نظرة عامة على طلب الشراء

توضح هذه المقالة سير عمل طلب الشراء ومختلف حالات طلب الشراء.

استنادًا إلى إعداد مؤسستك، يمكنك إنشاء طلبات شراء للمنتجات التي تستخدمها مؤسستك. ويعتبر طلب الشراء مستندًا داخليًا حيث يخول قسم الشراء ليقوم بشراء الأصناف أو الخدمات.

بعد الموافقة على طلب شراء، يمكن استخدامه لإنشاء أمر شراء. تعتبر أوامر الشراء مستندات خارجية حيث يقدمها قسم الشراء إلى الموردين.

إنشاء طلبات الشراء

ويمكنك إنشاء طلب شراء في صفحة طلبات الشراء الخاصة بي، وتحديد الأصناف والخدمات التي تحتاجها. ويمكنك تحديد الأصناف من كتالوج التدبير الذي قامت بإنشائه المؤسسة الخاصة بك، أو يمكنك طلب الأصناف غير الموجودة في كتالوج عن طريق تحديد فئة تدبير وإدخال تفاصيل المنتج.

وقبل تقديم طلب شراء للمراجعة، يجب تكوين مهام سير العمل. يمكنك استخدام سير العمل لنقل طلب شراء من خلال عملية المراجعة، من الحالة الأولية مسودة إلى الحالة النهائية معتمدة.

حالات طلبات الشراء

عند إنشاء طلب شراء، يتم تعيين حالة له. كما يتم تعيين حالة لكل بند تقوم بإضافته إلى طلب شراء. وعند إرسال طلب شراء إلى سير عمل للمراجعة، يتم تحديث حالة طلب الشراء وحالة كل بند لأن البنود تتحرك من خلال عملية سير العمل.

ويمكنك تكوين عملية سير عمل طلب الشراء لتوجيه طلب شراء خلال عملية المراجعة كمستند واحد. وبدلاً من ذلك، يمكن توجيه بنود طلب الشراء بشكل فردي إلى المراجعين المناسبين. وفي حالة مراجعة بنود طلب الشراء كلُّ على حدة، يمكن تحديث حالة كل بند طلب شراء نظرًا لتحرك البند خلال عملية المراجعة. وعند اكتمال مراجعة جميع البنود في عملية المراجعة وعد بقاء أي خطوات مراجعة لطلب الشراء، يتم تحديث حالة الشراء بالكامل.

سير عمل طلب الشراء

يوضح الرسم التخطيطي التالي الحالات التي تم تعيينها لطلب شراء وبند طلب شراء عند تحركها خلال عملية سير العمل.

علاقات حالات بند ورأس طلب الشراء

يتم تحديد الحالة العامة لطلب الشراء بواسطة حالة بنود طلب الشراء. ولذلك، إن عملية المراجعة يجب أن تتم لجميع بنود طلب الشراء قبل أن يصبح إتمام عملية المراجعة لطلب الشراء بالكامل ممكنًا. يوضح الجدول التالي الحالات التي تم تعيينها لرأس وبنود طلب شراء عند تحرك طلب الشراء خلال عملية سير العمل.

