Návod: Nastavení a fakturace prodejních záloh

Hinweis

This walkthrough requires sample data that is not available in the default demonstration company in Business Central. If you install the Contoso Coffee app, you'll have access to demonstration data that can support the walkthrough, but the names of products are different.<!--For more information, see To create a company with complete sample data in a sandbox.

Zálohy jsou platby, které jsou fakturovány a zaúčtovány na prodejní nebo nákupní objednávku zálohy před konečnou fakturací. Než budete vyrábět zboží na objednávku, můžete požadovat zálohu, nebo můžete požadovat platbu před odesláním zboží zákazníkovi. Funkci záloh používáte v Business Central k fakturaci a inkasování vkladů požadovaných od zákazníků nebo k úhradě vkladů prodejcům. Můžete tedy zajistit, aby byly všechny platby zaúčtovány na fakturu.

Požadavky na zálohu lze definovat pro zákazníka nebo dodavatele pro všechny zboží nebo jenom pro vybrané zboží. Po dokončení požadovaného nastavení můžete generovat zálohové faktury z prodejních a nákupních objednávek pro vypočtenou částku zálohy. Výchozí částky na faktuře můžete podle potřeby změnit. Můžete například poslat další zálohové faktury, pokud jsou k objednávce přidány další položky.

Návod

Tento návod vás provede následujícími scénáři:

• Nastavení záloh
• Vytvoření objednávky, která vyžaduje zálohu
• Vytvoření zálohové faktury
• Oprava požadavků na zálohu u objednávky
• Uplatňování záloh na objednávku
• Fakturace konečné částky za objednávku se zálohou

Role

Tento návod obsahuje úkoly pro následující role:

• Hlavní účetní (Phyllis)
• Zpracovatel objednávek (Susan)
• Správce pohledávek (Arnie)

Příběh

Phyllis je hlavní účetní. Před výrobou nebo odesláním zboží rozhoduje o tom, kteří zákazníci jsou povinni zaplatit zálohu. Phyllis nastavuje Business Central k automatickému výpočtu záloh.

Susan je zpracovatelka prodejní objednávky. Když zákazník zavolá a zadá objednávku, Susan zadá objednávku do systému, když je zákazník na telefonu. Tímto způsobem může okamžitě ověřit ceny a platební podmínky se zákazníkem a během jednání se zákazníkem může provádět úpravy objednávky.

Arnie pracuje v oddělení pohledávek, kde zaúčtuje faktury a platby.

V tomto scénáři Phyllis nastaví požadavky na zálohu pro zákazníka Selangorian, na základě jejich úvěrové historie, a dává Susan pokyny, jak zacházet s jejich objednávkami.

Když zákazník zavolá, Susan vyjednáva se zákazníkem, dokud nedosáhnou dohody. Poté se může rozhodnout vypočítat zálohu několika různými způsoby.

Poté, co Susan odešle zálohovou fakturu, zákazník si objedná další zboží. Susan aktualizuje objednávku a vytvoří druhou zálohovou fakturu.

Arnie zaregistruje platbu zákazníka a použije ji na faktury a poté odešle konečnou fakturu.

Nastavení záloh

Phyllis nastavuje systém pro zpracování záloh pro zákazníky.

• Phyllis se rozhodne mít stejnou číselnou řadu pro zálohy jako ta, která se používá pro prodejní fakturaci.
• Phyllis nastaví aplikaci, aby zkontrolovala, zda jsou před konečnou fakturací objednávky vyžadovány zálohy.
• Phyllis nastavuje výchozí hodnoty pro požadované procento zálohy pro konkrétní položky a zákazníky.

Následující postupy popisují, jak splnit úkoly Phyllis:

Nastavení číselných řad pro zálohy

1. Vyberte ikonu , zadejte Nastavení prodeje a pohledávek a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Nastavení prodeje a pohledávek rozbalte záložku Číslování.
3. Ověřte, že číselná řada pro zaúčtované zálohové faktury v poli Čísla účtovaných zál. faktur je stejná jako u zaúčtovaných prodejních faktur (Čísla zaúčtovaných faktur) a číselné řady zaúčtovaných dobropisů zálohy (Čísla účtovaných zál. dobropisů) je stejné jako u zaúčtovaných dobropisů (Čísla zaúčtovaných dobropisů).

Blokování zásilek pro nezaplacenou zálohu

1. Na stránce Nastavení prodeje a pohledávek na záložce Obecné zaškrtněte políčko Zkontrolovat zálohu při účtování.

   Nyní nemůžete odeslat ani fakturovat objednávku, která má nezaplacenou částku zálohy.

