إعداد التحقق من صحة مطابقة فواتير الحسابات الدائنة

قبل أن تبدأ، تأكد من تحديد مفتاح تكوين مطابقة الفاتورة. إذا كان الكيان القانوني يتعقب المصروفات، مثل الشحن، باستخدام الرسوم، تأكد من تحديد مفتاح تكوين الرسوم. مطابقة فاتورة الحسابات الدائنة هي عبارة عن عملية مطابقة فاتورة المورّد وأمر الشراء ومعلومات إيصال استلام المنتجات. تسمى الاختلافات بين هذه المستندات اختلافات في المطابقة. تتم مقارنة الاختلافات في المطابقة مع التفاوتات المحددة. إذا تجاوز اختلاف في المطابقة النسبة المئوية للتفاوت أو المبلغ، فستظهر أيقونات الفرق في المطابقة‬ في صفحة فاتورة المورّد وفي صفحة تفاصيل مطابقة الفاتورة.

تحديد التحقق من صحة مطابقة الفاتورة المطلوب استخدامه

تتوفر أربعه أنواع مختلفة من التحقق من صحة المطابقة.

• المطابقة على مستوى البند – أكثر أنواع المطابقة شيوعًا هو مطابقة البند. يمكن للمطابقة على مستوى البند أن تكون مطابقة ثنائية الاتجاه أو ثلاثية الاتجاه. يمكن تحديد المطابقة على مستوى البند الافتراضية لأحد الكيانات القانونية في صفحة معلمه الحسابات الدائنة. تقارن المطابقة الثنائية السعر في الفاتورة بسعر الحدة في أمر الشراء. تقارن المطابقة الثلاثة بشكل إضافي كمية الفاتورة بكمية إيصال استلام المنتجات المطابقة.
• مطابقة إجماليات الفواتير – مطابقة المبالغ الإجمالية في الفاتورة بالمبالغ الإجمالية في أمر الشراء. يتضمن هذا النوع من مطابقة الفواتير أقل قدر من التفاصيل، استخدم هذا الخيار لإعداد عناصر تحكم تقلل من وقت الموظفين المطلوب لمراجعة معلومات مطابقة الفاتورة. وتتم مقارنه سته إجماليات، بما في ذلك الإجمالي الفرعي والخصم الإجمالي والمصاريف وضرائب المبيعات والتقريب ومبلغ الفاتورة. يتحقق النظام مما إذا كانت أي قيمة من هذه القيم في الفاتورة تختلف عن المبالغ المتوقعة بأكثر من نسبة الفرق المقبولة.
• مطابقة المصاريف - مطابقة معلومات المصاريف (المبالغ) في الفاتورة بمعلومات المصاريف (المبالغ) في أمر الشراء
• إجماليات السعر لمطابقة عنصر البند يعد هذا النوع من المطابقة مفيدا للشركات التي تتلقي عادة فواتير متعددة لسطر أمر شراء واحد. إذا كنت تتلقى في العادة فاتورة واحدة لكل سطر أمر شراء، فإن هذا النوع من المطابقة غير ضروري. يتطلب هذا التطابق تمكين المطابقة ثنائية الاتجاه أو ثلاثية الاتجاه ويعمل كالتحقق من صحة المبلغ الصافي الذي لا يتم تجاوزه، استنادا إلى النسب المئوية للاختلاف والمبالغ. يقارن هذا النوع من المطابقة معلومات السعر للمبلغ الصافي لكل بند في الفاتورة، وكافة بنود الفاتورة المعلقة والتي تم ترحيلها سابقًا، مع المبلغ الصافي لبند أمر الشراء المناظر. يتم تحديد المبلغ الصافي بالمعادلة التالية: (سعر الوحدة * كمية البند) + مصاريف البند - خصومات البند. عند مطابقة إجماليات الأسعار حسب النسبة المئوية، سيتم مقارنة القيم باستخدام عملة الحركة. عند مطابقة إجماليات الأسعار حسب المبلغ، يقوم النظام بمقارنة القيم باستخدام عملة المحاسبة.

