SharePoint 網站的數據存取治理報告

本文中的某些功能需要 Microsoft Syntex - SharePoint 進階管理

隨著指數數據成長，SharePoint 網站的擴充和過度共用增加，組織需要協助來管理其數據。 數據存取治理報告提供的資訊可協助您控管對 SharePoint 數據的存取。 這些報告可讓您探索包含可能過度共用或敏感性內容的網站。 您可以使用這些報告來評估並套用適當的安全性與合規性原則。

需求

此功能需要 Microsoft 365 E5 或 Microsoft Syntex - SharePoint 進階管理。

雖然具有 Microsoft 365 E5 授權的系統管理員可以存取數據存取治理報告，但他們無法檢視或利用其他 SharePoint 進階管理功能。

在 SharePoint 系統管理中心存取報告

1. 移至 SharePoint 系統管理中心，並使用具有組織系統 管理員許可權的 帳戶登入。

2. 在左窗格中，選取 [報告>數據存取控管]。 目前提供下列報告：

   • 共用連結
   • 套用至檔案的敏感度標籤

共用連結報表

[共享連結] 報告會透過查看使用者建立最新共用連結的網站，協助您識別潛在的過度共用。 報表適用於下列連結：

• 「任何人」連結：此報表會提供建立「任何人」連結數目最高的網站清單。 這些連結可讓任何人存取檔案和資料夾，而不需要登入。
• 「組織中 人員」連結：此報告會提供您建立「組織中 人員」連結數目最高的網站清單。 這些連結可以在內部轉送，並讓組織中的任何人存取檔案和資料夾。
• 外部共用的「特定人員」連結：此報告會提供一份網站清單，其中已為組織外部人員建立最多「特定人員」連結。

執行報表

若要取得報表的最新數據，請執行報表。 您可以執行所有報表，或選取要執行的個別報表。 報表可能需要數小時才能執行。 若要檢查報表是否就緒或上次更新的時間，請參閱 [狀態] 數據 行。

注意事項

每個報表只能在24小時內執行一次。

檢視報表

當報表準備就緒時，請選取它來檢視數據。 每個共享連結報表都包含：

• 在過去 30 天內建立最多 100 個 共享連結 數目的網站。
• 套用至這些網站的原則 – 網站敏感度、 網站非受控裝置原則，以及 網站外部共享原則。
• 每個網站的主要系統管理員。

請注意，報表不包含 OneDrive 數據。

下載報表

您可以下載 .csv 檔案，以取得最多 10,000 個網站的相同資訊。

檔案報表的敏感度標籤

「檔案的敏感度標籤」報告可協助您藉由尋找儲存已套用 敏感度標籤之 Office 檔案的網站，來控制敏感性內容的存取。 您可以檢閱這些網站，以確保套用正確的原則。

新增報表

您可以為您想要追蹤的每個敏感度標籤新增報表。新增報表會第一次執行它。

注意事項

您只能針對包含 「File」 範圍的敏感度標籤新增報表。

執行報告

若要取得報表的最新數據，請執行報表。 您可以執行所有報表，或選取要執行的個別報表。 報表可能需要數小時才能執行。 若要檢查報表是否就緒或上次更新的時間，請參閱 [狀態] 數據 行。

注意事項

每個報表只能在24小時內執行一次。

下載報告

執行報表之後，請選取它以下載數據。 報表包括：

• 最多 10,000 個網站，其中套用 敏感度標籤的 Office 檔案數目最高。
• 這些網站上套用的原則 - 網站敏感度、 網站非受控裝置原則，以及 網站外部共享原則。

限制或已知問題

• 只有當您為組織選取了非假名的報表數據時，這些報告才能運作。 若要變更此設定，您必須是全域管理員。 移至 Microsoft 365 系統管理中心 中的 [報表] 設定，並清除 [顯示所有報表中隱藏的使用者、群組和網站名稱]。
• 這些報表中的數據可能會延遲最多 48 小時。 在新的租使用者中，可能需要幾天的時間才能使用數據，而且這些報告才會成功產生。