Konfigurace ručních úloh ve workflow

  • Článek

Důležité

V případě zákazníků používajících Human Resources, funkce uvedené v tomto článku jsou aktuálně dostupné v obou samostatných verzích Dynamics 365 Human Resources a sloučené finanční infrastruktuře. Během provádění aktualizací se může navigace lišit. Pokud potřebujete najít konkrétní stránku, použijte vyhledávání.

Tento článek vysvětluje, jak nakonfigurovat vlastnosti ručního úkolu.

Pokud budete chtít nakonfigurovat ruční úkol v editoru workflowu, klikněte pravým tlačítkem myši na úkol a kliknutím na tlačítko Vlastnosti otevřete stránku Vlastnosti. Následně nakonfigurujte vlastnosti dílčího workflowu pomocí ručního úkolu.

Pojmenování úlohy

Pomocí následujících kroků zadejte název ručního úkolu.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.
  2. Do pole Název zadejte jedinečný název úlohy.

Zadání řádku předmětu a pokynů

Musíte zadat řádek předmětu a pokyny pro uživatele přiřazené k dané úkolu. Například pokud konfigurujete úkol pro nákupní požadavky, uživatel, který je k úkolu přiřazen, uvidí řádek s předmětem a pokyny na stránce Nákupní žádanky. Řádek předmětu se zobrazí na panelu zpráv na stránce. Uživatel poté může kliknutím na ikonu na panelu zpráv zobrazit pokyny. K zadání řádku předmětu a pokynů použijte následující postup.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.

  2. V poli Předmět pracovní položky zadejte řádek předmětu.

  3. Řádek předmětu můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení řádku předmětu uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. V textovém poli klepnutím zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.

  4. Chcete-li přidat překlady řádku předmětu, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu podle pokynů v kroku 3.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

  5. V poli Pokyny pracovní položky zadejte pokyny.

  6. Pokyny můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení pokynů uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. V textovém poli klepnutím zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.

  7. Chcete-li přidat překlady pokynů, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu podle pokynů v kroku 6.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

Přiřazení úlohy

Pomocí následujícího postupu určíte, komu má být ruční úkol přiřazen.

  1. V levém podokně klikněte na Přiřazení.

  2. Na kartě Typ přiřazení vyberte jednu z možností v následující tabulce a před přechodem na krok 3 postupujte podle dalších kroků pro tuto možnost.

    Možnost Uživatelé, ke kterým je úkol přiřazen Další kroky
    Účastník Uživatelé, kteří jsou přiřazeni k určité skupině nebo roli
    1. Po výběru možnosti Účastník na kartě Založeno na roli v seznamu Typ účastníka vyberte typ skupiny nebo role, ke které chcete úkol přiřadit.
    2. V seznamu Účastník vyberte skupinu nebo roli, ke které chcete úkol přiřadit.
    Hierarchie Uživatelé v určité organizační hierarchii
    1. Po výběru možnosti Hierarchie na kartě Výběr hierarchie v seznamu Typ hierarchie vyberte typ hierarchie, ke které chcete úkol přiřadit.
    2. Systém musí z hierarchie načíst rozsah jmen uživatelů. Tato jména představují uživatele, ke kterým může být úkol přiřazen. Podle těchto kroků určete počáteční a koncový bod rozsahu uživatelských jmen, které systém obdrží:
      1. Chcete-li zadat počáteční bod, vyberte osobu v seznamu Začátek od.
      2. Chcete-li zadat koncový bod, klepněte na možnost Přidat podmínku. Poté zadáním podmínky označte, kde v hierarchii má systém přestat načítat jména.
    3. Na kartě Možnosti hierarchie zadejte uživatele v rozsahu, ke kterým by měl být úkol přiřazen:
      • Přiřadit všechny načtené uživatele – úkol bude přiřazen všem uživatelům v rozsahu.
      • Přiřadit pouze poslednímu načtenému uživateli – úkol bude přiřazen pouze poslednímu uživateli v rozsahu.
      • Vyloučit uživatele splňující následující podmínku – úkol není přiřazen žádnému uživateli v rozsahu, který odpovídá konkrétní podmínce. Po klepnutí na volbu Přidat podmínku určete požadovanou podmínku.
    Uživatel workflowu Uživatelé v aktuálním workflowu
    • Po výběru možnosti Uživatel workflowu na kartě Uživatel workflowu v seznamu Uživatel workflowu vyberte uživatele, který se podílí na workflowu.
    Uživatel Konkrétní uživatelé
    1. Po výběru možnosti Uživatel klepněte na kartu Uživatel.
    2. Seznam Dostupní uživatelé obsahuje všechny uživatele. Vyberte uživatele, ke kterým chcete úkol přiřadit, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.
    Fronta Fronta pracovních položek
    1. Po výběru možnosti Fronta klepněte na kartu Založeno na frontě.
    2. Chcete-li přiřadit úkol konkrétní frontě, postupujte následujícím způsobem:
      1. V seznamu Typ fronty vyberte Fronty pracovních položek.
      2. V seznamu Název fronty vyberte frontu.
    3. Pokud by konkrétní podmínka měla určit frontu, ke které bude úkol přiřazen, postupujte takto:
      1. V seznamu Typ fronty vyberte Podmíněné fronty pracovních položek.
      2. V seznamu Název fronty vyberte Podmíněná fronta.
    POZNÁMKA: Tato možnost se používá pouze u několika workflowů, jako je například správa případů.

