的資料夾助理員的伺服器。

• -ManagedFolderAssistantSchedule 參數可設定您希望執行助理員的時間間隔。在此我們將其設為從星期日早上 02:00 執行到 06:00。

附註：
如果受管理的資料夾助理員無法在指派時間內完成處理所有信箱，就會在下次執行時開始處理下一個信箱。

如需排程與執行受管理的資料夾助理員的詳細資訊，請參閱如何排定受管理的資料夾助理員。

如需 Set-MailboxServer 指令程式的相關資訊，請參閱 Set-MailboxServer。

啟動和停止受管理的資料夾助理員

您不一定要排程受管理的資料夾助理員來使其執行。您也可以使用 Exchange 管理命令介面來命令助理員啟動或停止 (這是可在 Exchange 管理命令介面中執行但無法在 Exchange 管理主控台中執行之許多有用事項中的一個範例)。

命令如下：

• Start-ManagedFolderAssistant

• Stop-ManagedFolderAssistant

附註：
每當 Start-ManagedFolderAssistant 指令程式執行時，就會停止處理信箱，然後再重新開始，從頭開始重新處理伺服器上的所有信箱。

如需 Start-ManagedFolderAssistant 與 Stop-ManagedFolderAssistant 指令程式的相關資訊，請參閱 Start-ManagedFolderAssistant 與 Stop-ManagedFolderAssistant。

關閉 MRM

您可在信箱層級 (例如在使用者休假時) 或在伺服器層級暫時關閉 MRM。您也可針對整個組織永久關閉 MRM。

如需相關資訊，請參閱 關閉通訊記錄管理 及 如何永久關閉組織的郵件記錄管理。

從使用者的觀點看 MRM

在上述範例中，當受管理的資料夾助理員執行時，會將新的 Retain One Month 受管理的資料夾新增至使用者 John Peoples 的信箱。John 下次開啟 Microsoft Outlook 或 Outlook Web Access 時，出現在其郵件樹狀目錄中的新資料夾不是一個，而是兩個。

• Retain One Month，剛建立的新受管理的資料夾。

• 受管理的資料夾，使用者的信箱中包含所有受管理自訂資料夾的 MRM 根資料夾。

在 Outlook 2007 中檢視時，兩個資料夾都有雙重核取符號，將其標示為受管理的資料夾，且無法移動、刪除或重新命名這些資料夾。John 可看見在步驟 1 中新增至資料夾的註解，告訴他會在一個月後刪除資料夾中的項目。

MRM 根資料夾中，具有受管理自訂資料夾的信箱

John 已在 Microsoft Outlook 中建立一個規則，自動將收到的所有例行通知郵件移至 Announcements 資料夾。在過去，他必須手動刪除這當中累積的郵件。現在，將 Announcements 資料夾拖曳至 Retain One Month 資料夾中，就會在一個月後自動刪除通知。

使用者將資料夾拖曳至新的受管理的資料夾後的信箱

在實際的 MRM 實作中，John 可能會有更多資料夾可選擇，包括保留時間較長的受管理的資料夾與自動記錄資料夾內容的受管理的資料夾。

使用者自行管理資料夾的網站

John 的組織亦可建立網站，讓 John 在網站上將其他受管理的資料夾新增至信箱。此自行管理選項可增加使用者的控制與滿意度，同時降低系統管理員工作量。如需新增網站供使用者管理受管理的資料夾的相關資訊，請參閱受管理的資料夾選取程式範例 (英文)。

何處可找到更多資訊？

Exchange 說明中有許多 MRM 相關資訊：

• 如需 MRM 的概觀，請參閱了解通訊記錄管理。

• 如需如何設定 MRM 的詳細逐步說明，請參閱管理通訊記錄管理。

• 如需 MRM 術語手冊，請參閱通訊記錄管理術語。

下列 Exchange Server 小組部落格文章對 MRM 與其運作方式有不錯的介紹：

• 記錄管理：我們在乎的原因

• Exchange Server 2007 與 Outlook 2007 中記錄管理的 5 個簡單步驟

附註：
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