Automatizace faktur dodavatele

Toto téma popisuje funkce, které jsou k dispozici pro celkovou automatizaci dodavatelských faktur, a to dokonce i faktur, které obsahují přílohy.

Organizace, které chtějí usnadnit své procesy v oblasti závazků (AP), často identifikují zpracování faktury jako jeden z hlavních procesních oblastí, které by měly být efektivnější. V mnoha případech organizace svěřují zpracování papírových faktur nezávislým poskytovatelům služeb optického rozpoznávání znaků (OCR). Poté obdrží strojově čitelná metadata faktury spolu s naskenovaným obrázkem jednotlivých faktur. Na pomoc s automatizací je pak k dispozici řešení na poslední chvíli, které umožňuje spotřebu těchto artefaktů ve fakturačním systému. Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition, umožňuje nyní vydání této automatizace na poslední chvíli prostřednictvím řešení automatizace faktury.

Kontext řešení

Automatické řešení faktur má standardní rozhraní, které přijímá metadata faktury pro hlavičku faktury a řádky faktury, a také přílohy použitelné u faktury. Jakýkoli externí systém, který dokáže generovat artefakty vyhovující tomuto rozhraní, bude moci odesílat informační kanál do aplikace Finance and Operations k automatickému zpracování faktur a příloh.

Následující obrázek znázorňuje scénář integrace vzorku, kde se společnost Contoso stala partnerem poskytovatele služeb OCR ke zpracování faktur dodavatele. Dodavatelé společnosti Contoso odesílají faktury poskytovateli služeb e-mailem. Prostřednictvím zpracování OCR poskytovatel služby generuje metadata faktury (záhlaví a řádky) a naskenovanou kopii faktury. Vrstva integrace pak transformuje tyto artefakty tak, aby je bylo možné používat v modulu Finance and Operations.

Vzorový scénář integrace

Předchozí scénář umožňuje několik variant v případě, že je nutná integrace faktury. Migrace dat představuje jiný příklad použití tohoto rozhraní k vytvoření faktur a příloh faktur v modulu Finance and Operations.

Komponenty řešení

Řešení obsahuje následující součásti:

  • Datové entity pro záhlaví faktury, řádky faktury a přílohy faktury
  • Zpracování výjimek u faktur
  • Prohlížeč příloh faktur vedle sebe

Zbývající část tohoto tématu obsahuje podrobné popisy těchto komponent řešení.

Datové entity

Datový balík je jednotka práce, které musí být odeslána do modulu Finance and Operations, aby bylo možné vytvořit záhlaví faktury, řádky faktury a přílohy faktur. Následující datové entity se používají pro artefakty tvořících datový balíček:

  • Záhlaví faktury dodavatele
  • Řádek dodavatelské faktury
  • Příloha dokumentu faktury dodavatele

Příloha dokumentu faktury dodavatele je nová datová entita, která je zavedena jako součást této funkce. Entita v záhlaví faktury dodavatele byla upravena tak, aby podporovala přílohy. Entita řádku faktury dodavatele pro tuto funkci nebyla změněna.

Toto téma neposkytuje podrobnou definici datového balíku. Také nevysvětluje, jak vytvářet datové balíčky. Tyto informace lze najít v tématu Systém datových entit a balíčků.

Chcete-li rychle generovat testovací data, která zahrnují faktury a přílohy, postupujte takto.

  1. Přihlaste se k instanci aplikace Finance and Operations.
  2. Přejděte na Závazky > Faktury > Otevřít faktury dodavatele.
  3. Vytvořte faktury, které mají řádky a přílohy.

    Poznámka

    Přílohy musí být přílohy záhlaví. V současné době entita přílohy dokumentu dodavatelské faktury nepodporuje přílohy řádků.