  3. Na kartě Časový limit v poli Trvání určete, kolik času má uživatel na dokončení úkolu. Vyberte některou z následujících možností:

    • Hodiny – zadejte počet hodin, které má uživatel na dokončení úkolu. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Dny – zadejte počet dnů, které má uživatel na dokončení úkolu. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Týdny – zadejte počet týdnů, které má uživatel na dokončení úkolu.
    • Měsíce – vyberte den a týden, do kdy musí uživatel dokončit úkol. Můžete například požadovat, aby uživatel úlohu dokončil do třetího pátku v daném měsíci.
    • Roky – vyberte den, týden a měsíc, do kdy musí uživatel dokončit úkol. Můžete například požadovat, aby uživatel úlohu dokončil do třetího pátku v prosinci.

    Pokud uživatel v přiděleném čase úkol nedokončí, úkol bude v prodlení. Úkol v prodlení je eskalován na základě možností vybraných v oblasti stránky Eskalace.

Určení akce prováděné při zpoždění úlohy

Pokud uživatel v přiděleném čase ruční úkol nedokončí, úkol bude v prodlení. Úkol, který je v prodlení, může být eskalován nebo automaticky přiřazen jinému uživateli. Pro eskalování úkolu v prodlení postupujte následovně.

  1. V levém podokně klikněte na Eskalování.

  2. Označte pole Použít eskalační cestu a vytvořte tak eskalační cestu. Systém automaticky přiřadí daný úkol uživatelům uvedeným v cestě eskalace. Například v následující tabulce naleznete příklad eskalační cesty.

    Pořadí Eskalační cesta
    1 Přiřadit k: Donna
    2 Přiřadit k: Erin
    3 Finální akce: odmítnutí

    V tomto příkladu systém přiřadí zpožděný úkol Donně. Pokud ji Donna v určeném čase úkol nedokončí, systém přiřadí úkol Erin. Pokud Erin v přiděleném čase úkol nedokončí, systému dokument odeslaný ke zpracování zamítne.

  3. Pokud chcete přidat uživatele do eskalační cesty, klepněte na tlačítko Přidat eskalaci. Na kartě Typ přiřazení vyberte jednu z možností v následující tabulce a před přechodem na krok 4 postupujte podle dalších kroků pro tuto možnost.

