在 Service Manager 中設定變更及活動管理

重要

此版本的 Service Manager 已達到終止支援。 建議您升級至 Service Manager 2022。

在初始設定 Service Manager 時，您必須設定變更和活動管理的設定和活動工作流程。 建立變更要求範本，日後提交新變更要求時，即可使用該範本。

設定工作流程自動關閉完成的變更要求，並且在活動需要核准時傳送通知給使用者。 工作流程會將程序自動化，讓您能夠用於自動套用範本及傳送通知。

當您針對週期性的問題要求建立變更要求時，可以使用變更要求範本，因為您可以在該範本中設定問題類別，以及定義該問題的標準優先順序、作用及風險層級。 您也可以建立其他週期性變更要求適用的範本。 建立變更要求的另一個好處是，使用者可以縮短提交新要求變更所需花費的時間。

建立變更要求範本

使用下列程序建立兩個變更要求範本，然後予以驗證。 第一個範本用於建立修改 Microsoft Exchange Server 基礎結構變更要求。 第二個範本用於將標準變更要求的優先順序自動變更為 [ 低]。

變更要求範本會儲存常用的設定，並將資訊套用至新的變更要求。 例如，您可以建立包含許多活動的變更要求範本。 不過，您必須先將想要納入至變更要求範本的活動建立為活動範本。

注意

當您建立變更要求範本時，請勿建立設定專案或工作項目的連結，也不會輸入任何用戶資訊。 如果您使用這些物件建立範本，則無法移除這些物件，而且您必須重新建立範本。

建立傳訊變更要求範本

1. 在 Service Manager 控制台中，選取 [連結庫]。
2. 在 [ 鏈接庫] 窗格中，選取 [範本]。
3. 在 [ 工作 ] 窗格的 [ 範本] 底下，選取 [ 建立範本]。
4. 在 [ 建立範本 ] 對話框中，於 [ 名稱 ] 方塊中輸入範本的名稱。 例如，輸入 傳訊基礎結構範本的變更。
5. 在 [ 描述 ] 方塊中，輸入範本的描述。 例如， 當您想要修改傳訊基礎結構時，請輸入 [使用此變更範本]。
6. 選取 [瀏覽 ] 以選取類別。
7. 在 [ 選取類別] 對話框中，選取 [ 變更要求]，然後選取 [ 確定]。
8. 在 [建立範本] 對話方塊的 [管理元件] 底下，選取 [Service Manager 變更管理組態庫]，然後選取 [確定]。
9. 在 [ 變更要求範本 ] 表單的 [ 一般 ] 索引卷標的 [ 描述 ] 方塊中，輸入變更的描述。 例如，修改 Exchange Server 軟體基礎結構時，請輸入 [使用]。
10. 在 [ 區域 ] 方塊中，選取受變更要求影響的區域。 例如，展開 [ 硬體]，然後選取 [ 伺服器]。
11. 在 [ 優先順序 ] 方塊中選取一個值。 例如選取 [ 高]。
12. 在 [ 影響 ] 方塊中選取一個值。 例如選取 [ 標準]。
13. 在 [ 風險 ] 方塊中選取一個值。 例如選取 [ 中等]。
14. 選取 [ 活動] 索引標籤，然後選取 [ 新增]。
15. 在 [範本 ] 清單中，選取 [預設檢閱活動]，然後選取 [ 確定 ] 以開啟檢閱活動窗體。
16. 在 [ 標題] 方塊中，輸入檢閱活動的名稱。 例如，輸入 訊息基礎結構要求核准。 選取 [新增 ] 以新增通常會核准變更要求的使用者或群組。
17. 在每個開啟的表單或對話框中，選取 [確定]。

