共用方式為

新式 SharePoint 中的資訊架構

  • 發行項

最有效的 SharePoint 網站可幫助檢視者快速找到所需的內容，以便他們能够使用所需的資訊來做出決策、了解正在發生的事情、存取常用的工具、並與同事一起協助解決特定問題。

即使在搜尋可用時，大部分的檢視者還是會透過瀏覽，開始他們的 Web 體驗。 在內部網站上也會持續使用該模式。 良好的導覽體驗會向檢視者呈現所提供項目的完整樣貌，並結合首頁，提供全面「情境」。

本文內容：

資訊架構目標

您應該一律從使用者的觀點規劃導覽。 規劃有效率的導覽牽涉到不僅僅要考慮到您要呈現的資訊，還要思考您的檢視者需要或想要使用的資訊。 因此，組織和標記瀏覽連結對於可用性和可尋找性至關重要。

成功的內部網路和網站流覽體驗讓使用者能夠：

  • 尋找資訊 – 使用者需要尋找最適合工作的文件、檔案和連結，而不需花費時間篩選內容。 確保首先只提供最相關和最優先的資訊。
  • 採取行動 – 使用者通常造訪網站時，在他們的心中有接下來需執行的工作。 確保一般工作作為標籤和連結內建到導航結構中，以便可以輕鬆識別和存取它們。
  • 了解公司結構 – 當快速查看時，使用者應能夠初步了解組織的結構。 請確定您已將 [階層] 和 [結構] 整合至網站和內部網路流覽。

讓一切井然有序

要整理您的導覽連結沒有任何正確的方式。 您將根據要建立的網站類型和檢視者，進行不同的選擇。 整理概念可能包括：

  • 服務
  • 產品
  • 活動
  • 對象 (您的檢視者是否可以清楚地識別其所屬對象，例如學生或教師)
  • 專業能力領域或功能

當您組織使用者需求和商務需求時，請考慮下列事項：

  • 資訊架構如何降低檢視者的認知負載？ - 認知負載是指一個人在任何給定時間內所能處理的信息量。 管理使用者的認知負載有助於防止資訊超載和浪費時間尋找資源。 在實施資訊架構之前，請先了解檢視者需求。
  • 您的使用者目前的精神模型是什麼？ - 精神模型是人們在與網站或應用程式互動時使用的現有模型。 當資訊位於與使用者的精神模型相符合的位置時，資訊更容易被發現。
  • 資訊架構如何協助使用者做出更好、更有效率的決策？ - 做決策是非常費力的。 資訊架構師可在關鍵時刻提供特定資訊，協助您做出決策。

所有 SharePoint 網站的預設導覽主要包含內容的類型。 針對通訊網站，預設導覽包含文件、頁面和網站內容。 這些類別在建立網站時相當實用，但是在網站準備好要發佈時，並不會為檢視者增加價值。 這是因為通訊網站的消費者通常不介意內容的類型，他們關心內容的目的或主旨。 針對通訊網站，請規劃在準備好啟動時刪除「現成的」導覽，並將它以本指南的本機導覽區段中所提供的指導方針相符的項目取代。

小組網站的預設導覽包含 Microsoft 365 為新式小組提供的相關服務的連結，包括 Outlook 中小組共用的小組筆記本和交談的連結。 這些代表的是小組為有效地共同作業所需的一般功能，而且如果沒有導覽所提供的體驗，人員可能很難找到這些功能。 您可以選擇為您的小組網站補充或改善這些連結，但您也可能會發現預設的導覽體驗是良好的起點。 您更有可能會比使用通訊網站，保留大多數的這些連結。

設定可用性和可尋找性的優先順序

我們規劃導覽的主要目標是讓我們的網站可供使用和內容可供尋找。 要確定您的導覽符合這些目標的最佳方式便是加以測試。 有數個符合成本效益的方法，可用來確保您的導覽設計有效，包括：

  • 卡片排序 - 主要對規劃導覽很有用。
  • 樹狀目錄測試 - 對於測試建議的導覽路徑很有用。
  • 可用性測試 - 以工作為基礎的案例，對於網站和頁面導覽的全面測試很有用。