  4. Otevřete pracovní prostor Správa dat.

  5. Vytvořte úlohu exportu, která obsahuje záhlaví faktury dodavatele, řádku faktury dodavatele a entity příloh dokumentu faktury dodavatele.
  6. Exportujte data.
  7. Stáhněte exportovaná data jako balíček. Nyní můžete balíček použít k importu dat do cílových instancí pro účely testování.

Faktury importované pomocí datových balíčků lze přidružit k právnické osobě, ke které patří, dvěma způsoby:

  • Úloha importu, která fakturu zpracovává, ji importuje do stejné společnosti, ve které byla úloha naplánována v pracovním prostoru Správa dat. Jinými slovy společnost úlohy určuje společnost, do které faktura patří.
  • Při odeslání datového balíčku obsahujícího faktury do aplikace Finance and Operations může volající (tedy aplikace integrace běžící mimo Finance and Operations) explicitně zmínit ID společnosti v požadavku HTTP V tomto případě bude kontext společnosti, ve kterém je úloha zpracování spuštěná v modulu Finance and Operations, přepsán a faktury jsou importovány do společnosti, která byla předána v požadavku HTTP.
Poznámka

Toto chování je standardní chování správy dat. Je zde vysvětleno v kontextu faktur jenom pro úplnost.

Zpracování výjimky

V situacích, kdy faktury dodavatele přecházejí do aplikace Finance and Operations prostřednictvím integrace, musí existovat jednoduchý způsob zpracování výjimek nebo neúspěšných faktur členem týmu modulu Závazky a k vytvoření čekajících faktur mimo neúspěšné faktury. Toto zpracování výjimek pro faktury dodavatele je nyní součástí modulu Finance and Operations.

Stránka seznamu výjimek

Stránka s novým seznamem výjimek faktur je k dispozici zde: Závazky > Faktury > Selhání importu > Dodavatelské faktury, které se nepodařilo importovat. Na této stránce se zobrazují všechny záznamy v záhlaví dodavatelské faktury z tabulky fázování entity dat záhlaví faktury dodavatele. Všimněte si, že můžete zobrazit stejné záznamy z pracovního prostoru Správa dat, kde můžete provést stejné akce, které jsou k dispozici ve funkci zpracování výjimky. Uživatelské rozhraní, které funkce zpracování výjimek poskytuje, je však optimalizováno pro funkčního uživatele.

Stránka seznamu výjimek

Tato stránka seznamu zahrnuje následující pole, která se dodávají prostřednictvím kanálu:

  • Společnost – Společnost, které faktura náleží
  • Chybová zpráva – chybová zpráva, kterou vydává systém správy platformy k vysvětlení, proč nelze vytvořit fakturu
  • Číslo – číslo faktury
  • Účet faktury
  • Název – Název dodavatele
  • Účet dodavatele
  • Nákupní objednávka – Číslo nákupní objednávky pro vybranou fakturu
  • Datum zaúčtování
  • Datum fakturace
  • Popis faktury
  • Měna
  • Protokol
  • Reference na řádek –Identifikátor, který pochází z externího systému

    Poznámka

    Odkaz na řádek není ID faktury.

Tato stránka seznamu dále obsahuje podokno náhledu, které lze použít následujícími způsoby:

  • Zobrazte celou chybovou zprávu, abyste nemuseli rozbalovat sloupec Chybová zpráva v mřížce.
  • Zobrazte celý seznam příloh faktury, pokud existují.

Stránka seznamu podporuje následující akce:

  • Upravit – otevřete záznam o výjimce v režimu úprav, abyste mohli opravit problémy.
  • Možnosti – přejděte ke standardním možnostem, které jsou k dispozici na stránkách seznamů. Můžete použít možnost Přidat do pracovního prostoru pro připnutí stránky se seznamem výjimek jako seznamu nebo dlaždice.

Stránka podrobností o výjimce

Při spuštění režimu úprav se zobrazí stránka podrobností výjimky pro fakturu s problémy. Pokud existují nějaké přílohy, faktura a výchozí příloha se zobrazí vedle sebe na stránce Podrobnosti o výjimce.

