إدخال عطاءات RFQ ومنح العقود ومقارنتها

  • مقالة

يوضح هذا المقال كيفية إدخال الردود إلى طلب عرض أسعار (RFQ) ومجموع النقاط ومقارنة العطاءات، وبعد ذلك منح العقد إلى أحد الموردين. يمكنك استخدام هذا الإجراء في شركة بيانات العرض التوضيحيe USMF.

قبل بدء هذا الإجراء، يجب أن يكون لديك RFQ يشتمل على بندين، وتم إرساله إلى اثنين من الموردين على الأقل. لإنشاء طلب عرض الأسعار (RFQ) هذا، أكمل الإجراء إنشاء طلب عرض أسعار. يجب إعداد معايير تسجيل النقاط قبل إكمال هذا الإجراء.

يمكنك المشاركة في العطاء كمورّد أو اخصائي تدبير. لمزيد من المعلومات، راجع إعداد وصيانة تعاون المورّد.

أدخل ردُا كمورّد.

  1. انتقل إلى تعاون الموردين > مساحات العمل > مزايدة المورد.
  2. في القائمة دعوات لعطاءات جديدة‬، ابحث عن RFQ تم إرساله الآن. حدد RFQ لمراجعة ما هو مطلوب.
  3. حدد مرفقات RFQ لمراجعة المرفقات التي تمت اضافتها.
  4. حدد عطاء لجعل الحقول قابلة للتحرير. لاحظ تعيين الحقل تقدم العطاء إلى يقوم المورّد بالتحديث‬.
  5. في الرأس والبنود، أدخل القيم من الرد على العطاء.
  6. إذا كان من الضروري إضافة أي مرفقات إلى العطاء، فحدد مرفقات العطاء.
  7. حدد علامة التبويب السريعة عنصر إرشادات العطاء‬‬ لمعرفة إن كان هناك أي مستندات مطلوبة.
  8. حدد علامة التبويب السريعة التعديلات لمعرفة إن كان RFQ قد تعرّض للتعديل.
  9. حدد علامة التبويب السريعة الاستبيان‬. يجب الرد على أي استبيان يظهر هنا.
  10. حدد علامة التبويب السريعة تفاصيل البنود لعرض معلومات مفصلة حول البند.
  11. حدد إعادة تعيين من طلب عرض الأسعار (RFQ)‬ إذا كان من الضروري إعادة تعيين القيم التي تم إدخالها إلى قيم RFQ الأصلي.
  12. يمكنك حفظ العطاء في أي وقت وإجراء معالجة إضافية لاحقًا، شريطة عدم انقضاء وقت وتاريخ انتهاء الصلاحية. في هذه الحالة، يمكنك العثور على العطاء في قائمة العطاءات قيد التقدم‬ في مساحة العمل عطاء المورّد‬.
  13. عندما يصبح العطاء جاهزًا للإرسال، حدد إرسال. حدد رفض إذا كنت لا تريد تقديم عطاء. تتوفر العطاءات المرسلة‬ في قائمة العطاءات المرسلة‬ في مساحة العمل عطاء المورّد‬.
  14. يمكنك استدعاء العطاء بعد إرساله في أي وقت قبل وقت وتاريخ انتهاء الصلاحية. عند استدعاء العطاء، لا تتم معاملته كعطاء مرسل. عند قبول العطاء أو رفضه من قبل قسم التدبير، يظهر في قائمة العطاءات الممنوحة‬ أو قائمة العطاءات الخاسرة‬ في مساحة العمل عطاء المورّد‬.

إدخال رد من مورّد كأخصائي تدبير

  1. تأكد من إعداد الإذن بتحرير عطاءات المورّد. انتقل إلى التدبير والتوريد‬ > الإعداد > معلمات التدبير والتوريد. على علامة التبويب طلبات عروض الأسعار‬، عيّن الخيار بإمكان المشتري تحرير عطاء المورّد‬ إلى نعم.
  2. انتقل إلى التدبير والتوريد‬ > طلبات عروض الأسعار > كل طلبات عروض الأسعار.
  3. حدد RFQ حالته مرسل، ثم حدد الارتباط في الحقل حالة طلب عرض أسعار.
  4. حدد إدارة الردود. تعرض الصفحة التي تظهر RFQ لكل مورّد تمت دعوته لتقديم عطاء.
  5. حدد RFQ لم يتم الرد عليه. (يجب تعيين الحقل تقدم‏‎ الرد إلى لم يتم البدء‬‬.)
  6. حدد تحرير > تحرير الرد على RFQ‬. تظهر الصفحة الرد على RFQ‬. بصفتك أخصائي تدبير، يمكنك الآن إدخال الرد نيابة عن المورّد. لاحظ تعيين الحقل تقدم العطاء إلى يقوم المشتري بالتحديث‬.
  7. ادخل بيانات العطاء. عند الانتهاء، حدد إرسال.

