التعرف على نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

Microsoft 365 إرشادات الترخيص للامتثال & الأمان.

ملاحظة

يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.

ملاحظة

إذا كنت ترى رسائل حول نهج الاستبقاء في Teams أو كانت لديك أسئلة حول تسميات الاستبقاء في تطبيقاتك، فاتصل بقسم تكنولوجيا المعلومات للحصول على معلومات حول كيفية تكوينها نيابة عنك. في هذه الأثناء، قد تجد المقالات التالية مفيدة:

المعلومات الموجودة في هذه الصفحة مخصصة لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات الذين يمكنهم إنشاء نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء لأسباب تتعلق بالامتثال.

بالنسبة لمعظم المؤسسات، يزداد حجم بياناتها وتعقيدها يوميا — البريد الإلكتروني والمستندات والرسائل الفورية والمزيد. تعد إدارة هذه المعلومات أو التحكم فيها بشكل فعال أمرا مهما لأنك تحتاج إلى:

  • امتثل بشكل استباقي للوائح الصناعة والسياسات الداخلية التي تتطلب منك الاحتفاظ بالمحتوى لفترة زمنية أقل- على سبيل المثال، قد يتطلب منك قانون Sarbanes-Oxley الاحتفاظ بأنواع معينة من المحتوى لمدة سبع سنوات.

  • قلل من مخاطرك في حالة التقاضي أو خرق الأمان عن طريق حذف المحتوى القديم الذي لم تعد مطالبا بالاحتفاظ به بشكل دائم.

  • ساعد مؤسستك على مشاركة المعرفة بفعالية وأن تكون أكثر مرونة من خلال التأكد من أن المستخدمين لا يعملون إلا مع المحتوى الحالي والمتصل بهم.

يمكن أن تساعدك إعدادات الاستبقاء التي تقوم بتكوينها على تحقيق هذه الأهداف. تتطلب إدارة المحتوى عادة إجراءين:

العمل الغرض
الاحتفاظ بالمحتوى منع الحذف الدائم والبقاء متوفرا ل eDiscovery
حذف المحتوى حذف المحتوى نهائيا من مؤسستك

باستخدام إجراءي الاستبقاء هذين، يمكنك تكوين إعدادات الاستبقاء للنتائج التالية:

  • الاحتفاظ فقط: الاحتفاظ بالمحتوى إلى الأبد أو لفترة زمنية محددة.
  • حذف فقط: حذف المحتوى نهائيا بعد فترة زمنية محددة.
  • الاحتفاظ ثم الحذف: الاحتفاظ بالمحتوى لفترة زمنية محددة ثم حذفه نهائيا.

تعمل إعدادات الاستبقاء هذه مع المحتوى الذي يوفر لك النفقات الإضافية لإنشاء مساحة تخزين إضافية وتكوينها عندما تحتاج إلى الاحتفاظ بالمحتوى لأسباب تتعلق بالتوافق. بالإضافة إلى ذلك، لا تحتاج إلى تنفيذ عمليات مخصصة لنسخ هذه البيانات ومزامنتها.

استخدم الأقسام التالية لمعرفة المزيد حول كيفية عمل نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء ومتى تستخدمها وكيف تكمل بعضها البعض. ولكن إذا كنت جاهزا لبدء استخدام إعدادات الاستبقاء وتوزيعها لبعض السيناريوهات الشائعة، فراجع بدء استخدام إدارة دورة حياة البيانات.

كيفية عمل إعدادات الاستبقاء مع المحتوى في مكانها

عندما يحتوي المحتوى على إعدادات استبقاء معينة له، يظل هذا المحتوى في موقعه الأصلي. في معظم الأحيان، يستمر الأشخاص في العمل على مستنداتهم أو بريدهم كما لو لم يتغير أي شيء. ولكن إذا قاموا بتحرير المحتوى المضمن في نهج الاستبقاء أو حذفه، يتم الاحتفاظ بنسخة من المحتوى تلقائيا.

  • لمواقع SharePoint OneDrive: يتم الاحتفاظ بالنسخة في مكتبة الاحتفاظ.

  • لعلب بريد Exchange: يتم الاحتفاظ بالنسخة في مجلد العناصر القابلة للاسترداد.

  • للرسائل Teams Yammer: يتم الاحتفاظ بالنسخة في مجلد مخفي يسمى SubstrateHolds كمجلد فرعي في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" Exchange.

ملاحظة

نظرا لأن مكتبة الاحتفاظ مضمنة في الحصة النسبية للتخزين الخاص بالموقع، فقد تحتاج إلى زيادة مساحة التخزين الخاصة بك عند استخدام إعدادات الاستبقاء لمجموعات SharePoint والمجموعات Microsoft 365.

هذه المواقع الآمنة والمحتوى المحتفظ به غير مرئيين لمعظم الأشخاص. في معظم الحالات، لا يحتاج الأشخاص حتى إلى معرفة أن المحتوى الخاص بهم يخضع لإعدادات الاستبقاء.

لمزيد من المعلومات التفصيلية حول كيفية عمل إعدادات الاستبقاء لأحمال العمل المختلفة، راجع المقالات التالية:

نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

لتعيين إعدادات الاستبقاء إلى المحتوى، استخدم نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء مع نهج التسمية. يمكنك استخدام واحدة فقط من هذه الأساليب، أو دمجها.

استخدم نهج استبقاء لتعيين نفس إعدادات الاستبقاء للمحتوى على مستوى موقع أو علبة بريد، واستخدم تسمية استبقاء لتعيين إعدادات الاستبقاء على مستوى العنصر (مجلد أو مستند أو بريد إلكتروني).

على سبيل المثال، إذا كان يجب الاحتفاظ بكافة المستندات الموجودة في موقع SharePoint لمدة 5 سنوات، فمن الأفضل القيام بذلك باستخدام نهج استبقاء أكثر من تطبيق نفس تسمية الاستبقاء على كافة المستندات الموجودة في هذا الموقع. ومع ذلك، إذا كان يجب الاحتفاظ ببعض المستندات في هذا الموقع لمدة 5 سنوات والاحتفاظ بالبعض الآخر لمدة 10 سنوات، فلن يتمكن نهج الاستبقاء من القيام بذلك. عندما تحتاج إلى تحديد إعدادات الاستبقاء على مستوى العنصر، استخدم تسميات الاستبقاء.

بخلاف نهج الاستبقاء، تنتقل إعدادات الاستبقاء من تسميات الاستبقاء مع المحتوى إذا تم نقلها إلى موقع مختلف داخل مستأجر Microsoft 365. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي تسميات الاستبقاء على القدرات التالية التي لا تدعمها نهج الاستبقاء:

  • خيارات لبدء فترة الاستبقاء من وقت تسمية المحتوى أو استنادا إلى حدث، بالإضافة إلى عمر المحتوى أو تاريخ آخر تعديل له.

  • استخدم المصنفات القابلة للتدريب لتعريف المحتوى المطلوب تسميته.

  • تطبيق تسمية افتراضية لعناصر SharePoint أو رسائل Exchange.

  • الإجراءات المدعومة في فترة الاستبقاء النهائية:

    • مراجعة الترتيب لمراجعة المحتوى قبل حذفه نهائيا.
    • تطبيق تسمية استبقاء أخرى تلقائيا
  • ضع علامة على المحتوى كسجل كجزء من إعدادات التسمية، واحتفظ دائما بإثبات التصرف عند حذف المحتوى في نهاية فترة الاستبقاء الخاصة به.

نهج الاستبقاء

يمكن تطبيق نهج الاستبقاء على المواقع التالية:

  • Exchange البريد الإلكتروني
  • موقع SharePoint
  • حسابات OneDrive
  • مجموعات Microsoft 365
  • Skype for Business
  • Exchange المجلدات العامة
  • Teams رسائل القناة
  • Teams الدردشات
  • Teams رسائل القناة الخاصة
  • رسائل المجتمع Yammer
  • Yammer رسائل المستخدم

ملاحظة

Teams تتضمن رسائل القناة الآن قنوات مشتركة (قيد المعاينة حاليا) بالإضافة إلى القنوات القياسية.

