إقفال نهاية السنة

يصف هذا الموضوع الإعداد والخطوات المطلوبة لتشغيل عملية إقفال نهاية السنة في دفتر الأستاذ العام.

في نهاية السنة المالية، يجب تشغيل عملية إقفال نهاية السنة لتحويل الأرصدة الافتتاحية إلى السنة الجديدة. ستقوم معظم المؤسسات بتشغيل عملية إقفال نهاية السنة عدة مرات. ستكون المرة الأولى للحصول على الأرصدة المنقولة إلى السنة المالية الجديدة. ويمكن تشغيل إقفال نهاية السنة مرة أخرى، وتكراره كما تقتضي الحاجة، لنقل الأرصدة من إدخالات التسوية إلى السنة المالية الجديدة.

خلال عملية إقفال نهاية السنة، يتم إنشاء نوعين من الحركات المحتملة. يتم دائمًا إنشاء حركة افتتاحية‬ وتُستخدم لإنشاء الأرصدة الافتتاحية في السنة المالية الجديدة. تُظهر الحركة الافتتاحية أرصدة حساب دفتر الأستاذ للميزانية العمومية في السنة المالية الجديدة وأرصدة من حساب دفتر الأستاذ للأرباح والخسائر في حساب دفتر الأستاذ للأرباح المحتجزة في السنة المالية الجديدة. يتم إنشاء حركة الإقفال‬ اختياريًا لكي تصبح أرصدة حسابات الأرباح والخسائر بقيمة صفر في السنة المالية الجاري إقفالها.

التحضير لتشغيل إقفال نهاية السنة

قبل تشغيل عملية إقفال نهاية السنة، تحقق من صحة الإعدادات الخاصة بما يلي:

في صفحة الحساب الرئيسي:

  • تأكد من تحديد نوع الحساب الرئيسي بشكل صحيح لكل حساب رئيسي. يتم استخدام نوع الحساب الرئيسي لتحديد ما إذا كان سيتم نقل رصيد الحساب الرئيسي كرصيد افتتاحي أو إغلاقه في الأرباح المحتجزة في الحركة الافتتاحية.
  • يمكن استخدام حقل الحساب الافتتاحي‬ لتحويل رصيد الحساب الرئيسي إلى حساب رئيسي جديد أثناء إقفال نهاية السنة. يتم إدخال الحساب الرئيسي الجديد في حقل الحساب الافتتاحي. سيتم استخدامه عادةً للحسابات الرئيسية للميزانية العمومية عندما يتم إلغاء تنشيط الحساب الرئيسي ويتم استخدام حساب رئيسي جديد للسنة المالية الجديدة.

في صفحة محددات دفتر الأستاذ العام‬ ضمن إقفال السنة المالية:

  • يُستخدم الخيار حذف حركات الإقفال السنوية لتحديد ما إذا كان يجب حذف الحركة الافتتاحية التي يقوم النظام بإنشائها من إقفال سنة سابقة عند تشغيل إقفال نهاية السنة الماضية مرة أخرى. إذا تم تعيين هذا الخيار إلى نعم، فسيتم حذف الحركة الافتتاحية السابقة وسيتم إنشاء حركة افتتاحية جديدة استنادًا إلى الأرصدة الحالية. أما إذا تم تعيين هذا الخيار إلى لا، فستبقى الحركة الافتتاحية السابقة ويتم إنشاء حركة افتتاحية إضافية لنقل الأرصدة من تسوية الحركات التي تم ترحيلها بعد إقفال نهاية السنة السابقة.
  • يُستخدم الخيار إنشاء حركات إقفال أثناء التحويل‬ لإنشاء حركات إقفال في السنة المالية الجاري إقفالها لكي تصبح أرصدة حسابات الأرباح والخسائر بقيمة صفر. إذا تم تعيين هذا الخيار إلى نعم، فسيتم يتم إنشاء الحركة الافتتاحية وحركة الإقفال. أما إذا تم تعيين هذا الخيار إلى لا، فسيتم إنشاء الحركة الافتتاحية فقط في السنة المالية التالية لنقل الأرصدة. وتبقى أرصدة حسابات الأرباح والخسائر في نهاية السنة المالية.
  • يُستخدم الخيار تعيين حالة السنة المالية إلى مقفلة بشكل دائم‬ لتعيين السنة المالية إلى حالة مقفلة بشكل دائم. استخدم هذا الإعداد بحذر، إذ يتعذر إعادة فتح كافة الفترات التي تكون حالتها مقفلة بشكل دائم، مما يمنع ترحيل التسويات إلى السنة المالية. من المستحسن تعيين هذا الخيار إلى لا.
  • يُستخدم الخيار يجب ملء رقم الإيصال لتحديد ما إذا كان رقم الإيصال مطلوبًا عند تشغيل عملية إقفال نهاية السنة. من المستحسن طلب رقم إيصال للتعرف بسهولة على الحركة الافتتاحية.

