Přehled práce s toky obchodních procesů
Toto téma se vztahuje na Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Pokud jste online uživatel, nahlédněte do tématu Přehled toku obchodního procesu v dokumentaci k Power Automate.
Vytvořením toku obchodního procesu můžete pomoci zajistit, aby lidé neustále zadávali data a postupovali stejným způsobem pokaždé, když pracují se zákazníkem. Můžete chtít například vytvořit tok obchodního procesu, aby všichni pracovali stejným způsobem s požadavky na služby od zákazníků, nebo požadovat, aby lidé získali schválení faktury před odesláním objednávky. Toky obchodního procesu používají stejnou základní technologii jako ostatní procesy, ale funkce, které poskytují, jsou velmi odlišné od jiných funkcí, které používají procesy. Chcete-li zjistit, jak vytvořit nebo upravit tok obchodního procesu, viz Vytvoření toku obchodního procesu.
Podívejte se na krátké video (4:49) o tocích obchodního procesu.
Proč používat toky obchodního procesu?
Toky obchodního procesu poskytují uživatelům vodítko k dokončení práce. Poskytují zjednodušené uživatelské rozhraní, které provádí uživatele procesy, které jsou v jejich společnost definovány pro interakci a které je třeba kompletně projít. Toto uživatelské rozhraní lze přizpůsobit tak, aby uživatelé s různými rolemi zabezpečení mohli používat funkce, které jim při práci nejlépe vyhovují.
Pomocí toků obchodního procesu můžete uživatelům definovat sadu kroků, jejichž dodržení povede k požadovanému výsledku. Tyto kroky představují vizuální indikátor, který informuje uživatele o tom, v které části obchodního procesu se právě nacházejí. Toky obchodního procesu snižují nároky na školení, protože noví uživatelé se nemusejí zabývat otázkou, kterou entitu musejí použít. Mohou se nechat vést procesem. Toky obchodního procesu můžete nakonfigurovat tak, aby podporovaly společné prodejní metody, které pomohou vašim prodejním skupinám dosáhnout lepších výsledků. Pro skupiny služeb mohou toky obchodního procesu pomoci novým zaměstnancům rychleji se zapracovat a vyhnout se chybám, které by mohly mít za následek nespokojené zákazníky.
Co toky obchodního procesu dělají?
Definice toku obchodního procesu je reprezentována jako vlastní entita a instance procesu je uložena jako záznam v rámci této entity. Každý záznam je spojen s datovým záznamem (například účet, kontakt, zájemce nebo příležitost) a v případě procesů mezi entitami se záznamem dat pro každou zúčastněnou entitu.
Pomocí toků obchodního procesu můžete definovat sadu fází a kroků , které se následně zobrazí v ovládacím prvku v horní části formuláře.
Každá fáze obsahuje skupinu kroků. Každý krok představuje pole pro zadávání dat. Uživatelé přejdou k další fázi pomocí tlačítka Další fáze. Můžete nastavit, aby byl daný krok povinný, a uživatelé tak budou muset zadat data pro odpovídající pole, aby mohli přejít do další fáze. To se obvykle nazývá „stage-gating“.
Toky obchodního procesu jsou relativně jednoduché ve srovnání s jinými typy procesů, protože kromě jednoduchého rozhraní pro zadávání dat a řízení přístupu do fází neobsahují žádnou podmíněnou obchodní logiku ani automatizaci. Pokud je však zkombinujete s jinými procesy a vlastním nastavením, mohou hrát důležitou roli a ušetřit uživatelům čas, snížit náklady na školení a zlepšit přijetí uživateli.
K dispozici je mnoho toků obchodního procesu připravených k použití. Další informace: Přidat hotové obchodní procesy.
