Aplikace mobilních výdajů (starší)

  • Článek

Platí pro: Project Operations scénáře založené na zdrojích / položkách, které nejsou na skladě, omezené nasazení – dohoda o pro forma fakturaci

Tento článek obsahuje informace o mobilním pracovním prostoru Správa výdajů.. Tento pracovní prostor umožňuje uživatelům zaznamenat a odeslat účtenku, aby ji mohli později připojit k výkazu výdajů. Uživatelé mohou také rychle vytvořit řádek výdajů pomocí přiložené účtenky a vytvářet a spravovat své výkazy výdajů. Schvalovatelé mohou dále používat mobilní pracovní prostor Správa výdajů k zobrazení výkazů výdajů, které jsou jim přiřazeny, a tyto výkazy výdajů buď schválit, nebo odmítnout.

Tento mobilní pracovní prostor je určen k použití s mobilní aplikací Dynamics 365 Unified Ops.

Mnoho organizací vyžaduje, aby zaměstnanec žádající náhradu výdajů připojil k výkazu výdajů souvisejících se zaměstnáním nebo s cestou kopii účtenky. Mobilní pracovní prostor Správa výdajů umožňuje uživatelům rychle vytvářet nové řádky výdajů na mobilním zařízení podle vlastního výběru pomocí přiložené fotografie účtenky. Uživatelé mohou také pořídit fotografii účtenky a později ji připojit k výkazu výdajů. Zaměstnanci mohou také vytvářet a spravovat své výkazy výdajů a poté je odesílat ke schválení a úhradě pomocí svého mobilního zařízení.

Konkrétně mobilní pracovní prostor Správa výdajů umožňuje uživatelům provádět tyto úkoly:

  • Pořídit fotografii účtenky. Nahrát fotografii účtenky a připojit ji k výkazu výdajů později.
  • Nahrát soubor jako zaznamenanou účtenku. Tento soubor pak můžete připojit k sestavě výdajů později.
  • Vytvořit nový řádek výdajů pomocí přiložené účtenky. Poté můžete položku řádku přidat do výkazu výdajů později a odeslat ji ke schválení a náhradě.

Můžete také použít tyto funkce:

  • Vytvořit nový výkaz výdajů.
  • Připojit transakce kreditní kartou a další dříve vytvořené výdaje k výkazu výdajů.
  • Vytvořit nové výdaje pro výkaz výdajů.
  • Připojit účtenku k jakémukoliv výdaji pro výkaz výdajů buď pořízením fotografie účtenky, nebo nahráním souboru jako zaznamenané účtenky.
  • V závislosti na zásadách výdajů společnosti přidat k výdajům seznam hostů.
  • V závislosti na zásadách výdajů společnosti rozepsat výdaje.
  • Odeslat výkaz výdajů ke schválení a úhradě.
  • Schválit nebo zamítnout výkazy výdajů, pro které jste přiřazeným schvalovatelem.

Předpoklady, pokud používáte Dynamics 365 Finance

Pokud byl pro vaši organizaci nasazen Finance, musí správce systému publikovat mobilní pracovní prostor Správa výdajů.

Stáhněte si a nainstalujte mobilní aplikaci Dynamics 365 Unified Ops

Stáhněte si a nainstalujte mobilní aplikaci Dynamics 365 Unified Ops:

Přihlaste se do mobilní aplikace

  1. Otevřete mobilní aplikaci na svém mobilním zařízení.
  2. Zadejte vaši Dynamics 365 URL.
  3. Při prvním přihlášení se zobrazí výzva k zadání uživatelského jména a hesla. Zadejte vaše pověření.
  4. Po přihlášení se zobrazí dostupné pracovní prostory pro vaši společnost. Pokud váš správce systému publikuje nový pracovní prostor později, budete muset aktualizovat seznam mobilních pracovních prostorů.

Zaznamenání účtenky pomocí mobilního pracovního prostoru správy výdajů

  1. Na svém mobilním zařízení otevřete pracovní prostor Správa výdajů.

  2. Vyberte Zaznamenat účtenku.

  3. Vyberte Pořídit fotografii nebo Zvolit obrázek.

  4. Postupujte podle jednoho z těchto kroků:

    • Pokud jste vybrali Pořídit fotografii, postupujte podle těchto kroků:

      1. Jste přesměrováni na fotoaparát na vašem mobilním zařízení, abyste mohli pořídit fotografii účtenky.
      2. Po dokončení fotografování vyberte OK pro přijetí fotografie.
      3. Volitelné: Zadejte název fotografie a jakékoliv poznámky.