في صفحة التقويم المالي:

  • يجب أن تكون السنة المالية التالية موجودة قبل تشغيل إقفال نهاية السنة. تعتبر حركة مطلوبة من أجل إنشاء أرصدة البدء في الفترة الافتتاحية.

في صفحة تقويم دفتر الأستاذ‬:

  • اختياري: يمكن تعيين كل فترة مالية للسنة المالية الجاري إقفالها إلى قيد الانتظار‬ لمنع إدخال حركات جديدة. عندما يتم التعرف على إدخالات التسوية، يمكن إعادة فتح الفترات "قيد الانتظار" لترحيل إدخالات التسوية، حتى لو تم تشغيل عملية إقفال نهاية السنة.

تحديد قوالب إقفال نهاية السنة

بعد تكوين النظام، يمكن تشغيل عملية إقفال نهاية السنة. في صفحة إقفال نهاية السنة، يمكن تحديد قالب لمجموعة الكيانات القانونية التي سيتم تشغيل عملية إقفال نهاية السنة لها. وسيُعاد استخدام القالب في كل عمليات إقفال نهاية السنة، ولكن يمكن تعديله إذا طرأ تغيير على مؤسستك.

أولاً، حدد اسم المجموعة للقالب، وحدد التقويم المالي. يجب أن يعرّف اسم المجموعة مجموعة الكيانات القانونية المضمنة. على سبيل المثال، يمكن إعداد القوالب استنادًا إلى الجغرافيا، مع مجموعات منفصلة يتم إنشاؤها للكيانات القانونية في أمريكا الشمالية والكيانات القانونية في أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا والكيانات القانونية في آسيا والمحيط الهادئ.

بعد ذلك، يمكن إضافة الكيانات القانونية إلى القالب. يمكن إضافة الكيانات القانونية بتحديد تدرج هرمي تنظيمي أو بتحديد الكيانات القانونية. إذا تم تحديد تدرج هرمي تنظيمي، فستُضاف إلى القالب فقط الكيانات القانونية ضمن التدرج الهرمي التي تستخدم التقويم المالي المحدد. إذا كنت تستخدم كيانات قانونية لإضافتها إلى القالب، فيمكن إضافة فقط الكيانات القانونية ذات التقويم المالي نفسه. ويعتبر التقويم المالي نفسه مطلوبًا لأن تشغيل إقفال نهاية السنة يتم عن طريق تحديد سنة مالية، بإمكانها أن تكون مختلفة من تقويم إلى تقويم.

بعد إضافة الكيانات القانونية، حدد الحسابات الرئيسية للأرباح المحتجزة لكل كيان قانوني. سيتم تحديث حقل تاريخ آخر إقفال لنهاية السنة‬ في كل مرة يتم فيها تشغيل إقفال نهاية السنة للكيان القانوني.

تُستخدم علامة تبويب البعد المالي لتحديد الأبعاد المالية التي سيتم استخدامها في الحركة الافتتاحية. لاحظ أن الإعدادات التي تحددها تتعلق فقط بالكيان القانوني المحدد في شبكة الكيانات القانونية. سوف تكرر الإعداد لكل كيان قانوني في الشبكة.

يُستخدم الخيار تحويل أبعاد الميزانية العمومية لتحديد ما إذا كان يجب الاحتفاظ بالأبعاد المالية على الحركات التي تم ترحيلها إلى حسابات الميزانية العمومية على الحركة الافتتاحية. من المستحسن تعيين هذا الخيار إلى نعم. يُستخدم الخيار تحويل أبعاد الأرباح والخسائر لتحديد الأبعاد المالية على الحركات المرحلة إلى حساب الأرباح والخسائر التي ستنقل إلى الحساب الرئيسي للأرباح المحتجزة. أولاً، حدد الأبعاد المالية ذات الصلة بالكيان القانوني المحدد. وقد تشتمل هذه الأبعاد على أي أبعاد مالية تم ترحيلها خلال السنة، حتى لو لم يكن البعد المالي جزءًا من بنية حساب نشطة. بعد ذلك، حدد كل بعد باختيار الإعداد إغلاق واحد‬ أو إغلاق الكل‬. الإعداد الافتراضي هو إغلاق الكل، وهو يحافظ على قيم البعد المالي الأصلية للحركات المرحلة ويستخدمها لإنشاء الأرصدة الافتتاحية لحساب الأرباح المحتجزة. سيتم إنشاء أرصدة بدء منفصلة للأرباح المحتجزة لكل مجموعة فريدة من قيم البعد المالي. إذا تم تحديد إغلاق واحد، فسيتم تلخيص كافة الحركات المرحلة مع هذا البعد المالي في رصيد بدء الأرباح المحتجزة لقيمة البعد المالي التي تم إدخالها في الحقل بعد إغلاق واحد. على سبيل المثال، افترض أنه تم ترحيل كافة الحركات للسنة المالية مع بنية الحساب الحساب الرئيسي - القسم. على البعد المالي للقسم في القالب، سيكون الإعداد إغلاق واحد محددًا، ويمثل الرقم 100 القيمة التي تم إدخالها. إذا كان الدخل الإجمالي لكافة الحركات التي تم ترحيلها إلى الأقسام 200 أو 300 أو 400 هو 100,000 ر.س.، سيتم إنشاء رصيد افتتاحي واحد للأرباح المحتجزة - 100. إذا حددت إغلاق واحد وتركت قيمة البعد المالي فارغة، فسيتم ترحيل كافة الحركات إلى الأرباح المحتجزة حيث قيمة هذا البعد فارغة.