Toky obchodního procesu integrované s jiným vlastním nastavením
Když vy nebo uživatel zadáte data pomocí toků obchodního procesu, změny dat se projeví také v polích formuláře, takže lze okamžitě použít jakoukoli automatizaci zajišťovanou obchodními pravidly nebo skripty ve formulářích. Můžete přidat kroky, které nastaví hodnoty polí, která nejsou přítomná ve formuláři, a tato pole budou přidána do objektového modelu objektový model Client API používaného pro skripty ve formulářích. Všechny pracovní postupy, které jsou iniciovány změnami polí zahrnutých v toku obchodního procesu, budou použity při uložení dat ve formuláři. Při použití automatizace pomocí pracovního postupu v reálném čase budou změny okamžitě viditelné pro uživatele, když po uložení záznamu aktualizuje data ve formuláři.
Ačkoli ovládací prvek toku obchodního procesu ve formuláři neposkytuje žádné přímé programování na straně klienta, změny provedené pomocí obchodních pravidel nebo skriptů ve formulářích jsou automaticky použity na ovládací prvky toku obchodního procesu. Pokud skryjete pole ve formuláři, bude skryto také v ovládacím prvku toku obchodního procesu. Pokud nastavíte hodnotu pomocí obchodních pravidel nebo pomocí skriptů ve formulářích, bude tato hodnota nastavena v rámci toku obchodního procesu.
Souběžné toky procesu
Souběžné spuštěné toky obchodního procesu úpravci umožňuje konfigurovat více obchodních procesů a přidružit je ke stejnému počátečnímu záznamu. Uživatelé mohou přepínat mezi více obchodními procesy, které jsou spuštěny souběžně, a pokračovat v práci ve fázi v procesu, ve které předtím skončili.
Systémové toky obchodního procesu
Jsou zahrnuty následující toky obchodního procesu. Chcete-li pochopit, jak toky obchodního procesu fungují, měli byste se seznámit s těmito systémovými toky obchodního procesu:
Prodejní proces od zájemce po příležitost
Prodejní proces příležitosti
Proces od telefonátu po případ
Více entit v tocích obchodního procesu
Tok obchodního procesu můžete použít pro jednu entitu nebo zahrnout více entit. Například můžete mít proces, který začíná příležitostí, pak pokračuje k nabídce, objednávce, následně k faktuře, a pak se vrátí a příležitost uzavře.
Můžete navrhnout toky obchodního procesu, které svážou záznamy až pěti různých entit do jednoho procesu tak, aby se uživatelé, kteří aplikaci používají, mohli zaměřit na tok svého procesu, spíše než na to, se kterou entitou právě pracují. Mohou tak snadno přecházet mezi záznamy související entity.
U jedné entity lze použít více toků obchodního procesu
Ne všichni uživatelé v organizaci mohou postupovat dle stejného procesu a za různých podmínek může být třeba použít různé procesy. Na jednu entitu můžete mít až 10 aktivních toků obchodního procesu, takže lze mít příslušný proces pro různé situace.
Řízení použití toků obchodního procesu
Toky obchodního procesu můžete přidružit rolím zabezpečení, takže pouze osoby s těmito rolemi zabezpečení je budou moci zobrazit nebo používat. Můžete také nastavit pořadí toků obchodního procesu a určit, který tok obchodního procesu bude nastaven jako výchozí. Chcete-li nastavit pořadí toku obchodního procesu, otevřete v návrháři tok obchodního procesu a poté vyberte Pořadí toku obchodního procesu na příkazovém řádku. Vyberte šipky nahoru a dolů a přesuňte toky obchodních procesů v požadovaném pořadí.
Pokud někdo vytvoří nový záznam entity, seznam dostupných definic aktivních obchodních procesů je filtrován podle role zabezpečení uživatele. První definice aktivovaného obchodního procesu dostupná pro roli zabezpečení uživatele podle seznamu pořadí procesů je ta, která je použita ve výchozím nastavení. Pokud je k dispozici několik definic aktivních obchodních procesů, uživatelé mohou načíst jinou definici v dialogovém okně Přepnout proces. Při každém přepnutí procesu přejde aktuálně zobrazený proces do pozadí a je nahrazen vybraným procesem, avšak zachová si svůj stav a lze jej přepnout zpět. Každý záznam může mít několik přidružených instancí procesu (každou pro jinou definici toku obchodního procesu, až do celkového počtu 10). Při načtení formuláře je zobrazen pouze jeden tok pracovního procesu. Použije-li uživatel jiný proces, tento proces se může standardně načíst pouze pro konkrétního uživatele.