    • Pokud jste vybrali Zvolit fotografii, postupujte podle těchto kroků:

      1. V seznamu vyberte obrázek.
      2. Volitelné: Zadejte název obrázku a jakékoliv poznámky.

  5. Vyberte Hotovo.

Rychle zadejte výdaje pomocí mobilního pracovního prostoru správy výdajů

  1. Na svém mobilním zařízení otevřete pracovní prostor Správa výdajů.

  2. Vyberte Rychlé zadání výdaje.

  3. Vyberte kategorii výdaje. Uvidíte seznam kategorií výdajů, které jsou načteny do vaší aplikace pro offline použití. Ve výchozím nastavení je načteno 50 položek, ale vývojář může toto číslo změnit. Další informace naleznou vývojáři v části Mobilní platforma. Pokud vaše kategorie není v seznamu, vyberte Vyhledat pro online hledání. Hledejte podle kategorie výdaje nebo přepněte na vyhledávání podle typu výdaje.

  4. Zadejte datum transakce výdaje.

  5. Volitelné: Pro výdaj zadejte obchodníka.

  6. Zadejte částku výdaje.

  7. Vyberte měnu výdaje. Uvidíte seznam kódů měn, které jsou načteny do vaší aplikace pro offline použití. Ve výchozím nastavení je načteno 400 měn, ale vývojář může toto číslo změnit. Další informace naleznou vývojáři v části Mobilní platforma. Pokud vaše měna není v seznamu, vyberte Vyhledat pro online hledání. Hledejte podle měny nebo přepněte na vyhledávání podle názvu kategorie.

  8. Vyberte Pořídit fotografii nebo Zvolit obrázek.

  9. Postupujte podle jednoho z těchto kroků:

    • Pokud jste zvolili Pořídit fotografii, budete přesměrováni na fotoaparát na vašem mobilním zařízení, abyste mohli pořídit fotografii účtenky. Po dokončení fotografování vyberte OK pro přijetí fotografie.
    • Pokud jste vybrali Zvolit obrázek, vyberte obrázek v seznamu.

  10. Vyberte Hotovo.

Schválení sestavy výdajů pomocí mobilního pracovního prostoru správy výdajů

  1. Na svém mobilním zařízení otevřete pracovní prostor Správa výdajů.

  2. Schválení výdajů zobrazuje počet výkazů výdajů, které jsou vám přiřazeny ke schválení. Číslo se aktualizuje přibližně každých 30 minut. Vyberte Schválení výdajů.

    Zobrazí se výkazy výdajů, které jsou vám přiřazeny ke schválení.

  3. Vyberte výkaz výdajů a zobrazte podrobnosti výdajů.

  4. Vyberte výdaj a zobrazte jeho podrobnosti. Informace, které se zobrazují u výdajů, zahrnují veškeré podrobnosti o účtence, hostech a položkách.

  5. Zpět na stránce Výkaz výdajů vyberte schválení nebo odmítnutí výkazu výdajů.

  6. Zadejte jakékoli komentáře k akci schválení.

  7. Vyberte Hotovo.

Vytvoření nové sestavy výdajů a její odeslání ke schválení pomocí mobilního pracovního prostoru Správa výdajů

  1. Na svém mobilním zařízení otevřete pracovní prostor Správa výdajů.

  2. Vyberte Zadání výdaje.

  3. Vyberte Nový výkaz, nebo vyberte v seznamu existující výkaz výdajů.

  4. U nových výkazů výdajů zadejte účel a veškeré další dostupné informace. Tyto informace se liší v závislosti na tom, jakým způsobem je pro vaši společnost nakonfigurována správa výdajů.

  5. Vyberte Hotovo.

  6. Chcete-li přidat stávající výdaje, například transakce kreditní kartou, do výkazu výdajů, vyberte Připojit.

  7. Vyberte jeden nebo více výdajů v seznamu.

  8. Vyberte Hotovo.

  9. Chcete-li do výkazu výdajů přidat nový výdaj, vyberte Nový výdaj.

  10. Vyberte kategorii výdaje. Uvidíte seznam kategorií výdajů, které jsou načteny do vaší aplikace pro offline použití. Ve výchozím nastavení je načteno 50 položek, ale vývojář může toto číslo změnit. Další informace naleznou vývojáři v části Mobilní platforma. Pokud vaše kategorie není v seznamu, vyberte Vyhledat pro online hledání. Hledejte podle kategorie výdaje nebo přepněte na vyhledávání podle typu výdaje.