تسجيل نقاط العطاءات

  1. في الصفحة كل طلبات عروض الأسعار، حدد حالة RFQ التي ترغب في تسجيل نقاط الردود عليها.
  2. حدد إدارة الردود.
  3. حدد الرد الذي تريد تسجيل نقاط له.
  4. حدد الرأس بحيث يمكنك عرض مجموع نقاط العطاء.
  5. على علامة التبويب السريعة تسجيل نقاط العطاء‬، أدخل رقمًا في الحقل مجموع النقاط‬ لأحد معايير تسجيل النقاط. إذا قمت بتمرير الماوس على معيار لتسجيل النقاط، فسيعرض تلميح أدوات النطاق حيث يجب أن يكون مجموع النقاط. في هذا العرض التوضيحي، يمكنك إدخال رقم بين 1 و5 لأي من معايير تسجيل النقاط.
  6. قم بتكرار الخطوة 5 لكل معيار تسجيل نقاط آخر.
  7. في حال وجود استبيان لحالة RFQ تم إرساله إلى المورّدين، فيمكنك إدخال ردود المورّدين على علامة التبويب السريعة الاستبيانات‬.
  8. قم بإغلاق الصفحة.
  9. كرر الخطوات من 1 إلى 8 لكافة العطاءات الأخرى.

مقارنة الردود

  1. في جزء "الإجراءات"، على علامة تبويب عام، حدد مقارنة الردود.
  2. في حقل الرتبة، أدخل رقمًا.
    • تعرض هذه الصفحة العطاءات، إلى جانب معلومات الرأس والبنود، بالإضافة إلى مجموع النقاط الإجمالي على مستوى الرأس. يمكنك مقارنة البنود عن طريق فرز الشبكة بحيث تكون البنود القابلة للمقارنة جنبًا إلى جنب. يتم تضمين المعلومات التالية أيضًا:
    • الكمية – الكمية المحددة في عرض الأسعار الخاص بالمورّد. وهذه الكمية قد لا تساوي الكمية المحددة في RFQ.
    • المبلغ الصافي – السعر الذي حدده المورّد، بعد طرح أي خصومات، على الأصناف الموجودة في البند.
    • الانحراف – عدد الأيام التي يختلف فيها تاريخ الاستلام في رأس أو بند العطاء عن تاريخ الاستلام المطلوب في رأس أو بند طلب عرض الأسعار. يمكنك إدخال ترتيب لكل عرض.
  3. حدد سطر العنوان للعطاء الآخر المراد ترتيبه.
  4. في حقل الرتبة، أدخل رقمًا.
  5. حدد حفظ.

رفض عطاء

  1. حدد سطر العنوان للعطاء المراد رفضه. يمكنك قبول أو رفض أو إرجاع عطاء واحد فقط أو البنود في عطاء واحد فقط في كل مرة.
  2. حدد خانة الاختيار وضع علامة‬.
    • إذا حددت خانة الاختيار وضع علامة على رأس العطاء، فسيتم تعليم كافة البنود أيضًا. لرفض أو قبول بعض البنود فقط في العطاء، يمكنك تعليم هذه البنود فقط. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك قبول عطاء مورّد واحد لبعض البنود الخاصة يطلب RFQ، ثم منح بنود RFQ الأخرى إلى مورّد آخر. ومع ذلك، يجب إجراء عطاء واحد فقط في كل مرة.
    • في حالة وجود بنود بديلة، يمكنك قبول بند العطاء الأصلي أو البديل الخاص به لكن ليس كلاهما.
  3. حدد رفض.
  4. حدد المعلمات، ثم، في الحقل‏‎ سبب الرفض، أدخل أو حدد سبب رفض العطاء. يتم تخزين السبب في الرد.
  5. حدد موافق.
  6. حدد موافق.

قبول عطاء

  1. حدد العرض الذي تريد قبوله، ثم حدد الارتباط في حقل طلب عرض الأسعار. إذا كنت تعمل في الصفحة مقارنة الردود على طلب عرض الأسعار، فإن العطاء المميز قيد التركيز هو العطاء الذي سيأخذه النظام في الاعتبار أثناء تنفيذ إجراء القبول. يمكنك قبول البنود من عطاء واحد فقط في كل مرة.
  2. في جزء الإجراءات، حدد رد.
  3. حدد قبول. إذا قمت بتعليم بنود معينة فقط، فسيتضمن إجراء القبول تلك البنود فقط. إذا كنت تريد قبول كافة البنود الموجودة في العطاء، فمن غير الضروري تعليم البنود.
  4. حدد المعلمات، ثم، في الحقل‏‎ سبب القبول، أدخل أو حدد سبب قبول العطاء. يتم تخزين السبب في العطاء.
  5. حدد موافق.
  6. حدد موافق. عندما تحدد موافق، يتم إنشاء أمر شراء استنادًا إلى البنود التي سيتم تضمينها في قبول RFQ. إذا كان هناك عطاءات أخرى لم تتم معالجتها (قبول أو رفض أو إرجاع)، سيطالبك النظام برفضها.

عرض أمر الشراء المُنشأ

في جزء "الإجراءات"، على علامة تبويب عام، حدد أمر الشراء. تعرض الصفحة التي تظهر أمر الشراء الذي تم إنشاؤه عندما قبلت العطاء.