Použití kategorie aplikace Outlook ke sledování schůzek a e-mailů
Synchronizace na straně serveru nyní umožňuje sledování e-mailů, schůzek a úkolů v aplikaci Outlook v rámci zvláštní kategorieSledovat až do Dynamics 365. Přiřazení této kategorie k e-mailu, schůzce nebo úkolu v aplikaci Outlook synchronizuje položku s aplikacemi pro zapojení zákazníků (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing a Dynamics 365 Project Service Automation). Podobným způsobem, odebrání kategorie ze sledovaného e-mailu, schůzky nebo úkolu je přestane sledovat v aplikacích pro zapojení zákazníků.
Můžete také vybrat více položek a přiřadit k nim kategorii Outlooku Sledovat až do Dynamics 365 a tak je sledovat do aplikací pro zapojení zákazníků. Rychlá identifikace sledovaných položek pozorováním přítomnost této kategorie ve složce Doručená pošta a dalších složkách.
Konfigurace sledování založeného na kategorii prostřednictvím OrgDBOrgSetting
Od verze 9.1.0.4039 nebo vyšší je ve výchozím nastavení sledování kategorií zapnuto.
Zpropitné
Chcete-li určit, kterou verzi používáte, přihlaste se k aplikacím pro zapojení zákazníků a v pravé horní části obrazovky zvolte tlačítko Nastavení
>O profilu.
Kategorie slouží ke sledování položek aplikace Outlook
Jakmile je kategorie sledovat až do Dynamics 365 k dispozici v aplikaci Outlook, můžete ji použít ke sledování následujících položek aplikace Outlook.
Sledovat e-mail přiřazením kategorie sledovat až do Dynamics 365. Přiřazení kategorie lze okamžitě zobrazit v aplikaci Outlook. Nyní je e-mail označený pro sledování. synchronizace na straně serveru bude synchronizovat e-mail s aplikacemi pro zapojení zákazníků během 15 minut na základě nastavení synchronizace e-mailu.
Pokud je sledován e-mail a má kategorii Sledován do Dynamics, odebrání kategorie zruší sledování e-mailu. Příslušný záznam aktivity e-mailu však odstraněn není.
Zpropitné
Můžete nastavit pravidlo v aplikaci Outlook pro přiřazení nebo odebrání kategorie. Viz Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel.
Poznámka:
Synchronizace na straně serveru bude automaticky kategorizovat e-maily v poštovních schránkách příjemců Dynamics 365, pokud zpracovávaný e-mail již byl automaticky vysledován do Dynamics jiným uživatelem nebo příjemcem ve frontě stejného e-mailu.
Automaticky budou kategorizovány pouze e-maily, které odpovídají kódu směru Dynamics 365, když je zapnuté systémové nastavení Sledovat e-maily odeslané mezi uživateli Dynamics 365 jako dvě aktivity.
Například e-maily, které jsou sledovány a odesílány z aplikace Outlook jiným uživatelům Dynamics 365, se v poštovních schránkách příjemců aplikace Outlook nezobrazí jako kategorizované, protože představují „přijatou“ kopii e-mailu. To má umožnit příjemci Dynamics 365 sledovat příchozí kopii e-mailu podle nastavení systému uvedeného výše.
Schůzka
Můžete sledovat schůzku, pokud ji přiřadíte kategorii sledovat až do Dynamics 365. Schůzka bude sledována a synchronizována s aplikacemi pro zapojení zákazníků na základě pravidel synchronizace na straně serveru.
Pokud je sledována schůzka a má kategorii Sledován do Dynamics, odebrání kategorie zruší sledování schůzky. Příslušný záznam aktivity schůzky aplikací Dynamics 365 však odstraněn není.
Úloha
Poznámka:
Přiřazení úkolů osobám, které jsou zachyceny v aplikaci Outlook, nebudou synchronizované s aplikacemi pro zapojení zákazníků.
Použití sledování na základě kategorie pomocí aplikace pro Outlook
Používáte-li aplikaci Dynamics 365 App for Outlook, můžete použít sledování založené na kategorii s aplikací pro Outlook.
V následující tabulce jsou uvedeny různé scénáře sledování.
| Akce | Výsledek |
|---|---|
| Přiřazení kategorie sledovat až do Dynamics 365 e-mailu/schůzce. | Synchronizace na straně serveru bude synchronizovat e-maily nebo schůzky během 15 minut. Načítání aplikace pro Outlook pro tuto položku zobrazí stav sledování. |
| Sledování e-mailu/schůzky pomocí aplikace pro Outlook | E-mail/schůzka je sledovaná. Kategorie Sledovat až do Dynamics 365 je přiřazena okamžitě. |
| Odebrání kategorie sledovat až do Dynamics 365 z e-mailu/schůzky. | Synchronizace na straně serveru zruší sledování položky asi za 15 minut. Načítání aplikace pro Outlook pro tento e-mail zobrazí stav sledování. Záznam aktivity e-mailu není odstraněn z aplikací pro zapojení zákazníků. |
| Zrušení sledování e-mailu/schůzky pomocí aplikace pro Outlook | Sledování e-mailu/schůzky se zruší a kategorie sledovat až do Dynamics 365 se odebere. |
Delegování uživatelů
Pokud umožníte jiné osobě spravovat váš e-mail a kalendář tím, že jim poskytnete přístup delegáta, delegát získá přístup do vašich kategorií v aplikaci Outlook, pokud má oprávnění Editor.