  11. Volitelné: Pro výdaj zadejte obchodníka.

  12. Zadejte datum transakce výdaje.

  13. Zadejte částku výdaje.

  14. Vyberte měnu výdaje. Uvidíte seznam kódů měn, které jsou načteny do vaší aplikace pro offline použití. Ve výchozím nastavení je načteno 400 měn, ale vývojář může toto číslo změnit. Další informace naleznou vývojáři v části Mobilní platforma. Pokud vaše měna není v seznamu, vyberte Vyhledat pro online hledání. Hledejte podle měny nebo přepněte na vyhledávání podle názvu kategorie.

  15. Vyberte Hotovo.

  16. Chcete-li k výdaji přidat další podrobnosti, vyberte Přidat další podrobnosti. Pole, která jsou k dispozici, závisí na konfiguraci správy výdajů pro vaši společnost.

  17. Pokud zásady společnosti vyžadují účtenku pro výdaj, vyberte Účtenky a potom postupujte podle těchto kroků:

    1. Vyberte Zaznamenat účtenku nebo Připojit účetenku.

    2. Postupujte podle jednoho z těchto kroků:

      • Pokud jste vybrali Zaznamenat účtenku, postupujte podle těchto kroků:

        1. Vyberte Pořídit fotografii nebo Zvolit obrázek.

        2. Postupujte podle jednoho z těchto kroků:

          • Pokud jste vybrali Pořídit fotografii, postupujte podle těchto kroků:

            1. Jste přesměrováni na fotoaparát na vašem mobilním zařízení, abyste mohli pořídit fotografii účtenky. Po dokončení fotografování vyberte OK pro přijetí fotografie.
            2. Volitelné: Zadejte název fotografie a jakékoliv poznámky.

          • Pokud jste vybrali Zvolit fotografii, postupujte podle těchto kroků:

            1. V seznamu vyberte obrázek.
            2. Volitelné: Zadejte název obrázku a jakékoliv poznámky.

        3. Vyberte Hotovo.

      • Pokud jste vybrali Připojit účtenku, postupujte podle těchto kroků:

        1. V seznamu vyberte jeden nebo více obrázků.
        2. Vyberte Hotovo.

    3. Vyberte tlačítko Zpět pro návrat k podrobnostem výdajů.

  18. Pokud zásady společnosti vyžadují hosty pro výdaj, vyberte Hosté a potom postupujte podle těchto kroků:

    1. Vyberte Host, Předchozí hosté nebo Spolupracovníci.

    2. Postupujte podle jednoho z těchto kroků:

      • Pokud jste vybrali Host, postupujte podle těchto kroků:

        1. Zadejte jméno hosta.
        2. Volitelné: Zadejte organizaci anebo zemi/regionu hosta.
        3. Volitelné: Zadejte pracovní pozici hosta.
        4. Vyberte Hotovo.

      • Pokud jste vybrali Předchozí hosté, postupujte podle těchto kroků:

        1. V seznamu vyberte jedno nebo více předchozích hostů. Zobrazí se seznam předchozích hostů, které jste přidali do předchozích výkazů výdajů načtených do vaší aplikace pro offline použití. Ve výchozím nastavení je načteno 50 položek, ale vývojář může toto číslo změnit. Další informace naleznou vývojáři v části Mobilní platforma. Pokud váš předchozí host není v seznamu, vyberte Vyhledat pro online hledání. Hledejte podle názvu nebo přepněte na vyhledávání podle organizace, země nebo pracovní pozice.
        2. Vyberte Hotovo.

      • Pokud jste vybrali Spolupracovníci, postupujte podle těchto kroků:

        1. V seznamu vyberte jednoho nebo více spolupracovníků. Uvidíte seznam spolupracovníků, kteří jsou načteni do vaší aplikace pro offline použití. Ve výchozím nastavení je načteno 50 položek, ale vývojář může toto číslo změnit. Další informace naleznou vývojáři v části Mobilní platforma. Pokud váš spolupracovník není v seznamu, vyberte Vyhledat pro online hledání. Hledejte podle názvu nebo přepněte na vyhledávání podle společnosti nebo pracovní pozice.
        2. Vyberte Hotovo.