Stránka podrobností o výjimce

V předcházejícím ilustračním příkladu nebyly žádné řádky pro záhlaví faktury dodavatele, která byla dodána. Oddíl pro řádky je tedy prázdný.

Stránka podrobností o výjimce podporuje následující operace:

  • Vytvořit čekající fakturu – po opravě problémů na faktuře v rámci zpracování výjimky můžete klepnutím na toto tlačítko vytvořit čekající fakturu. Dojde k vytvoření čekajících faktur na pozadí (jako asynchronní operace).

Sdílené služby vs. zpracování výjimek organizace

Stránka seznamu výjimek podporuje standardní konstrukty zabezpečení, které pracovní prostor Správa dat podporuje pro zpracování záznamů fázování. Úlohu importu faktury můžete zabezpečit následujícím způsobem:

  • Podle role uživatele
  • Podle uživatelů
  • Podle právnické osoby

Úloha importu, která je zabezpečena pomocí role uživatele a právnické osoby

Pokud je pro úlohu importu faktury nakonfigurované zabezpečení, stránka seznamu výjimek toto nastavení ocení. Uživatelé budou moci zobrazit pouze záznamy výjimky faktury, které jim toto nastavení umožňuje zobrazit.

Společnost Contoso se například rozhodla pro zpracování výjimek faktury podle právnické osoby. Proto je nastavení u úlohy importu faktury nakonfigurováno tak, aby uživatel u právnické osoby A mohl zobrazit pouze výjimky faktury v právnické osobě A, zatímco uživatel v právnické osobě B může zobrazit pouze výjimky faktury v právnické osobě B. Toto nastavení umožňuje dělení zodpovědností pro správu výjimek faktury.

Společnost Contoso by se také mohla rozhodnout, že nevynutí žádné zabezpečení, takže stejní uživatelé mohou zpracovávat výjimky faktury pro všechny právnické osoby. Toto nastavení umožňuje scénář sdílených služeb pro správu výjimek faktury.

Prohlížeč příloh faktur vedle sebe

Na pomoc se snadným zobrazením příloh pro faktury dodavatele obsahují následující stránky, které se používají v procesu fakturace, prohlížeč formátu připojení:

  • Ošetření výjimek
  • Stránka Nevyřízené faktury dodavatele (k dispozici také v procesu kontroly faktury)
  • Stránka s dotazem Deník faktur (pro zaúčtované faktury)

Tady jsou hlavní funkce, které poskytuje prohlížeč příloh:

  • Zobrazte všechny typy příloh, které Správa dokumentů podporuje (soubory, obrázky, adresy URL a poznámky).
  • Zobrazte vícestránkové soubory TIFF.
  • U souborů obrázků proveďte následující akce:
    • Zvýrazněte části obrázku.
    • Zablokujte části obrázku.
    • Přidejte poznámky do obrázku.
    • Přibližte nebo oddalte obrázek.
    • Naklopte obrázek.
    • Vraťte a opakujte akce.
    • Přizpůsobte velikost obrázku.
Poznámka

Tyto akce jsou k dispozici pouze pro soubory obrázků (JPEG, TIFF, PNG a tak dále). Jakékoli změny provedené u obrázku pomocí těchto akcí jsou uloženy do souboru s obrázkem. V současné době prohlížeč příloh neobsahuje správy verzí nebo schopnosti auditu.

Výchozí příloha

Pokud faktura dodavatele má více než jednu přílohu, můžete nastavit jeden z dokumentů jako výchozí přílohu na stránce Přílohy. Možnost Je výchozí příloha je novou možností, která byla přidaná v rámci této funkce. Tato možnost je také vystavena v datové entitě Příloha dokumentu faktury dodavatele. Proto lze výchozí přílohu nastavit pomocí integrace.

