SharePoint 中的控管是什麼？
適用于：
2013 2019 訂閱版本 
Microsoft 365 中的 SharePoint
控管是指用一組原則、角色、責任及程序，控制一家組織的業務部門與 IT 團隊如何合作達成目標。 每家組織都有獨特的需求和目標，而這些會影響控管方法。 較大的組織可能會比較小的組織需要更多、更精細的控管。 一套良好的控管計劃可以：
簡化產品與技術 (例如 SharePoint) 的部署。
協助保護貴組織的系統安全無虞且符合標準。
協助確保從您的技術投資獲得最大回報。
控管小組
控管原則應該支援貴組織的目標，並隨時跟著貴組織的需要而變更。 建議您召集貴組織中各種專業領域中的人員來建立一個小組，以開發和維護這些原則。 請盡量完整納入下列角色的人員：
| 角色 | 責任 |
|---|---|
| 主管關係人 |
重要主管應該定義控管委員會的整體目標，並定期評估所實施的作法和原則是否成功。 |
| 財務關係人 |
財務主管應該確定控管規則和程序有助於提高貴組織的 SharePoint 帶來的投資報酬。 |
| 業務部門主管 |
業務主管代表執行企業主要業務、對部署抱有架構與功能需求的小組。 他們與資訊架構師合作，建構資訊架構與分類標準。 業務主管也與 IT 主管合作，建立服務層級協定和其他支援原則。 |
| IT 經理 |
IT 經理協助開發服務方案，並決定如何達成 IT 責任 (例如，改善安全性及維持可靠性)，同時支援業務小組需要的功能。 |
| 軟體開發主管 |
軟體開發主管協助決定核准哪些自訂工具、如何驗證程式碼安全性，並確保程式碼相關的最佳作法。 |
| 技術專家 |
技術專家負責設計、建置和執行 IT 服務與解決方案。 |
| 訓練人員 |
應由指導專家為組織開發一套訓練計劃。 |
| 有影響力的資訊工作者 |
貴組織中負責執行日常工作的成員應該協助確保服務和資訊架構符合他們的需要。 |
| 資訊架構師或分類師 |
這些群體的成員會設計資訊系統和分類。 他們會根據自己對於觀眾所需資訊的分析，開發支援組織目標的計劃，並定義網站架構與導覽。 |
| 法規遵循主管 |
控管包括確定一家組織符合法規和法律要求，並管理公司的資訊資產。 如果貴組織中設有負責監督法規或法律遵循的職位，請將這些專業領域中的代表納入到您的控管小組中。 |
貴組織可能未設立所有這些角色，或是部分角色使用不同的名稱。
控管和訓練
良好的訓練、優質的資源，以及有效的搜尋都是以使用者採納的關鍵。 建議您提供下列項目給貴組織的員工：
| 提供 | 為什麼？ |
|---|---|
| 產品和服務的訓練 |
控管計劃中有關 SharePoint 的訓練和教育有助於推動採用，並降低支援成本。 |
| 控管原則的教育 |
適當訓練使用者社群可增加遵循原則的程度、提高對您服務的滿意度，並降低支援成本。 |
| 服務與原則的支援內容 |
備妥良好的資源和資訊，可協助使用者在對服務、程序或原則懷有疑問時找到解答。 |
| 良好的搜尋基礎結構 |
設置良好的搜尋基礎結構，可協助使用者找到需要的內容。 |
控管計劃的最佳作法
一套有效的控管計劃會想好貴組織之業務部門與 IT 小組的需求與目標。 因為每家企業各有不同特色，建議您按照下列步驟，為自己的環境打造專屬的控管計劃。
決定初始的原則和目標。 控管委員會應該發展一套控管願景、原則和可測量的標準，以追蹤法規遵循程度以及量化對貴組織的效益。 例如，您的計劃應該針對 SharePoint 部署，識別技術與業務面的服務提供需求。
分類您的業務資訊。 根據現有的分類來組織您的資訊，或建立自訂分類來納入所有支援您業務解決方案的資訊。 組織資訊之後，設計一套資訊架構來管理資訊。 接著，判斷最適合用來支援資訊的 IT 服務。
開發教育策略。 繼控管計劃之後，人的因素是對 SharePoint 的部署成敗而言最重要的部分。 您應有一套全面的訓練計劃，顯示如何根據您實施的標準與作法使用 SharePoint，並說明這些標準與作法之所以重要的原因。 您的計劃應涵蓋特定使用者族群所需的訓練類型，並描述適當的訓練工具。 例如，您的 IT 部門可以提供常見問題集 (FAQ) 網頁來解說其 SharePoint 服務方案，或是您的業務部門可以提供線上訓練，來顯示如何設定及使用新的文件管理程序。
開發持續的計劃。 控管要持之以恆地進行才會成功。 控管委員會應該定期開會，檢閱控管計劃的新需求、重新評估及調整控管原則，並解決業務部門之間對於 IT 資源的衝突。 委員會應該定期提供報告給主管贊助者，以加強責信度並確保整個組織內皆嚴格遵循。 儘管此程序似乎很複雜，但其目標是提高您的 SharePoint 投資所帶來的投資報酬、完整發揮 SharePoint 解決方案的實用性，以及提升貴組織的生產力。