حالة طلب الشراء	حالة بند طلب الشراء	الوصف
المسودة	المسودة	تم إنشاء طلب الشراء وبند طلب الشراء، ولكن لم يتم إرساله للمراجعة. يمكن تعديل طلبات الشراء وبنود طلبات الشراء التي بالحالة مسودة. تكون طلبات الشراء وبنود طلبات الشراء بالحالة مسودة‏‎ إذا تم استدعاؤها ولكن لم تتم إعادة إرسالها للمراجعة. ملاحظة: يمكنك إرسال أو استدعاء طلب شراء على مستوى المستند. ومع ذلك، لا يمكن إرسال أو استدعاء بند طلب شراء واحد.
قيد المراجعة	قيد المراجعة تم الرفض	إذا تم تكوين سير العمل لتوجيه بنود طلب الشراء للمراجعين المنفردين، يمكن أن يكون كل بند بحالة قيد المراجعة أو مرفوض. ويتم تحديث حالة طلب الشراء عند اكتمال عملية المراجعة لجميع بنود طلب الشراء وعم بقاء أي خطوات مراجعة لطلب الشراء. قيد المراجعة – تم إرسال بنود طلبات الشراء للمراجعة. عند اكتمال عملية سير العمل لبند طلب شراء، تظل حالة هذا البند قيد المراجعة حتى تتم مراجعة كافة بنود طلبات الشراء المتبقية. مرفوض‬‏‫ – تم رفض بند طلب شراء. ويمكن تعديل بنود طلبات الشراء التي تم رفضها وإعادة إرسالها.‬ في حالة إعادة إرسال بند طلب شراء قد تم رفضه، تبدأ عملية المراجعة لكافة البنود الموجودة في طلب الشراء الذي لا يزال قيد المراجعة. ملاحظة: يمكنك استدعاء طلب شراء تم إرساله. وعند استدعاء طلب شراء، يتم أيضًا استدعاء كافة بنود طلبات الشراء الأخرى. يمكن حذف بنود طلبات الشراء التي تم استدعاؤها.
تم الرفض	تم الرفض	تم رفض طلب الشراء وجميع بنود طلب الشراء. يمكن إعادة إرسال طلبات الشراء وبنود طلبات الشراء التي تم رفضها.
تمت الموافقة عليه	تمت الموافقة عليه ملغى ‏‏مغلق	اكتملت عملية مراجعة جميع بنود طلب الشراء، وليست هناك أي خطوات مراجعة أخرى لطلب الشراء. معتمدة – قد اكتملت عملية مراجعة بند طلب الشراء وتمت الموافقة على البند. ملغىً – تم اعتماد بند طلب الشراء، ولكن تم إلغاؤه لأنه لم يعد مطلوبًا. يمكن إلغاء بنود طلبات الشراء فقط التي تم اعتمادها. مغلق – تم اعتماد بند طلب الشراء وتم إنشاء المستندات، استناداً إلى الغرض من الطلب. إذا كان الغرض من الطلب هو الاستهلاك، فإنه تم إنشاء أمر شراء لبند طلب الشراء. إذا كان الغرض من الطلب هو التزويد، يتم إنشاء مستند تنفيذ واحد أو أكثر.
ملغى	ملغى	تم إلغاء طلب الشراء وجميع بنود طلب الشراء. ملاحظة: إذا لم تعد تحتاج إلى صنف موجود في بند طلب شراء، يجب عليك إلغاء بند طلب الشراء في حالة الموافقة عليه مسبقًا. يمكن إلغاء بنود طلبات الشراء فقط التي تم اعتمادها. إذا كانت أية بنود طلب شراء قيد المراجعة، فسيكون طلب الشراء بحالة قيد المراجعة. وفي هذه الحالة، يمكنك استعادة طلب الشراء وحذف بند طلب الشراء المناسب.
‏‏مغلق	‏‏مغلق ملغى	تم إغلاق طلب الشراء، وتم إنشاء مستند تنفيذ واحد أو أكثر. مغلق – تم اعتماد بند طلب الشراء وتم إنشاء المستندات، استناداً إلى الغرض من الطلب. إذا كان الغرض من الطلب هو الاستهلاك، فإنه تم إنشاء أمر شراء لبند طلب الشراء. إذا كان الغرض من الطلب هو التزويد، يتم إنشاء مستند تنفيذ واحد أو أكثر. ملغىً – تم اعتماد بند طلب الشراء، ولكن تم إلغاؤه لأنه لم يعد مطلوبًا. يمكن إلغاء بنود طلبات الشراء فقط التي تم اعتمادها. ملاحظة: إذا لم تعد تحتاج إلى صنف في بند طلب شراء تم إغلاقه، يجب إلغاء البند في مستند التنفيذ الذي تم إنشاؤه لبند طلب الشراء.