Jako výchozí přílohu lze nastavit pouze jeden dokument. Po nastavení dokumentu jako výchozí přílohy se dokument automaticky zobrazí v prohlížeči příloh při otevření faktury. Pokud jako výchozí přílohu nenastavíte žádný dokument, v prohlížeči se při otevření faktury automaticky nezobrazí žádná příloha.

Zobrazit přílohy faktur

Na stránkách Zpracování výjimek, Čekající faktura a Deník faktur je k dispozici nové tlačítko, které umožňuje zobrazit nebo skrýt prohlížeč příloh.

Zabezpečení

Pomocí rolí zabezpečení jsou v rámci zabezpečení založeného na rolích řízeny následující akce:

  • Zvýraznění
  • Blokovat
  • Poznámky

Stránka Čekající faktury dodavatele

Následující oprávnění poskytují přístup jen ke čtení nebo přístup pro čtení a zápis k prohlížeči příloh pro zvýrazněný blok a akce anotací:

  • Spravovat obrázek faktury dodavatele – toto oprávnění poskytuje přístup pro čtení a zápis.
  • Zobrazit obrázek faktury dodavatele – toto oprávnění poskytuje přístup pouze pro čtení.

Následující funkční oprávnění poskytují přístup jen pro čtení a zápis k prohlížeči příloh pro tyto akce:

  • Spravovat faktury dodavatele – Tomuto funkčnímu oprávnění je přiděleno oprávnění Spravovat obrázek faktury dodavatele.
  • Dotaz na stav faktury dodavatele – Tomuto funkčnímu oprávnění je přiděleno oprávnění Zobrazit obrázek faktury dodavatele.

Následující role poskytují přístup jen pro čtení a zápis k prohlížeči příloh pro tyto akce:

  • Úředník závazků a Manažer závazků – Těmto rolím je přiřazeno funkční oprávnění Spravovat faktury dodavatele.
  • Úředník závazků, Manažer závazků, Úředník centralizovaných plateb závazků a Úředník plateb závazků – Těmto rolím je přiřazeno funkční oprávnění Dotázat se na stav faktury dodavatele.

Stránka podrobností o výjimce faktury

Následující oprávnění poskytují přístup jen ke čtení nebo přístup pro čtení a zápis k prohlížeči příloh pro zvýrazněný blok a akce anotací.

Poznámka

Role, které jsou uvedeny v této části, poskytují z výroby přístup k obrázkům faktury v prohlížeči příloh jen pro čtení. Pokud role musí mít také přístup pro zápis do obrázků, můžete této roli udělit přístup pro zápis pomocí oprávnění a funkčního oprávnění, které jsou zde popsány.

  • Udržovat obrázek entity záhlaví faktury dodavatele – toto oprávnění poskytuje přístup pro čtení a zápis k obrázkům faktury v prohlížeči příloh.
  • Zobrazit obrázek entity záhlaví faktury dodavatele – toto oprávnění poskytuje přístup pouze pro čtení k obrázkům faktury v prohlížeči příloh.

Následující funkční oprávnění poskytují přístup jen pro čtení k prohlížeči příloh pro tyto akce:

  • Spravovat faktury dodavatele – Tomuto funkčnímu oprávnění je přiděleno oprávnění entity záhlaví Spravovat fakturu dodavatele.

Následující role poskytují přístup jen pro čtení k prohlížeči příloh pro tyto akce:

  • Úředník závazků a Manažer závazků – Těmto rolím je přiřazeno funkční oprávnění Spravovat faktury dodavatele.

Pokud role uživatele poskytuje práva pro úpravy na jakékoli stránce, bude mít ve výchozím nastavení uživatel také oprávnění pro úpravy v prohlížeči úprav pro akce zvýraznění, blokování a poznámky. Pokud však existují scénáře, ve kterých by měla mít konkrétní role oprávnění pro úpravy na stránce, ale ne v prohlížeči příloh, příslušná oprávnění v předchozím seznamu lze použít k vyřešení případu použití.