Ve výchozím nastavení vyžaduje Phyllis fakturaci zákazníkovi 20 000 na zálohu 30% na všechny objednávky. Proto zadá výchozí procento zálohy na kartě zákazníka.

Phyllis vyžaduje, aby všem zákazníkům byla fakturována 20% záloha za položku 1100. Zákazník 20000 má špatnou platební historii. Proto požaduje 40% zálohu od zákazníka 20000 za položku 1100. Následující postup znázorňuje, jak nastavit výchozí procenta záloh.

Přiřazení výchozích procent záloh zákazníkům a zboží

1. Vyberte ikonu , zadejte Zákazníci a poté vyberte související odkaz.

2. Otevřete kartu pro zákazníka 20000 (Selangorian).

3. Do pole Záloha % zadejte 30.

4. Kliknutím na tlačítko OK zavřete zákaznickou kartu.

5. Vyberte ikonu zadejte Zboží a poté vyberte související odkaz.

6. Otevřete kartu pro zákazníka 1100.

7. Vyberte akci Procentní části zálohy.

8. Vyplňte dva řádky na stránce Procentní části prodejní zálohy.

   Typ prodeje	Kód prodeje	Číslo zboží	Záloha %
   Zákazník	20000	1100	40
   Všichni zákazníci	1100	20

   Wichtig

   V závislosti na vaší zemi/regionu musíte také uvést kód daňové skupiny na záložce Fakturace pro zboží 1000 a 1100.

9. Zavřete všechny stránky.

Určení účtu pro prodejní zálohy v nastavení obecného účtování

1. Vyberte ikonu , zadejte Nastavení obecného účtování a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte řádek, kde je pole Obecná obch. účto skupina nastaveno na EXPORT a pole Obecná účto skupina zboží je nastaveno na RETAIL a poté vyberte akci Upravit.
3. Na stránce Karta nastavení obecného účto. v poli Účet záloh výnosů zadejte příslušný účet.
4. Zvolte tlačítko OK.

Vytvoření objednávky, která vyžaduje zálohu

V následujícím scénáři Susan, zpracovatel objednávek, vytvoří objednávku při rozhovoru se zákazníkem. Zboží, které zákazník objednává, vyžaduje zálohu a zákazník v minulosti provedl některé opožděné platby. Proto byla Susan instruována, aby požadovala pevnou částku 2 000 jako zálohu na objednávku.

Zákazník požaduje, aby mohl platit 35%, s čím může Susan souhlasit. Proto mění pořadí.

Susan vytvoří zálohovou fakturu a odešle ji zákazníkovi.

Vytvoření prodejní objednávky se zálohou

1. Vyberte ikonu , zadejte Prodejní objednávky a poté zvolte související odkaz.

2. Vyberte akci Nový.

3. V poli Zákazník-číslo vyberte 20000.

4. Přijměte zobrazené varování po splatnosti.

5. Vyplňte dva prodejní řádky následujícími informacemi.

   Typ	Číslo	Množství
   Zboží	1000	1
   Zboží	1100	1

   Ve výchozím nastavení jsou pole zálohy na prodejním řádku skrytá, takže je nutné je zobrazit.

6. Ověřte, zda pole Záloha % na řádku se zbožím 1000 obsahuje 30. Výchozí hodnota byla převzata z prodejní hlavičky, která byla vyplněna z karty zákazníka.

   Pole Záloha % na řádku se zbožím 1100 obsahuje 40. Toto je procento, které jste zadali na stránce Procentní části prodejní zálohy pro zboží 1100 a zákazníka 20000.

   Pro více informací navštivte Nastavení záloh.

7. Vyberte akci Statistika.

8. Na záložce Záloha, pole Částka řádku zálohy bez DPH obsahuje 1 560. Pokud nyní pro objednávku vytvoříte zálohovou fakturu, pak se jedná o částku, která se zobrazí na faktuře.

   V tomto scénáři byla Susan instruována, aby navrhla celkovou zálohu 2000 za objednávku.

   Wichtig

   V závislosti na vaší zemi/regionu nemusí následující krok platit.

9. Změňte částku v poli Částka řádku zálohy bez DPH na 2000 a potom stránku zavřete.

10. Ověřte pole Záloha % na prodejních řádcích a uvidíte, že bylo přepočítáno na 40,81625.

Přepočet zahrnuje všechny řádky, které mají procento platby předem větší než 0.