توزيع التكاليف على حسابات مالية متعددة

يمكنك توزيع تكلفة المنتجات المضمنة في طلب شراء إلى عدة حسابات مالية. إذا كانت مؤسستك تستخدم الأبعاد، مثل مراكز التكلفة والأقسام، فيمكنك توزيع تكلفة المنتج إلى الأبعاد للحسابات المالية.

أغراض الطلب

أغراض الطلب تجعل عملية الوفاء بطلب الشراء أكثر مرونة. عند إنشاء الطلب، يمكنك تعيين غرضًا أو غرضين له: الاستهلاك أو التجديد. وتبعاً لغرض الطلب وإعداد المؤسسة الخاصة بك، يمكن الوفاء بطلب الشراء عن طريق أمر شراء أو أمر تحويل أو أمر إنتاج أو كانبان.‬

وفي سياسات التدبير، يمكنك التحكم في أغراض الطلب المتوفرة عند إنشاء طلب للمؤسسة الخاصة بك.

الطلبات التي لها غرض الاستهلاك

طلب له غرض الاستهلاك يمثل طلبًا على الأصناف أو الخدمات التي سيتم استخدامها داخليًا بالمؤسسة الخاصة بك. الطلب الذي يتم إنشاؤه بواسطة هذا النوع من الطلبات يتم استيفاؤه دائمًا بأمر شراء. إذا تم إعداد Supply Chain Management لإنشاء أوامر شراء تلقائيًا، فإنه يتم إنشاء أوامر الشراء بعد اعتماد طلب الشراء.

الطلبات التي لها غرض تجديد

يمثل الطلب الذي له غرض تجديد مطلبًا بتجديد المخزون. على سبيل المثال، تُنشئ طلبًا لتزويد الأصناف لكي يمكن بيعها في موقع معين للبيع بالتجزئة في وقت معين. ويمكن الوفاء بالطلب الذي تم إنشاؤه بواسطة نوع الطلب هذا من خلال أمر الشراء، أو أمر النقل، أو أمر الإنتاج، أو كانبان.

عندما يكون غرض الطلب التجديد، يتم التعبير عن المطلب ككمية بدلاً من مبلغ نقدي. بالتالي، لا تنطبق حسابات الالتزام، ومراقبة الميزانية، وقواعد العمل الخاصة بتحديد الأصول الثابتة (BRAD)، وحسابات المشروع، وأية قواعد ذات صلة. يمكن فقط للمنتجات التي يتم تخزينها وإطلاقها للكيان القانوني المحدد تلبية مطلب طلب التجديد. لتحديد المنتجات التي تتوفر عندما يكون غرض الطلب هو التزويد، استخدم صفحة قاعدة سياسة الوصول إلى فئة التتزويد.

ولاستخدام طلبات الشراء التي لها غرض التزويد، يجب عليك إعداد الجدولة الرئيسية لتضمين طلب الشراء. ويتم تحديد أسلوب تنفيذ الطلب الذي تم إنشاؤه بواسطة نوع الطلب هذا تلقائياً فيما بعد، استنادًا إلى سياسات التوريد التي تم إعدادها للأصناف في مؤسستك والمخططة باستخدام الجدولة الرئيسية.

طلبات الشراء وطلبات عرض الأسعار

في بعض الحالات، يجب عليك بدء عملية طلب عرض الأسعار (RFQ) لتحديد المورد والسعر للمنتجات المطلوبة في طلب شراء. ويمكن إنشاء طلب عرض الأسعار عندما يكون طلب الشراء قيد المراجعة. وعند قبول عطاء، يتم تحويل معلومات حول المورد والسعر وغير ذلك للطلب.