لا تلتزم عملية إقفال نهاية السنة ببنية الحساب. ويعود بسبب ذلك إلى إمكانية حدوث تغييرات في بنية الحساب خلال السنة المالية، ولا يمكن دائمًا تحديد بنية الحساب ذات الصلة نتيجة حدوث هذه التغييرات. عند إنشاء الحركات الافتتاحية، سيتم نقل الأرصدة مع الأبعاد المالية كما تم تعريفها في قالب إقفال نهاية السنة. قد تتضمن إدخالات أرصدة البدء أبعادًا مالية لم تعد موجودة في بنية الحساب الحالية ومجموعات المقاطع التي لم تعد صالحة في بنية الحساب الحالية. إذا أرادت مؤسستك استبعاد بعد مالي لرصيد بدء الأرباح المحتجزة، فعليك تعيين البعد المالي إلى إغلاق واحد وترك قيمة البعد فارغة.

تشغيل عملية إقفال نهاية السنة

بعد إنشاء قوالب إقفال نهاية السنة، تبدأ عملية إقفال نهاية السنة باختيار تشغيل السنة المالية في "جزء الإجراءات". حدد كل الكيانات القانونية أو مجموعة فرعية لها من القالب لتشغيل إقفال نهاية السنة لها. عند تشغيل إقفال نهاية السنة للمرة الأولى في سنة مالية، من المحتمل أن تختار جميع الكيانات القانونية لإنشاء أرصدة البدء لجميع الكيانات القانونية. وإذا كنت تقوم بتشغيل إقفال نهاية السنة مرة أخرى، فيمكنك اختيار تشغيل العملية فقط للكيانات القانونية التي تم ترحيل إدخالات تسوية لها.

حدد السنة المالية التي ترغب في تشغيل عملية إقفال نهاية السنة لها. في حال وجود أكثر من فترة إقفال واحدة للفترة الأخيرة من السنة المالية، فسيصبح حقل اسم الفترة متوفرًا لكي تتمكن من تحديد فترة الإقفال لترحيل حركة الإقفال، إذا تم تحديد الإعداد لتمكين إنشاء حركة الإقفال.

أدخل رقم إيصال، قد يكون أو لا يكون مطلوبًا، بحسب الإعداد في محددات دفتر الأستاذ العام. سيتم استخدام رقم الإيصال نفسه لجميع الكيانات القانونية المحددة لعملية إقفال نهاية السنة. ولا يتم إنشاء رقم الإيصال باستخدام تسلسل رقمي. من المستحسن إدخال رقم إيصال، حتى لو لم يكن مطلوبًا. يؤدي إدخال إيصال إلى تسهيل العثور على الحركة الافتتاحية في السنة المالية الجديدة. إذا لم يتم إدخال رقم إيصال، فسيكون الإيصال فارغًا للحركة الافتتاحية.

إذا أردت إلغاء إقفال نهاية السنة السابقة للسنة المالية المحددة، فعيّن الخيار التراجع عن الإغلاق السابق إلى نعم. سيتم إلغاء إقفال نهاية السنة، ولكن يمكن إعادة تشغيل العملية في أي وقت. إذا قمت بإلغاء إقفال نهاية السنة، فلن يكون الخيار تاريخ آخر إقفال لنهاية السنة‬ متوفرًا,

يتم تشغيل عملية إقفال نهاية السنة بشكل افتراضي في الوضع الدفعي. من المستحسن تشغيل العملية في الوضع الدفعي، للسماح للمستخدم بالعودة إلى أنشطة أخرى. بعد استكمال عملية إقفال نهاية السنة، سيتم تحديث حقل تاريخ آخر إقفال لنهاية السنة‬ بتاريخ جلسة العمل.

لمزيد من المعلومات، راجع إقفال دفتر الأستاذ العام في نهاية الفترة وإقفال السنة المالية‬.