يمكنك تطبيق نهج واحد بكفاءة كبيرة على مواقع متعددة، أو على مواقع أو مستخدمين محددين.

بالنسبة إلى بداية فترة الاستبقاء، يمكنك اختيار وقت إنشاء المحتوى أو دعمه فقط للملفات ومواقع SharePoint OneDrive مجموعات Microsoft 365، عند آخر تعديل للمحتوى.

ترث العناصر إعدادات الاستبقاء من الحاوية المحددة في نهج الاستبقاء. إذا تم نقلها بعد ذلك خارج تلك الحاوية عند تكوين النهج للاحتفاظ بالمحتوى، يتم الاحتفاظ بنسخة من هذا العنصر في الموقع الآمن لحمل العمل. ومع ذلك، لا تنتقل إعدادات الاستبقاء مع المحتوى في موقعه الجديد. إذا كان ذلك مطلوبا، فاستخدم تسميات الاستبقاء بدلا من نهج الاستبقاء.

تسميات الاستبقاء

استخدم تسميات الاستبقاء لأنواع مختلفة من المحتويات التي تتطلب إعدادات استبقاء مختلفة. على سبيل المثال:

  • النماذج الضريبية التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها لفترة زمنية كحد أدنى.

  • اضغط على المواد التي يجب حذفها بشكل دائم عندما تصل إلى عمر معين.

  • الأبحاث التنافسية التي يجب الاحتفاظ بها لفترة معينة ثم حذفها نهائيا.

  • تراخيص العمل التي يجب وضع علامة عليها كسجل بحيث لا يمكن تحريرها أو حذفها.

في كل هذه الحالات، تتيح لك تسميات الاستبقاء تطبيق إعدادات الاستبقاء للتحكم في التحكم في الحوكمة على مستوى العنصر (المستند أو البريد الإلكتروني).

باستخدام تسميات الاستبقاء، يمكنك:

  • تمكين الأشخاص في مؤسستك من تطبيق تسمية استبقاء يدويا على المحتوى في مجموعات Outlook والمجموعات Outlook على ويب OneDrive SharePoint Microsoft 365. غالبا ما يعرف المستخدمون أفضل نوع المحتوى الذي يعملون عليه، حتى يتمكنوا من تصنيفه وتطبيق إعدادات الاستبقاء المناسبة.

  • تطبيق تسميات الاستبقاء على المحتوى تلقائيا إذا كان يطابق شروطا معينة، والتي تتضمن مرفقات السحابة التي تتم مشاركتها في البريد الإلكتروني أو Teams، أو عندما يحتوي المحتوى على:

    • أنواع محددة من المعلومات الحساسة.
    • كلمات أساسية محددة تتطابق مع استعلام تقوم بإنشائه.
    • مطابقات النمط لمصنف قابل للتدريب.
  • ابدأ فترة الاستبقاء من وقت تسمية المحتوى للمستندات في مواقع SharePoint وحسابات OneDrive وعناصر البريد الإلكتروني.

  • ابدأ فترة الاستبقاء عند وقوع حدث، مثل مغادرة الموظفين للمؤسسة، أو انتهاء صلاحية العقود.

  • تطبيق تسمية استبقاء افتراضية على مكتبة مستندات أو مجلد أو مستند تم تعيينه في SharePoint، بحيث ترث كافة المستندات المخزنة في هذا الموقع تسمية الاستبقاء الافتراضية.

  • وضع علامة على العناصر كسجل كجزء من استراتيجية إدارة السجلات . عندما يظل هذا المحتوى المسمى في Microsoft 365، يتم وضع المزيد من القيود على المحتوى الذي قد تكون هناك حاجة إليه لأسباب تنظيمية. لمزيد من المعلومات، راجع "مقارنة القيود" للإجراءات المسموح بها أو المحظورة.

لا تستمر تسميات الاستبقاء، على عكس تسميات الحساسية، إذا تم نقل المحتوى خارج Microsoft 365.

تصنيف المحتوى دون تطبيق أي إجراءات

على الرغم من أن الغرض الرئيسي من تسميات الاستبقاء هو الاحتفاظ بالمحتوى أو حذفه، يمكنك أيضا استخدام تسميات الاستبقاء دون تشغيل أي استبقاء أو إجراءات أخرى. في هذه الحالة، يمكنك استخدام تسمية استبقاء ببساطة كتسمية نصية، دون فرض أي إجراءات.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تسمية استبقاء باسم "مراجعة لاحقا" وتطبيقها بدون أي إجراءات، ثم استخدام هذه التسمية للعثور على هذا المحتوى لاحقا.

إعدادات التسمية للتصنيف فقط.

استخدام تسمية استبقاء كشرط في نهج DLP

يمكنك تحديد تسمية استبقاء كشرط في نهج تفادي فقدان البيانات في Microsoft Purview (DLP) للمستندات في SharePoint. على سبيل المثال، قم بتكوين نهج DLP لمنع مشاركة المستندات خارج المؤسسة إذا تم تطبيق تسمية استبقاء محددة عليها.

لمزيد من المعلومات، راجع استخدام تسمية استبقاء كشرط في نهج DLP.

تسميات الاستبقاء والنهج التي تطبقها

عند نشر تسميات الاستبقاء، يتم تضمينها في نهج تسمية الاستبقاء الذي يجعلها متاحة للمسؤولين والمستخدمين لتطبيقها على المحتوى. كما يظهر الرسم التخطيطي التالي:

  1. يمكن تضمين تسمية استبقاء واحدة في نهج تسمية استبقاء متعددة.

  2. تحدد نهج تسمية الاستبقاء المواقع لنشر تسميات الاستبقاء. يمكن تضمين نفس الموقع في نهج تسمية استبقاء متعددة.

كيفية إضافة تسميات الاستبقاء إلى نهج التسمية التي تحدد المواقع.

يمكنك أيضا إنشاء نهج واحد أو أكثر لتطبيق تسمية الاستبقاء تلقائيا، كل منها مع تسمية استبقاء واحدة. باستخدام هذا النهج، يتم تطبيق تسمية استبقاء تلقائيا عند استيفاء الشروط التي تحددها في النهج.

نهج تسمية الاستبقاء ومواقعه

يمكن نشر تسميات الاستبقاء إلى مواقع مختلفة، اعتمادا على ما تفعله تسمية الاستبقاء.

إذا كانت تسمية الاستبقاء... ثم يمكن تطبيق نهج التسمية على...
منشورة للمسؤولين والمستخدمين النهائيين Exchange، SharePoint، OneDrive، مجموعات Microsoft 365
تطبيق تلقائي استنادا إلى أنواع المعلومات الحساسة أو المصنفات القابلة للتدريب Exchange، SharePoint، OneDrive
تطبيق تلقائي استنادا إلى كلمات أساسية أو استعلام Exchange، SharePoint، OneDrive، مجموعات Microsoft 365
تطبيق تلقائي على مرفقات السحابة SharePoint، OneDrive، مجموعات Microsoft 365

لا تعتمد Exchange المجلدات العامة والرسائل Skype Teams والرسائل Yammer تسميات الاستبقاء. للاحتفاظ بالمحتوى وحذفه من هذه المواقع، استخدم نهج الاستبقاء بدلا من ذلك.