建立優先順序修改範本

1. 在 Service Manager 控制台中，選取 [連結庫]。
2. 在 [ 鏈接庫] 窗格中，選取 [範本]。
3. 在 [工作] 窗格中，選取 [範本] 底下的 [建立範本]。
4. 在 [ 建立範本 ] 對話框中，於 [ 名稱 ] 方塊中輸入範本的名稱。 例如，輸入 將標準變更要求設定為低優先順序。
5. 在 [ 描述 ] 方塊中，輸入範本的描述。 例如，輸入 [使用此變更範本]，將標準變更要求的優先順序自動設定為 [低]。
6. 選取 [瀏覽 ] 以新增類別。
7. 在 [ 選擇類別 ] 對話框中，選取 [ 變更要求]，然後選取 [ 確定]。
8. 在 [建立範本] 對話方塊的 [管理元件] 底下，選取 [Service Manager 變更管理組態庫]，然後選取 [確定]。
9. 在 [ 變更要求範本 ] 表單的 [ 一般 ] 索引標籤上，選取 [ 優先順序 ] 清單中的 [ 低]。
10. 選取 [確定]。

驗證範本建立

• 確認新範本建立完成。 例如，請確認 [ 範本 ] 檢視中會出現 [ 訊息基礎結構範本變更 ] 及 [ [將標準要求變更設定為低優先順序 ]。 您可能需要按一下 F5，新的變更範本才會出現。

建立手動活動範本

使用下列程序建立手動活動範本，然後予以驗證。 手動活動範本有助於確定已將所有手動活動指派給擔任活動實施者的人員。 建立手動活動範本之後，您需要建立套用該範本的工作流程。 如需如何建立工作流程的詳細資訊，請參閱 How to Configure Incident Workflows。

在下列程式中，您將建立名為 Set named user 做為活動實作者的手動活動範本。 此手動活動範本用於 How to Configure Activity Management Workflows 程序。

建立手動活動範本

1. 在 Service Manager 控制台中，選取 [連結庫]。
2. 在 [ 鏈接庫] 窗格中，選取 [範本]。
3. 在 [ 工作 ] 窗格中的 [ 範本 ] 區域中，選取 [ 建立範本]。
4. 在 [ 建立範本 ] 對話方塊的 [ 名稱 ] 方塊中，輸入範本的名稱。 例如，輸入 [將 具名用戶 設定為活動實作者]。
5. 在 [ 描述 ] 方塊中，輸入範本的描述。
6. 選取 [瀏覽 ] 以選擇類別。
7. 在 [ 選擇類別 ] 對話框中，選取 [ 手動活動]，然後選取 [ 確定]。
8. 在 [建立範本] 對話方塊的 [管理元件] 底下，選取 [Service Manager 活動管理組態庫]，然後選取 [確定]。
9. 在 [手動活動範本] 表單的 [一般] 索引卷標上，選取 [活動實作者] 旁的省略號按鈕 (...) ，選取使用者，然後選取 [確定]。

驗證範本是否已建立

• 在 [ 範本 ] 檢視中，確認已建立新範本。 您可能需要按一下 F5，新的手動活動範本才會出現。

設定一般變更設定

使用下列程序設定指定變更要求首碼及定義變更要求檔案附件限制的設定，然後驗證設定。

注意

修訂變更要求前置詞不會影響現有的變更要求。

設定一般變更設定

1. 在 Service Manager 控制台中，選取 [系統管理]。
2. 在 [ 系統管理] 窗格中，展開 [ 系統管理]，然後選取 [ 設定]。
3. 在 [ 設定] 窗格中，選取 [變更要求設定]。
4. 在 [ 工作] 窗格中的 [ 變更要求設定 ] 區域中，選取 [ 屬性]。
5. 在 [ 變更要求設定 ] 對話框中，您可以進行下列變更：
   • 如果您要變更首碼，請變更 [變更要求識別碼首碼] 方塊中的預設值。
   • 如果您要變更可以附加至變更要求的檔案數目上限，請變更 [附加檔案數目上限] 方塊中的預設值。 例如，輸入 2。
   • 如果您要變更附加至變更要求的檔案大小上限，請變更 [大小上限 (KB)] 方塊中的預設值。 例如，輸入 300。
6. 選取 [確定 ] 以關閉 [ 變更要求設定] 對話框。

驗證變更設定

1. 若要驗證前置詞程式碼的變更，請建立新的變更要求，並確認變更要求標識碼具有您指定的前置詞。
2. 若要驗證附件設定的變更，請開啟一個變更要求，且嘗試新增違反您所指定設定的檔案附件。

設定一般活動設定

使用下列程序進行設定，指定當您檢視活動記錄時的活動首碼。 您可以接著驗證設定。 您可以在 Service Manager 主控台的 [系統管理] 區域中定義這些活動設定。