    Možnost Uživatelé, ke kterým je úkol eskalován Další kroky
    Hierarchie Uživatelé v určité organizační hierarchii
    1. Po výběru možnosti Hierarchie na kartě Výběr hierarchie v seznamu Typ hierarchie vyberte typ hierarchie, ke které chcete úkol eskalovat.
    2. Systém musí z hierarchie načíst rozsah jmen uživatelů. Tato jména představují uživatele, ke kterým může být úkol eskalován. Podle těchto kroků určete počáteční a koncový bod rozsahu uživatelských jmen, které systém obdrží:
      1. Chcete-li zadat počáteční bod, vyberte osobu v seznamu Začátek od.
      2. Chcete-li zadat koncový bod, klepněte na možnost Přidat podmínku. Poté zadáním podmínky označte, kde v hierarchii má systém přestat načítat jména.
    3. Na kartě Možnosti hierarchie zadejte uživatele v rozsahu, ke kterým by měl být úkol eskalován:
      • Přiřadit všechny načtené uživatele – úkol bude eskalován všem uživatelům v rozsahu.
      • Přiřadit pouze poslednímu načtenému uživateli – úkol bude eskalován pouze poslednímu uživateli v rozsahu.
      • Vyloučit uživatele splňující následující podmínku – úkol není eskalován žádnému uživateli v rozsahu, který odpovídá konkrétní podmínce. Po klepnutí na volbu Přidat podmínku určete požadovanou podmínku.
    Uživatel workflowu Uživatelé v aktuálním workflowu
    • Po výběru možnosti Uživatel workflowu na kartě Uživatel workflowu v seznamu Uživatel workflowu vyberte uživatele, který se podílí na workflowu.
    Uživatel Konkrétní uživatelé
    1. Po výběru možnosti Uživatel klepněte na kartu Uživatel.
    2. Seznam Dostupní uživatelé obsahuje všechny uživatele. Vyberte uživatele, kterým chcete úkol eskalovat, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.

  4. Na kartě Časový limit v poli Trvání určete, kolik času má uživatel na dokončení úkolu. Vyberte některou z následujících možností:

    • Hodiny – zadejte počet hodin, které má uživatel na dokončení úkolu. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Dny – zadejte počet dnů, které má uživatel na dokončení úkolu. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Týdny – zadejte počet týdnů, které má uživatel na dokončení úkolu.
    • Měsíce – vyberte den a týden, do kdy musí uživatel dokončit úkol. Můžete například požadovat, aby uživatel úlohu dokončil do třetího pátku v daném měsíci.
    • Roky – vyberte den, týden a měsíc, do kdy musí uživatel dokončit úkol. Můžete například požadovat, aby uživatel úlohu dokončil do třetího pátku v prosinci.

  5. Zopakujte kroky 3 a 4 u každého uživatele, který má být přidán do eskalační cesty. Pořadí uživatelů lze změnit.

  6. Pokud uživatelé v eskalační cestě v určeném čase úkol nedokončí, systém sám provede u úkolu vhodnou akci. Akci, kterou systém provede, můžete vybrat výběrem řádku Akce a na kartě Konečná akce vyberte akci.

Určení podmínky, podle které systém automaticky provede akci u úkolu

Systém lze nastavit tak, aby při splnění určitých podmínek prováděl akce u ručních úkolů. Například úkol bude vyžadovat, aby člen oddělení pro vyúčtování výdajů zkontrolovat příjmové doklady, které byly odeslány společně s vyúčtováním výdajů. Podle zásad společnosti musí být tento úkol proveden v případě, že celková částka vyúčtování výdajů bude větší než 100 USD. V tomto scénáři lze systém nastavit tak, aby automaticky označil úkol za Dokončený v situaci, kdy je celková částka nižší než 100. Pomocí tohoto postupu určete podmínky, za kterých má systém zpracovávat ruční úkol.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Automatické akce.

  2. Označte pole Povolit automatické akce.

  3. Klepněte na možnost Přidat podmínku.

  4. Zadání podmínky

  5. Zadejte všechny další podmínky, které jsou požadovány.

  6. Chcete-li ověřit, zda jsou zadané podmínky nastaveny správně, postupujte následovně:

    1. Klepněte na možnost Test.
    2. Na stránce Podmínka testovacího workflowu v oblasti Ověřit podmínku vyberte záznam.
    3. Klepněte na možnost Test. Systém záznam vyhodnotí a určí, zda odpovídá zadaným podmínkám.
    4. Klikněte na tlačítko OK nebo klepnutím na tlačítko Storno se vraťte na stránku Vlastnosti.

  7. V seznamu Akce automatického dokončení vyberte akci, která má být u úkolu provedena.

Zadejte, kdy se mají odesílat oznámení.

Při delegování, eskalování, dokončení nebo zamítnutí ruční úlohy a při zadání požadavku na změnu můžete zaslat oznámení určeným osobám. Podle těchto kroků můžete určit oznámení, které se odešle, a osoby, kterým se odešle.