تسمية استبقاء واحدة فقط في كل مرة

يمكن تطبيق تسمية استبقاء واحدة فقط على البريد الإلكتروني أو المستند في كل مرة. يمكن تطبيق تسمية الاستبقاء يدويا من قبل مستخدم أو مسؤول، أو تلقائيا باستخدام أي من الأساليب التالية:

بالنسبة إلى تسميات الاستبقاء القياسية (لا تضع علامة على العناصر كسجل أو سجل تنظيمي):

  • يمكن للمسؤولين والمستخدمين تغيير تسمية استبقاء موجودة يتم تطبيقها على المحتوى أو إزالتها يدويا.

  • عندما يكون للمحتوى بالفعل تسمية استبقاء مطبقة، لن تتم إزالة التسمية الموجودة تلقائيا أو استبدالها بتسمية استبقاء أخرى باستثناء واحد محتمل: تم تطبيق التسمية الموجودة كتسمية افتراضية. عند استخدام تسمية افتراضية، هناك بعض السيناريوهات التي يمكن استبدالها بتسمية افتراضية أخرى، أو إزالتها تلقائيا.

  • عندما يكون للمحتوى بالفعل تسمية استبقاء مطبقة، لن تتم إزالة التسمية الموجودة تلقائيا أو استبدالها بتسمية استبقاء أخرى باستثناءين محتملين:

    • يتم تكوين التسمية الموجودة لتطبيق تسمية استبقاء مختلفة تلقائيا في نهاية فترة الاستبقاء.
    • تم تطبيق التسمية الموجودة كتسمية افتراضية. عند استخدام تسمية افتراضية، هناك بعض السيناريوهات التي يمكن استبدالها بتسمية افتراضية أخرى، أو إزالتها تلقائيا.

    لمزيد من المعلومات حول سلوك التسمية عند تطبيقه باستخدام تسمية افتراضية:

  • إذا كانت هناك نهج متعددة للتطبيق التلقائي للتسمية يمكنها تطبيق تسمية استبقاء، وكان المحتوى يفي بشروط نهج متعددة، يتم تطبيق تسمية الاستبقاء لأقدم نهج تطبيق تلقائي للتسمية (حسب التاريخ الذي تم إنشاؤه).

عندما تضع تسميات الاستبقاء علامة على العناصر كسجل أو سجل تنظيمي، لا يتم تغيير هذه التسميات تلقائيا خلال فترة الاستبقاء التي تم تكوينها. يمكن لمسؤولي الحاوية فقط تغيير تسميات الاستبقاء أو إزالتها يدويا التي تضع علامة على العناصر كسجل، ولكن ليس كسجلات تنظيمية. لمزيد من المعلومات، راجع "مقارنة القيود" للإجراءات المسموح بها أو المحظورة.

مراقبة تسميات الاستبقاء

من مدخل التوافق في Microsoft Purview، حدد تصنيف البيانات وصفحة النظرة العامة لمراقبة كيفية استخدام تسميات الاستبقاء في المستأجر الخاص بك، وتحديد مكان وجود العناصر المسماة. لمزيد من المعلومات، بما في ذلك المتطلبات الأساسية المهمة، راجع التعرف على تصنيف البيانات.

يمكنك بعد ذلك التنقل لأسفل في التفاصيل باستخدام مستكشف المحتوى ومستكشف النشاط.

تلميح

ضع في اعتبارك استخدام بعض رؤى تصنيف البيانات الأخرى، مثل المصنفات القابلة للتدريب وأنواع المعلومات الحساسة، لمساعدتك على تحديد المحتوى الذي قد تحتاج إلى الاحتفاظ به أو حذفه، أو إدارته كسجلات.

استخدام "البحث عن المحتوى" للبحث عن المحتوى بالكامل باستخدام تسمية استبقاء معينة

بعد تطبيق تسميات الاستبقاء على المحتوى، إما بواسطة المستخدمين أو التطبيق التلقائي، يمكنك استخدام البحث في المحتوى للعثور على كافة العناصر التي تم تطبيق تسمية استبقاء معينة عليها.

عند إنشاء بحث في المحتوى، اختر شرط تسمية الاستبقاء ، ثم أدخل اسم تسمية الاستبقاء الكامل أو جزء من اسم التسمية واستخدم حرف بدل. لمزيد من المعلومات، راجع استعلامات الكلمات الأساسية وشروط البحث في البحث عن المحتوى.

شرط تسمية الاستبقاء.

مقارنة قدرات نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

استخدم الجدول التالي لمساعدتك في تحديد ما إذا كنت تريد استخدام نهج استبقاء أو تسمية استبقاء، استنادا إلى القدرات.

القدره نهج الاستبقاء تسمية الاستبقاء
إعدادات الاستبقاء التي يمكنها الاحتفاظ بإعدادات الاستبقاء ثم حذفها أو الاحتفاظ بها فقط أو حذفها فقط نعم نعم
أحمال العمل المدعومة:
- Exchange
- SharePoint
- OneDrive
- مجموعات Microsoft 365
- Skype for Business
- Teams
- Yammer

نعم
نعم
نعم
نعم
نعم
نعم
نعم

نعم، باستثناء المجلدات العامة
نعم
نعم
نعم
لا
لا
لا
يتم تطبيق الاستبقاء تلقائيا نعم نعم
تطبيق إعدادات استبقاء مختلفة تلقائيا في نهاية فترة الاستبقاء لا نعم
تم تطبيق الاستبقاء استنادا إلى الشروط
- أنواع المعلومات الحساسة واستعلامات KQL والكلمات الأساسية والمصنفات القابلة للتدريب والمرفقات السحابية
لا نعم
تم تطبيق الاستبقاء يدويا لا نعم
تفاعل المستخدم النهائي لا نعم
يستمر في حالة نقل المحتوى لا نعم، ضمن مستأجر Microsoft 365
الإعلان عن العنصر كسجل لا نعم
بدء فترة الاستبقاء عند التسمية أو استنادا إلى حدث لا نعم
مراجعة الترتيب لا نعم
إثبات التصرف لمدة تصل إلى 7 سنوات لا نعم، عند استخدام مراجعة الترتيب أو وضع علامة على عنصر سجل
تدقيق أنشطة المسؤول نعم نعم
إجراءات استبقاء التدقيق لا نعم *
تحديد العناصر الخاضعة للاستبقاء:
- البحث عن المحتوى
- صفحة تصنيف البيانات، مستكشف المحتوى، مستكشف النشاط

لا
لا

نعم
نعم

الحاشيه:

*بالنسبة إلى تسميات الاستبقاء التي لا تضع علامة على المحتوى كسجل أو سجل تنظيمي، تقتصر أحداث التدقيق على حالة تطبيق تسمية أو تغييرها أو إزالتها على عنصر في SharePoint أو OneDrive. للحصول على تفاصيل التدقيق الخاصة بتسميات الاستبقاء، راجع قسم إجراءات استبقاء التدقيق في هذه الصفحة.

الجمع بين نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

لا يتعين عليك الاختيار بين استخدام نهج الاستبقاء فقط أو تسميات الاستبقاء فقط. يمكن استخدام كلتا الطريقتين معا وفي الواقع، تكمل بعضها البعض من أجل حل أكثر شمولا.

الأمثلة التالية هي فقط بعض الطرق التي يمكنك من خلالها دمج نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء لنفس الموقع.

لمزيد من المعلومات حول كيفية عمل نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء معا وكيفية تحديد نتيجتها المدمجة، راجع القسم الموجود في هذه الصفحة الذي يشرح مبادئ الاستبقاء وما له الأسبقية.

مثال للمستخدمين لتجاوز الحذف التلقائي

السيناريو: بشكل افتراضي، يتم حذف المحتوى في حسابات المستخدمين OneDrive تلقائيا بعد خمس سنوات ولكن يجب أن يكون لدى المستخدمين خيار تجاوز ذلك لمستندات معينة.

  1. يمكنك إنشاء وتكوين نهج استبقاء يحذف المحتوى تلقائيا بعد خمس سنوات من آخر تعديل له، وتطبيق النهج على جميع حسابات OneDrive.