إعداد المعلمات لتمكين التحقق من صحة مطابقة الفاتورة‬

1. انتقل إلى الحسابات الدائنة > إعداد > معلمات الحسابات الدائنة.
2. حدد علامة التبويب التحقق من صحة الفواتير.
3. حدد أو امسح خانة الاختيار تمكين التحقق من صحة مطابقة الفاتورة‬‬‬.
   • حدد ما إذا كانت الموافقة مطلوبة قبل ترحيل فاتورة تشتمل على اختلافات مطابقة فواتير أم لا. إذا تم تعيين هذا الخيار إلى السماح مع التحذير‬، فستظهر إشارة مرئية إذا أدى الاختلاف بمطابقة الفواتير إلى تجاوز التفاوت. ومع ذلك، سوف تتمكن من ترحيل الفاتورة. لاستخدام مهام سير العمل إلى جانب التحقق من صحة مطابقة الفاتورة، تأكد من تعيين الحقل ترحيل الفاتورة التي بها اختلافات إلى السماح مع التحذير‬ لتجنب الحاجة إلى الموافقة مرات عدة.
   • في الحقل التحديث التلقائي لحالة رأس الفاتورة‬ حدد ما إذا كان سيتم تنفيذ المطابقة بشكل تلقائي أثناء إدخال بيانات الفاتورة. الإعداد المستحسن هو نعم، إلا إذا كنت تواجه مشاكل في الأداء تتعلق بإدخال البيانات. قد يؤدي تعطيل التحديثات التلقائية إلى تمكين أداء أسرع للنظام أسرع إذ سيتم تجاوز التحقق من صحة مطابقة الفواتير أثناء إدخال البيانات. يحتاج كاتب إدخال البيانات إلى تحديث حالة مطابقة الفاتورة يدويًا لرؤية نتائج التحقق من صحة مطابقة الفاتورة عندما يكون هذا الخيار معينًا إلى لا.
4. قم بتعيين إجماليات الفاتورة المتطابقة.
5. حدد أو امسح خانة الاختيار مطابقة إجماليات الفاتورة‬‬‬‬ لمطابقة إجماليات الفواتير الفعلية بالإجماليات المتوقعة.
   • حدد ما إذا كان سيتم عرض أيقونة إذا أدى الاختلاف بمطابقة الفواتير إلى تجاوز التفاوت. يمكنك تحديد عرض الأيقونة عندما يتجاوز الاختلاف الموجب التفاوت، أو عندما يتجاوز الاختلاف السالب أو الموجب التفاوت.
   • على سبيل المثال، نسبة التفاوت 5 بالمائة، وإجمالي مبلغ الفاتورة بأمر الشراء هو 100.00. ولذلك، يتم عرض أيقونة مطابقة سعر إذا تجاوز إجمالي مبلغ الفاتورة بالفاتورة 105.00. إذا حددت الخيار إذا كانت أكبر من أو أصغر من قيمة التفاوت‬، فستظهر الأيقونة أيضًا إذا كان مبلغ الفاتورة أقل من 95.00.
6. في حقل نسبة التفاوت في إجماليات الفاتورة أدخل فرق النسبة المقبول. هذه القيمة هي القيمة الافتراضية للشركة. يمكن تجاوز هذه القيمة لموردين محددين، باستخدام الصفحة التفاوتات في إجماليات الفواتير. لمزيد من المعلومات عن كيفية تجاوز النسبة المئوية لتفاوت إجماليات الفواتير الخاصة بمورد معين، راجع قسم إعداد تفاوتات المطابقة لإجماليات الفواتير للموردين المذكور لاحقًا في هذه المقالة.
7. قم بتعيين تطابق السعر والكمية.
8. في الحقل سياسة مطابقة البند حدد قيمة لاستخدامها كسياسة افتراضية للكيان القانوني الذي تستخدمه.

• غير مطلوب - من غير الضروري التحقق من أسعار بنود الفاتورة وسعر أمر الشراء أو من الكميات المفوترة وكميات إيصال التعبئة.
• المطابقة الثنائية - التحقق من بنود الفاتورة مطلوب، ولكن أمر الشراء ومستندات فواتير المورّدين هي الوثائق الوحيدة التي تشتمل عليها عملية التحقق. لا يتم اعتبار إيصال استلام المنتجات بمثابة عامل في عمليات التحقق من صحة المطابقة.
• المطابقة الثلاثية - تتم مقارنة صافي سعر الوحدة للفاتورة بصافي سعر الوحدة لأمر الشراء، وستتم مقارنة الكمية المطابقة في إيصال استلام المنتجات بالكمية المفوترة.