    3. Vyberte tlačítko Zpět pro návrat k podrobnostem výdajů.

  19. Pokud zásady společnosti vyžadují rozpis výdaje, vyberte Rozepsat a potom postupujte podle těchto kroků:

    1. Vyberte první datum, které chcete rozepsat.
    2. Vyberte Přidat rozepsání.
    3. Vyberte dílčí kategorii pro rozepsání výdaje. Uvidíte seznam dílčích kategorií výdajů, které jsou načteny do vaší aplikace pro offline použití. Ve výchozím nastavení je načteno 50 položek, ale vývojář může toto číslo změnit. Další informace naleznou vývojáři v části Mobilní platforma. Pokud vaše dílčí kategorie není v seznamu, vyberte Vyhledat pro online hledání. Hledejte podle názvu dílčí kategorie výdajů.
    4. Zadejte částku transakce pro rozepsání.
    5. Pokud je to nutné, upravte datum transakce.
    6. Vyberte Hotovo.
    7. Opakujte předchozí kroky, dokud nedokončíte přidávání všech položek pro vybrané datum.
    8. Pro další dny můžete vybrat Kopírovat do dalšího dne a zkopírovat položky do dalšího dne. Alternativně můžete vybrat datum pro rozpis a potom přidat položky jako u prvního data.
    9. Po dokončení rozpisu výdajů vyberte tlačítko Zpět pro návrat k podrobnostem výdajů.

  20. Vyberte tlačítko Zpět pro návrat na stránku Výkaz výdajů.

  21. Opakujte předchozí kroky, dokud nedokončíte přidávání všech výdajů.

  22. Vyberte položku Odeslat.

  23. Zadejte jakékoli komentáře pro schvalovatele.

  24. Vyberte Hotovo.

Nejčastější dotazy

Proč mobilní aplikace Výdaje ve výchozím nastavení nezadává způsob platby?

Organizace mohou přizpůsobit nastavení Výchozí způsob platby pro každou kategorii výdajů při jejím vytvoření. Kromě toho, když nastavujete způsoby platby, můžete nastavit pole Výchozí způsob platby na Pouze import.

Když je pro způsob platby zapnuta možnost Pouze import, není způsob platby ve výchozím nastavení zadán. V kategoriích výdajů, kde je tento způsob platby nastaven, bude prázdný. Toto chování je konzistentní ve webovém i mobilním prostředí.

Když pro způsob platby není zapnuta možnost Pouze import, nastavená hodnota se zadá implicitně pro kategorie výdajů, kde je tento způsob platby nastavena. Existuje však známý problém, kdy v mobilní aplikaci Výdaje není zadána výchozí hodnota. Chcete-li tento problém vyřešit, před uložením sestavy výdajů ručně vyberte způsob platby.

Proč nemohu přidávat nebo upravovat finanční dimenze v mobilní aplikaci Výdaje?

Zadávání dimenzí a distribucí není podporováno. Chcete-li toto omezení obejít, můžete tato pole nastavit jako výchozí v mobilní aplikaci nastavením výchozích finančních dimenzí na projekt nebo zaměstnance.

Proč se mi někdy v mobilní aplikaci Výdaje zobrazuje chyba synchronizace?

Pokud řádky výdajů nesplňují požadavky zásad a uživatel odešle sestavu výdajů, aniž by reagoval na upozornění zásad, mobilní data se nesynchronizují se serverem a dojde k chybě synchronizace. Všechny sestavy výdajů, které jsou odeslány poté, co dojde k selhání synchronizace, zůstanou ve stavu selhání a způsobí další selhání synchronizace. Jediným způsobem, jak tuto situaci vyřešit, je ručně odstranit oznámení o synchronizaci. Tento problém byl vyřešen zastavením odesílání sestav výdajů, když nebyla vyřešena upozornění zásad, aby se předešlo chybám synchronizace.

Proč se v mobilní aplikaci Výdaje správně neprojevuje ověřování projektů a kategorií?

Toto ověřování není momentálně podporováno. V budoucnu však může být podpora přidána.

Jaké typy dokumentů jsou podporovány v mobilní aplikaci Výdaje?

Mobilní aplikace Výdaje podporuje pouze obrázky. V současné době nepodporuje PDF ani jiné dokumenty.