  2. يمكنك إنشاء وتكوين تسمية استبقاء تحافظ على المحتوى إلى الأبد وإضافة هذا إلى نهج التسمية الذي تنشره إلى جميع حسابات OneDrive. تشرح للمستخدمين كيفية تطبيق هذه التسمية يدويا على مستندات معينة يجب استبعادها من الحذف التلقائي إذا لم يتم تعديلها بعد خمس سنوات.

مثال للاحتفاظ بالعناصر لفترة أطول**

السيناريو: بشكل افتراضي، يتم الاحتفاظ بالعناصر SharePoint تلقائيا ثم حذفها بعد خمس سنوات، ولكن يجب الاحتفاظ بالمستندات الموجودة في مكتبات معينة لمدة عشر سنوات.

  1. يمكنك إنشاء وتكوين نهج استبقاء يحتفظ تلقائيا بالمحتوى ثم يحذفه بعد خمس سنوات، ويطبق النهج على جميع مثيلات SharePoint مجموعات Microsoft 365.

  2. يمكنك إنشاء وتكوين تسمية استبقاء تحتفظ تلقائيا بالمحتوى لمدة عشر سنوات. يمكنك نشر هذه التسمية إلى مسؤولي الموقع SharePoint، بحيث يمكنهم تطبيقها كتسمية افتراضية ليتم توريثها من قبل كافة العناصر الموجودة في مكتبات مستندات معينة.

مثال لحذف العناصر في فترة زمنية أقصر

السيناريو: بشكل افتراضي، لا يتم الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني ولكن يتم حذفها تلقائيا بعد عشر سنوات. ومع ذلك، يجب حذف رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بمشروع معين له اسم تعليمة برمجية تجريبية تلقائيا بعد عام واحد.

  1. يمكنك إنشاء وتكوين نهج استبقاء يحذف المحتوى تلقائيا بعد عشر سنوات، ويطبق النهج على جميع المستلمين Exchange.

  2. يمكنك إنشاء تسمية استبقاء وتكوينها التي تحذف المحتوى تلقائيا بعد عام واحد. تتضمن خيارات تطبيق هذه التسمية على رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة ما يلي:

    • يمكنك إنشاء نهج تسمية تلقائية يعرف المحتوى باستخدام اسم رمز المشروع ككلمة أساسية، وتطبيق النهج على جميع المستلمين Exchange
    • يمكنك نشر التسمية وإرشاد المستخدمين المشاركين في المشروع إلى كيفية إنشاء قاعدة تلقائية في Outlook التي تطبق هذه التسمية
    • يمكنك نشر التسمية وإرشاد المستخدمين إلى إنشاء مجلد في Outlook لكافة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشروع، ثم يقومون بتطبيق التسمية المنشورة على المجلد، ثم إنشاء قاعدة Outlook لنقل كافة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشروع إلى هذا المجلد

المدة التي تستغرقها إعدادات الاستبقاء لتطبيقها

عند إرسال نهج الاستبقاء لأحمال العمل ونهج التسمية لتطبيق تسمية استبقاء تلقائيا، اسمح بما يصل إلى 7 أيام لتطبيق إعدادات الاستبقاء على المحتوى:

وبالمثل، اسمح لمدة تصل إلى 7 أيام لتسميات الاستبقاء أن تكون مرئية في التطبيقات بعد نشر التسميات:

في كثير من الأحيان، ستدخل النهج حيز التنفيذ وستكون التسميات مرئية أسرع من 7 أيام. ولكن مع العديد من المتغيرات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على هذه العملية، من الأفضل التخطيط لمدة 7 أيام كحد أقصى.

نطاقات النهج التكيفية أو الثابتة للاستبقاء

عند إنشاء نهج استبقاء أو نهج تسمية استبقاء، يجب عليك الاختيار بين التكيفي وال ثابت لتحديد نطاق النهج.

  • يستخدم النطاق التكيفي استعلاما تحدده، لذلك العضوية ليست ثابتة ولكنها ديناميكية من خلال تشغيلها يوميا مقابل السمات أو الخصائص التي تحددها للمواقع المحددة. يمكنك استخدام نطاقات موائمة مفتوحة متعددة مع نهج واحد.

    مثال: تتطلب رسائل البريد الإلكتروني والمستندات OneDrive للمديرين التنفيذيين فترة استبقاء أطول من المستخدمين القياسيين. يمكنك إنشاء نهج استبقاء مع نطاق موائمة يستخدم المسمى الوظيفي للسمة Azure AD "التنفيذي"، ثم حدد البريد الإلكتروني Exchange ومواقع حسابات OneDrive للنهج. ليست هناك حاجة لتحديد عناوين البريد الإلكتروني أو عناوين URL OneDrive لهؤلاء المستخدمين لأن النطاق التكيفي يسترد هذه القيم تلقائيا. بالنسبة إلى المديرين التنفيذيين الجدد، ليست هناك حاجة لإعادة تكوين نهج الاستبقاء لأنه يتم تلقائيا اختيار هؤلاء المستخدمين الجدد بقيمهم المقابلة للبريد الإلكتروني OneDrive.

  • لا يستخدم النطاق الثابت الاستعلامات ويكون محدودا في التكوين من حيث أنه يمكن تطبيقه على كافة المثيلات لموقع محدد، أو استخدام التضمين والاستثناءات لمثيلات معينة لهذا الموقع. يشار إلى هذه الخيارات الثلاثة أحيانا على أنها "على مستوى المؤسسة" و"تتضمن" و"تستبعد" على التوالي.

    مثال: تتطلب رسائل البريد الإلكتروني والمستندات OneDrive للمديرين التنفيذيين فترة استبقاء أطول من المستخدمين القياسيين. يمكنك إنشاء نهج استبقاء مع نطاق ثابت يحدد البريد الإلكتروني Exchange ومواقع حسابات OneDrive للنهج. بالنسبة إلى موقع البريد الإلكتروني Exchange، يمكنك تحديد مجموعة تحتوي على المديرين التنفيذيين فقط، لذلك يمكنك تحديد هذه المجموعة لنهج الاستبقاء، ويتم استرداد عضوية المجموعة مع عناوين البريد الإلكتروني المعنية عند إنشاء النهج. بالنسبة إلى موقع حسابات OneDrive، يجب تحديد عناوين URL الفردية OneDrive لكل مدير تنفيذي ثم تحديدها. بالنسبة إلى المديرين التنفيذيين الجدد، يجب إعادة تكوين نهج الاستبقاء لإضافة عناوين البريد الإلكتروني الجديدة وعناوين URL OneDrive. يجب عليك أيضا تحديث عناوين URL OneDrive في أي وقت يحدث فيه تغيير في UPN الخاص بالمدراء التنفيذيين.

    OneDrive عناوين URL صعبة التحديد بشكل موثوق لأنه بشكل افتراضي، لا يتم إنشاء عناوين URL هذه حتى يصل المستخدم إلى OneDrive الخاصة به للمرة الأولى. وإذا تغيرت UPN الخاصة بالمستخدم، والتي قد لا تعرفها، فسيتغير عنوان URL OneDrive الخاص به تلقائيا.

مزايا استخدام النطاقات التكيفية:

  • لا توجد حدود لعدد العناصر لكل نهج. على الرغم من أن النهج التكيفية لا تزال خاضعة للحد الأقصى لعدد النهج لكل قيود المستأجر ، فإن التكوين الأكثر مرونة من المحتمل أن يؤدي إلى نهج أقل بكثير.

  • استهداف أكثر قوة لمتطلبات الاستبقاء الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكنك تعيين إعدادات استبقاء مختلفة للمستخدمين وفقا لموقعهم الجغرافي باستخدام سمات Azure AD الموجودة دون النفقات الإدارية لإنشاء المجموعات وصيانتها لهذا الغرض.