9. للسماح بمستوى مختلف من المطابقة ليتم تطبيقه على صنف، ومورِّد، ومجموعة أصناف ومورِّدين أو بند أمر شراء، حدد قيمة في الحقل السماح بتجاوز سياسة المطابقة‬. يمكن تجاوز سياسة مطابقة بند كيان قانوني لمورِّد أو صنف أو مجموعة أصناف ومورِّدين محددة في صفحة سياسة المطابقة.
   • إذا كانت سياسة مطابقة بنود الفاتورة التي تستخدمها سياسة مطابقة ثنائية أو مطابقة ثلاثية، فيمكنك إعداد النسب المئوية لتفاوت السعر للكيان القانوني والأصناف والمورّدين على الصفحة تفاوت سعر الصنف. سيتم تعيين تفاوت السعر الافتراضي للكيان القانوني إلى صفر بالمائة للمطابقة الثنائية والمطابقة الثلاثية. عند مقارنة فواتير المورّد بمعلومات أوامر الشراء، يتم البحث عن النسبة المئوية لتفاوت الأسعار المطبَّقة.
10. لمطابقة إجماليات الأسعار لأصناف البنود بالفواتير، حدد قيمة في الحقل مطابقة إجماليات السعر‬. يفيد هذا النوع من المطابقة عندما يقوم المورّد بإرسال فواتير متعددة لبند أمر الشراء نفسه. يمكنك مقارنة معلومات السعر للمبلغ الصافي لكل بند في الفاتورة وكافة بنود الفاتورة المعلقة والتي تم ترحيلها سابقًا، مع المبلغ الصافي لبند أمر الشراء المناظر. تشمل الخيارات بلا أو النسبة المئوية أو المبلغ، أو النسبة المئوية والمبلغ.
11. في الحقل ‏‫نسبة تفاوت إجمالي سعر الشراء‬ أدخل نسبة مئوية للفرق الذي ستقبله. ويكون هذا الحقل متاحًا فقط عند تعيين مطابقة إجماليات السعر‬ على النسبة أو النسبة والمبلغ.
12. في حقل تفاوت إجمالي سعر الشراء‬ أدخل المبلغ بعملة المحاسبة. ويكون هذا الحقل متاحًا فقط عند تعيين مطابقة إجماليات السعر‬ على المبلغ أو النسبة والمبلغ.
13. في الحقل عرض أيقونة مطابق إجمالي السعر‬ حدد ما إذا كان يتم عرض أيقونة في حالة تجاوز الاختلاف بمطابقة الفواتير للتفاوت. يمكنك عرض الأيقونة عندما يتجاوز الاختلاف الموجب التفاوت، أو عندما يتجاوز الاختلاف السالب أو الموجب التفاوت. على سبيل المثال، نسبة التفاوت 5 بالمائة، وإجمالي سعر البند بأمر الشراء هو 10.00. ولذلك، يتم عرض أيقونة مطابقة سعر إذا تجاوز إجمالي سعر البند بالفاتورة 10.50. إذا حددت الخيار إذا كانت أكبر من أو أصغر من قيمة التفاوت‬، فستظهر الأيقونة أيضًا إذا كان إجمال سعر البند في الفاتورة أقل من 9.50.
14. عين المصروفات المتطابقة.
15. لمطابقة الرسوم الفعلية مع الرسوم المتوقعة، استنادًا إلى المعلومات الموجودة في أمر الشراء، حدد خانة الاختيار مطابقة المصاريف‬.