注意

修訂活動要求前置詞不會影響現有的活動記錄。

設定一般活動設定

1. 在 Service Manager 控制台中，選取 [系統管理]。
2. 在 [ 系統管理] 窗格中，展開 [ 系統管理]，然後選取 [ 設定]。
3. 在 [ 設定] 窗格中，選取 [ 活動設定]。
4. 在 [ 工作] 窗格的 [ 活動設定 ] 區域中，選取 [ 屬性]。
5. 在 [ 活動設定 ] 對話框中，您可以進行下列變更：
   • 如果您要變更活動首碼，請變更 [活動首碼] 方塊中的預設值。 例如，將此值變更為 AA。
   • 如果您要變更手動活動首碼，請變更 [手動活動首碼] 方塊中的預設值。 例如，將此值變更為 AM。
   • 如果您要變更檢閱活動首碼，請變更 [檢閱活動首碼] 方塊中的預設值。 例如，將此值變更為 AR。
6. 選取 [確定 ] 以關閉 [ 活動設定] 對話框。

驗證活動設定變更

• 若要驗證任何首碼的變更，請建立一個新的變更要求，然後在 [活動] 索引標籤上確認活動包含您所指定的新首碼。

設定變更管理工作流程

使用下列程序設定所有標準變更要求的優先順序，然後驗證變更。 例如，您可以將所有標準變更要求的優先順序設定為低。 在此程序中，您需建立一個新的工作流程，將此程序自動化。

您必須先建立下列範本，才能完成下列程式中的步驟：

• 將標準變更要求設定為低優先順序：如需詳細資訊，請參閱如何建立變更要求範本中的建立優先順序修改範本的程式。
• 新的標準變更要求接收範本：如需詳細資訊，請參閱如何建立通知範本中的變更要求通知範本的程式。

建立工作流程以將所有標準變更要求設為低

1. 在 Service Manager 控制台中，選取 [系統管理]。
2. 在 [ 系統管理 ] 窗格中，依序展開 [ 系統管理]、[ 工作流程] 及 [ 組態]。
3. 在 [ 組態] 窗格中，選取 [ 變更要求事件工作流程設定]。
4. 在 [ 工作 ] 窗格的 [ 變更要求事件工作流程設定 ] 區域中，選取 [ 設定工作流程規則]。
5. 在 [ 設定工作流程 ] 對話框中，選取 [ 新增]。
6. 在 [設定類別變更要求精靈物件的工作流程 之前] 頁面上，選取 [ 下一步]。
7. 在 [ 工作流程資訊] 頁面的 [ 名稱 ] 方塊中，輸入工作流程的名稱。 例如，輸入 將標準變更要求設定為低優先順序工作流程。
8. 您可以選擇性地在 [ 描述 ] 方塊中輸入新工作流程的描述。 例如，您可以輸入 此工作流程自動將標準變更要求的優先順序設定為低。
9. 在 [檢查事件] 清單中，選取 [建立物件時]。
10. 確定已選取 [ 已啟用] 複選框，然後選取 [ 下一步]。
11. 在 [指定準則] 頁面的 [變更為] 索引標籤上，選取 [相關類別] 清單中的 [變更要求]。
12. 在 [可用的屬性 ] 列表中，選取 [ 類別]，然後選取 [ 新增]。 在 [ 準則 ] 區域中，選取 [等於] 方塊旁的 [ 標準]，然後選取 [ 下一步]。
13. 在 [ 套用範本 ] 頁面上，選取 [ 套用選取的範本] 複選框。
14. 在 [ 範本] 清單中，選取 [將標準變更要求設定為低優先順序]，然後選取 [ 下一步]。
15. 在 [選取要通知 人員] 頁面上，選取 [啟用通知] 複選框。
16. 在 [使用者] 底下，選取 [由使用者建立]，然後在 [ 範本] 底下，選取 [新增標準變更要求接收範本]，然後選取 [ 新增]。
17. 選取 [下一步] 。
18. 在 [摘要] 頁面上，選取 [建立] 。
19. 在 [ 完成] 頁面上，選取 [ 關閉]。
20. 在 [ 設定工作流程 ] 對話框中，選取 [ 確定]。