  • توفر العضوية المستندة إلى الاستعلام مرونة مقابل تغييرات الأعمال التي قد لا تنعكس بشكل موثوق في عضوية المجموعة أو العمليات الخارجية التي تعتمد على الاتصال عبر الأقسام.

  • يمكن أن يتضمن نهج الاستبقاء الفردي مواقع لكل من Microsoft Teams Yammer، في حين أنه عند استخدام نطاق ثابت، تتطلب هذه المواقع نهج الاستبقاء الخاص بها.

  • يمكنك تطبيق إعدادات استبقاء معينة على علب البريد غير النشطة فقط. هذا التكوين غير ممكن مع نطاق ثابت لأنه في وقت تعيين النهج، لا تدعم النطاقات الثابتة التضمين المحدد للمستلمين الذين لهم علب بريد غير نشطة.

مزايا استخدام النطاقات الثابتة:

  • تكوين أبسط إذا كنت تريد تحديد جميع المثيلات تلقائيا لحمل العمل.

    بالنسبة إلى "تضمين" و"استبعادات"، يمكن أن يكون هذا الاختيار تكوينا أبسط في البداية إذا كانت أعداد المثيلات التي يجب عليك تحديدها منخفضة ولا تتغير. ومع ذلك، عندما يبدأ هذا العدد من المثيلات في الزيادة ولديك تغييرات متكررة في مؤسستك تتطلب منك إعادة تكوين النهج الخاصة بك، يمكن أن تكون النطاقات التكيفية أبسط لتكوينها وأسهل بكثير للحفاظ عليها.

  • لا تدعم مواقع المجلدات العامة Skype for Business Exchange النطاقات التكيفية. بالنسبة إلى هذه المواقع، يجب استخدام نطاق ثابت.

للحصول على معلومات التكوين، راجع تكوين النطاقات التكيفية.

لمشاهدة مؤتمر ويب مسجل (يتطلب التسجيل)، تفضل بزيارة Deep Deep Deep on Adaptive Scopes.

هام

حاليا، لا تدعم النطاقات الموائمة المفتوحة تأمين الاحتفاظ لتقييد التغييرات على نهج الاستبقاء ونهج تسمية الاستبقاء.

البحث عن النهج

يمكنك تكوين نهج استبقاء متعددة لمواقع Microsoft 365، بالإضافة إلى نهج تسمية استبقاء متعددة تقوم بنشرها أو تطبيقها تلقائيا. للبحث عن نهج الاستبقاء التي تم تعيينها لمستخدمين محددين ومواقع ومجموعات Microsoft 365، استخدم البحث عن النهج من إدارة دورة حياة البيانات أو حلول إدارة السجلات في مدخل التوافق في Microsoft Purview.

على سبيل المثال:

البحث عن النهج للعثور على نهج الاستبقاء التي تم تعيينها لمستخدمين محددين ومواقع ومجموعات Microsoft 365

يجب تحديد عنوان البريد الإلكتروني الدقيق لمستخدم أو محدد موقع معلومات (URL) محدد موقع أو عنوان بريد إلكتروني دقيق لمجموعة Microsoft 365. لا يمكنك استخدام أحرف البدل أو التطابقات الجزئية، على سبيل المثال.

يتضمن خيار المواقع حسابات OneDrive. للحصول على معلومات حول كيفية تحديد عنوان URL لحساب OneDrive الخاص بالمستخدم، راجع الحصول على قائمة بجميع عناوين URL OneDrive للمستخدم في مؤسستك.

مبادئ الاستبقاء، أو ما الذي له الأسبقية؟

على عكس تسميات الاستبقاء، يمكنك تطبيق أكثر من نهج استبقاء واحد على المحتوى نفسه. يمكن أن يؤدي كل نهج استبقاء إلى إجراء استبقاء وإجراء حذف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يخضع هذا العنصر أيضا لهذه الإجراءات من تسمية استبقاء.

في هذا السيناريو، عندما يمكن أن تخضع العناصر لإعدادات استبقاء متعددة قد تتعارض مع بعضها البعض، ما الأسبقية لتحديد النتيجة؟

النتيجة ليست نهج الاستبقاء الفردي أو تسمية الاستبقاء الفردية التي يفوز بها، ولكن المدة التي يتم فيها الاحتفاظ بعنصر (إن أمكن) ومتى يتم حذف عنصر (إن أمكن). يتم حساب هذين الإجراءين بشكل مستقل عن بعضهما البعض، من جميع إعدادات الاستبقاء المطبقة على عنصر.

على سبيل المثال، قد يخضع عنصر لنهج استبقاء واحد تم تكوينه لإجراء حذف فقط، ونهج استبقاء آخر تم تكوينه للاحتفاظ به ثم حذفه. وبالتالي، يحتوي هذا العنصر على إجراء استبقاء واحد فقط ولكن إجراءي حذف. قد تتعارض إجراءات الاستبقاء والحذف مع بعضها البعض وقد يكون لإجراءي الحذف تاريخ متضارب. وتشرح مبادئ الاستبقاء النتيجة.

على مستوى عال، يمكنك التأكد من أن الاستبقاء دائما له الأسبقية على الحذف الدائم، وتفوز أطول فترة استبقاء. هذه قاعدتان بسيطتان تقرران دائما المدة التي سيتم فيها الاحتفاظ بعنصر.

هناك عدد قليل من العوامل الأخرى التي تحدد متى سيتم حذف عنصر بشكل دائم، والتي تتضمن إجراء الحذف من تسمية الاستبقاء دائما ما يكون له الأسبقية على إجراء الحذف من نهج الاستبقاء.

استخدم التدفق التالي لفهم نتائج الاستبقاء والحذف لعنصر واحد، حيث يعمل كل مستوى كأداة ربط للتعارضات، من أعلى إلى أسفل. إذا تم تحديد النتيجة من قبل المستوى الأول لأنه لا توجد تعارضات أخرى، فليست هناك حاجة للتقدم إلى المستوى التالي، وما إلى ذلك.

هام

إذا كنت تستخدم تسميات الاستبقاء: قبل تطبيق المبادئ لتحديد نتيجة إعدادات الاستبقاء المتعددة على نفس العنصر، تأكد من معرفة تسمية الاستبقاء التي يتم تطبيقها.

Diagram of the principles of retention.

قبل شرح كل مبدأ بمزيد من التفصيل، من المهم فهم الفرق بين فترة الاستبقاء للعنصر مقابل فترة الاستبقاء المحددة في نهج الاستبقاء أو تسمية الاستبقاء. وذلك لأنه على الرغم من أن التكوين الافتراضي هو بدء فترة الاستبقاء عند إنشاء عنصر، بحيث يتم إصلاح نهاية فترة الاستبقاء للعنصر، تدعم الملفات أيضا التكوين لبدء فترة الاستبقاء من تاريخ آخر تعديل للملف. باستخدام هذا التكوين البديل، في كل مرة يتم فيها تعديل الملف، تتم إعادة تعيين بداية فترة الاستبقاء، والتي تمتد إلى نهاية فترة الاستبقاء للعنصر. تدعم تسميات الاستبقاء أيضا بدء فترة الاستبقاء عند التسمية وفي بداية الحدث.

لتطبيق المبادئ أثناء العمل باستخدام سلسلة من الأسئلة "نعم" و"لا"، يمكنك أيضا استخدام المخطط الانسيابي للاستبقاء.