إعداد النسب المئوية لتفاوت سعر الوحدة

انتقل إلى الحسابات الدائنة > الإعداد >إعداد مطابقه الفاتورة > تفاوتات السعر لتحديد نسب تفاوت السعر المسموح بها. إذا كانت سياسة مطابقة بنود الفاتورة التي تستخدمها سياسة مطابقة ثنائية أو مطابقة ثلاثية، يمكنك إعداد النسب المئوية لتفاوت السعر للكيان القانوني والأصناف والمورّدين. عند مقارنة فواتير المورّد بمعلومات أوامر الشراء، يتم البحث عن النسبة المئوية لتفاوت الأسعار المطبَّقة. فيما يلي ترتيب البحث الافتراضي:

• جدول/جدول
• جدول/مجموعة
• جدول/الكل
• مجموعة/جدول
• مجموعة/مجموعة
• مجموعة/الكل
• الكل/جدول
• الكل/مجموعة
• الكل/الكل

يكون تفاوت السعر الافتراضي للكيان القانوني بنسبة صفر بالمائة، ويتم تطبيقه على جميع الأصناف وجميع الحسابات (الكل، الكل). ولا يمكنك حذف سجل تفاوتات الأسعار الافتراضية للكيان القانوني.

وبشكل افتراضي، مسموح باختلافات الأسعار السالبة. لا يمكنك إدخال رقم سالب كالنسبة المئوية لتفاوت السعر. ولتتبع النسب المئوية لتفاوت السعر السالب، حدد إذا كانت أكبر من أو أصغر من قيمة التفاوت في حقل عرض أيقونة مطابقة سعر الوحدة في صفحة معلمات الحسابات الدائنة. ثم أدخل النسب المئوية لتفاوت السعر في الصفحة تفاوتات السعر.

إعداد تجاوز سياسة المطابقة

انتقل إلى الحسابات الدائنة > الإعداد > إعداد مطابقة الفاتورة > سياسة المطابقة لتحديد الإدخال الافتراضي لحقل سياسة المطابقة للبنود في صفحة أمر الشراء. هذا إعداد اختياري. استخدم هذه الصفحة لإعداد مطابقة ثنائية أو مطابقة ثلاثية للأصناف أو الموردين أو مجموعات الأصناف والموردين. تتيح لك هذه الإدخالات إمكانيه تحديد سياسة مطابقة أكثر دقة من سياسة مطابقة الكيان القانوني الذي تم تحديد في صفحة معلمات الحسابات الدائنة. تنطبق سياسة مطابقة بند الكيان القانوني الافتراضي على كافة الأصناف والموردين فيما عدا التي تم تحديد سياسة مطابقة بند مختلفة في هذه الصفحة.

في هذه الصفحة، حدد مستوى سياسة المطابقة. حدد المستوى في التدرج الهرمي لسياسة المطابقة المراد تعيين سياسات مطابقة البند له. مستويات سياسة المطابقة المتاحة هي:

• الصنف والمورّد – أصناف محددة تم شراؤها من مورّدين محددين.
• النصف – أصناف محددة تم شراؤها من أي مورّد، باستثناء تلك التي تم تحديدها على مستوى الصنف والمورّد.
• المورّد - جميع الأصناف التي تم شراؤها من مورّدين معينين، باستثناء تلك التي تم تحديدها على مستويات المورّد‏‎ والصنف.

يستخدم التدرج الهرمي التالي لتحديد سياسة المطابقة المستخدمة:

• الصنف والمورّد
• العنصر
• المورد
• كيان قانوني

إعداد تفاوتات مطابقة إجماليات الفاتورة للموردين

انتقل إلى الحسابات الدائنة > الإعداد > إعداد مطابقة الفاتورة >‏‫النسب المتفاوتة لإجماليات الفاتورة‬ لتحديد تفاوتات خاصة بالمورد لمطابقة إجماليات الفاتورة. يستخدم حساب المطابقة النسبة المئوية لتفاوت إجماليات الفواتير من حساب المورد المحدد كحساب أمر في فاتورة المورد. إذا لم يكن لحساب المورد نسبة تفاوت محددة لإجماليات الفاتورة، فسيتم استخدام النسبة المئوية لتفاوت إجماليات الفاتورة المحددة للكيان القانوني في الصفحة معلمات الحسابات الدائنة.

1. لتحديد قيم التفاوت لمورّدين مفردين يتجاوزون التفاوت الافتراضي، حدد حساب المورد.
2. أدخل نسبة الاختلاف التي ستقبلها لهذا المورّد.