這兩個資源可針對用於測試導覽策略可用性和可尋找性的技術和工具，提供概觀：

撰寫清楚直觀的標籤

您用於導覽的字詞很重要，不只是因為用於導覽的實際區塊很有限，也因為您的標籤是引導檢視者進入內容的來源。 每個標籤就是一個承諾：如果您選取此連結，應該會得到預期尋找的資訊。

若要確保標籤會信守承諾，請確定這些標籤符合以下條件：

  • 明確 - 讓檢視者明確知道選取連結時可以找到的資訊。 如果您的連結目標包含原則和程序，請確認標籤包含這兩個字詞。
  • 全面 - 利用您的標籤集合說明內容。 您不應計劃在您的導覽中連結到每個單一頁面或文件，但您的導覽應該提供網站內容的完整樣貌。
  • 精簡 - 讓您的標籤保持簡單並切中要點。
  • 普通 - 請勿在您的標籤中編造字詞。 將檢視者放在心上，如果您使用不普遍的字詞，檢視者會感到困惑，找不到所需的資訊。
  • 預先載入 - 確定您的標籤是「可掃描的」。例如，公司資訊優於我們公司的資訊。
  • 清楚 - 您會希望您的導覽標籤盡可能互斥，至少就主要類別而言。 讓子連結顯示在多個類別中非常好，特別是在檢視者希望可以在多個位置找到時，但主要類別之間必須易於區分。
  • 鎖定目標 - 不建議您向檢視者顯示他們無法存取的私人網站連結。 我們會視需要使用適用於 SharePoint 的目標對象功能，以便將導覽連結鎖定在可使用連結的檢視者。 請注意，此指導方針有例外狀況。 例如，您可以使用導覽來協助使用者找到他們目前無法存取但可以透過核准加入的網站。 如果您確實在導覽中提供私用網站的連結，請務必讓網站擁有者知道他們可能會收到大量存取要求！

許多可用性指導方針建議限制為網站檢視者自動開啟的新視窗數量。 在大多數情況下，在同一個視窗中開啟連結可讓網站檢視者在想要回到您的網站時使用 [上一頁] 按鈕。 當檢視者想要在新視窗中開啟連結時，指導方針會建議允許檢視者選擇此結果，方法是，在連結上「按一下滑鼠右鍵」。 此指導方針的例外是建議一律在新視窗中開啟文件，以防止使用者在關閉文件時意外關閉瀏覽器視窗。

根據預設，新式 SharePoint 網站上的導覽連結會開啟指向以下內容的連結：

  • 在相同租用戶中頁面或網站 (相同網站或另一個網站) - 在相同索引標籤中開啟連結。
  • 文件 (相同網站或不同網站) - 在新索引標籤中開啟連結。
  • 外部網站或文件 (內部網站) - 在新索引標籤中開啟連結。

在具有發佈功能的傳統 SharePoint 網站中，您可以選擇在新視窗中開啟導覽連結。 這可讓您考慮用於網站檢視者的內容，並判斷其是否對於在新視窗中開啟連結有幫助。 在新式 SharePoint 網站中無法選擇導覽連結的開啟方式。 這表示您的導覽連結將遵循預設的指導方針，但您仍需要特別注意導覽連結的標籤，以確保檢視者知道他們在選擇連結時會離開網站。

確定瀏覽標籤能準確描述目的地 - 完全不同網站或應用程式上的位置 - 如果您知道後退按鈕可能無法作用，請考慮使用其他方式顯示連結，例如文字網頁組件，其中您可以選擇在新視窗中打開連結。

目前只有文字網頁組件可讓您建立超連結，並選擇連結的開啟方式。 當您將超連結新增至文字時，您可以選擇在新的索引標籤中開啟連結。

與真實使用者一起測試可用性和可尋找性

一旦您為全球、中樞或本機瀏覽體驗建立了基本的工作結構，您就應該與真實使用者一起測試您的設計。 建立工作並要求使用者完成工作。 要求使用者在尋找資訊和資源時「大聲思考」。 注意哪些地方可以改進，然後再次實作和測試變更。 規劃在業務變化和增長時回顧基本的全球、中樞和本機瀏覽體驗。

了解有關瀏覽基礎知識的更多資訊，例如如何編寫有效的標籤、如何測試可尋找性以及如何使用選單樣式。

接下來：了解 SharePoint 資訊架構模型和範例