Přehled zásobovacího katalogu
Tento článek popisuje na nejvyšší úrovni, jak mohou odborníci na nákup nastavit a spravovat zásobovací katalogy. Zásobovací katalogy definují položky a služby, které zaměstnanci společnosti mohou objednat pro interní použití.
Nákupčí mohou vytvářet a udržovat katalogy položek a služeb, které lze zakoupit pro interní použití v organizaci. Po nastavení katalogů může zaměstnanec společnosti vytvořit nákupní žádanky k vytvoření objednávky. Katalogy lze použít k vynucení zásady nákupu, aby zaměstnanci mohli objednat pouze položky a služby, které jsou povoleny pro jejich kupující právnickou osobu. Při vytváření zásobovacího katalogu doporučujeme zvážit provedení následujících úkolů:
- Vytvořte hierarchii kategorií zásobování před vytvořením katalogu.
- Určete produkty, které chcete mít objednané vašimi zaměstnanci. Můžete zobrazit nebo skrýt určité produkty v uzlu katalogu nebo můžete zobrazit nebo skrýt všechny produkty v uzlu.
- Určete, kolik zásobovacích katalogů požadujete. Přístup k zásobovacímu katalogu je určen pravidly zásad katalogu, který konfigurujete pro právnickou osobu a provozní jednotky, která je přiřazena konkrétnímu zaměstnanci.
To, které produkty, mohou zaměstnanci objednávat, a které kategorie zásobování mohou používat při vytváření nákupních žádanek, je určeno několika faktory:
- Pravidlo zásad přístupu ke kategorii v zásadě nákupu určuje, které kategorie zásobování jsou k dispozici v nákupní žádance. Pokud není definováno žádné pravidlo, jsou k dispozici všechny kategorie zásobování.
- Zaměstnanci mohou objednat produkt, pouze pokud je v aktivním zásobovacím katalogu pro organizaci a pokud je v povoleném uzlu a není skrytý. Produkt musí také být v kategorii, do které má určitý zaměstnanec přístup podle pravidla zásad přístupu ke kategorii.
- Pravidlo zásad katalogu určuje katalog, který se používá. Pokud nezadáte žádné pravidlo zásad katalogu, samotné pravidlo přístupu ke kategorii určuje produkty, které zaměstnanec může objednat na žádance.
Požadavky
V následující tabulce jsou uvedeny úkoly, které je nutné dokončit před tím, než pracovník nákupu může vytvořit zásobovací katalog.
| Úkol | Role | Popis |
|---|---|---|
| Nastavte hierarchii kategorií zásobování. | Manažer nákupu | Hierarchie kategorií zásobování se používají ke klasifikaci položek nebo transakcí pro vykazování a analýzy. Pomocí hierarchie kategorií zásobování společností lze strategicky spravovat kategorie, výrobky, dodavatele a další činitele zásobování z centrálního umístění. Pro celou organizaci lze definovat pouze jednu hierarchii kategorií zásobování. Katalog vychází z hierarchie kategorií zásobování: kategorie v hierarchii se v katalogu stanou uzly. Dodavatelé a produkty jsou zahrnuté v katalogu. |
| Přidejte dodavatele a produkty do kategorií zásobování. | Manažer nákupu | Když je pro vaši organizaci vytvořena hierarchie kategorií zásobování, může být každá zásobovací kategorie přiřazena specifickému dodavateli, produktu apod. Tato přidružení se zkopírují automaticky do katalogu. |
Nastavení katalogu.
Poté, co byly splněny požadavky, můžete nastavit katalogy. Můžete vytvořit jeden katalog, který se používá v celé organizaci, nebo více katalogů, které používají různé divize v organizaci. Pokud vytvoříte jeden katalog pro celou organizaci, přístup do katalogu je řízen pravidly zásad nákupu.
Katalog definuje, které produkty jsou k dispozici při vytváření nákupních žádanek, můžete ale použít pravidla zásad přístupu ke kategorii k uplatnění dalších omezení. Vzhledem k tomu, že uzly v katalogu jsou kategorie zásobování, lze je potlačit pravidlem zásad přístupu ke kategorii. V takovém případě nejsou produkty v této kategorii nejsou k dispozici, aby je zaměstnanci mohli používat na žádankách. Pravidla zásad přístupu ke kategorii definujete na stránce Zásady nákupu. V následující tabulce jsou popsány úkony, které je nutné dokončit pro nastavení katalogu.
| Úkol | Role | Popis |
|---|---|---|
| Vytvořte nový katalog. | Nákupčí | Při vytváření katalogu je třeba zadat název a popis pro katalog. Také definujete, zda se katalog aktualizuje ručně nebo automaticky, a zadáváte vlastníka katalogu. |
| Určete, zda jsou produkty k dispozici v katalogu. | Nákupčí | Vzhledem k tomu, že jsou produkty převzaty z kategorií zásobování, všechny se zobrazují v příslušných uzlech katalogu. Můžete určit, zda jsou všechny produkty v uzlu skryté nebo zobrazené, když je katalog použit nákupní žádance. Můžete také určit, zda jednotlivé produkty v uzlu jsou skryté nebo zobrazené. |
| Publikujte katalog. | Nákupčí | Dříve, než bude katalog k dispozici zaměstnancům pro použití v žádance, musíte definovat pravidlo zásad katalogu pro daný katalogu, nastavit stav katalogu na hodnotu Aktivní a katalog pak publikovat. Můžete deaktivovat katalogy, u kterých nechcete, aby byly nadále uživatelům k dispozici. |
Aktualizace jsou publikovány automaticky nebo ručně v závislosti na možnosti vybrané v poli Výchozí typ aktualizace na stránce Katalogy. K dispozici pro katalogy jsou následujících výchozích typy aktualizace:
- Dynamická: Katalog se automaticky aktualizuje pokaždé, když se změní.
- Statická: Katalog musíte aktualizovat ručně.
- Obě: Pokud katalog zahrnuje kategorie produktů, které mají výchozí typ aktualizace Statická, je nutné je aktualizovat ručně při aktualizaci těchto kategorií. Pokud katalog zahrnuje kategorie produktů, které mají výchozí typ aktualizace Dynamická, aktualizuje se automaticky pokaždé, když se změní.