Abyste se ujistili, že se obchodní proces standardně načte pro všechny uživatele (ekvivalent chování k „připnutí“ procesu), lze při načtení formuláře přidat vlastní skript rozhraní API klienta (webový prostředek), který konkrétně načte existující instanci obchodního procesu na základě ID definice obchodního procesu.
Instance toku obchodního procesu
Definice toku každého obchodního procesu vyjádřená jako vlastní entita obsahuje vlastní sadu oprávnění, které lze upravovat v rámci role zabezpečení stejně jako u jakéhokoli systému nebo vlastní entity. Oprávnění můžete specifikovat na kartě Toky obchodního procesu pro roli zabezpečení.
Můžete přiřadit následující oprávnění toku obchodního procesu:
- Vytvořit: umožňuje vytvoření instance toku obchodního procesu, která je provedena ve stejnou dobu jako vytváření nového záznamu.
- Čtení: umožňuje zobrazení toku obchodního procesu ve vytvořeném záznamu.
- Zápis: umožňuje aktualizaci toku obchodního procesu. Například změna stavu a navigace.
- Odstranit: Umožňuje odstranění instance jako například při odstranění záznamu.
- Přidat: umožňuje navigaci mezi entitami z entity. Například entita zájemce v toku obchodního procesu Proces od potenciálního zájemce k příležitosti prodeje.
- Přidat do: umožňuje navigaci mezi entitami do entity. Například entita příležitost v toku obchodního procesu Proces od potenciálního zájemce k příležitosti prodeje.
Poznámka:
Ve výchozím nastavení má k toku obchodního procesu přístup pouze uživatel s rolí zabezpečení Správce systému a Úpravce systému.
Důležité informace týkající se toku obchodního procesu
Toky obchodního procesu můžete definovat pouze pro ty entity, které je podporují. Musíte také znát omezení počtu procesů, fází a kroků, které mohou být přidány.
Toky obchodního procesu, které volají pracovní postup
Nyní můžete volat okamžité pracovní postupy z toku obchodního procesu. To lze nakonfigurovat z nového návrháře toku obchodního procesu přetažením součásti pracovního postupu do fáze procesu nebo do sekce Globální pracovní postupy. Další informace o používání pracovních postupů v tocích obchodního procesu naleznete v části Blog: Automatizace toku obchodních procesů v Dynamics 365 for Customer Engagement.
Když zahrnete pracovní postup, který chcete spustit po ukončení fáze ve vašem toku obchodního procesu, přičemž daná fáze je poslední etapou fází toku, návrhář poskytuje dojem, že pracovní postup bude aktivován po dokončení dané fáze. Pracovní postup však spuštěn nebude, protože nedojde k přechodu fáze. Neobdržíte upozornění nebo chybu, které by vám zabránily v zahrnutí pracovního postupu do fáze. Když uživatel pracuje s tokem obchodního procesu, ukončení nebo opuštění procesu nemá za následek přechod fáze, a proto pracovní postup není aktivován. Zvažte následující příklady:
Vytváříte tok obchodní procesu se dvěma fázemi, F1 se připojuje k F2, s pracovním postupem ve fázi F2 a nastavujete aktivační událost na Výstup z fáze.
Vytváříte tok obchodní procesu se třemi fázemi, F1 se připojuje k F2, poté se F2 větví do F3. Vkládáte pracovní postup na F2 a nastavujete aktivační událost na Výstup z fáze.
Pracovní postup se neaktivuje ani v jednom případě. Chcete-li tento problém vyřešit, můžete přidat globální pracovní postup a přidat do něj pracovní postup, který chcete aktivovat, takže se pracovní postup aktivuje pro obchodní proces, nikoli pro fázi procesu. Aktivační událost pro globální pracovní postup můžete nastavit na Proces byl přerušen nebo Proces byl dokončen, čímž se pracovní postup aktivuje, když uživatel obchodní proces opustí nebo dokončí.