شرح المبادئ الأربعة المختلفة:

  1. يربح الاستبقاء على الحذف. لن يتم حذف المحتوى بشكل دائم عندما يكون لديه أيضا إعدادات استبقاء للاحتفاظ به. بينما يضمن هذا المبدأ الاحتفاظ بالمحتوى لأسباب تتعلق بالامتثال، لا يزال من الممكن بدء عملية الحذف (التي يبدأها المستخدم أو يبدأها النظام) وبالتالي قد يزيل المحتوى من طريقة العرض الرئيسية للمستخدمين. ومع ذلك، يتم تعليق الحذف الدائم. لمزيد من المعلومات حول كيفية الاحتفاظ بالمحتوى ومكان الاحتفاظ به، استخدم الارتباطات التالية لكل حمل عمل:

    مثال على هذا المبدأ الأول: تخضع رسالة البريد الإلكتروني لنهج استبقاء Exchange تم تكوينه لحذف العناصر بعد ثلاث سنوات من إنشائها، كما يتم تطبيق تسمية استبقاء تم تكوينها للاحتفاظ بالعناصر بعد خمس سنوات من إنشائها.

    يتم الاحتفاظ برسالة البريد الإلكتروني لمدة خمس سنوات لأن إجراء الاستبقاء هذا له الأسبقية على الحذف. يتم حذف رسالة البريد الإلكتروني نهائيا في نهاية السنوات الخمس بسبب إجراء الحذف الذي تم تعليقه أثناء تطبيق إجراء الاستبقاء.

  2. أطول فترة استبقاء تربح. إذا كان المحتوى خاضعا لإعدادات استبقاء متعددة تحتفظ بالمحتوى لفترات زمنية مختلفة، فسيتم الاحتفاظ بالمحتوى حتى نهاية أطول فترة استبقاء للعنصر.

    ملاحظة

    من الممكن لفترة استبقاء مدتها 5 سنوات في نهج الاستبقاء أو التسمية أن تربح على مدى فترة استبقاء مدتها 7 سنوات في نهج الاستبقاء أو التسمية، لأنه يتم تكوين فترة 5 سنوات للبدء استنادا إلى تاريخ آخر تعديل للملف، ويتم تكوين فترة 7 سنوات للبدء من وقت إنشاء الملف.

    مثال على هذا المبدأ الثاني: تخضع المستندات الموجودة في موقع SharePoint التسويق لنهجي استبقاء. يتم تكوين نهج الاستبقاء الأول لكافة مواقع SharePoint للاحتفاظ بالعناصر لمدة خمس سنوات بعد إنشائها. يتم تكوين نهج الاستبقاء الثاني لمواقع SharePoint معينة للاحتفاظ بالعناصر لمدة عشر سنوات بعد إنشائها.

    يتم الاحتفاظ بالمستندات الموجودة في موقع SharePoint التسويق هذا لمدة عشر سنوات لأن هذه أطول فترة استبقاء للعنصر.

  3. يربح صراحة على الضمني للحذف. مع حل التعارضات الآن للاستبقاء، تبقى تعارضات عمليات الحذف فقط:

    1. توفر تسمية الاستبقاء (ومع ذلك تم تطبيقها) استبقاء صريحا بالمقارنة مع نهج الاستبقاء، لأنه يتم تطبيق إعدادات الاستبقاء على عنصر فردي بدلا من تعيينها ضمنيا من حاوية. وهذا يعني أن إجراء الحذف من تسمية الاستبقاء يكون له الأسبقية دائما على إجراء الحذف من أي نهج استبقاء.

      مثال على هذا المبدأ الثالث (التسمية): يخضع المستند لنهجي استبقاء يتضمنان إجراء حذف لمدة خمس سنوات وعشر سنوات على التوالي، بالإضافة إلى تسمية استبقاء لها إجراء حذف لمدة سبع سنوات.

      يتم حذف المستند نهائيا بعد سبع سنوات لأن إجراء الحذف من تسمية الاستبقاء له الأسبقية.

    2. عندما يكون لديك نهج استبقاء فقط: إذا كان نهج الاستبقاء لموقع ما يستخدم نطاقا موائما أو نطاقا ثابتا يتضمن مثيلات معينة (مثل مستخدمين محددين للبريد الإلكتروني Exchange) فإن نهج الاستبقاء له الأسبقية على نطاق ثابت تم تكوينه لكافة مثيلات الموقع نفسه.

      يشار أحيانا إلى النطاق الثابت الذي تم تكوينه لجميع مثيلات الموقع على أنه "نهج على مستوى المؤسسة". على سبيل المثال، Exchange البريد الإلكتروني والإعداد الافتراضي لكافة المستلمين. أو SharePoint المواقع والإعداد الافتراضي لكافة المواقع. عندما لا تكون نهج الاستبقاء على مستوى المؤسسة ولكن تم تكوينها مع نطاق موائم أو نطاق ثابت يتضمن مثيلات معينة، يكون لها أسبقية متساوية على هذا المستوى.

      المثال 1 لهذا المبدأ الثالث (النهج): تخضع رسالة البريد الإلكتروني لنهجين للاستبقاء. نهج الاستبقاء الأول غير مضمن ويحذف العناصر بعد عشر سنوات. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الثاني إلى علب بريد معينة ويحذف العناصر بعد خمس سنوات.

      يتم حذف رسالة البريد الإلكتروني نهائيا بعد خمس سنوات لأن إجراء الحذف من نهج الاستبقاء المحدد النطاق له الأسبقية على نهج الاستبقاء على مستوى المؤسسة.

      المثال 2 لهذا المبدأ الثالث (النهج): يخضع المستند الموجود في حساب OneDrive الخاص بالمستخدم لنهجي استبقاء. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الأول لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم ولديه إجراء حذف بعد 10 سنوات. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الثاني لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم ولديه إجراء حذف بعد سبع سنوات.

      عندما يتم حذف هذا المستند نهائيا، لا يمكن تحديده على هذا المستوى لأن نهجي الاستبقاء تم تحديد نطاقهما لتضمين مثيلات معينة.

  4. ستربح أقصر فترة حذف. قابل للتطبيق لتحديد متى سيتم حذف العناصر من نهج الاستبقاء وتعذر حل النتيجة من المستوى السابق: يتم حذف المحتوى بشكل دائم في نهاية أقصر فترة استبقاء للعنصر.

    ملاحظة

    من الممكن أن يربح نهج الاستبقاء الذي له فترة استبقاء مدتها 7 سنوات على نهج استبقاء مدته 5 سنوات لأنه تم تكوين النهج الأول لبدء فترة الاستبقاء استنادا إلى وقت إنشاء الملف، ونهج الاستبقاء الثاني من تاريخ آخر تعديل للملف.

    مثال لهذا المبدأ الرابع: يخضع المستند الموجود في حساب OneDrive الخاص بالمستخدم لنهجي استبقاء. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الأول لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم ولديه إجراء حذف بعد 10 سنوات من إنشاء الملف. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الثاني لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم ولديه إجراء حذف لمدة سبع سنوات بعد إنشاء الملف.

    سيتم حذف هذا المستند نهائيا بعد سبع سنوات لأن هذه أقصر فترة استبقاء للعنصر من نهجي الاستبقاء المحددين.

كما تندرج العناصر الخاضعة للاحتفاظ ب eDiscovery ضمن المبدأ الأول للاستبقاء؛ لا يمكن حذفها نهائيا بواسطة أي نهج استبقاء أو تسمية استبقاء. عند إصدار هذا الاحتجاز، تستمر مبادئ الاستبقاء في تطبيقها عليها. على سبيل المثال، يمكن أن تخضع بعد ذلك لفترة استبقاء غير مبرمجة أو إجراء حذف.

مبادئ أمثلة الاستبقاء التي تجمع بين إجراءات الاستبقاء والحذف

تعد الأمثلة التالية أكثر تعقيدا لتوضيح مبادئ الاستبقاء عند دمج إجراءات استبقاء وحذف مختلفة. لتسهيل متابعة الأمثلة، تستخدم جميع نهج الاستبقاء والتسميات الإعداد الافتراضي لبدء فترة الاستبقاء عند إنشاء العنصر بحيث تكون نهاية فترة الاستبقاء هي نفسها للعنصر.