驗證工作流程建立

1. 選取 [設定] 窗格中的 [變更要求事件工作流程設定] 範本。
2. 在 [ 工作] 窗格中，選取 [ 設定工作流程規則]。
3. 在 [ 設定工作流程 ] 對話框中，應該會出現 [ 將標準變更要求設定為低優先順序工作流程 ] 工作流程。
4. 或者，您可以使用 [標準變更要求] 範本建立新的變更要求，確認新的要求會設定為低優先順序。
5. 系統會將通知電子郵件傳送給建立變更要求的使用者。

設定活動管理工作流程

使用下列程序，自動將所有未指派的手動活動指派給具名使用者，然後驗證工作流程建立。

您必須先建立下列範本，才能完成下列程式中的步驟：

• 將具名使用者設定為活動實施者：如需詳細資訊，請參閱如何建立手動活動範本。
• 已收到新活動指派範本：如需詳細資訊，請參閱如何建立通知範本。

您即將建立的新工作流程會將 [設定 具名使用者 ] 套用為 [活動實作者 ] 範本，此範本會將具名使用者指派給沒有指定活動實作器的所有活動。 如果設定了電子郵件通知通道，[已收到新活動指派範本] 就會傳送通知給使用者。

建立活動管理工作流程

1. 在 Service Manager 控制台中，選取 [系統管理]。
2. 在 [ 系統管理 ] 窗格中，依序展開 [ 系統管理]、[ 工作流程] 及 [ 組態]。
3. 在 [ 組態] 窗格中，選取 [活動事件工作流程設定]。
4. 在 [ 工作] 窗格的 [ 活動事件工作流程設定 ] 區域中，選取 [ 設定工作流程規則]。
5. 在 [ 選取類別] 對話方塊的 [ 名稱 ] 清單中，選取 [ 手動活動]，然後選取 [ 確定]。
6. 在 [ 設定工作流程 ] 對話框中，選取 [ 新增]。
7. 在 [設定類別手動活動精靈物件的工作流程之前] 頁面上，選取 [下一步]。
8. 在 [ 工作流程資訊] 頁面的 [ 名稱 ] 方塊中，輸入工作流程的名稱。 例如，輸入 [將未指派的活動指派給 具名使用者]。
9. 或者，您可以在 [描述] 方塊中鍵入新工作流程的描述。 例如，您可以鍵入 [這個工作流程會自動指派未指派的手動活動給具名使用者]。
10. 在 [檢查事件] 清單中，選取 [建立物件時]。
11. 確定已選取 [ 已啟用] 複選框，然後選取 [ 下一步]。
12. 在 [指定準則] 頁面的 [變更為] 索引標籤上，選取 [相關類別] 清單中的 [手動活動]。
13. 在 [可用的屬性 ] 列表中，選取 [ 階段] 複選框，然後選取 [ 新增]。
14. 在 [ 準則 ] 區域 [ 活動] 階段] 方塊旁，選取 [等於]，選取 [ 核准 ] 值，然後選取 [ 下一步]。
15. 在 [ 套用範本 ] 頁面上，確定已選取 [ 套用選取的範本 ] 複選框。
16. 在 [ 範本] 清單中，選取 [ 將 具名使用者 設定為活動實作者]，然後選取 [ 下一步]。
17. 在 [選取要通知 人員] 頁面上，選取 [啟用通知] 複選框。
18. 選取 [使用者] 清單中的 [已指派給使用者]。
19. 在 [訊息範本 ] 清單中，選取 [ 新增活動指派接收的範本]，選取 [ 新增]，然後選取 [ 下一步]。
20. 在 [摘要] 頁面上，選取 [建立] 。
21. 在 [ 完成] 頁面上，選取 [ 關閉]。
22. 在 [ 設定工作流程 ] 對話框中，選取 [ 確定 ] 將其關閉。

驗證工作流程建立

1. 在 [ 系統管理] 窗格中，展開 [ 系統管理]，展開 [ 工作流程]，然後選取 [ 狀態]。
2. 在 [狀態] 窗格中，確認已列出標題為 [將未指派的活動指派給具名使用者] 的新工作流程範本。

下一步

設定發行管理的設定和工作流程。