  1. V levém podokně klikněte na Oznámení.

  2. Označte pole vedle událostí, při kterých se oznámení odešle:

    • Delegovat – úkol byl přiřazen jinému uživateli.
    • Eskalovat – přiřazený uživatel nedokončil úkol v přiděleném čase.
    • Dokončit – přiřazený uživatel dokončil úkol.
    • Odmítnout – přiřazený uživatel odmítl dokument, který byl odeslán.
    • Žádost o změnu – přiřazený uživatel požádal o změnu dokumentu, který byl odeslán.

  3. Vyberte řádek pro událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

  4. Na kartě Text oznámení zadejte v textovém poli text oznámení.

  5. Oznámení můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení oznámení uživatelům nahrazen odpovídacími informacemi. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. V textovém poli klepnutím zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.

  6. Chcete-li přidat překlady oznámení, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu podle pokynů v kroku 5.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

  7. Na kartě Příjemce zadejte osoby, kterým budou upozornění odesílána. Vyberte jednu z možností v následující tabulce a před přechodem na krok 8 postupujte podle dalších kroků pro tuto možnost.

    Možnost Příjemce oznámení Další kroky
    Účastník Uživatelé, kteří jsou přiřazeni k určité skupině nebo roli
    1. Po výběru možnosti Účastník na kartě Založeno na roli v seznamu Typ účastníka vyberte typ skupiny nebo role, které chcete oznámení odeslat.
    2. V seznamu Účastník vyberte skupinu nebo roli, které chcete oznámení odeslat.
    Uživatel workflowu Uživatelé v aktuálním workflowu
    • Po výběru možnosti Uživatel workflowu na kartě Uživatel workflowu v seznamu Uživatel workflowu vyberte uživatele, který se podílí na workflowu.
    Uživatel Konkrétní uživatelé
    1. Po výběru možnosti Uživatel klepněte na kartu Uživatel.
    2. Seznam Dostupní uživatelé obsahuje všechny uživatele. Vyberte uživatele, kterým chcete odeslat oznámení, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.

  8. Zopakujte kroky 3 až 7 pro každou událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

Nastavení časového limitu

Tento postup použijte, pokud je ruční úkol nutné dokončit v určitém čase.

Poznámka

Možnosti, které vyberete v rámci této procedury, přepíší možnosti vybrané v oblasti Přiřazení a Eskalace na stránce.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Pokročilá nastavení.

  2. Označte pole Nastavit časový limit pro prvek workflowu.

  3. V poli Trvání upřesněte, kdy má být úloha dokončena. Vyberte některou z následujících možností:

    • Hodiny – zadejte počet hodin, během kterých má být úkol dokončen. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Dny – zadejte počet dnů, během kterých má být úkol dokončen. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Týdny – zadejte počet týdnů, během kterých má být úkol dokončen.
    • Měsíce – vyberte den a týden, do kdy má být úkol dokončen. Můžete například požadovat, aby byl úkol dokončen do třetího pátku v daném měsíci.
    • Roky – vyberte den, týden a měsíc, do kdy má být úkol dokončen. Můžete například požadovat, aby byl úkol dokončen do třetího pátku v prosinci.

  4. Dojde-li k překročení časového limitu, systém u úlohy provede akci. V seznamu Akce vyberte akci, která má být provedena.

Určení dostupných akcí pro uživatele

Po přiřazení ruční úlohy uživateli musí uživatel danou úlohu zpracovat. Pomocí tohoto postupu určete akce, které může uživatel u úkolu provádět.

Poznámka

Dostupné akce se budou lišit v závislosti na tom, jak byl úkol navržen.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Pokročilá nastavení.
  2. Chcete-li uživateli umožnit, aby úkol označil jako Dokončený, označte pole Dokončený.
  3. Chcete-li uživateli umožnit označení odeslaného dokumentu jako zamítnutého, označte pole Zamítnout.
  4. Chcete-li uživateli umožnit vyžádání změn v odeslaném dokumentu, zaškrtněte políčko Požadavek na změnu.
  5. Chcete-li uživateli umožnit, aby úlohu postoupil jinému uživateli, zaškrtněte políčko Delegovat.
  6. Chcete-li uživateli umožnit, aby úlohu přeřadil jinému uživateli ve frontě pracovních položek, označte pole Znovu přiřadit.
  7. Chcete-li uživateli umožnit, aby úlohu přeřadil do fronty pracovních položek, označte pole Uvolnit. Jiný uživatel pak může úkol dokončit.