  1. تم تطبيق إعدادات الاستبقاء التالية على العنصر:

    • نهج استبقاء للحذف فقط بعد خمس سنوات
    • نهج استبقاء يحتفظ لمدة ثلاث سنوات ثم يحذف
    • تسمية استبقاء تحتفظ فقط لمدة سبع سنوات

    النتيجة: يتم الاحتفاظ بالعنصر لمدة سبع سنوات لأن الاستبقاء له الأسبقية على الحذف وسبع سنوات هي أطول فترة استبقاء للعنصر. في نهاية فترة الاستبقاء هذه، يتم حذف العنصر نهائيا بسبب إجراء الحذف من نهج الاستبقاء.

    على الرغم من أن نهجي الاستبقاء لهما تواريخ مختلفة لإجراءات الحذف، فإن أقرب وقت يمكن حذف العنصر فيه بشكل دائم هو في نهاية أطول فترة استبقاء، وهي أطول من تاريخي الحذف.

  2. تم تطبيق إعدادات الاستبقاء التالية على العنصر:

    • نهج استبقاء على مستوى المؤسسة يحذف فقط بعد عشر سنوات
    • نهج استبقاء محدد النطاق مع مثيلات معينة تحتفظ لمدة خمس سنوات ثم تحذف
    • تسمية استبقاء تحتفظ لمدة ثلاث سنوات ثم تحذف

    النتيجة: يتم الاحتفاظ بالعنصر لمدة خمس سنوات لأن هذه أطول فترة استبقاء للعنصر. في نهاية فترة الاستبقاء هذه، يتم حذف العنصر نهائيا بسبب إجراء الحذف لمدة ثلاث سنوات من تسمية الاستبقاء. الحذف من تسميات الاستبقاء له الأسبقية على الحذف من كافة نهج الاستبقاء. في هذا المثال، يتم حل كافة التعارضات بواسطة المستوى الثالث.

استخدام قفل الحفظ لتقييد التغييرات على النهج

قد تحتاج بعض المؤسسات إلى الامتثال للقواعد المحددة من قبل الهيئات التنظيمية مثل الأوراق المالية والقاعدة 17a-4 من لجنة Exchange، والتي تتطلب أنه بعد تشغيل نهج الاستبقاء، لا يمكن إيقاف تشغيله أو جعله أقل تقييدا.

يضمن "تأمين الاحتفاظ" أن مؤسستك يمكنها تلبية مثل هذه المتطلبات التنظيمية لأنها تقوم بتأمين نهج الاستبقاء أو نهج تسمية الاستبقاء بحيث لا يمكن لأي شخص - بما في ذلك المسؤول - إيقاف تشغيل النهج أو حذف النهج أو جعله أقل تقييدا.

يمكنك تطبيق "تأمين الاحتفاظ" بعد إنشاء نهج الاستبقاء أو نهج تسمية الاستبقاء. لمزيد من المعلومات والإرشادات، راجع "استخدام قفل الاحتفاظ" لتقييد التغييرات على نهج الاستبقاء ونهج تسمية الاستبقاء.

إصدار نهج للاستبقاء

لا يحتوي توفير نهج الاستبقاء على "تأمين الاحتفاظ"، يمكنك حذف النهج الخاصة بك في أي وقت، مما يؤدي إلى إيقاف تشغيل إعدادات الاستبقاء لنهج الاستبقاء بشكل فعال، ولا يمكن تطبيق تسميات الاستبقاء من نهج تسمية الاستبقاء. تبقى أي تسميات استبقاء تم تطبيقها مسبقا مع إعدادات الاستبقاء التي تم تكوينها، وبالنسبة لهذه التسميات، لا يزال بإمكانك تحديث فترة الاستبقاء عندما لا تستند إلى وقت تسمية العناصر.

يمكنك أيضا الاحتفاظ بنهج، ولكن تغيير حالة الموقع إلى إيقاف تشغيل، أو تعطيل النهج. خيار آخر هو إعادة تكوين النهج بحيث لم يعد يتضمن مستخدمين محددين ومواقع ومجموعات وما إلى ذلك.

معلومات إضافية لمواقع معينة:

  • مواقع SharePoint وحسابات OneDrive:

    عند إصدار نهج استبقاء لمواقع SharePoint وحسابات OneDrive، يستمر الاحتفاظ بأي محتوى يخضع للاستبقاء من النهج لمدة 30 يوما لمنع فقدان البيانات غير المقصود. خلال فترة السماح هذه التي مدتها 30 يوما، لا تزال الملفات المحذوفة محتفظة بها (تستمر إضافة الملفات إلى مكتبة الاحتفاظ)، ولكن مهمة المؤقت التي تقوم بتنظيف مكتبة الاحتفاظ بشكل دوري معلقة لهذه الملفات حتى تتمكن من استعادتها إذا لزم الأمر.

    استثناء لفترة السماح هذه التي تبلغ 30 يوما هو عندما تقوم بتحديث النهج لاستبعاد موقع واحد أو أكثر SharePoint أو حسابات OneDrive؛ في هذه الحالة، تحذف مهمة المؤقت الملفات لهذه المواقع في مكتبة الاحتفاظ دون تأخير لمدة 30 يوما.

    لمزيد من المعلومات حول مكتبة الاحتفاظ، راجع كيفية عمل الاستبقاء SharePoint OneDrive.

    بسبب السلوك خلال فترة السماح، إذا قمت بإعادة تمكين النهج أو تغيير حالة الموقع مرة أخرى في غضون 30 يوما، يستأنف النهج دون أي فقدان دائم للبيانات خلال هذا الوقت.

  • Exchange البريد الإلكتروني مجموعات Microsoft 365

    عند إصدار نهج استبقاء لعلب البريد غير النشطة في وقت إصدار النهج:

    • إذا تم تطبيق نهج الاستبقاء بشكل صريح على علبة بريد، فلن يتم تطبيق إعدادات الاستبقاء. مع عدم تطبيق إعدادات الاستبقاء، تصبح علبة البريد غير النشطة مؤهلة للحذف التلقائي بالطريقة المعتادة.

      يتطلب نهج الاستبقاء الصريح إما نطاق نهج موائم، أو نطاق نهج ثابت مع تكوين تضمين يحدد علبة بريد نشطة في وقت تطبيق النهج وأصبحت غير نشطة في وقت لاحق

    • إذا تم تطبيق نهج الاستبقاء ضمنيا على علبة بريد وكان إجراء الاستبقاء الذي تم تكوينه هو الاحتفاظ به، يستمر تطبيق نهج الاستبقاء ولا تصبح علبة البريد غير النشطة مؤهلة أبدا للحذف التلقائي. عندما لا يتم تطبيق إجراء الاستبقاء بسبب انتهاء فترة الاستبقاء، يمكن لمسؤول Exchange الآن حذف علبة البريد غير النشطة يدويا

      يتطلب نهج الاستبقاء الضمني نطاقا ثابتا للنهج مع تكوين كافة المستلمين (للبريد الإلكتروني Exchange) أو كافة المجموعات (مجموعات Microsoft 365).

      لمزيد من المعلومات حول علب البريد غير النشطة التي تم تطبيق نهج الاستبقاء عليها، راجع علب البريد غير النشطة واستبقاء Microsoft 365.

تدقيق تكوين الاستبقاء وإجراءاته

عند تمكين التدقيق، يتم دعم أحداث التدقيق للاستبقاء لكل من تكوين الإدارة (نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء) وإجراءات الاستبقاء (تسميات الاستبقاء فقط).

تدقيق تكوين الاستبقاء

يتم تسجيل تكوين المسؤول لنهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء كأحداث التدقيق عند إنشاء نهج استبقاء أو تسمية أو إعادة تكوينها أو حذفها.

للحصول على القائمة الكاملة لأحداث التدقيق، راجع نهج الاستبقاء وأنشطة تسمية الاستبقاء.