Nyní se zákazník zeptá, zda je možné nastavit procento zálohy na 35%. Susanina nadřízená změnu schvaluje.

12. Na stránce Prodejní objednávka zadejte do pole Záloha % hodnotu 35.
13. V zobrazeném varování klikněte na tlačítko Ano. Jako procento platby pro celou objednávku bude použita sazba 35%.
14. Ověřte, zda byly řádky odpovídajícím způsobem aktualizovány.

Vytvoření zálohové faktury

Po zadání správných hodnot zálohy na objednávce vytvoří Susan zálohovou fakturu a odešle ji zákazníkovi.

Vytvoření zálohové faktury

1. Na stránce Prodejní objednávka vyberte akci Zaúčtovat zálohovou fakturu.

Hinweis

Susan by vybrala Zaúčtovat a vytisknout zálohovou fakturu a fakturu by zaslala zákazníkovi.

Vytvoření dodatečné zálohové faktury

Následující den zákazník zavolá Susan a provede změny v objednávce. Zákazník chce dva zboží 1100. Susan znovu otevře a aktualizuje objednávku a pak vytvoří druhou zálohovou fakturu na objednávce a odešle ji zákazníkovi.

Vytvoření dodatečné zálohové faktury

1. Na stránce Prodejní objednávka vyberte akci Znovu otevřít.

2. Na řádku pro zboží 1100 zadejte do pole Množství hodnotu 2.

   Posunutím zobrazíte pole zálohy. Pole Částka řádku zálohy bez DPH nyní obsahuje 630 a pole Fakt. částka zál. bez DPH obsahuje 315. To ukazuje, že existuje další částka zálohy, která ještě nebyla fakturována.

3. Chcete-li zaúčtovat fakturu s další částkou zálohy, vyberte akci Zaúčtovat zálohovou fakturu.

Uplatnění záloh

Zákazník zaplatí částku zálohy a Arnie, která pracuje v účetním oddělení, zaregistruje platbu a použije ji na zálohové faktury.

Použití platby na zálohové faktury

1. Vyberte ikonu , zadejte Deníky přijaté hotovosti a poté vyberte související odkaz.

2. Vyplňte řádek deníku následujícími informacemi.

   Název pole	Zadejte
   Typ dokladu	Platba
   Typ účtu	Zákazník
   Číslo účtu	20000

3. Vyberte akci Vyrovnat položky.

4. Na stránce Vyrovnat položky zákazníka vyberte první zálohovou fakturu a poté vyberte akci Nastavit ID vyrovnání.

5. Opakujte předchozí krok pro druhou zálohu.

6. Zvolte tlačítko OK.

   Pole částky bylo nyní vyplněno součtem dvou zálohových faktur.

7. Zaúčtujte deník.

Fakturace zbývající částky

Nyní byla Arnie informována, že položky v objednávce byly odeslány a že objednávka je připravena k fakturaci. Arnie vytvoří fakturu za objednávku.

Fakturace zbývající částky

1. Otevřete prodejní objednávku.
2. Vyberte akci Dodat a fakturovat a poté klikněte na tlačítko OK.

Hinweis

Za normálních okolností by přepravní oddělení zásilku již zaúčtovalo.

Arnie může zobrazit historii a ověřit, zda byla prodejní faktura vytvořena tak, jak bylo zamýšleno.

1. Vyberte ikonu , zadejte Účtované prodejní faktury a poté vyberte související odkaz.

Další kroky

Tento návod vás provedl kroky k nastavení Business Central pro zpracování záloh. Nastavili jste výchozí procenta předplacení u zákazníků a položek a také jste použili různé metody pro výpočet zálohy u objednávky. Pokusili jste se přiřadit jednu celkovú částku zálohy k objednávce a nechali jste si částku zálohy vypočítat jako procento z celé objednávky.

Zaúčtovali jste také zálohovou fakturu, vytvořili jste druhou zálohovou fakturu, když se změnila objednávka, a zaúčtovali jste konečnou fakturu pro zbývající částku.

Funkce záloh v Business Central usnadňuje nastavení a vynucení pravidel záloh pro zákazníky a zboží a umožňuje zaúčtovat každou platbu na fakturu.

Viz také

Fakturace záloh
Finance
Práce s Business Central
Návody obchodních procesů

Find free e-learning modules for Business Central here

Help us understand

We want to learn more about how people use Microsoft's custom Help toolkit. Take the survey (in English) and help us understand: https://forms.office.com/r/A4cUJgjkD1.