Pokud má vaše poštovní schránka kategorii sledovat až do Dynamics 365, může delegát sledovat e-maily a schůzky přiřazením kategorie sledovat až do Dynamics 365.
Sledování na základě kategorie pomocí aplikace Dynamics 365 for Outlook
Sledování na základě kategorie pomocí aplikace Dynamics 365 for Outlook není podporováno. Doporučujeme nepovolovat OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems pro nastavení organizace pro použití aplikace Dynamics 365 for Outlook.
Zakázat sledování založené na kategorii
Zakázat sledování založené na kategorii pro aplikace Dynamics 365 organizace můžete tak, že zakážete OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Poznámka:
Pokud zakážete OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, kategorie sledovat až do Dynamics 365 kategorii je odstraněna měkce a přiřazení kategorie v aplikaci Outlook zůstane. Pokud odstraníte kategorii z hlavního seznamu, bude odstraněna trvale.
Nejčastější dotazy
Mohu sledovat své kontakty Outlook tím, že jim přiřadím kategorii Sledovat až do Dynamics 365?
Ne, sledování na základě kategorie pro kontakty aplikace Outlook není podporováno.
Co se stane, pokud přejmenuji kategorii Sledovat až do Dynamics 365?
Pokud přejmenujete kategorii, synchronizace na straně serveru bude dále identifikovat kategorii pomocí její ID a bude sloužit ke sledování a zrušení sledování položek aplikace Outlook.
Poznámka:
U scénářů delegáta není rozdíl v názvu kategorie mezi delegátem a vlastníkem primární poštovní schránky podporován a může mít za následek neočekávané chování. Doporučujeme zadat shodný název kategorie u delegáta a vlastníka primární poštovní schránky.
Co se stane, pokud odstraním kategorii Sledovat až do Dynamics 365?
Pokud odstraníte kategorii, synchronizace na straně serveru se ji pokusí znovu vytvořit na serveru Exchange za přibližně 15 minut.
Když zapnu OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems poprvé, bude mým dříve sledovaným položkám přiřazena kategorie Sledovat až do Dynamics 365?
Ne, synchronizace na straně serveru nepůjde zpět v čase, aby přiřadila kategorii již sledovaným položkám.
Co se stane, pokud přiřadím kategorii Sledováno až do Dynamics 365 vláknu konverzace aplikace Outlook?
Pokud přiřadíte vláknu konverzace kategorii Sledovat až do Dynamics 365, všem e-mailům v tomto vlákně se přiřadí tato kategorie a proto budou sledovány.
Mohu přiřadit kategorii Sledovat až do Dynamics 365 opakujícím se schůzkám?
Pokud přiřadíte opakující se schůzce kategorii Sledovat až do Dynamics 365, všem jednotlivým prostředím schůzek se přiřadí tato kategorie a proto budou sledovány.
Co se stane, když sledovaný e-mail selže?
Ve výchozím nastavení budou neúspěšné automaticky sledované e-maily opakovány v novém synchronizačním cyklu - přibližně každých 15 minut. Opakování bude provedeno až 5krát. Pokud se po 5 pokusech nezdaří opakování, bude e-mailu přiřazena kategorie Sledováno až do Dynamics 365 (nedoručitelné) a nedojde k žádnému dalšímu opakování. Automaticky sledované e-maily, které se nezdaří s následující chybami, se zopakují:
- Propagace e-mailů selhává díky modulu plug-in nakonfigurovanému v prostředí zákazníka.
- Propagace e-mailů se nezdaří z důvodu vypršení časového limitu buď z aplikací pro zapojení zákazníků nebo Microsoft Exchange.
- E-mail je odmítnut s InvalidSender nebo z důvodu některého neznámého rozhodnutí.
- Emaily selžou a jsou nedoručitelné, pokud k nim vlastník fronty nemá přiřazenou správnou roli zabezpečení. Bez správné role zabezpečení nebude vlastník moci vlastnit emailový záznam sledovaný frontou.
Po 5 opakováních, pokud selhání propagace e-mailu bylo způsobeno chybou modulu plug-in, zkuste opravit plugin. Potom přiřaďte kategorii Sledovat až do Dynamics 365 k ručnímu sledování nedoručených e-mailů, aby byly sledovány v aplikacích pro zapojení zákazníků.
Jak odstraním sledování založené na kategorii prostřednictvím OrgDBOrgSetting
Chcete-li zakázat zvláštní kategorii aplikace Outlook sledovat až do Dynamics 365, je nutné povolit OrgDBOrgSetting ve vaší organizaci. Aplikace pro zapojení zákazníků poskytují nástroj OrgDBOrgSettings, který správcům umožňuje provádět konkrétní aktualizace, které byly dříve vyhrazeny pro implementace registru.
- Postupujte podle pokynů v tomto článku, kde naleznete kroky k extrahování nástroje.
- Po extrahování nástroje zakažte OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Zákaz OrgDBOrgSetting odstraní kategorii sledovat až do Dynamics 365 na všech poštovních schránkách Exchange, které mají povolenou synchronizaci na straně serveru přibližně za 15 minut.
Můžete také použít tento nástroj, chcete-li upravit OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.