Entity, které mohou používat toky obchodního procesu
Toky obchodního procesu mohou používat pouze entity, které používají aktualizované formuláře. Patří sem vlastní entity a následující systémové entity:
Obchodní vztah
Schůzka
Kampaň
Aktivita kampaně
Odpověď na kampaň
Konkurent
Kontakt
Poslat e-mailem
Nárok
Faxy
Případ
Faktura
Zájemce
Dopis
Marketingový seznam
Příležitost
Telefonní hovor
Produkt
Položka ceníku
Nabídka
Opakovaná schůzka
Prodejní dokumentace
Aktivita v sociální síti
Pořadí
Uživatel
Úkol
tým
Chcete-li povolit vlastní entity pro toky obchodního procesu, zaškrtněte políčko Toky obchodního procesu (pole se vytvoří) v definici entity. Tuto akci nelze vrátit zpět.
Poznámka:
Pokud přejdete do fáze toku obchodního procesu obsahující entitu Social Activity a zvolíte tlačítko Další fáze, zobrazí se možnost Vytvořit. Po kliknutí na tlačítko Vytvořit se načte formulář Aktivita v sociální síti. Ale protože Social Activity není platná hodnota pro možnost Create z uživatelského rozhraní aplikace, nebude možné uložit formulář a zobrazí se chybová zpráva: „Neočekávaná chyba“.
Maximální počet procesů, fází a kroků
Chcete-li zajistit přijatelný výkon a použitelnost uživatelského rozhraní, existují určitá omezení, která byste při plánování toků obchodního procesu měli znát:
Pro jednu entitu můžete mít maximálně 10 aktivovaných toků obchodního procesu.
Každý proces může obsahovat maximálně 30 fází.
Procesy s více entitami mohou obsahovat maximálně pět entit.
Podpora vlastního nastavení pro entity toků obchodního procesu
Entity toků obchodního procesu se mohou zobrazovat v systému tak, aby data záznamu entity mohla být k dispozici v mřížkách, zobrazeních, grafech a řídicích panelech.
Použijte záznamy entit toků obchodního procesu pomocí mřížek, zobrazení, grafů a řídicích panelů
S toky obchodních procesů, které jsou k dispozici jako entity můžete nyní používat rozšířená vyhledávání, zobrazení, grafy a řídicí panely, které byly vytvořeny z dat toků obchodního procesu dané entity, například zájemce nebo příležitosti. Správci systému a úpravci mohou vytvořit vlastní mřížky, zobrazení, grafy a řídicí panely toků obchodního procesu podobné těm, které jsou vytvořené pomocí jakékoliv jiné entity.
Toky obchodního procesu, jako například Prodejní proces od zájemce po příležitost, se zobrazí jako upravitelné entity v Průzkumníku řešení.
Abyste měli přístup do zobrazení toku obchodního procesu, otevřete průzkumníka řešení, rozbalte Entity> rozbalte požadovaný proces, například Potenciál prodejního procesu příležitosti, vyberte Zobrazení a pak vyberte požadované zobrazení.
Několik výchozích zobrazení je k dispozici, které můžete zobrazit jako graf, jako například zobrazení Prodejní proces aktivní příležitosti.
Omezení při použití entit toku obchodního procesu
V současné době nelze vytvořit vlastní formuláře pro entity, které jsou založeny na toku obchodního procesu.
Viz také
Podívejte se na krátké video (4:49) o tocích obchodního procesu.
Přidat hotové obchodní procesy
Vytvoření toku obchodního procesu
Zlepšení toků obchodního procesu pomocí větvení
Dokument white paper: Oprávnění pro procesy v Dynamics 365 for Customer Engagement
Vytvoření vlastní obchodní logiky prostřednictvím procesů
Procesy pracovního postupu
Akce – přehled