‏‫ويمكنك احتجاز طلب شراء عن طريق تحديد خانة الاختيار ‬‏‫قيد الاحتجاز في صفحة تفاصيل طلب الشراء. ولا يمكن متابعة معالجة طلب الشراء إلا بعد إزالة الاحتجاز عن طريق إلغاء تحديد خانة الاختيار.‬

إشعار

في التدبير الإلكتروني، قد يسمح طلب عرض الأسعار لطلب الشراء للمورّدين بإضافة بنود بديلة. وفي هذه الحالة، سيعكس طلب الشراء الخاص بك البدائل المعتمدة.

توحيد الطلب

بواسطة تجميع بنود طلبات الشراء من طلبات شراء متعددة، يمكنك زيادة القوة التفاوضية الخاصة بك مع الموردين للحصول على أسعار أفضل وتكاليف شحن ومعالجة مخفضة، وخفض التكاليف العامة.

بنود طلب الشراء مؤهلة لتوحيد الطلبات فقط إذا كانت العبارات التالية صحيحة:

• تم اعتماد طلب الشراء.
• طلب الشراء يتوافق مع معايير قاعدة نهج الشراء للمعالجة اليدوية وتوحيد الطلبات.

يتم سرد بنود طلبات الشراء المعتمدة التي تفي بمعايير المعالجة اليدوية في صفحة إصدار طلبات الشراء المعتمدة. إذا كان بند طلب الشراء يتوافق أيضًا مع معايير توحيد الطلبات، يمكن إضافة البند إلى فرصة توحيد.

وفرصة التوحيد هي مجموعة من بنود طلبات الشراء التي تم تجميعها معًا بحيث يمكن لمحترف الشراء التفاوض على أفضل صفقة مع الموردين. وتظهر بنود طلب الشراء الذي يتم تحديده لفرصة توحيد صفحة توحيد طلبات الشراء. ويمكنك تعديل البنود في هذه الصفحة، إذا كانت التغييرات مطلوبة. كما يمكنك إضافة بنود جديدة إلى فرصة التوحيد أو إزالة البنود الموجودة منها.

وبعد إضافة بنود الطلب لفرصة التوحيد وإجراء التغييرات التي تحتاجها، يمكنك إنشاء أمر شراء لبنود طلب الشراء الموحدة.

إشعار

تنعكس التغييرات التي تجريها على بند طلب الشراء في صفحة توحيد طلب الشراء في أمر الشراء الذي تقوم بإنشائه. ومع ذلك، يبقى البند دون تغيير في طلب الشراء، بحيث يتم الاحتفاظ بالسجل الخاص به.

ولإنشاء أمر شراء لبنود طلب الشراء غير المؤهلة لتوحيد الطلبات أو التي لم يتم تحديدها لفرصة توحيد، يجب عليك معالجة البنود يدويًا.

توحيد بنود طلب الشراء

تبدأ عملية توحيد الطلبات التي يتم فيها اعتماد طلب شراء في سير العمل وتسجيل حجوزات الموازنة والالتزامات المسبقة، إذا تم تكوين التحكم في الموازنة للمؤسسة الخاصة بك. ويوضح الرسم التخطيطي التالي عملية التدفق لتوحيد الطلبات.

لدمج بنود طلب شراء معتمدة، اتبع الخطوات التالية:

1. مراجعة بنود الطلب المعتمدة التي تم احتجازها للمعالجة اليدوية والتي تكون مؤهلة لتوحيد الطلبات.
2. تحديد البنود لإضافتها لفرصة توحيد.
3. إنشاء فرصة توحيد جديدة أو إضافة بنود طلب إلى فرصة توحيد موجودة.
4. تطبيق أية تغييرات مطلوبة في بنود الطلب، وإزالة أصناف بند الطلب التي لم تعد تريد تضمينها في فرصة التوحيد.
5. إنشاء أوامر شراء لبنود الطلبات الموحدة أو لبنود طلبات الشراء في فرصة التوحيد.

الموارد الإضافية

إنشاء طلب للاستهلاك

سير عمل طلب الشراء