تدقيق إجراءات الاستبقاء

تتوفر إجراءات الاستبقاء التي يتم تسجيلها كأحداث التدقيق فقط لتسميات الاستبقاء وليس لنهج الاستبقاء:

  • عند تطبيق تسمية استبقاء أو تغييرها أو إزالتها من عنصر في SharePoint أو OneDrive:

    • من أنشطة الملف والصفحة، حدد تسمية الاستبقاء التي تم تغييرها لملف
  • عند وضع علامة على عنصر مسمى في SharePoint كسجل، ويتم إلغاء تأمينه أو تأمينه من قبل مستخدم:

    • من أنشطة "ملف" و"صفحة"، حدد حالة السجل "تم تغييره" إلى "غير مؤمن**" و"تم تغيير حالة السجل" إلى "مؤمن"**
  • عند تطبيق تسمية استبقاء تحدد المحتوى كسجل أو سجل تنظيمي على عنصر في Exchange:

    • من أنشطة علبة بريد Exchange، حدد الرسالة المسماة كسجل
  • عند وضع علامة على عنصر مسمى في SharePoint أو OneDrive أو Exchange كسجل أو سجل تنظيمي، ويتم حذفه نهائيا:

    • من أنشطة "ملف" و"صفحة"، حدد "الملف المحذوفة" الذي تم وضع علامة عليه كسجل
  • عندما يتخذ مراجع الترتيب إجراء لعنصر وصل إلى نهاية فترة الاستبقاء الخاصة به:

    • من أنشطة مراجعة الترتيب، حدد التخلص الموافق عليه أو فترة الاستبقاء الموسعة أو العنصر Relabeled أو المراجعين المضافين

PowerShell cmdlets لنهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

لاستخدام أوامر cmdlets للاستبقاء، يجب عليك أولا الاتصال Office 365 Security & Compliance Center PowerShell. ثم استخدم أيا من أوامر cmdlet التالية:

متى تستخدم نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء أو قوائم احتجاز eDiscovery

على الرغم من أن إعدادات الاستبقاء والاحتفاظ التي تقوم بإنشائها مع حالة eDiscovery يمكن أن تمنع حذف البيانات بشكل دائم، إلا أنها مصممة لسيناريوهات مختلفة. لمساعدتك على فهم الاختلافات وتحديد أي منها يجب استخدامه، استخدم الإرشادات التالية:

  • تم تصميم إعدادات الاستبقاء التي تحددها في نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء لاستراتيجية إدارة دورة حياة البيانات طويلة الأجل للاحتفاظ بالبيانات أو حذفها لمتطلبات التوافق. عادة ما يكون النطاق واسعا مع التركيز الرئيسي على الموقع والمحتوى بدلا من المستخدمين الفرديين. يمكن تكوين بداية فترة الاستبقاء ونهاائها، مع خيار حذف المحتوى تلقائيا دون تدخل مسؤول إضافي.

  • تم تصميم قوائم الاحتجاز لحالات eDiscovery (إما eDiscovery (قياسي) أو eDiscovery (Premium) لمدة محدودة للحفاظ على البيانات للتحقيق القانوني. النطاق محدد مع التركيز على المحتوى الذي يملكه المستخدمون المعرفون. بداية فترة الاحتفاظ ونهاتها غير قابلة للتكوين ولكنها تعتمد على إجراءات المسؤول الفردية، دون خيار لحذف المحتوى تلقائيا عند إصدار قائمة الاحتجاز.

ملخص لمقارنة الاستبقاء مع قوائم الاحتجاز:

النظر الاحتفاظ قوائم احتجاز eDiscovery
احتياجات العمل: التوافق القانونيه
نطاق الوقت: طويل المدى على المدى القصير
التركيز: واسع، مستند إلى المحتوى محدد، مستند إلى المستخدم
تاريخ البدء والانتهاء قابل للتكوين: نعم لا
حذف المحتوى: نعم (اختياري) لا
النفقات العامة الإدارية: منخفضه عاليه

إذا كان المحتوى خاضعا لإعدادات الاستبقاء والاحتفاظ ب eDiscovery، فإن الاحتفاظ بالمحتوى للاحتفاظ ب eDiscovery له الأسبقية دائما. بهذه الطريقة، يتم توسيع مبادئ الاستبقاء إلى قوائم احتجاز eDiscovery لأنها تحافظ على البيانات حتى يقوم المسؤول بتحرير قائمة الاحتجاز يدويا. ومع ذلك، على الرغم من هذه الأسبقية، لا تستخدم قوائم احتجاز eDiscovery لإدارة دورة حياة البيانات على المدى الطويل. إذا كنت قلقا بشأن الحذف التلقائي للبيانات، يمكنك تكوين إعدادات الاستبقاء للاحتفاظ بالعناصر إلى الأبد، أو استخدام مراجعة الترتيب مع تسميات الاستبقاء.

إذا كنت تستخدم أدوات eDiscovery القديمة للاحتفاظ بالبيانات، فراجع الموارد التالية:

استخدام نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء بدلا من الميزات القديمة

إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بالمحتوى أو حذفه بشكل استباقي في Microsoft 365 لإدارة دورة حياة البيانات، نوصي باستخدام نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء بدلا من الميزات القديمة التالية.

إذا كنت تستخدم هذه الميزات القديمة حاليا، فستستمر في العمل جنبا إلى جنب مع نهج الاستبقاء Microsoft 365 وتسميات الاستبقاء. ومع ذلك، نوصي باستخدام نهج الاستبقاء Microsoft 365 وتسميات الاستبقاء للاستفادة من حل واحد لإدارة كل من استبقاء المحتوى وحذفه عبر أحمال عمل متعددة في Microsoft 365.

الميزات القديمة من Exchange Online:

  • علامات الاستبقاء ونهج الاستبقاء، والمعروفة أيضا باسم إدارة سجلات المراسلة (MRM) (الحذف فقط)

    ومع ذلك، إذا كنت تستخدم ميزات MRM التالية، فتأكد من أنها غير مدعومة حاليا من قبل نهج الاستبقاء Microsoft 365:

    • نهج أرشفة لعلب بريد الأرشيف لنقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا من علبة البريد الأساسية للمستخدم إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة به بعد فترة زمنية محددة. يمكن استخدام نهج الأرشيف (مع أي إعدادات) بالتزامن مع نهج استبقاء Microsoft 365 الذي ينطبق على علبة بريد المستخدم الأساسية وعلبة بريد الأرشيف.

    • نهج الاستبقاء التي يطبقها المسؤول على مجلدات معينة داخل علبة بريد. ينطبق نهج استبقاء Microsoft 365 على كافة المجلدات الموجودة في علبة البريد. ومع ذلك، يمكن للمسؤول تكوين إعدادات استبقاء مختلفة باستخدام تسميات الاستبقاء التي يمكن للمستخدم تطبيقها على المجلدات في Outlook كتسمية استبقاء افتراضية.

  • احتجاز التقاضي (الاستبقاء فقط)

    على الرغم من أن احتجاز التقاضي لا يزال مدعوما، نوصي باستخدام الاحتفاظ Microsoft 365 أو قوائم احتجاز eDiscovery، حسب الاقتضاء.

الميزات القديمة من SharePoint OneDrive:

إذا قمت بتكوين مواقع SharePoint لنهج نوع المحتوى أو نهج إدارة المعلومات للاحتفاظ بالمحتوى لقائمة أو مكتبة، يتم تجاهل هذه النهج أثناء تطبيق نهج الاستبقاء.

إرشادات التكوين

راجع بدء استخدام إدارة دورة حياة البيانات. تحتوي هذه المقالة على معلومات حول الاشتراكات والأذونات والارتباطات لإرشادات التكوين الشامل لسيناريوهات الاستبقاء.